Comment optimiser la gestion de vos notes de frais ?

La gestion des notes de frais est souvent complexe et chronophage en raison des multiples tâches administratives que cela implique. Ainsi, il est indispensable d’opter pour la dématérialisation, afin de faciliter les fonctions de votre service RH, mais aussi pour simplifier la vie de vos collaborateurs.

 

La gestion des notes de frais, une tâche complexe

Dans le cadre de l’exercice de leur travail, vos employés ont engagé certaines dépenses professionnelles, achetant notamment des produits ou services ? Tickets restaurant, frais kilométriques, frais d’hébergement… autant de frais professionnels avancés par vos salariés et que vous devez rembourser.

Vous ne savez que trop bien que la gestion des notes de frais relatives à ces dépenses est complexe. Celle-ci implique notamment la déclaration et la saisie des notes de frais en question, l’approbation des dépenses, l’import des dépenses des cartes affaire, la récupération de la TVA, la déclaration DADS, l’alimentation automatique des outils de gestion de l’entreprise, etc. Pour simplifier le processus, certains outils numériques s’offrent à vous.

 

L’importance des logiciels de gestion des notes de frais

En partenariat avec des sociétés éditrices de logiciels RH, dont Lucca, Apogea vous accompagne dans l’optimisation de votre gestion des notes de frais. Nous vous proposons le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy, à la fois performant et évolutif. Grâce à cette solution, vous libérez votre équipe RH et vos gestionnaires de paie de toute la paperasse administrative relative à la gestion des notes de frais. Ils pourront de ce fait améliorer leur productivité. Vous bénéficiez aussi de contrôles automatiques pour simplifier le traitement comptable des notes de frais.

 

notes de frais cleemy

Outre cela, vous pourrez traiter efficacement vos notes de frais et éviter les soucis vis-à-vis de l’administration et des autorités fiscales.

 

Cleemy, la gestion des notes de frais

Cleemy éditée par Lucca, c’est une interface simple et intuitive qui permet aux collaborateurs de faire leur demande de remboursement facilement. Ils peuvent effectuer leur déclaration en ligne sur mobile, tablette ou ordinateur. Pour une saisie sans aucune contrainte, l’application mobile fonctionne également hors connexion. Le manager peut ensuite valider ou refuser rapidement les demandes grâce aux justificatifs dématérialisés et à la cartographie des frais kilométriques. Chaque salarié est informé du statut de validation et de paiement de sa note de frais via une notification par e-mail.

 

Avec Cleemy, logiciel de notes de frais, il vous est possible de consulter l’état de dépenses de votre entreprise, par département et par salarié. Vous pouvez centraliser toutes vos filiales dans la même solution. Les devises sont converties automatiquement au jour de la dépense. Cleemy permet également de générer des écritures vers n’importe quel ERP ou logiciel comptable du marché (Sage, SAP, Cegid…). La solution impute naturellement les charges sur votre plan comptable général et gère toutes les subtilités de la TVA d’une note de frais.

 

Vous souhaitez en savoir plus ?

Contactez-nous !

Retour vers le haut

Découvrir les fonctionnalités

Découvrir les fonctionnalités de Sage 100 Cloud