Lucca cleemy
Cleemy, le logiciel de notes de frais
Passez à la dématérialisation pour la gestion des notes de frais !

Avec le logiciel notes de frais Cleemy, arrêtez de courir après la paperasse et maîtrisez le montant des frais professionnels. Cette solution vous permettra de dématérialiser vos notes de frais, de bénéficier de contrôles automatiques et ainsi de simplifier le traitement comptable des notes de frais.

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Fonctionnalités Cleemy, logiciel de gestion des notes de frais

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    SAISIE DES NOTES DE FRAIS

    • Déclaration des frais professionnels depuis n’importe quel support (mobile, pc, tablette ou depuis l’application note de frais Cleemy)
    • Saisie des notes de frais au fur et à mesure sans attendre la fin du mois
    • Notification à chaque étape de la demande de remboursement
    • Dématérialisation des notes de frais
    • Numérisation des justificatifs papiers
    • Justificatif électronique à valeur probante
    • Saisie simplifiée : prenez en photo votre note de frais, notre logiciel note de frais identifie les caractères issus de votre photo, traite les différentes informations et crée votre note de frais à votre place
    • Calcul automatique pour la gestion des frais kilométrique
    • Prise en compte de tous vos types de dépenses : déjeuner, nuitée d’hôtel, …
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    CONTRÔLE DES DEPENSES AUTOMATISE

    • Définition de profil avec des plafonds prédéterminés selon les métiers de vos collaborateurs
    • Plafonds et contrôle des dépenses automatisés
    • Mise en place de circuit de validation entre un manager et ses collaborateurs
    • Définition de circuit de validation à plusieurs niveaux si besoin
    • Mise en place d’alertes pour notifier d’une nouvelle demande de remboursement
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    GESTION COMPTABLE

    • Connection entre votre logiciel note de frais et votre ERP ou votre logiciel comptable ou votre logiciel de paie
    • Export possible vers votre logiciel de comptabilité sans re-saisie
    • Imputation des dépenses dans votre comptabilité analytique et/ou votre comptabilité générale
    • Décompte des titres restaurant
    • Calcul de la TVA récupérable
    • Gestion de vos filiales le cas échéant avec une gestion multidevises
    • Définition des modalités de remboursement des notes de frais
    • Reportings des frais professionnels avec une ventilation par nature, par collaborateur, par service…
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    SOLUTION DE GESTION ERGONOMIQUE

    • Logiciel de notes de frais disponible depuis un navigateur web
    • Application note de frais Cleemy disponible sur smartphone
    • Interface ergonomique, sécurisée et facile d’utilisation
    • Solution de gestion paramétrable en fontion de vos règles de gestion interne
    • Synthèse et historique de vos notes de frais pour une vision globale des dépenses
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    CONFORMITÉ LÉGALE

    • Garantie d’être en conformité légale avec la gestion des notes de frais réalisé avec le logiciel Cleemy
    • Respect intégré des réglementations sociales et fiscales
    • Dématérialisation de vos notes de frais : une note de frais numérique a une valeur juridique équivalente aux originaux papiers
Vous avez d'autres questions sur le logiciel Cleemy ?
Solutions complémentaires à la gestion des notes de frais

Réalisez des économies dans le traitement des frais professionnels

Votre société compte plus de 20 salariés ? En tant que DAF ou responsable comptable, vous souhaitez gagner du temps dans les procesus liés au traitement des notes de frais et réalisez des économies de coûts.

En effet, on estime que le coût moyen associé au traitement d’une note de frais est de l’ordre de 20 à 60€.

Avec un logiciel note de frais, vous vous assurez de :

  • simplifier la saisie des frais professionnels
  • fiabliser le processus de traitement des notes de frais
  • automatiser le trannsfert des données liées aux dépenses vers votre logiciel comptable
  • automatiser le calcul des montants remboursés, de la TVA et de la TVA récupérable
  • disposer d’une vue analytique des dépenses pour une analyse des coûts plus précises

 

Grâce à la normalisation des processus de gestion liés aux notes de frais, vous maîtrisez mieux vos dépenses et gagnez en productivité. Simplifiez ainsi votre gestion administrative !

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  • Nous vous informons que ces données vous concernant seront traitées de manière confidentielle. Conformément aux articles 34, 36 et 45 de la loi du 6 janvier 1978, nous vous informons que vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression aux informations vous concernant.
F.A.Q sur le logiciel notes de frais Cleemy

Est-il obligatoire de conserver les justificatifs de mes notes de frais ?

La version numérique d’une note de frais a la même valeur légale que l’original. Avec le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy, vous pouvez convertir vos notes de frais au format pdf qui auront alors une valeur probante.

Plus besoin de conserver et de manipuler vos notes de frais, vous les retrouverez directement dans votre interface.

En cas de contrôle de l’administration, vous pourrez présenter vos notes de frais qui auront été archivées, scellées et stockées dans le logiciel Cleemy.

Comment sont gérés les frais kilométriques ?

Le logiciel de gestion des notes de frais permet de calculer automatiquement les frais kilométriques.

Vous n’avez qu’à saisir l’adresse de départ et d’arrivée. Cleemy calcule ensuite les distances parcourues.

Vos managers peuvent ainsi facilement contrôler les demandes de remboursement sur les frais kilométriques.

De plus, vous pouvez choisir d’utiliser le barème officiel des frais kilométriques ou paramétrer ceux qui sont propres à votre société.

Est-il possible de gérer les cartes d'affaires avec Cleemy ?

Vous pouvez connecter la solution logicielle de gestion des notes de frais Cleemy avec votre banque en ligne de façon sécurisée.

Ainsi, tous les jours, vous pourrez récupérer les informations relatives aux transactions liées à vos différentes cartes bancaires que vous souhaitez suivre.

Vos collaborateurs n’auront ainsi plus qu’à compléter les dépenses importées pour les transformer en notes de frais.

Il est à la fois possible de gérer les cartes affaires, délivrées aux salariés et qui débitent sur leur compte bancaire que les cartes de société.

Le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy est-il compatible avec d'autres logiciels de gestion ?

Cleemy s’interface avec les principales solutions de gestion du marché pour se connecter avec votre solution de paie et/ ou votre solution de comptabilité.

Il faut savoir que l’outil de gestion des notes de frais Cleemy est édité par Lucca. Cet éditeur de logiciels a concu différents logiciels RH tels que :

Comment éviter la saisie manuelle de mes notes de frais ?

La solution de gestion Cleemy est basée sur un système de reconnaissance automatique de caractères appelé OCR. Il s’agit d’un système de reconnaissance optique avancé des caractères.

Vos salariés peuvent ainsi prendre en photo leurs différents justificatifs : déjeuner, péage, carburant, … Le logiciel de gestion des notes de frais créera ensuite de manière automatique la note de frais associée. L’OCR identifie les informations essentielles telles la date, le montant et le type de dépense, la TVA, … Vous retrouverez toutes ces données dans votre application note de frais Cleemy ainsi que la photo du justificatif.

La technique repose sur une solution de machine learning qui lui permet d’apprendre de manière continue. Ainsi, plus vous prendrez en photos vos notes de frais, plus il sera aisé d’en lire d’autres.

Comment récupérer la TVA ?

Que le justificatif de la note de frais contienne le détail de la TVA par taux ou non, le logiciel notes de frais Cleemy pourra réaliser le calcul avec le taux le plus probable. C’est un  gain de temps pour vos collaborateurs.

Autre point, en cas d’erreur dans la facture, la solution de gestion Cleemy, pourra ajuster automatiquement la TVA afin de vous assurer de respecter les règles fiscales.

Enfin, les dépenses peuvent être imputées sur le nombre de plans analytiques que vous souhaitez.

Comment gérer votre solution de notes de frais, votre comptabilité et votre paie ?

La solution logicielle de gestion des notes de frais Cleemy communique facilement avec les principaux ERP et logiciels de comptabilité du marché.

Elle peut aisément échanger des informations en lecture et en écriture sur les notes de frais.

Il est possible de suivre l’ensemble des imputations analytiques directement dans l’interface Cleemy qui suit votre plan comptable.

De plus, des imports automatisés de fichiers peuvent être programmés vers vos solutions de paie ou de comptabilité, selon la fréquence que vous définissez (via API ou serveur FTP).

Dans le cas où votre logiciel comptable ne gère pas le remboursement des notes de frais, le logiciel notes de frais Cleemy peut vous permettre d’établir des ordres de paiement SEPA.

Copies d'écran du logiciel Cleemy
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