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Cleemy Notes de frais, le logiciel de gestion des notes de frais
Avec le logiciel Cleemy Notes de frais, arrêtez de courir après la paperasse et maîtrisez le montant des frais professionnels. Cette solution vous permettra de dématérialiser vos notes de frais, de bénéficier de contrôles automatiques et ainsi de simplifier le traitement comptable des notes de frais.
Découvrez Cleemy, le logiciel de notes de frais dont vous n'allez plus pouvoir vous passer !
Cleemy Notes de Frais, c’est la solution de gestion des notes de frais qui va dématérialiser les frais professionnels. Vos comptables vont adorer ! Le logiciel Cleemy possède toutes les fonctionnalités indispensables pour une gestion simplifiée des notes de frais en ligne.
- L'accumulation des notes de frais en fin de mois
- Les justificatifs perdus
- La ressaisie des dépenses
- Les processus d'approbation longs et compliqués
- La ressaisie pour les écritures comptables
- La définition des règles de récupération de la TVA
Fonctionnalités de Cleemy Notes Frais, logiciel de gestion des notes de frais
- Logiciel de notes de frais disponible depuis un navigateur web
- Application note de frais Cleemy disponible sur smartphone
- Interface ergonomique, paramétable, sécurisée et facile d’utilisation
- Garantie d’être en conformité légale avec la gestion des notes de frais réalisé avec le logiciel Cleemy
- Respect intégré des réglementations sociales et fiscales
- Connection entre votre logiciel note de frais et votre ERP ou votre logiciel comptable ou votre logiciel de paie
- Export possible vers votre logiciel de comptabilité sans re-saisie
- Imputation des dépenses dans votre comptabilité analytique et/ou votre comptabilité générale
- Calcul de la TVA récupérable
- Définition des modalités de remboursement des notes de frais
- Reportings des frais professionnels avec une ventilation par nature, par collaborateur, par service…
- Définition de profil avec des plafonds prédéterminés selon les métiers de vos collaborateurs
- Plafonds et contrôle des dépenses automatisés
- Mise en place de circuit de validation entre un manager et ses collaborateurs, à plusieurs niveaux si besoin
- Mise en place d’alertes pour notifier d’une nouvelle demande de remboursement
- Déclaration des frais professionnels depuis n’importe quel support
- Saisie des notes de frais en ligne et au fil de l'eau sans attendre la fin du mois
- Numérisation des justificatifs papiers (valeur probante)
- Identification automatique des informations depuis la photo de votre note de frais, plus besoin de saisie
- Calcul automatique pour la gestion des frais kilométriques
- Prise en compte de tous vos types de dépenses : déjeuner, nuitée d’hôtel...
N’attendez plus pour entrer dans l’ère de la digitalisation avec Cleemy Notes de Frais. Révolutionnez vos processus de gestion des notes de frais, simplifiez le quotidien de vos comptables et automatisez les opérations chronophages.
Vos collaborateurs vont aussi adorer ! Ils pourront directement saisir leurs frais professionnels en ligne et bénéficier d’une reconnaissance automatique de leurs justificatifs à partir d’une simple photo.
Une GESTION DES NOTES DE FRAIS simplifiée pour gagner du temps
0 papier, 0 saisie manuelle pour comptabiliser vos FRAIS PROFESSIONNELS
Un processus automatisé pour une GESTION COMPTABLE fiabilisée
Pourquoi choisir Cleemy Notes de frais ?
Cleemy est un logiciel de gestion des notes de frais qui offre de nombreux avantages aux entreprises et à leurs employés. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez envisager d’utiliser Cleemy :
Automatisation : Cleemy Notes de Frais automatise l’ensemble du processus de gestion des notes de frais, depuis la saisie des dépenses jusqu’à la validation et le remboursement. Cela permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs humaines.
Facilité d’utilisation : Cleemy est facile à utiliser, avec une interface intuitive et conviviale. Les employés peuvent saisir leurs notes de frais en quelques clics, à partir de leur ordinateur ou de leur smartphone.
Respect de la réglementation : Cleemy est conforme aux normes fiscales et comptables en vigueur, ce qui garantit une gestion des notes de frais conforme aux exigences légales.
Personnalisation : Cleemy peut être personnalisé en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez ajouter des règles de validation, des codes de dépenses, des projets, des budgets, etc.
Reporting : Cleemy offre des rapports détaillés sur les dépenses, qui permettent d’analyser les dépenses par type, par employé, par projet, par client, etc. Ces rapports peuvent être exportés en différents formats (PDF, Excel, CSV).
Service client : Cleemy offre un service client de qualité, disponible par téléphone, email ou chat en ligne. Leur équipe est réactive et compétente pour résoudre rapidement les problèmes.
Mobilité : Cleemy est accessible depuis n’importe où et à tout moment, à partir d’un ordinateur ou d’un smartphone. Cela permet aux employés de saisir leurs notes de frais en temps réel, sans attendre leur retour au bureau.
Le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy est-il compatible avec d'autres logiciels de gestion ?
Cleemy Notes de Frais s’interface avec les principales solutions de gestion du marché pour se connecter avec votre solution de paie et/ ou votre solution de comptabilité.
Il faut savoir que l’outil de gestion des notes de frais Cleemy est édité par Lucca. Cet éditeur de logiciels a conçu différents logiciels RH tels que :
- un logiciel de gestion du personnel
- un logiciel de gestion des congés
- un logiciel de dématérialisation du bulletin de paie
- un logiciel de gestion des entretiens
Est-il obligatoire de conserver les justificatifs de mes notes de frais ?
La version numérique d’une note de frais a la même valeur légale que l’original. Avec le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy, vous pouvez convertir vos notes de frais au format pdf qui auront alors une valeur probante.
Plus besoin de conserver et de manipuler vos notes de frais, vous les retrouverez directement dans votre interface.
En cas de contrôle de l’administration, vous pourrez présenter vos notes de frais qui auront été archivées, scellées et stockées dans le logiciel Cleemy Notes de Frais.
Comment sont gérés les frais kilométriques ?
Le logiciel de gestion des notes de frais permet de calculer automatiquement les frais kilométriques.
Vous n’avez qu’à saisir l’adresse de départ et d’arrivée. Cleemy calcule ensuite les distances parcourues.
Vos managers peuvent ainsi facilement contrôler les demandes de remboursement sur les frais kilométriques.
De plus, vous pouvez choisir d’utiliser le barème officiel des frais kilométriques ou paramétrer ceux qui sont propres à votre société.
Est-il possible de gérer les cartes d'affaires avec Cleemy Notes Frais ?
Vous pouvez connecter la solution logicielle de gestion des notes de frais Cleemy avec votre banque en ligne de façon sécurisée.
Ainsi, tous les jours, vous pourrez récupérer les informations relatives aux transactions liées à vos différentes cartes bancaires que vous souhaitez suivre.
Vos collaborateurs n’auront ainsi plus qu’à compléter les dépenses importées pour les transformer en notes de frais.
Il est à la fois possible de gérer les cartes affaires, délivrées aux salariés et qui débitent sur leur compte bancaire que les cartes de société.
Comment éviter la saisie manuelle de mes notes de frais ?
La solution de gestion Cleemy Notes de Frais est basée sur un système de reconnaissance automatique de caractères appelé OCR. Il s’agit d’un système de reconnaissance optique avancé des caractères.
Vos salariés peuvent ainsi prendre en photo leurs différents justificatifs : déjeuner, péage, carburant… Le logiciel de gestion des notes de frais créera ensuite de manière automatique la note de frais associée. L’OCR identifie les informations essentielles telles la date, le montant et le type de dépense, la TVA… Vous retrouverez toutes ces données dans votre application note de frais Cleemy ainsi que la photo du justificatif.
La technique repose sur une solution de machine learning qui lui permet d’apprendre de manière continue. Ainsi, plus vous prendrez en photos vos notes de frais, plus il sera aisé d’en lire d’autres.
Comment optimiser sa gestion des notes de frais ?
Voici quelques conseils pour optimiser la gestion de vos notes de frais :
Automatisez le processus : Utilisez un logiciel de gestion des notes de frais pour automatiser le processus, de la saisie à la validation et au remboursement. Cela permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de garantir une conformité réglementaire.
Établissez des politiques claires : Définissez des politiques claires en matière de notes de frais, en précisant les types de dépenses autorisés, les plafonds de remboursement, les procédures de validation, etc. Cela évitera les malentendus et les abus.
Formez vos employés : Formez vos employés à la gestion des notes de frais, en expliquant les politiques en vigueur, les procédures à suivre, les outils à utiliser, etc. Cela permettra d’assurer une saisie précise et rapide des dépenses.
Utilisez la technologie : Utilisez des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour faciliter la saisie des dépenses et éviter les erreurs de frappe. Utilisez également des applications mobiles pour permettre aux employés de saisir leurs notes de frais en temps réel, même lorsqu’ils sont en déplacement.
Évitez les doubles dépenses : Utilisez des outils de suivi des dépenses pour éviter les doubles dépenses et les fraudes. Cela permettra également de suivre les budgets et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des dépenses.
Analysez les données : Utilisez les données de gestion des notes de frais pour analyser les dépenses par type, par employé, par projet, par client, etc. Cela permettra de détecter les anomalies, de comprendre les tendances et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des dépenses.
Quels critères prendre en compte pour choisir un logiciel de notes de frais ?
Voici quelques critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de notes de frais :
Facilité d’utilisation : Le logiciel de notes de frais doit être facile à utiliser pour les employés, avec une interface intuitive et conviviale. Les employés doivent pouvoir saisir leurs notes de frais en quelques clics, à partir de leur ordinateur ou de leur smartphone.
Automatisation : Le logiciel de notes de frais doit automatiser l’ensemble du processus de gestion des notes de frais, de la saisie à la validation et au remboursement. Cela permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de garantir une conformité réglementaire.
Conformité réglementaire : Le logiciel de notes de frais doit être conforme aux normes fiscales et comptables en vigueur. Cela garantit une gestion des notes de frais conforme aux exigences légales.
Personnalisation : Le logiciel de notes de frais doit être personnalisable en fonction des besoins de votre entreprise. Vous devez pouvoir ajouter des règles de validation, des codes de dépenses, des projets, des budgets, etc.
Reporting : Le logiciel de notes de frais doit offrir des rapports détaillés sur les dépenses, qui permettent d’analyser les dépenses par type, par employé, par projet, par client, etc. Ces rapports doivent pouvoir être exportés en différents formats (PDF, Excel, CSV).
Sécurité des données : Le logiciel de notes de frais doit garantir la sécurité des données, en utilisant des protocoles de sécurité avancés pour protéger les données de l’entreprise et des employés.
Service client : Le logiciel de notes de frais doit offrir un service client de qualité, disponible par téléphone, email ou chat en ligne. Leur équipe doit être réactive et compétente pour résoudre rapidement les problèmes.
Intégrations : Le logiciel de notes de frais doit être compatible avec les autres outils utilisés par votre entreprise, tels que votre système de gestion des dépenses, votre système de paie, votre système de comptabilité, etc. Cela permet une intégration transparente des données et une gestion plus efficace des dépenses.
Comment comparer les différents logiciels de notes de frais du marché ?
Voici quelques éléments à prendre en compte pour comparer les différents logiciels de notes de frais du marché :
Fonctionnalités : Analysez les fonctionnalités de chaque logiciel pour vous assurer qu’elles correspondent aux besoins de votre entreprise. Vérifiez notamment la capacité de saisie des notes de frais, les fonctionnalités de gestion des approbations et des workflows, les fonctionnalités de reporting, la gestion des devises étrangères, etc.
Facilité d’utilisation : La simplicité d’utilisation est essentielle pour garantir l’adoption du logiciel par les employés. Vérifiez que l’interface utilisateur est intuitive et facile à comprendre.
Intégration : Si votre entreprise utilise déjà des logiciels pour gérer ses finances, ses RH ou ses autres processus, il est important de vérifier si le logiciel de notes de frais peut s’intégrer facilement avec ces outils.
Tarification : Les prix des logiciels de notes de frais peuvent varier considérablement en fonction des fonctionnalités et du nombre d’utilisateurs. Analysez les différentes options tarifaires proposées par chaque éditeur et calculez le coût total de possession sur une période donnée pour voir quel logiciel est le plus avantageux pour votre entreprise.
Support client : Assurez-vous que le fournisseur propose un support client de qualité, en cas de problèmes techniques ou pour répondre à vos questions. Vérifiez les heures de disponibilité du support, les moyens de contact proposés, et les niveaux de service offerts.
Sécurité : Les données sensibles telles que les informations de carte de crédit et les détails des dépenses sont stockées dans les logiciels de notes de frais. Vérifiez donc les protocoles de sécurité utilisés par chaque fournisseur, tels que la cryptographie SSL et la sécurité des données sur les serveurs.
Réputation : Avant de choisir un logiciel de notes de frais, effectuez des recherches pour connaître la réputation du fournisseur. Consultez les avis et les témoignages d’autres utilisateurs pour savoir s’ils ont été satisfaits du produit et du service.
Comment gérer votre solution de notes de frais, votre comptabilité et votre paie ?
La solution logicielle de gestion des notes de frais Cleemy communique facilement avec les principaux ERP et logiciels de comptabilité du marché.
Elle peut aisément échanger des informations en lecture et en écriture sur les notes de frais.
Il est possible de suivre l’ensemble des imputations analytiques directement dans l’interface Cleemy qui suit votre plan comptable.
De plus, des imports automatisés de fichiers peuvent être programmés vers vos solutions de paie ou de comptabilité, selon la fréquence que vous définissez (via API ou serveur FTP).
Dans le cas où votre logiciel comptable ne gère pas le remboursement des notes de frais, le logiciel notes de frais Cleemy peut vous permettre d’établir des ordres de paiement SEPA.
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