Cleemy, votre logiciel de notes de frais

Simplifiez votre gestion des notes de frais

Avec le logiciel de notes de frais Cleemy, arrêtez de courir après la paperasse et maîtrisez le montant des frais. Cette solution vous permettra de dématérialiser vos notes de frais, de bénéficier de contrôles automatiques et ainsi de simplifier le traitement comptable des notes de frais.

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Ses principales fonctionnalités
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    SAISIE DES DÉPENSES

    • Vos collaborateurs peuvent déclarer leurs frais depuis n’importe quel support (mobile, pc, tablette ou depuis l’application Cleemy)
    • Ces derniers peuvent saisir leurs notes de frais au fur et à mesure sans attendre la fin du mois et se voient notifier à chaque étape
    • Dématérialisez vos notes de frais et débarrez-vous des justificatifs papiers
    • Profitez d’une saisie simplifiée : prenez en photo votre note de frais, notre logiciel de note de frais identifie les caractères issus de votre photo, traite les différentes informations et crée votre note de frais à votre place
    • Bénéficiez d’un calcul automatique pour la gestion des frais kilométrique
    • Saisissez tous types de dépenses : déjeuner, nuitée d’hôtel, …
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    CONTRÔLE DES NOTES DE FRAIS

    • Définissez des profils avec des plafonds prédéterminés selon les métiers de vos collaborateurs
    • Gérez simplement le cas de vos filiales le cas échéant
    • Mettez en places des alertes
    • Disposez de contrôles automatiques
    • Profitez d’un circuit de validation entre un manager et ses collaborateurs, plusieurs niveaux de validation sont possibles
    • Consultez vos reportings de frais par collaborateur, par service…
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    RAPPROCHEMENT COMPTABLE

    • Bénéficiez d’un logiciel de notes frais interconnectable avec votre ERP ou votre logiciel comptable ou votre logiciel de paie
    • Récupérez la TVA
    • Imputez dans votre comptabilité analytique et/ou votre comptabilité générale les dépenses
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    INTERFACE ERGONOMIQUE

    • Bénéficiez d’un logiciel de notes de frais disponible depuis le web et ayant aussi une application : Cleemy
    • Mettez à disposition de vos collaborateurs une interface ergonomique, sécurisée et facile d’utilisation
    • Accédez à tout moment à la synthèse ou à l’historique de vos notes de frais
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    CONFORMITÉ LÉGALE

    • Soyez en conformité légale avec notre logiciel de notes de frais : Cleemy
    • La dématérialisation de vos notes de frais a une valeur juridique équivalente aux originaux papiers
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F.A.Q

Est-il obligatoire de conserver les justificatifs de mes notes de frais ?

La version numérique d’une note de frais a la même valeur légale que l’original. Avec le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy, vous pouvez convertir vos notes de frais au format pdf qui auront alors une valeur probante.

Plus besoin de conserver et de manipuler vos notes de frais, vous les retrouverez directement dans votre interface.

En cas de contrôle de l’administration, vous pourrez présenter vos notes de frais qui auront été archivées, scellées et stockées dans le logiciel Cleemy.

Comment sont gérés les frais kilométriques ?

Le logiciel de gestion des notes de frais permet de calculer automatiquement les frais kilométriques.

Vous n’avez qu’à saisir l’adresse de départ et d’arrivée. Cleemy calcule ensuite les distances parcourues.

Vos managers peuvent ainsi facilement contrôler les demandes de remboursement sur les frais kilométriques.

De plus, vous pouvez choisir d’utiliser le barème officiel des frais kilométriques ou paramétrer ceux qui sont propres à votre société.

Est-il possible de gérer les cartes d'affaires avec Cleemy ?

Vous pouvez connecter la solution logicielle de gestion des notes de frais Cleemy avec votre banque en ligne de façon sécurisée.

Ainsi, tous les jours, vous pourrez récupérer les informations relatives aux transactions liées à vos différentes cartes bancaires que vous souhaitez suivre.

Vos collaborateurs n’auront ansi plus qu’à compléter les dépenses importées pour les transformer en notes de frais.

Il est à la fois possible de gérer les cartes affaires, délivrées aux salariés et qui débitent sur leur compte bancaire que les cartes de société.

 

Comment éviter la saisie manuelle de mes notes de frais ?

La solution logicielle Cleemy est basé sur un système de reconnaissance automatique de caractètes appelé OCR. Il s’agit d’un système de reconnaissance optique avancé des caractères.

Vos salariés peuvent ainsi prendre en photo leurs différents justificatifs : déjeuner, péage, carburat, … Le logiciel de gestion des notes de frais créera ensuite de manière automatique la note de frais associée. L’OCR identifie les informations essentielles telles la date, le montant et le type de dépende, la TVA, … Vous retrouverez toutes ces données dans votre solution Cleemy ainsi que la photo du justificatif.

 

La technique repose sur une solution de machine learning qui lui permet d’apprendre de manière continue. Ainsi, plus vous prendrez en photos vos notes de frais, plus il sera aisé d’en lire d’autres.

Comment récupérer la TVA ?

Que le justificatif de la note de frais contienne le détail de la TVA par taux ou non, le logiciel Cleemy pourra réaliser le calcul avec le taux le plus probable. C’est un  gain de temps pour vos collaborateurs.

Autre point, en cas d’erreur dans la facture, la solution de gestion Cleemy, pourra ajuster automatiquement la TVA afin de vous assurer de respecter les règles fiscales.

Enfin, les dépenses peuvent être imputées sur le nombre de plans analytiques que vous souhaitez.

Comment gérer votre solution de notes de frais, votre comptabilité et votre paie ?

La solution logicielle de gestion des notes de frais Cleemy communique facilement avec les principaux ERP et logiciels de comptabilité du marché.

Elle peut aisément échanger des informations en lecture et en écriture sur les notes de frais.

Il est possible de suivre l’ensemble des imputations analytiques directement dans l’interface Cleemy qui suit votre plan comptable.

De plus, des imports automatisés de fichiers peuvent être programmés vers vos solutions de paie ou de comptabilité, selon la fréquence que vous définissez (via API ou serveur FTP).

Dans le cas où votre solution comptable ne gère pas le remboursement des notes de frais, le logiciel Cleemy peut vous permettre d’établir des ordres de paiement SEPA.

Copies d'écran logiciel Cleemy
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