Cleemy Notes de frais, le logiciel de gestion des notes de frais

La solution de gestion Cleemy Notes de Frais est basée sur un système de reconnaissance automatique de caractères appelé OCR. Il s’agit d’un système de reconnaissance optique avancé des caractères.

Vos salariés peuvent ainsi prendre en photo leurs différents justificatifs : déjeuner, péage, carburant… Le logiciel de gestion des notes de frais créera ensuite de manière automatique la note de frais associée. L’OCR identifie les informations essentielles telles la date, le montant et le type de dépense, la TVA… Vous retrouverez toutes ces données dans votre application note de frais Cleemy ainsi que la photo du justificatif.

La technique repose sur une solution de machine learning qui lui permet d’apprendre de manière continue. Ainsi, plus vous prendrez en photos vos notes de frais, plus il sera aisé d’en lire d’autres.

Voici quelques conseils pour optimiser la gestion de vos notes de frais :

1. Automatisez le processus : Utilisez un logiciel de gestion des notes de frais pour automatiser le processus, de la saisie à la validation et au remboursement. Cela permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de garantir une conformité réglementaire.

2. Établissez des politiques claires : Définissez des politiques claires en matière de notes de frais, en précisant les types de dépenses autorisés, les plafonds de remboursement, les procédures de validation, etc. Cela évitera les malentendus et les abus.

3. Formez vos employés : Formez vos employés à la gestion des notes de frais, en expliquant les politiques en vigueur, les procédures à suivre, les outils à utiliser, etc. Cela permettra d’assurer une saisie précise et rapide des dépenses.

4. Utilisez la technologie : Utilisez des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour faciliter la saisie des dépenses et éviter les erreurs de frappe. Utilisez également des applications mobiles pour permettre aux employés de saisir leurs notes de frais en temps réel, même lorsqu’ils sont en déplacement.

5. Évitez les doubles dépenses : Utilisez des outils de suivi des dépenses pour éviter les doubles dépenses et les fraudes. Cela permettra également de suivre les budgets et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des dépenses.

6. Analysez les données : Utilisez les données de gestion des notes de frais pour analyser les dépenses par type, par employé, par projet, par client, etc. Cela permettra de détecter les anomalies, de comprendre les tendances et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des dépenses.

Voici quelques critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de notes de frais :

1. Facilité d’utilisation : Le logiciel de notes de frais doit être facile à utiliser pour les employés, avec une interface intuitive et conviviale. Les employés doivent pouvoir saisir leurs notes de frais en quelques clics, à partir de leur ordinateur ou de leur smartphone.

2. Automatisation : Le logiciel de notes de frais doit automatiser l’ensemble du processus de gestion des notes de frais, de la saisie à la validation et au remboursement. Cela permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de garantir une conformité réglementaire.

3. Conformité réglementaire : Le logiciel de notes de frais doit être conforme aux normes fiscales et comptables en vigueur. Cela garantit une gestion des notes de frais conforme aux exigences légales.

4. Personnalisation : Le logiciel de notes de frais doit être personnalisable en fonction des besoins de votre entreprise. Vous devez pouvoir ajouter des règles de validation, des codes de dépenses, des projets, des budgets, etc.

5. Reporting : Le logiciel de notes de frais doit offrir des rapports détaillés sur les dépenses, qui permettent d’analyser les dépenses par type, par employé, par projet, par client, etc. Ces rapports doivent pouvoir être exportés en différents formats (PDF, Excel, CSV).

6. Sécurité des données : Le logiciel de notes de frais doit garantir la sécurité des données, en utilisant des protocoles de sécurité avancés pour protéger les données de l’entreprise et des employés.

7. Service client : Le logiciel de notes de frais doit offrir un service client de qualité, disponible par téléphone, email ou chat en ligne. Leur équipe doit être réactive et compétente pour résoudre rapidement les problèmes.

8. Intégrations : Le logiciel de notes de frais doit être compatible avec les autres outils utilisés par votre entreprise, tels que votre système de gestion des dépenses, votre système de paie, votre système de comptabilité, etc. Cela permet une intégration transparente des données et une gestion plus efficace des dépenses.

Voici quelques éléments à prendre en compte pour comparer les différents logiciels de notes de frais du marché :

1. Fonctionnalités : Analysez les fonctionnalités de chaque logiciel pour vous assurer qu’elles correspondent aux besoins de votre entreprise. Vérifiez notamment la capacité de saisie des notes de frais, les fonctionnalités de gestion des approbations et des workflows, les fonctionnalités de reporting, la gestion des devises étrangères, etc.

2. Facilité d’utilisation : La simplicité d’utilisation est essentielle pour garantir l’adoption du logiciel par les employés. Vérifiez que l’interface utilisateur est intuitive et facile à comprendre.

3. Intégration : Si votre entreprise utilise déjà des logiciels pour gérer ses finances, ses RH ou ses autres processus, il est important de vérifier si le logiciel de notes de frais peut s’intégrer facilement avec ces outils.

4. Tarification : Les prix des logiciels de notes de frais peuvent varier considérablement en fonction des fonctionnalités et du nombre d’utilisateurs. Analysez les différentes options tarifaires proposées par chaque éditeur et calculez le coût total de possession sur une période donnée pour voir quel logiciel est le plus avantageux pour votre entreprise.

5. Support client : Assurez-vous que le fournisseur propose un support client de qualité, en cas de problèmes techniques ou pour répondre à vos questions. Vérifiez les heures de disponibilité du support, les moyens de contact proposés, et les niveaux de service offerts.

6. Sécurité : Les données sensibles telles que les informations de carte de crédit et les détails des dépenses sont stockées dans les logiciels de notes de frais. Vérifiez donc les protocoles de sécurité utilisés par chaque fournisseur, tels que la cryptographie SSL et la sécurité des données sur les serveurs.

7. Réputation : Avant de choisir un logiciel de notes de frais, effectuez des recherches pour connaître la réputation du fournisseur. Consultez les avis et les témoignages d’autres utilisateurs pour savoir s’ils ont été satisfaits du produit et du service.

La solution logicielle de gestion des notes de frais Cleemy communique facilement avec les principaux ERP et logiciels de comptabilité du marché.

Elle peut aisément échanger des informations en lecture et en écriture sur les notes de frais.

Il est possible de suivre l’ensemble des imputations analytiques directement dans l’interface Cleemy qui suit votre plan comptable.

De plus, des imports automatisés de fichiers peuvent être programmés vers vos solutions de paie ou de comptabilité, selon la fréquence que vous définissez (via API ou serveur FTP).

Dans le cas où votre logiciel comptable ne gère pas le remboursement des notes de frais, le logiciel notes de frais Cleemy peut vous permettre d’établir des ordres de paiement SEPA.