Le logiciel de notes de frais

Passez à la dématérialisation pour la gestion des notes de frais

Avec le logiciel notes de frais Cleemy, arrêtez de courir après la paperasse et maîtrisez le montant des frais professionnels. Cette solution vous permettra de dématérialiser vos notes de frais, de bénéficier de contrôles automatiques et ainsi de simplifier le traitement comptable des notes de frais.

cleemy

Découvrez Cleemy, le logiciel de notes de frais dont vous n'allez plus pouvoir vous passer !

Cleemy, c’est la solution de gestion des notes de frais qui va dématérialiser les frais professionnels ! Vos comptables vont adorer ! Le logiciel Cleemy possède toutes les fonctionnalités indispensables pour une gestion simplifiée des notes de frais en ligne !

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Device Slider

Avec Cleemy, fini...

  • L'accumulation des notes de frais en fin de mois
  • Les justificatifs perdus
  • La ressaisie des dépenses
  • Les processus d'approbation longs et compliqués
  • La ressaisie pour les écritures comptables
  • La définition des règles de récupération de la TVA

Fonctionnalités de Cleemy, logiciel de gestion des notes de frais

logiciel de notes de frais cloud

Logiciel de notes de frais cloud

  • Logiciel de notes de frais disponible depuis un navigateur web
  • Application note de frais Cleemy disponible sur smartphone
  • Interface ergonomique, paramétable, sécurisée et facile d’utilisation
  • Garantie d’être en conformité légale avec la gestion des notes de frais réalisé avec le logiciel Cleemy
  • Respect intégré des réglementations sociales et fiscales
gestion comptable

Gestion comptable

  • Connection entre votre logiciel note de frais et votre ERP ou votre logiciel comptable ou votre logiciel de paie
  • Export possible vers votre logiciel de comptabilité sans re-saisie
  • Imputation des dépenses dans votre comptabilité analytique et/ou votre comptabilité générale
  • Calcul de la TVA récupérable
  • Définition des modalités de remboursement des notes de frais
  • Reportings des frais professionnels avec une ventilation par nature, par collaborateur, par service…
controle automatisé des depenses

Contrôle automatisé des dépenses

  • Définition de profil avec des plafonds prédéterminés selon les métiers de vos collaborateurs
  • Plafonds et contrôle des dépenses automatisés
  • Mise en place de circuit de validation entre un manager et ses collaborateurs, à plusieurs niveaux si besoin
  • Mise en place d’alertes pour notifier d’une nouvelle demande de remboursement
dematerialisation des notes de frais

Dématérialisation des notes de frais

  • Déclaration des frais professionnels depuis n’importe quel support
  • Saisie des notes de frais en ligne et au fil de l'eau sans attendre la fin du mois
  • Numérisation des justificatifs papiers (valeur probante)
  • Identification automatique des informations depuis la photo de votre note de frais, plus besoin de saisie
  • Calcul automatique pour la gestion des frais kilométriques
  • Prise en compte de tous vos types de dépenses : déjeuner, nuitée d’hôtel...
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Découvrez le logiciel de notes de frais Cleemy en vidéo !

N’attendez plus pour entrer dans l’ère de la digitalisation. Révolutionnez vos processus de gestion des notes de frais, simplifiez le quotidien de vos comptables et automatisez les opérations chronophages !
Vos collaborateurs vont aussi adorer ! Ils pourront directement saisir leur frais professionnels en ligne et bénéficier d’une reconnaissance automatique de leur justificatif à partir d’une photo !

gestion de notes de frais

Une GESTION DES NOTES DE FRAIS simplifiée pour gagner du temps

0 papier

0 papier, 0 saisie manuelle pour comptabiliser vos FRAIS PROFESSIONNELS

gestion de notes de frais

Un processus automatisé pour une GESTION COMPTABLE fiabilisée

Vous souhaitez dématérialiser vos notes de frais, contactez-nous !

Réalisez des économies dans le traitement des frais professionnels

Votre société compte plus de 20 salariés ? En tant que DAF ou responsable comptable, vous souhaitez gagner du temps dans les processus liés au traitement des notes de frais et réaliser des économies de coûts.

En effet, on estime que le coût moyen associé au traitement d’une note de frais est de l’ordre de 20 à 60€.

Avec un logiciel note de frais, vous vous assurez de :

  • simplifier la saisie des frais professionnels
  • fiabiliser le processus de traitement des notes de frais
  • automatiser le transfert des données liées aux dépenses vers votre logiciel comptable
  • automatiser le calcul des montants remboursés, de la TVA et de la TVA récupérable
  • disposer d’une vue analytique des dépenses pour une analyse des coûts plus précises

Grâce à la normalisation des processus de gestion liés aux notes de frais, vous maîtrisez mieux vos dépenses et gagnez en productivité. Simplifiez ainsi votre gestion administrative !

F.A.Q sur le logiciel notes de frais Cleemy
Est-il obligatoire de conserver les justificatifs de mes notes de frais ?

La version numérique d’une note de frais a la même valeur légale que l’original. Avec le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy, vous pouvez convertir vos notes de frais au format pdf qui auront alors une valeur probante.

Plus besoin de conserver et de manipuler vos notes de frais, vous les retrouverez directement dans votre interface.

En cas de contrôle de l’administration, vous pourrez présenter vos notes de frais qui auront été archivées, scellées et stockées dans le logiciel Cleemy.

Comment sont gérés les frais kilométriques ?

Le logiciel de gestion des notes de frais permet de calculer automatiquement les frais kilométriques.

Vous n’avez qu’à saisir l’adresse de départ et d’arrivée. Cleemy calcule ensuite les distances parcourues.

Vos managers peuvent ainsi facilement contrôler les demandes de remboursement sur les frais kilométriques.

De plus, vous pouvez choisir d’utiliser le barème officiel des frais kilométriques ou paramétrer ceux qui sont propres à votre société.

Est-il possible de gérer les cartes d'affaires avec Cleemy ?

Vous pouvez connecter la solution logicielle de gestion des notes de frais Cleemy avec votre banque en ligne de façon sécurisée.

Ainsi, tous les jours, vous pourrez récupérer les informations relatives aux transactions liées à vos différentes cartes bancaires que vous souhaitez suivre.

Vos collaborateurs n’auront ainsi plus qu’à compléter les dépenses importées pour les transformer en notes de frais.

Il est à la fois possible de gérer les cartes affaires, délivrées aux salariés et qui débitent sur leur compte bancaire que les cartes de société.

Le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy est-il compatible avec d'autres logiciels de gestion ?

Cleemy s’interface avec les principales solutions de gestion du marché pour se connecter avec votre solution de paie et/ ou votre solution de comptabilité.

Il faut savoir que l’outil de gestion des notes de frais Cleemy est édité par Lucca. Cet éditeur de logiciels a conçu différents logiciels RH tels que :

Comment éviter la saisie manuelle de mes notes de frais ?

La solution de gestion Cleemy est basée sur un système de reconnaissance automatique de caractères appelé OCR. Il s’agit d’un système de reconnaissance optique avancé des caractères.

Vos salariés peuvent ainsi prendre en photo leurs différents justificatifs : déjeuner, péage, carburant… Le logiciel de gestion des notes de frais créera ensuite de manière automatique la note de frais associée. L’OCR identifie les informations essentielles telles la date, le montant et le type de dépense, la TVA… Vous retrouverez toutes ces données dans votre application note de frais Cleemy ainsi que la photo du justificatif.

La technique repose sur une solution de machine learning qui lui permet d’apprendre de manière continue. Ainsi, plus vous prendrez en photos vos notes de frais, plus il sera aisé d’en lire d’autres.

Comment récupérer la TVA ?

Que le justificatif de la note de frais contienne le détail de la TVA par taux ou non, le logiciel notes de frais Cleemy pourra réaliser le calcul avec le taux le plus probable. C’est un  gain de temps pour vos collaborateurs.

Autre point, en cas d’erreur dans la facture, la solution de gestion Cleemy, pourra ajuster automatiquement la TVA afin de vous assurer de respecter les règles fiscales.

Enfin, les dépenses peuvent être imputées sur le nombre de plans analytiques que vous souhaitez.

Comment gérer votre solution de notes de frais, votre comptabilité et votre paie ?

La solution logicielle de gestion des notes de frais Cleemy communique facilement avec les principaux ERP et logiciels de comptabilité du marché.

Elle peut aisément échanger des informations en lecture et en écriture sur les notes de frais.

Il est possible de suivre l’ensemble des imputations analytiques directement dans l’interface Cleemy qui suit votre plan comptable.

De plus, des imports automatisés de fichiers peuvent être programmés vers vos solutions de paie ou de comptabilité, selon la fréquence que vous définissez (via API ou serveur FTP).

Dans le cas où votre logiciel comptable ne gère pas le remboursement des notes de frais, le logiciel notes de frais Cleemy peut vous permettre d’établir des ordres de paiement SEPA.

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