Certaines opérations de nature sensibles nécessitent le respect des règles qui gouvernent la comptabilité. Elles doivent aussi tenir compte d’exigences de natures juridiques et des principes d’ordres fiscales. La comptabilisation des notes de frais est justement soumise à une réglementation précise qui mérite d’être respectée au même titre que la comptabilité générale de l’entreprise. L’inobservation de cette prescription pouvant être sanctionnée par un redressement de l’URSSAF. Cet article abordera la question de la comptabilité des notes de frais en ses divers aspects avant d’évoquer la nécessite de sa dématérialisation à travers un logiciel de notes de frais.
Qu’est qu’une note de frais ?
Comment se présente une note de frais ?
Elle peut être en version papier ou numérique. Toutefois, certaines mentions essentielles doivent y figurer. Il s’agit du numéro de la note de frais, de la date ou tout au moins de la période de la dépense, du nom du salarié, de son service mais aussi du motif. La nature de cette dépense, la description des frais, le montant hors taxe (HT) et tout taxe compris (TTC) doivent, par ailleurs être mentionnés. La dépense est valable lorsqu’elle concerne les frais de repas dans le cadre professionnel, les frais liés au logement lorsque le salarié est situé au-delà des 50 km de son domicile habituel ou encore à plus de 90 min en transports en commun.
Ce n’est pas tout. Les dépenses liées au déplacement, à savoir les frais de carburant, de péage, de stationnement, de transport en commun, etc. sont susceptibles de remboursement. Par ailleurs, les dépenses générées par l’utilisation de nouvelles technologies et celles ayant trait aux petites fournitures et consommables de bureau rentrent dans le cadre des engagements financiers susceptibles d’être supportés par les notes de frais.
Identifier le type de dépenses pour comptabiliser une note de frais
Il est essentiel, pour comprendre la comptabilisation d’une note de frais, de bien identifier le type de dépenses pour la catégoriser au mieux et anticiper la possibilité de remboursement de la notes de frais engagé par le salariés.
On peut distinguer 5 types de dépenses :
- Frais de repas : les dépenses engagées par le salariés pour manger dans le cadre de ses fonctions (déjeuner/diner clients, restauration personnelle...)
- Frais de déplacement : billets de train/avion, titres de transport, location de voiture...
- Indemnités kilométriques : lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels (remboursement varient)
- Frais d'hébergement : séjour dans un hôtel, réservation appartement... seront acceptés que si le salarié se situe à plus de 50 km de son domicile au moment de la dépense engagée.
- Autres frais : les autres frais liés à la mission professionnelle et qui ne rentrent dans aucune des précédentes catégories.
A quoi sert une note de frais ?
Quelle que soit l’entreprise, un salarié peut être amené à payer lui-même des dépenses professionnelles. C’est une situation normale, en particulier pour les salariés qui sont régulièrement en déplacement, comme les commerciaux.
Quelques exemples de frais susceptibles d’être avancés par le salarié :
- Un repas au restaurant avec un client
- Un billet de train/avion pour rencontrer un fournisseur
- L'abonnement à un service informatique
- L'achat d'un accessoire pour un téléphone portable professionnel
- Les frais kilomètrique
À chaque fois, selon les processus de validation internes, le salarié avance la dépense, puis son employeur le remboursera un peu plus tard. Pour être remboursé, le salarié doit produire un document que l’on appelle un justificatif de note de frais.
Comment comptabiliser les notes de frais ?
La comptabilisation des notes de frais est, le plus souvent, très fastidieux et long pour les équipes RH, entre la récupération des justifications, leurs saisies et le remboursement. Aujourd’hui il existe des logiciels unique pour la prise en charge numérique des notes de frais en entreprise.
Les différents types de notes de frais
Il existe sur le marché différents types de notes de frais, pour vous aider à la identifier nous les avons listé pour vous.
Les notes de frais de déplacement et indemnités kilométriques
Si le lieu de déplacement est à plus de 50 kilomètres de distance du domicile du salarié, des frais de déplacement peuvent être appliqués, à condition qu’il soit impossible d’effectuer le trajet aller en moins d’1h30 grâce aux transports en commun. Au-delà de la règle, peu importe que le salarié se soit déplacé en train ou qu’il ait emprunté un véhicule de location lors d’un déplacement professionnel : ses billets, ses frais de carburant ou de péage sont pris en charge. S’il utilise son véhicule personnel, il peut alors toucher des indemnités kilométriques.
Les notes de frais de logement
L’employeur est tenu de rembourser les nuitées d’hôtel et autres dépenses de logement selon les mêmes conditions qu’évoqué précédemment. De plus, les frais d’hébergement sont remboursables par l’entreprise à condition que le salarié ne puisse pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (éloignement minimum de 50 km) ou de la faible desserte de son domicile par les transports en commun (trajet minimum fixé à 1h30). Ces frais devront être justifiés par une facture.
Les notes de frais restaurant
Pour pouvoir être pris en charge, les frais de restauration doivent faire l’objet d’une note de frais détaillée, du simple sandwich pris sur l’aire d’autoroute au repas dans un grand restaurant avec un client. Une note de frais de restaurant est l’une des catégories de notes de frais en entreprise. Il s’agit d’un document que le salarié doit remplir afin d’obtenir un remboursement des frais de restauration qu’il a engagés dans le cadre professionnel. Attention, il ne faut pas confondre une note de frais de restaurant et un titre-restaurant (un moyen de paiement des repas qui peut être remis par l’employeur lorsqu’il n’y a pas de cantine ou de restaurant d’entreprise).
Notes de frais et TVA
Afin que l’entreprise puisse récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être respectées :
- Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
- Il faut posséder une facture pour chaque dépense qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée,
- La facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant,
- Et la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.
Le cas échéant, une note de frais doit toujours être appuyée par les factures originales, libellées au nom de l’entreprise, afin que celle-ci puisse valablement récupérer la TVA.
Quelles sont les méthodes de comptabilisation des notes de frais ?
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Méthode valeur réelle
En cas d’indemnisation sous forme d’un remboursement du montant réel d’une note de frais, la comptabilité de la dépense et le montant du remboursement dépendent des pièces justificatives fournies. Généralement, le justificatif varie en fonction du type de dépense :
- Repas professionnel : facture ou ticket restaurant
- Les déplacements : facture billets de train/avion ou titre de transport...
- Le logement : facture de location ou de séjour à l'hotel
Il faut savoir, sans justificatif de paiement, la comptabilisation des notes de frais n’est pas possible. Le salarié ne peut donc pas être remboursé.
Méthode forfaitaire
L’entreprise attribue à chaque type de frais un montant fixe. Si la dépense du salarié excède le montant de cette allocation, seul le montant fixé lui sera remboursé, la différence sera à sa charge. Par ailleurs, les frais forfaitaires comme réels sont à déduire de l’assiette des cotisations de l’entreprise (du bénéfice imposable).
Toutefois, les frais réels sont exonérés de cotisations que dans certaines limites fixées par l’administration fiscale. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales.
Comment mieux gérer vos notes de frais ?
Découvrez nos 3 conseils pour gagner en efficacité dans la gestion des notes de frais.
Définir une politique de dépenses
Pour cela, vous devez étudier vos dépenses actuelles pour définir et ajuster votre politique de frais. A partir de la vous pouvez :
- Décider de plafonds en fonction du type de dépense (déplacements, repas, logement...)
- Définir des délais précis pour fournir les justificatifs
- Lister les renseignements obligatoire que les employés doivent fournir
Choisir le bon mode de remboursement
Instaurer une bonne politique de dépenses implique de choisir le non mode de remboursement adapté et définir les délais. Deux options s’offrent à vous :
- Remboursement des frais réels : l'employé doit fournir des pièces justificatives requises par l'entreprise pour avoir le remboursement total
- Remboursement forfaitaire des dépenses : c'est la somme allouée à un salrié, qui est alors responsable de ses frais professionnels. Dans ce cas, il n'a pas besoin de fournir des justificatifs supplémentaires.
Automatiser le suivi des dépenses
Traiter les notes de frais au fur et à mesure permet une meilleure organisation et permet un gain de temps pour les équipes concernées. Pour cela, faites le choix d’un outils qui permet aux salariés de renseigner directement leur dépenses et aux équipes administratives de les suivre en temps réels.
Quels sont les comptes à utiliser pour comptabiliser une note de frais ?
La comptabilisation des notes de frais s’effectue sur le compte correspondant au type de dépenses.
Les comptes de charges pour comptabiliser vos notes de frais
- Voyages et déplacements : compte 6251
- Missions : compte 6256
- Réceptions : compte 6257
- Frais postaux et de télécommunication : compte 626
- Cadeaux pour les clients : compte 6234
- Documentation générale : compte 618
- Documentation technique : compte 6183
- Produits d’entretien et de petit équipement : compte 6063
- Fournitures administratives : compte 6064
Les comptes de crédit pour comptabiliser vos notes de frais
Il est recommandé d’utiliser le compte 467 appelé “Autres comptes débiteurs ou créditeurs”. Mais il se peut que votre comptable utilise plutôt le compte 421 “Personnel – Rémunérations dues” pour rembourser les dépenses effectuées par les salariés avec leurs fonds personnels.
De plus, on peux aussi utiliser le compte 425 “Personnel – Avances et acomptes” lorsque l’entreprise a versé des acomptes sur ces notes de frais.
S’il s’agit d’un dirigeant de la société, on peut aussi comptabiliser la note de frais sur :
- le compte 108 « Compte de l’exploitant »
- le compte 4551 « Compte courant d’associé »
Comptabilisation des notes de frais, pensez dématérialisation
Les avantages de la dématérialisation des notes de frais pour les entreprises
La comptabilisation des notes de frais est souvent vécue comme une perte de temps par les employés. PAsser en mode électronique offre de nombreux avantages pour les entreprises :
- Meilleure visibilité : en passant au processus digitalisé, le gain de temps et la simplificité incitent les salariés à utiliser l'outil. De plus, il peut à tout moment enregistrer ses frais, même en déplacement.
- Productivité : En moyenne, les salaries passent 30 minutes en moyenne à la gestion de chacune de leurs notes de frais, ce qui est énorme !
- Rentabilité : Tricher sur sa note de frais coûte 700€/an et par salarié aux entreprise.
- Economies : grâce à la suppression de l'impression des documents et de l'archivage des pièces
- Fiabilité : en évitant de ressaisir des informations
Comment choisir la bonne solution de comptabilisation des notes de frais ?
Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions pour dématérialiser vos notes de frais. Oubliez les fiches Excel ou les notes manuellement. Avec un logiciel de comptabilité, vous pouvez dématérialiser vos justificatifs. Les avantages liés à la dématérialisation des notes de frais ne se réduisent guère à la seule réduction de l’investissement en achat de papiers. L’incident va bien au-delà en favorisant une réduction substantielle des dépenses globales de l’entreprise. Plus encore, la gestion même des notes de frais est facilitée du fait d’une centralisation des données, le gain d’espace, la réduction des risques d’erreur, l’économie de l’encre peuvent être relevés.
Par ailleurs, la dématérialisation des notes de frais offre l’opportunité d’un gain de temps tout comme elle simplifie la présentation des justificatifs lors d’un éventuel contrôle de l’URSAFF. Plusieurs applications et logiciels de notes de frais sont conçus pour faciliter cette gestion des notes de frais. Les logiciels Lucca peuvent être cités ici. Notamment l’application Cleemy qui permet à vos collaborateurs de dématérialiser leurs notes de frais. Conçus pour gérer la comptabilité dans son ensemble, il y a été intégré la prise en charge des notes de frais.
Le logiciel Cleemy fait partie des logiciels RH Lucca. Il propose les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais avec dématérialisation des justificatifs, l’approbation en temps réel par le manager, le calcul des frais kilométriques ainsi qu’une imputation en comptabilité générale et analytique.
Quelles solutions de dématérialisation des notes de frais choisir ?
Pour comptabiliser les notes de frais, cela doit s’effectuer sur le compte correspondant au type de dépenses. Il existe plusieurs comptes tels que les voyages et déplacements avec le compte 6251, les frais de restaurant avec le compte 6256, les cadeaux clients avec le compte 6234, les fournitures administratives (compte 6064)…
Sage 100 Comptabilité
La comptabilisation des notes de frais se fait de la manière suivante. Tout d’abord, l’enregistrement doit être fait dans le journal dédié aux achats de l’entreprise comme dans Sage 100 Comptabilité.
Cependant, il est possible de répertorier les dépenses engagées dans le journal d’OD, c’est-à-dire celui prévu pour les opérations diverses. Il est utile de préciser la nécessité de la conformité de l’écriture. Dans ce cas, chacune des dépenses doit être enregistrée dans le compte auquel elle est destinée. Les logiciels Sage permettent de pouvoir comptabiliser vos notes de frais en quelques clics.
Avec Cleemy, fini...
Les justificatifs perdus, la ressaisie des dépenses
Le logiciel de notes de frais Cleemy by Lucca
Le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy est utilisé par des entreprises, des associations et des groupes internationaux de secteurs d’activité variés, allant d’une dizaine à plusieurs milliers de collaborateurs. Cette richesse nous permet de faire évoluer continuellement le logiciel, vous incitant ainsi à adopter les meilleures pratiques de gestion.
Cleemy se synchronise avec les principaux sites marchands et sociétés de transport pour récupérer automatiquement les factures numériques. Cleemy c’est aussi des cartes bancaires que vous pouvez fournir à votre horde nomade de commerciaux, consultants ou techniciens pour qu’ils règlent leurs frais. Les justificatifs sont automatiquement rapprochés avec les dépenses qu’ils effectuent.
