Comptabilisation des notes de frais : comment faire ?

Ne perdez plus les justificatifs des notes de frais et gagnez du temps dans le remboursement avec la dématérialisation.

Certaines opérations de nature sensibles nécessitent le respect des règles qui gouvernent la comptabilité. Elles doivent aussi tenir compte d’exigences de natures juridiques et des principes d’ordres fiscales. La comptabilisation des notes de frais est justement soumise à une réglementation précise qui mérite d’être respectée au même titre que la comptabilité générale de l’entreprise. L’inobservation de cette prescription pouvant être sanctionnée par un redressement de l’URSSAF. Cet article abordera la question de la comptabilité des notes de frais en ses divers aspects avant d’évoquer la nécessite de sa dématérialisation à travers un logiciel de notes de frais.

Que signifie une note de frais ?

L’expression ‘’note de frais’’ désigne, dans le cadre d’une activité professionnelle, le document adressé par un salarié à son entreprise pour réclamer le remboursement des dépenses professionnelles qu’il a engagé pour le compte de son employeur. Il s’agit, de ce fait de sommes d’argent personnelles mais dépensées dans un but de fonctionnement de l’entreprise. Cette dépense est susceptible de remboursement lorsqu’elle remplit les conditions attestant de sa régularité. Pour un salarié il sera donc important de conserver tous les justificatifs liés aux dépenses engagées. Mais aussi de bien gérer les frais afin d’éviter un redressement fiscal.

Comment se présente une note de frais ?

Elle peut être en version papier ou numérique. Toutefois, certaines mentions essentielles doivent y figurer. Il s’agit du numéro de la note de frais, de la date ou tout au moins de la période de la dépense, du nom du salarié, de son service mais aussi du motif. La nature de cette dépense, la description des frais, le montant hors taxe (HT) et tout taxe compris (TTC) doivent, par ailleurs être mentionnés. La dépense est valable lorsqu’elle concerne les frais de repas dans le cadre professionnel, les frais liés au logement lorsque le salarié est situé au-delà des 50 km de son domicile habituel ou encore à plus de 90 min en transports en commun.

Ce n’est pas tout. Les dépenses liées au déplacement, à savoir les frais de carburant, de péage, de stationnement, de transport en commun, etc. sont susceptibles de remboursement. Par ailleurs, les dépenses générées par l’utilisation de nouvelles technologies et celles ayant trait aux petites fournitures et consommables de bureau rentrent dans le cadre des engagements financiers susceptibles d’être supportés par les notes de frais.

À quel moment un salarié déclare une note de frais ?

La législation française ne précise aucun délai dans lequel le salarié est tenu de fournir les justificatifs des dépenses engagées pour le compte de l’entreprise. De même, l’employeur n’est pas, non plus tenu par un délai même si le salarié est admis à réclamer le remboursement des notes de frais dans un délai de 5 ans. Cela signifie concrètement que le salarié peut introduire ces justificatifs quand il le souhaite. Seulement, il est à préciser que chaque entreprise peut disposer, à l’interne de délais fermes. Dans ce cas, le salarié est tenu de faire ses diligences en tenant compte de ce délai.

Comment les comptabiliser ?

Pour comptabiliser les notes de frais, cela doit s’effectuer sur le compte correspondant au type de dépenses. Il existe plusieurs comptes tels que les voyages et déplacements avec le compte 6251, les frais de restaurant avec le compte 6256, les cadeaux clients avec le compte 6234, les fournitures administratives (compte 6064)…

Après voir cité quelques comptes à utiliser pour comptabiliser une note de frais, la comptabilisation des notes de frais se fait de la manière suivante. Tout d’abord, l’enregistrement doit être fait dans le journal dédié aux achats de l’entreprise comme dans Sage 100 Comptabilité.

Cependant, il est possible de répertorier les dépenses engagées dans le journal d’OD, c’est-à-dire celui prévu pour les opérations diverses. Il est utile de préciser la nécessité de la conformité de l’écriture. Dans ce cas, chacune des dépenses doit être enregistrée dans le compte auquel elle est destinée. Les logiciels Sage permettent de pouvoir comptabiliser vos notes de frais en quelques clics.

cleemy logiciel

Avec Cleemy, fini...

Les justificatifs perdus, la ressaisie des dépenses

La dématérialisation des notes de frais

Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions pour dématérialiser vos notes de frais. Oubliez les fiches Excel ou les notes manuellement. Avec un logiciel de comptabilité, vous pouvez dématérialiser vos justificatifs. Les avantages liés à la dématérialisation des notes de frais ne se réduisent guère à la seule réduction de l’investissement en achat de papiers. L’incident va bien au-delà en favorisant une réduction substantielle des dépenses globales de l’entreprise. Plus encore, la gestion même des notes de frais est facilitée du fait d’une centralisation des données, le gain d’espace, la réduction des risques d’erreur, l’économie de l’encre peuvent être relevés.

Par ailleurs, la dématérialisation des notes de frais offre l’opportunité d’un gain de temps tout comme elle simplifie la présentation des justificatifs lors d’un éventuel contrôle de l’URSAFF. Plusieurs applications et logiciels de notes de frais sont conçus pour faciliter cette gestion des notes de frais. Les logiciels Lucca peuvent être cités ici. Notamment l’application Cleemy qui permet à vos collaborateurs de dématérialiser leurs notes de frais. Conçus pour gérer la comptabilité dans son ensemble, il y a été intégré la prise en charge des notes de frais.

Le logiciel Cleemy fait partie des logiciels RH Lucca. Il propose les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais avec dématérialisation des justificatifs, l’approbation en temps réel par le manager, le calcul des frais kilométriques ainsi qu’une imputation en comptabilité générale et analytique.

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des employés ont l'habitude de grossir leurs notes de frais de 10-15 €/mois en moyenne.
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