Certaines opérations de nature sensibles nécessitent le respect des règles qui gouvernent la comptabilité. Elles doivent aussi tenir compte d’exigences de natures juridiques et des principes d’ordres fiscales. La comptabilisation des notes de frais est justement soumise à une réglementation précise qui mérite d’être respectée au même titre que la comptabilité générale de l’entreprise. Cet article abordera la question de la comptabilité des notes de frais en ses divers aspects avant d’évoquer la nécessite de sa dématérialisation à travers un logiciel de notes de frais.
Comment comptabiliser les notes de frais ?
La comptabilisation des notes de frais est, le plus souvent, très fastidieux et long pour les équipes RH, entre la récupération des justifications, leurs saisies et le remboursement. Aujourd’hui il existe des logiciels unique pour la prise en charge numérique des notes de frais en entreprise.
Les différents types de notes de frais
Il existe sur le marché différents types de notes de frais, pour vous aider à la identifier nous les avons listé pour vous.
Les notes de frais de déplacement et indemnités kilométriques
Si le lieu de déplacement est à plus de 50 kilomètres de distance du domicile du salarié, des frais de déplacement peuvent être appliqués, à condition qu’il soit impossible d’effectuer le trajet aller en moins d’1h30 grâce aux transports en commun. Au-delà de la règle, peu importe que le salarié se soit déplacé en train ou qu’il ait emprunté un véhicule de location lors d’un déplacement professionnel : ses billets, ses frais de carburant ou de péage sont pris en charge. S’il utilise son véhicule personnel, il peut alors toucher des indemnités kilométriques.
Les notes de frais de logement
L’employeur est tenu de rembourser les nuitées d’hôtel et autres dépenses de logement selon les mêmes conditions qu’évoqué précédemment. De plus, les frais d’hébergement sont remboursables par l’entreprise à condition que le salarié ne puisse pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (éloignement minimum de 50 km) ou de la faible desserte de son domicile par les transports en commun (trajet minimum fixé à 1h30). Ces frais devront être justifiés par une facture.
Les notes de frais restaurant
Pour pouvoir être pris en charge, les frais de restauration doivent faire l’objet d’une note de frais détaillée, du simple sandwich pris sur l’aire d’autoroute au repas dans un grand restaurant avec un client. Une note de frais de restaurant est l’une des catégories de notes de frais en entreprise. Il s’agit d’un document que le salarié doit remplir afin d’obtenir un remboursement des frais de restauration qu’il a engagés dans le cadre professionnel. Attention, il ne faut pas confondre une note de frais de restaurant et un titre-restaurant.
Notes de frais et TVA
Afin que l’entreprise puisse récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être respectées :
- Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
- Il faut posséder une facture pour chaque dépense qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée,
- La facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant,
- Et la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.
Le cas échéant, une note de frais doit toujours être appuyée par les factures originales, libellées au nom de l’entreprise, afin que celle-ci puisse valablement récupérer la TVA.
Quelles sont les méthodes de comptabilisation des notes de frais ?
Il existe deux méthodes de comptabilisation d’une note de frais pour rembourser vos salariés : le remboursement au réel ou le remboursement au forfait :
Méthode valeur réelle
En cas d’indemnisation sous forme d’un remboursement du montant réel d’une note de frais, la comptabilité de la dépense et le montant du remboursement dépendent des pièces justificatives fournies. Généralement, le justificatif varie en fonction du type de dépense :
- Repas professionnel : facture ou ticket restaurant
- Les déplacements : facture billets de train/avion ou titre de transport...
- Le logement : facture de location ou de séjour à l'hotel
Il faut savoir, sans justificatif de paiement, la comptabilisation des notes de frais n’est pas possible. Le salarié ne peut donc pas être remboursé.
Méthode forfaitaire
L’entreprise attribue à chaque type de frais un montant fixe. Si la dépense du salarié excède le montant de cette allocation, seul le montant fixé lui sera remboursé, la différence sera à sa charge. Par ailleurs, les frais forfaitaires comme réels sont à déduire de l’assiette des cotisations de l’entreprise (du bénéfice imposable).
Toutefois, les frais réels sont exonérés de cotisations que dans certaines limites fixées par l’administration fiscale. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales.
Comment mieux gérer vos notes de frais ?
Découvrez nos 3 conseils pour gagner en efficacité dans la gestion des notes de frais.
Définir une politique de dépenses
Pour cela, vous devez étudier vos dépenses actuelles pour définir et ajuster votre politique de frais. A partir de la vous pouvez :
- Décider de plafonds en fonction du type de dépense (déplacements, repas, logement...)
- Définir des délais précis pour fournir les justificatifs
- Lister les renseignements obligatoire que les employés doivent fournir
Créez des règles et des lignes directrices pour les dépenses professionnelles, y compris les catégories autorisées, les limites de dépenses, et les procédures de soumission.
Choisir le bon mode de remboursement
Instaurer une bonne politique de dépenses implique de choisir le non mode de remboursement adapté et définir les délais. Deux options s’offrent à vous :
- Remboursement des frais réels : l'employé doit fournir des pièces justificatives requises par l'entreprise pour avoir le remboursement total
- Remboursement forfaitaire des dépenses : c'est la somme allouée à un salrié, qui est alors responsable de ses frais professionnels. Dans ce cas, il n'a pas besoin de fournir des justificatifs supplémentaires.
Le choix du mode de remboursement des notes de frais dépendra donc de la culture d’entreprise, des besoins spécifiques, du niveau de contrôle nécessaire, des politiques internes et de la préférence des employés. Il est important de mettre en place des politiques claires et de fournir une formation appropriée aux employés pour garantir la conformité et la gestion efficace des notes de frais.
Automatiser le suivi des dépenses
Traiter les notes de frais au fur et à mesure permet une meilleure organisation et permet un gain de temps pour les équipes concernées. Pour cela, faites le choix d’un outils qui permet aux salariés de renseigner directement leur dépenses et aux équipes administratives de les suivre en temps réels.
En suivant ces conseils et en établissant des habitudes de gestion rigoureuses, vous pourrez gérer vos notes de frais de manière plus efficace, économiser du temps et de l’argent, tout en assurant la conformité aux politiques de votre entreprise et aux règlements fiscaux. Voici quelques étapes pour automatiser de vos processus :
- Utilisez une application de gestion des dépenses : Choisissez une application ou un logiciel de gestion des dépenses adapté à vos besoins
- Utilisez des cartes de crédit d'entreprise : Si possible, fournissez à vos employés des cartes de crédit d'entreprise. Les transactions seront automatiquement enregistrées, ce qui simplifiera grandement le suivi des dépenses. Vous pourrez également définir des limites de dépenses et des catégories pour chaque carte.
Quels sont les comptes à utiliser pour comptabiliser une note de frais ?
La comptabilisation des notes de frais s’effectue sur le compte correspondant au type de dépenses.
Les comptes de charges pour comptabiliser vos notes de frais
- Voyages et déplacements : compte 6251
- Missions : compte 6256
- Réceptions : compte 6257
- Frais postaux et de télécommunication : compte 626
- Cadeaux pour les clients : compte 6234
- Documentation générale : compte 618
- Documentation technique : compte 6183
- Produits d’entretien et de petit équipement : compte 6063
- Fournitures administratives : compte 6064
Les comptes de crédit pour comptabiliser vos notes de frais
Il est recommandé d’utiliser le compte 467 appelé “Autres comptes débiteurs ou créditeurs”. Mais il se peut que votre comptable utilise plutôt le compte 421 “Personnel – Rémunérations dues” pour rembourser les dépenses effectuées par les salariés avec leurs fonds personnels.
De plus, on peux aussi utiliser le compte 425 “Personnel – Avances et acomptes” lorsque l’entreprise a versé des acomptes sur ces notes de frais.
S’il s’agit d’un dirigeant de la société, on peut aussi comptabiliser la note de frais sur :
- le compte 108 « Compte de l’exploitant »
- le compte 4551 « Compte courant d’associé »
Comptabilisation des notes de frais, pensez dématérialisation
Les avantages de la dématérialisation des notes de frais pour les entreprises
La comptabilisation des notes de frais est souvent vécue comme une perte de temps par les employés. PAsser en mode électronique offre de nombreux avantages pour les entreprises :
- Meilleure visibilité : en passant au processus digitalisé, le gain de temps et la simplificité incitent les salariés à utiliser l'outil. De plus, il peut à tout moment enregistrer ses frais, même en déplacement.
- Productivité : En moyenne, les salaries passent 30 minutes en moyenne à la gestion de chacune de leurs notes de frais, ce qui est énorme !
- Rentabilité : Tricher sur sa note de frais coûte 700€/an et par salarié aux entreprise.
- Economies : grâce à la suppression de l'impression des documents et de l'archivage des pièces
- Fiabilité : en évitant de ressaisir des informations
Comment choisir la bonne solution de comptabilisation des notes de frais ?
Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions pour dématérialiser vos notes de frais. Oubliez les fiches Excel ou les notes manuellement. Avec un logiciel de comptabilité, vous pouvez dématérialiser vos justificatifs. Les avantages liés à la dématérialisation des notes de frais ne se réduisent guère à la seule réduction de l’investissement en achat de papiers. L’incident va bien au-delà en favorisant une réduction substantielle des dépenses globales de l’entreprise. Plus encore, la gestion même des notes de frais est facilitée du fait d’une centralisation des données, le gain d’espace, la réduction des risques d’erreur, l’économie de l’encre peuvent être relevés.
Le logiciel Cleemy fait partie des logiciels RH Lucca. Il propose les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais avec dématérialisation des justificatifs, l’approbation en temps réel par le manager, le calcul des frais kilométriques ainsi qu’une imputation en comptabilité générale et analytique.
Quelles solutions de dématérialisation des notes de frais choisir ?
Pour comptabiliser les notes de frais, cela doit s’effectuer sur le compte correspondant au type de dépenses.
Sage 100 Comptabilité
La comptabilisation des notes de frais se fait de la manière suivante. Tout d’abord, l’enregistrement doit être fait dans le journal dédié aux achats de l’entreprise comme dans Sage 100 Comptabilité.
Cependant, il est possible de répertorier les dépenses engagées dans le journal d’OD, c’est-à-dire celui prévu pour les opérations diverses. Il est utile de préciser la nécessité de la conformité de l’écriture. Dans ce cas, chacune des dépenses doit être enregistrée dans le compte auquel elle est destinée. Les logiciels Sage permettent de pouvoir comptabiliser vos notes de frais en quelques clics.
Avec Cleemy, fini...
Les justificatifs perdus, la ressaisie des dépenses
Le logiciel de notes de frais Cleemy by Lucca
Le logiciel de gestion des notes de frais Cleemy est utilisé par des entreprises, des associations et des groupes internationaux de secteurs d’activité variés, allant d’une dizaine à plusieurs milliers de collaborateurs. Cette richesse nous permet de faire évoluer continuellement le logiciel, vous incitant ainsi à adopter les meilleures pratiques de gestion.
Cleemy se synchronise avec les principaux sites marchands et sociétés de transport pour récupérer automatiquement les factures numériques. Cleemy c’est aussi des cartes bancaires que vous pouvez fournir à votre horde nomade de commerciaux, consultants ou techniciens pour qu’ils règlent leurs frais.
