Gestion des notes de frais

Avec un outil de gestion des frais professionnels, tous vos salariés ont un accès à votre logiciel de notes de frais.

Si votre service RH a fait le choix d’une solution de gestion cloud, vos collaborateurs pourront en plus se connecter à leur logiciel de gestion des notes directement depuis un navigateur web peu importe le device utilisé et où ils se trouvent.

Dans votre portail de gestion des notes de frais, vos collaborateurs pourront :

• enregistrer leur note de frais et bénéficier d’une reconnaissance automatique pour éviter de ressaisir tous les éléments
• renseigner leur demande de remboursement
• ajouter les pièces justificatives nécessaires pour se faire rembourser leur frais professionnel
• envoyer leur demande de remboursement pour validation à leur manager
• suivre le remboursement des notes de frais

Vos managers auront aussi accès à votre outil de gestion des notes de frais pour :

• accéder aux demandes de remboursement, les accepter ou les rejeter
• gérer les budgets de dépenses
• visualiser un tableau de bord RH qui leur indiquera l’ensemble des demandes de remboursement effectuées par leurs équipes et leurs statuts

Enfin, vos gestionnaires de paie et vos comptables bénéficieront d’:

• la possibilité de définir les modalités de remboursement des notes de frais
• un export direct vers le logiciel de comptabilité afin d’éviter toutes ressaisies
• une génération automatique des ordres de virement

En tant que responsable comptable, vous pouvez personnaliser :

• les barèmes : types de dépenses, plafond de remboursement, frais de déplacement (barèmes des frais kilométriques, frais de missions), taux de TVA, barèmes URSAFF
• la gestion des cartes affaires et essence
• la gestion des avances sur frais
• les plafonds communs

Vous normalisez ainsi vos processus de gestion des notes de frais et disposez d’une vision analytique de vos dépenses. Maîtrisez ainsi la gestion de vos notes de frais.

Avec une gestion des notes de frais digitalisée et automatisée, vous n’avez plus besoin de gérer des frais professionnels papiers.

Le traitement des notes de frais s’en trouve accéléré étant donné que les contrôles selon vos règles de gestion interne sont automatisés. De plus, les tâches administratives chronophages sont automatisées : finies les ressaisies de notes de frais, finies les ressaisie dans votre logiciel comptable, …

Votre gestion comptable est simplifiée grâce à l’interopérabilité des logiciels de gestion. Enfin, vous bénéficiez d’une meilleure traçabilité de vos frais professionnels.

Bien choisir son outil de note de frais facilitera la vie de toute votre entreprise.

En tant qu’intégrateur de solution de gestion de notes de frais, nous vous conseillons :

• d’avoir recours un logiciel de gestion des notes frais ergonomique et simple d’utilisation. Vos collaborateurs doivent pouvoir facilement saisir leurs dépenses et identifier le bon compte analytique auxquels les rattacher. En un clic, ils doivent pouvoir envoyer la demande de remboursement et suivre leur statut.

• d’utiliser une solution de notes de frais qui permet de bénéficier d’automatismes pour simplifier le quotidien de vos responsables comptables : calcul automatique des montants en fonction de la devise de la dépense et des plafonds autorisés, calcul automatique des frais kilométriques, export automatique vers le logiciel comptable

Le coût d’une solution de notes de frais est également à prendre en considération. Celui-ci varie généralement en fonction du nombre d’utilisateurs ou de notes à traiter mensuellement.

Les logiciels de notes frais sont souvent aussi disponibles sous forme d’applications. Cela permet de prendre directement une photographie de la facture qui sera jointe à la demande de remboursement.

Ce justificatif, bien que numérisé, a une valeur probante.

Ils seront ensuite archivés de manière numérique et sécurisée.

De plus, certaines solutions de gestion disposent d’une fonction de reconnaissance qui permet de pré-remplir la note de frais.