Digital RH : nos solutions dématérialisation de RH

La digitalisation en RH consiste à utiliser des instruments technologiques pour automatiser et simplifier les processus de gestion des ressources humaines. Elle permet de centraliser les données relatives aux salariés, de faciliter la communication entre les différents services RH et de réduire les tâches administratives.

La numérisation en RH peut concerner plusieurs aspects, tels que le recrutement, l’onboarding, la gestion des compétences, la formation, la paie, la gestion des temps et des absences, etc. Elle peut également inclure l’utilisation de logiciels de gestion des talents, de plateformes de formation en ligne, d’instruments de communication interne, de chatbots, de solutions de signature électronique, etc.

Les avantages sont nombreux. Elle permet de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines, d’améliorer l’efficacité et la productivité des processus RH, de mieux suivre et analyser les données relatives aux salariés, de renforcer la collaboration entre les différents services RH et de favoriser l’expérience salarié au travail. Elle peut également contribuer à améliorer la marque employeur de l’entreprise en offrant des instruments modernes et attractifs aux salariés.

Cependant, elle doit être mise en place de manière réfléchie et en concertation avec les différents acteurs de l’entreprise. Il est important de prendre en compte les besoins et les spécificités de chaque service et de chaque salarié, de former les utilisateurs aux nouveaux  et de prévoir des solutions de secours en cas de panne ou de dysfonctionnement.

Le digital RH est une palette de solutions paie et RH basées sur les nouvelles technologies et ayant pour but d’aider les départements RH à mieux gérer leurs ressources humaines.

Le collaborateur est ainsi mis au centre de l’organisation pour lui offrir une expérience fluide et unifiée. Le SIRH permet de lui donner plus d’autonomie et de pouvoir accéder à ses renseignements à tout moment. Demande de congés en ligne, modifications des renseignements dans son dossier collaborateur, accès à son historique d’entretiens individuels, fiche de paie en ligne … le logiciel de gestion RH facilite la circulation de l’information.

Au-delà du collaborateur, ce sont les DRH qui voient leurs missions évoluer. L’ensemble des processus RH est automatisé et digitalisé afin de gagner du temps et de réduire les risques d’erreur. La digitalisation de la paie en est un exemple probant notamment la dématérialisation de la paie. Les services RH peuvent ainsi se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les composantes de la digitalisation RH peuvent varier selon les entreprises, mais voici quelques exemples courants :

Le recrutement : Cela peut faciliter le recrutement en utilisant des plateformes de recrutement en ligne, en publiant des offres d’emploi sur les réseaux sociaux ou en utilisant des outils d’évaluation des candidats.

L’onboarding : Cela peut faciliter l’onboarding en utilisant des logiciels d’onboarding pour automatiser les tâches administratives et pour fournir des informations aux nouveaux employés.

La gestion des compétences : notamment en utilisant des instruments de suivi des compétences et de planification de la formation.

La gestion de la paie et des avantages sociaux : notamment en utilisant des logiciels de gestion de la paie, des outils d’analyse des avantages sociaux et des portails salariés.

La gestion des absences et des congés : notamment en utilisant des instruments de suivi des absences, des demandes de congé en ligne et des portails salariés.

La gestion des performances : notamment en utilisant des instruments de suivi des objectifs et des résultats, ainsi que des instruments de feedback en temps réel.

La communication interne : Cela peut faciliter la communication interne en utilisant des instruments de messagerie instantanée, des réseaux sociaux d’entreprise et de partage de documents en ligne.

La formation : Cela  peut faciliter la formation en utilisant des plateformes de formation en ligne, des outils d’apprentissage en ligne et de suivi de la formation.

Il existe de nombreux outils de digitalisation RH disponibles sur le marché, certains plus spécialisés que d’autres. Voici une liste non exhaustive des outils les plus couramment utilisés :

Les logiciels de gestion des talents : ils  permettent de gérer les processus de recrutement, de formation, d’évaluation et de planification de carrière.

Les systèmes de gestion des ressources humaines (HRIS) : ils  centralisent toutes les informations relatives aux salariés, y compris les données de paie, les avantages sociaux, les absences et les congés.

Les logiciels de paie : ces instruments automatisent les processus de paie, de déclaration sociale et de suivi des avantages sociaux.

Les portails salariés : ils permettent de gérer leurs informations personnelles, leurs absences et leurs congés, ainsi que d’accéder à des formations en ligne.

Les outils de recrutement en ligne : ils  permettent de publier des offres d’emploi, de gérer les candidatures et de filtrer les candidats en utilisant des algorithmes.

Les outils d’évaluation des compétences : ils permettent de mesurer les compétences des salariés et de planifier la formation en conséquence.

Les outils de communication interne : ils permettent de communiquer avec les salariés, de partager des informations, des documents et de travailler en équipe.

Les outils d’analyse de données RH : ils permettent d’analyser les données relatives aux salariés, telles que les performances, les absences, les congés, les coûts salariaux, etc.

La transformation digitale des ressources humaines comporte certaines difficultés et risques auxquels les entreprises peuvent être confrontées. Parmi les défis courants figurent :

Résistance au Changement : Les employés peuvent être réticents à l’adoption de nouveaux instruments ou à la modification de leurs méthodes de travail habituelles, ce qui peut entraver le processus de numérisation. 

Complexité de l’outil numérique : Les solutions numériques peuvent être complexes, notamment pour les employés peu familiers avec la technologie. Cette complexité peut affecter la productivité des équipes.

Gestion des données : La gestion de grandes quantités de données peut être délicate, surtout en ce qui concerne la confidentialité et la sécurité des renseignements sensibles. La protection adéquate de ces données est cruciale pour éviter tout risque de violation de la vie privée.

Formation des équipes : L’introduction d’un nouvel outil numérique et de nouveaux processus nécessite souvent des formations spécifiques pour les équipes RH, ce qui peut être chronophage et engendrer des coûts supplémentaires pour l’entreprise.

Bien sûr, il existe toutefois des solutions !

Pour relever ces différents défis, la communication et la formation jouent un rôle essentiel.

Impliquer activement les employés dans le processus de changement, en les informant clairement des bénéfices à long terme de la digitalisation, peut aider à surmonter leur résistance initiale.

De plus,  garantir des normes de sécurité strictes sont des étapes cruciales. L’investissement dans la formation et la sensibilisation aux bonnes pratiques de sécurité peut également réduire les risques liés à la confidentialité des données.

Cette transformation digitale présente trois catégories de bénéfices indéniables.

Premièrement, du point de vue organisationnel, la dématérialisation des ressources humaines offre une traçabilité renforcée des documents, facilite l’accessibilité aux renseignements RH, automatise les processus pour augmenter la productivité, permet une collecte et une analyse de données plus simples pour des décisions RH éclairées, et simplifie et harmonise l’ensemble des processus RH.

Deuxièmement, d’un point de vue financier, l’utilisation d’instruments numériques RH engendre des économies significatives. En ayant une stratégie sans papier, les coûts liés à l’approvisionnement, au stockage, à l’affranchissement et à l’archivage diminuent considérablement.

Enfin, du côté de la satisfaction des collaborateurs, la dématérialisation offre une plus grande autonomie et transparence. Elle crée une expérience unifiée pour les collaborateurs grâce à des outils RH ergonomiques, renforçant ainsi leur satisfaction et leur engagement au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, l’utilisation de divers instruments de reporting simplifie la collecte et l’analyse des données, ce qui optimise la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ainsi que le processus de recrutement de nouveaux talents.

Pour mettre en place la transformation digitale des RH, il est recommandé de suivre les étapes suivantes :

• • • Évaluer les besoins de votre organisation et identifier les domaines RH qui pourraient en bénéficier.
    • Effectuer une recherche sur les outils disponibles sur le marché et choisir ceux qui répondent le mieux à vos besoins.
    • Mettre en place un plan de mise en œuvre, y compris la formation des employés et la gestion du changement.
    • Intégrer progressivement les outils de numérisation dans vos processus existants.
    • Effectuer des tests et des ajustements pour vous assurer que les outils fonctionnent correctement et répondent à vos attentes.
    • Communiquer régulièrement avec les employés sur les avantages et les changements liés à la digitalisation des RH.
    • Suivre les performances des outils et les résultats obtenus pour apporter les améliorations nécessaires.

Il est recommandé d’impliquer les parties prenantes, tels que les RH, les managers et les employés, tout au long du processus de mise en œuvre pour assurer une transition réussie

La digitalisation des RH peut améliorer l’expérience candidat de plusieurs façons, notamment :

• • • Facilité d’accès aux offres d’emploi en ligne et possibilité de postuler facilement.
    • Communication plus rapide avec les candidats grâce à des outils de messagerie et de suivi des candidatures en ligne.
    • Processus de recrutement plus rapide et plus efficace grâce à l’automatisation des étapes telles que la présélection des CV et la planification des entretiens.
    • Possibilité pour les candidats de fournir leurs informations et documents en ligne, simplifiant ainsi le processus de candidature.
    • Expérience de recrutement plus transparente grâce à la possibilité de suivre l’état de sa candidature en temps réel.

Avec l’avènement du digital RH, la fonction des ressources humaines entre dans une ère de transformation majeure. Les progrès technologiques continus transforment radicalement les pratiques traditionnelles en automatisant les tâches administratives répétitives et chronophages. Cette automatisation libère un temps précieux pour RH et DRH, leur permettant de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse approfondie des données RH, la gestion stratégique des talents et l’amélioration de l’expérience employé.

L’utilisation de l’intelligence artificielle et de l’analyse de données en temps réel offre aux entreprises la possibilité d’anticiper les tendances du marché du travail, d’optimiser les processus de recrutement et de mettre en place des programmes de développement des compétences plus ciblés. La digitalisation renforce également la communication interne en facilitant les échanges au sein des équipes et en favorisant la transparence.