Digital RH : nos solutions dématérialisation de RH

Tout savoir sur la dématérialisation RH

Le digital RH représente une réelle opportunité pour les entreprises : réduction de coût, optimisation de la productivité et des processus RH, gain d’autonomie pour vos collaborateurs, meilleure traçabilité, renforcement de la sécurité, … 

formulaire poplee administration
Démandez une démo de nos outils digital RH pour votre dématérialisation RH

La dématérialisation des processus et documents RH est une évolution indispensable pour votre service RH !

Quel logiciel choisir pour sa digitalisation RH ?

A l’ère de la transformation numérique, le digital RH devient une réponse clé aux enjeux d’optimisation de la gestion RH. En permettant d’automatiser de nombreux processus RH et de dématérialiser les principaux documents RH, le digital RH révolutionne la fonction RH.
logo sage
Sage Espace Employés
#dématérialisation des fiches de paie #dématérialisation documents RH #logiciel de gestion des congés
Sage Dématérialisation
#dématérialisation documents RH
Poplee Entretiens
#gestion des entretiens annuels #gestion des talents
Poplee Socle RH
#gestion du personnel #onboarding
Figgo
#cloud #logiciel de gestion des congés
Pagga Bulletin de paie
#dématérialisation #fiches de paie
Cleemy Notes de frais
#dématérialisation des notes de frais
Précédent
Suivant

Les principales fonctionnalités de nos solutions digital RH

Votre dématérialisation RH à portée de main

DONNEES RH

Dématérialisation des documents RH

Dématérialisation des dossiers du personnels, dématérialisation des fiches de paie, notes de frais électronique, retrouvez l’ensemble des données du collaborateur dans un espace et une base de données uniques
LOGICIEL DE REPORTING RH

Digitalisation des processus RH

Automatisation des process comme la gestion des congés et mises à jour pour ce qui concerne par exemple les données personnelles des collaborateurs
ged documents rh

Gestion électronique des documents RH

Disposez de coffre-fort électronique pour chacun de vos collaborateurs et une bibliothèque de documents RH en ligne

Les avantages de nos logiciels digital RH

processus rh dematerialises

Traçabilité et sécurité renforcée pour vos PROCESSUS RH DEMATERIALISES

SERVICE RH

Optimisation des budgets RH et de la productivité de votre SERVICE RH

experience collaborateur

Amélioration de l’EXPERIENCE COLLABORATEUR

Digital RH - Tout savoir

Qu'est-ce que le digital RH ?

La digitalisation en RH consiste à utiliser des instruments technologiques pour automatiser et simplifier les processus de gestion des ressources humaines. Elle permet de centraliser les données relatives aux salariés, de faciliter la communication entre les différents services RH et de réduire les tâches administratives.

La numérisation en RH peut concerner plusieurs aspects, tels que le recrutement, l’onboarding, la gestion des compétences, la formation, la paie, la gestion des temps et des absences, etc. Elle peut également inclure l’utilisation de logiciels de gestion des talents, de plateformes de formation en ligne, d’instruments de communication interne, de chatbots, de solutions de signature électronique, etc.

Les avantages sont nombreux. Elle permet de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines, d’améliorer l’efficacité et la productivité des processus RH, de mieux suivre et analyser les données relatives aux salariés, de renforcer la collaboration entre les différents services RH et de favoriser l’expérience salarié au travail. Elle peut également contribuer à améliorer la marque employeur de l’entreprise en offrant des instruments modernes et attractifs aux salariés.

Cependant, elle doit être mise en place de manière réfléchie et en concertation avec les différents acteurs de l’entreprise. Il est important de prendre en compte les besoins et les spécificités de chaque service et de chaque salarié, de former les utilisateurs aux nouveaux  et de prévoir des solutions de secours en cas de panne ou de dysfonctionnement.

 

Quels sont les impacts du digital RH sur la fonction RH ?

Le digital RH est une palette de solutions paie et RH basées sur les nouvelles technologies et ayant pour but d’aider les départements RH à mieux gérer leurs ressources humaines.

Le collaborateur est ainsi mis au centre de l’organisation pour lui offrir une expérience fluide et unifiée. Le SIRH permet de lui donner plus d’autonomie et de pouvoir accéder à ses renseignements à tout moment. Demande de congés en ligne, modifications des renseignements dans son dossier collaborateur, accès à son historique d’entretiens individuels, fiche de paie en ligne … le logiciel de gestion RH facilite la circulation de l’information.

Au-delà du collaborateur, ce sont les DRH qui voient leurs missions évoluer. L’ensemble des processus RH est automatisé et digitalisé afin de gagner du temps et de réduire les risques d’erreur. La digitalisation de la paie en est un exemple probant. Les services RH peuvent ainsi se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

 

Quels sont les avantages de la digitalisation RH ?

La digitalisation des ressources humaines offre un éventail de bénéfices essentiels pour les entreprises. Voici les principaux bénéfices associés à la transformation numérique et digitale de la fonction RH :

Optimisation de la Productivité : En automatisant les tâches répétitives et en réduisant les activités administratives, les professionnels RH peuvent se consacrer à des missions à forte valeur ajoutée, améliorant ainsi leur efficacité.

Facilitation de la Collaboration : Les instruments numériques RH simplifient la collaboration entre les membres de l’équipe, même à distance, en offrant un accès rapide et facile aux données, encourageant ainsi les échanges en temps réel.

Fiabilité Accrue des Processus : La transformation numérique permet de minimiser les erreurs et les incohérences dans les opérations RH en utilisant des systèmes informatiques pour traiter les données, garantissant ainsi une plus grande précision et fiabilité.

Amélioration de l’Expérience Employé : Cela facilite l’accès aux données essentielles et réduit les délais de traitement, augmentant ainsi la satisfaction des employés.

Développement Personnalisé des Employés : Grâce à la collecte et à l’analyse de données RH, les entreprises peuvent mieux comprendre les besoins de leurs employés, leur permettant ainsi de concevoir des programmes de formation et de développement de carrière adaptés à chaque individu.

Renforcement de la Notoriété de l’Entreprise : La mise en œuvre d’une telle stratégie peut rehausser la réputation de l’entreprise, attirant l’attention des candidats potentiels à la recherche d’employeurs progressistes et innovants.

Y’a-t-il des difficultés et des risques lié à la digitalisation des RH ?

La transformation digitale des ressources humaines comporte certaines difficultés et risques auxquels les entreprises peuvent être confrontées. Parmi les défis courants figurent :

Résistance au Changement : Les employés peuvent être réticents à l’adoption de nouveaux instruments ou à la modification de leurs méthodes de travail habituelles, ce qui peut entraver le processus de numérisation. 

Complexité de l’outil numérique : Les solutions numériques peuvent être complexes, notamment pour les employés peu familiers avec la technologie. Cette complexité peut affecter la productivité des équipes.

Gestion des Données : La gestion de grandes quantités de données peut être délicate, surtout en ce qui concerne la confidentialité et la sécurité des renseignements sensibles. La protection adéquate de ces données est cruciale pour éviter tout risque de violation de la vie privée.

Formation des Équipes : L’introduction d’un nouvel outil numérique et de nouveaux processus nécessite souvent des formations spécifiques pour les équipes RH, ce qui peut être chronophage et engendrer des coûts supplémentaires pour l’entreprise.

Bien sûr, il existe toutefois des solutions !

Pour relever ces différents défis, la communication et la formation jouent un rôle essentiel.

Impliquer activement les employés dans le processus de changement, en les informant clairement des bénéfices à long terme de la digitalisation, peut aider à surmonter leur résistance initiale.

De plus,  garantir des normes de sécurité strictes sont des étapes cruciales. L’investissement dans la formation et la sensibilisation aux bonnes pratiques de sécurité peut également réduire les risques liés à la confidentialité des données.

 

Quels sont les impacts de la digitalisation des RH sur les employés ?

La transformation digitale des RH peut avoir plusieurs impacts sur les employés, tels que :

  • Accès plus facile aux renseignements et aux instruments RH, ce qui favorise l’autonomie et l’auto-service.
  • Amélioration de l’expérience employé grâce à des processus simplifiés et des réponses rapides aux demandes. Cela joue ainsi sur l’amélioration du bien-être au travail. 
  • Possibilité de suivre et de gérer sa formation de manière plus proactive.
  • Meilleure communication interne et collaboration grâce à des instruments numériques.
  • Réduction du temps consacré aux tâches administratives, permettant aux employés de se concentrer davantage sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Quels sont les principaux logiciels pour la digitalisation RH ?

Dans l’ère du numérique, le recours à un SIRH efficace devient essentiel pour toute entreprise souhaitant optimiser sa gestion des ressources humaines. Voici une sélection de logiciels clés qui représentent les meilleures solutions pour la digitalisation RH :

Sage Espace Employé : Ce système offre un accès centralisé aux informations RH, facilitant la gestion des données des employés et la consultation des bulletins de paie dématérialisés.

Sage Dématérialisation : Ce logiciel aide à transformer la gestion documentaire RH, en permettant la numérisation et le stockage sécurisé des documents essentiels pour une gestion sans papier conforme aux normes.

Poplee Entretiens : Idéal pour gérer les entretiens d’évaluation, ce logiciel facilite la préparation, le suivi et l’analyse des feedbacks, essentiel pour un SIRH orienté vers la performance.

Poplee Socle RH : Ce logiciel fournit une base robuste pour la gestion administrative du personnel, centralisant les données et optimisant les processus administratifs RH.

Timmi Absences : Spécialisé dans la gestion des congés et absences, Timmi propose un système intuitif pour la gestion et le suivi des demandes de congés, contribuant à un SIRH plus fluide et transparent.

Pagga Bulletin de Paie : Pagga facilite la dématérialisation des bulletins de paie, offrant un accès en ligne sécurisé pour les employés et une intégration aisée avec d’autres systèmes de gestion RH.

Cleemy Notes de Frais : Ce logiciel se concentre sur la gestion numérique des notes de frais, simplifiant la soumission, l’approbation et le remboursement des dépenses professionnelles, un aspect crucial d’un SIRH complet.

Ces solutions représentent une gamme étendue d’outils indispensables pour moderniser et optimiser la gestion des ressources humaines dans votre entreprise.

Pourquoi dématérialiser ces documents RH ?

Cette transformation digitale présente trois catégories de bénéfices indéniables.

Premièrement, du point de vue organisationnel, la dématérialisation des ressources humaines offre une traçabilité renforcée des documents, facilite l’accessibilité aux renseignements RH, automatise les processus pour augmenter la productivité, permet une collecte et une analyse de données plus simples pour des décisions RH éclairées, et simplifie et harmonise l’ensemble des processus RH.

Deuxièmement, d’un point de vue financier, l’utilisation d’instruments numériques RH engendre des économies significatives. En ayant une stratégie sans papier, les coûts liés à l’approvisionnement, au stockage, à l’affranchissement et à l’archivage diminuent considérablement.

Enfin, du côté de la satisfaction des collaborateurs, la dématérialisation offre une plus grande autonomie et transparence. Elle crée une expérience unifiée pour les collaborateurs grâce à des outils RH ergonomiques, renforçant ainsi leur satisfaction et leur engagement au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, l’utilisation de divers instruments de reporting simplifie la collecte et l’analyse des données, ce qui optimise la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ainsi que le processus de recrutement de nouveaux talents.

 

Quelles sont les composantes de la digitalisation RH ?

Les composantes de la digitalisation RH peuvent varier selon les entreprises, mais voici quelques exemples courants :

Le recrutement : Cela peut faciliter le recrutement en utilisant des plateformes de recrutement en ligne, en publiant des offres d’emploi sur les réseaux sociaux ou en utilisant des outils d’évaluation des candidats.

L’onboarding : Cela peut faciliter l’onboarding en utilisant des logiciels d’onboarding pour automatiser les tâches administratives et pour fournir des informations aux nouveaux employés.

La gestion des compétences : notamment en utilisant des instruments de suivi des compétences et de planification de la formation.

La gestion de la paie et des avantages sociaux : notamment en utilisant des logiciels de gestion de la paie, des outils d’analyse des avantages sociaux et des portails salariés.

La gestion des absences et des congés : notamment en utilisant des instruments de suivi des absences, des demandes de congé en ligne et des portails salariés.

La gestion des performances : notamment en utilisant des instruments de suivi des objectifs et des résultats, ainsi que des instruments de feedback en temps réel.

La communication interne : Cela peut faciliter la communication interne en utilisant des instruments de messagerie instantanée, des réseaux sociaux d’entreprise et de partage de documents en ligne.

La formation : Cela  peut faciliter la formation en utilisant des plateformes de formation en ligne, des outils d’apprentissage en ligne et de suivi de la formation.

Quels sont les outils de la digitalisation RH ?

Il existe de nombreux outils de digitalisation RH disponibles sur le marché, certains plus spécialisés que d’autres. Voici une liste non exhaustive des outils les plus couramment utilisés :

Les logiciels de gestion des talents : ils  permettent de gérer les processus de recrutement, de formation, d’évaluation et de planification de carrière.

Les systèmes de gestion des ressources humaines (HRIS) : ils  centralisent toutes les informations relatives aux salariés, y compris les données de paie, les avantages sociaux, les absences et les congés.

Les logiciels de paie : ces instruments automatisent les processus de paie, de déclaration sociale et de suivi des avantages sociaux.

Les portails salariés : ils permettent de gérer leurs informations personnelles, leurs absences et leurs congés, ainsi que d’accéder à des formations en ligne.

Les outils de recrutement en ligne : ils  permettent de publier des offres d’emploi, de gérer les candidatures et de filtrer les candidats en utilisant des algorithmes.

Les outils d’évaluation des compétences : ils permettent de mesurer les compétences des salariés et de planifier la formation en conséquence.

Les outils de communication interne : ils permettent de communiquer avec les salariés, de partager des informations, des documents et de travailler en équipe.

Les outils d’analyse de données RH : ils permettent d’analyser les données relatives aux salariés, telles que les performances, les absences, les congés, les coûts salariaux, etc.

Comment mettre en place la digitalisation des RH dans mon organisation ?

Pour mettre en place la transformation digitale des RH, il est recommandé de suivre les étapes suivantes :

  • Évaluer les besoins de votre organisation et identifier les domaines RH qui pourraient en bénéficier.
  • Effectuer une recherche sur les outils disponibles sur le marché et choisir ceux qui répondent le mieux à vos besoins.
  • Mettre en place un plan de mise en œuvre, y compris la formation des employés et la gestion du changement.
  • Intégrer progressivement les outils de numérisation dans vos processus existants.
  • Effectuer des tests et des ajustements pour vous assurer que les outils fonctionnent correctement et répondent à vos attentes.
  • Communiquer régulièrement avec les employés sur les avantages et les changements liés à la digitalisation des RH.
  • Suivre les performances des outils et les résultats obtenus pour apporter les améliorations nécessaires.

Il est recommandé d’impliquer les parties prenantes, tels que les RH, les managers et les employés, tout au long du processus de mise en œuvre pour assurer une transition réussie

Comment la digitalisation des RH peut-elle améliorer l'expérience candidat ?

La digitalisation des RH peut améliorer l’expérience candidat de plusieurs façons, notamment :

  • Facilité d’accès aux offres d’emploi en ligne et possibilité de postuler facilement.
  • Communication plus rapide avec les candidats grâce à des outils de messagerie et de suivi des candidatures en ligne.
  • Processus de recrutement plus rapide et plus efficace grâce à l’automatisation des étapes telles que la présélection des CV et la planification des entretiens.
  • Possibilité pour les candidats de fournir leurs informations et documents en ligne, simplifiant ainsi le processus de candidature.
  • Expérience de recrutement plus transparente grâce à la possibilité de suivre l’état de sa candidature en temps réel.

Quel est l’avenir de la fonction RH avec la mise en place du digital RH ?

Avec l’avènement du digital RH, la fonction des ressources humaines entre dans une ère de transformation majeure. Les progrès technologiques continus transforment radicalement les pratiques traditionnelles en automatisant les tâches administratives répétitives et chronophages. Cette automatisation libère un temps précieux pour RH et DRH, leur permettant de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse approfondie des données RH, la gestion stratégique des talents et l’amélioration de l’expérience employé.

L’utilisation de l’intelligence artificielle et de l’analyse de données en temps réel offre aux entreprises la possibilité d’anticiper les tendances du marché du travail, d’optimiser les processus de recrutement et de mettre en place des programmes de développement des compétences plus ciblés. La digitalisation renforce également la communication interne en facilitant les échanges au sein des équipes et en favorisant la transparence.

 

Nos conseils pour devenir un digital RH

7 tendances RH 2024 à ne pas louper !

Sage France et Docaposte : La Place Digitale

Comment digitaliser les dossiers du personnel ?

Quel rôle pour la DRH à l’horizon 2025 ?

Tout savoir sur l’automatisation de la gestion des RH

Vous avez un projet de dématérialisation RH, contactez-nous !

Renseignez vos coordonnées