La gestion de paie est une activité répétitive dont la moindre erreur peut entraîner de lourdes répercussions sur une entreprise. Généralement pris en charge par les responsables de la paie, ces derniers doivent s’assurer que chaque salarié reçoit ce qu’il mérite à la fin de chaque mois. Pour remédier aux éventuelles erreurs, la majorité des entreprises optent désormais pour des solutions de gestion de la paie en ligne. En 2017, les logiciels en tant que service (SaaS) représentaient 15 % du marché mondial des logiciels et valaient environ 1,937 milliard d’euros. En 2021, ce secteur représentera 24 % – soit près de 3,528 milliards d’euros – de ce même marché.
Table des matières
Pourquoi choisir une paie en ligne
Le logiciel de paie en ligne est un excellent choix pour de nombreuses entreprises. Il est facile à utiliser, rentable et vous permet de vous concentrer sur les compétences essentielles de votre entreprise.
Voici quelques avantages à choisir un fournisseur de services de paie en ligne :
La paie en ligne est l’avenir. Les entreprises s’orientent rapidement vers des systèmes automatisés qui leur permettent de gagner du temps et de l’argent tout en améliorant leur efficacité. Avec une solution de paie en ligne, tout le monde dans votre organisation peut être sur la même longueur d’onde et vous n’aurez pas à vous inquiéter d’être pris au dépourvu par de nouvelles exigences ou réglementations du gouvernement.
La paie en ligne est facile à utiliser. Au lieu de passer des heures à essayer de comprendre le fonctionnement d’un système traditionnel, avec une plateforme en ligne, toutes ces informations seront disponibles du bout des doigts grâce à des interfaces intuitives qui ne nécessitent aucune formation (voire aucune). Si vous avez besoin d’aide pour configurer certaines fonctions avancées, comme les taux d’imposition ou les déductions pour certains employés, il y aura toujours d’autres utilisateurs qui pourront vous aider par l’intermédiaire de forums ou de canaux d’assistance par courriel – il n’y a donc pas vraiment de courbe d’apprentissage ici non plus !
La paie en ligne, qu’est-ce que c’est ?
Le logiciel de paie en ligne est une application qui vous permet de gérer le salaire de vos employés et de voir les données de chacun d’entre eux. Vous pouvez également effectuer des opérations de saisie de données grâce à une connexion via Internet.
Par exemple, si vous utilisez la plateforme en ligne, vous pourrez ajouter de nouveaux employés ou modifier ceux qui existent déjà en temps réel, de sorte que toutes les données relatives aux salaires sont mises à jour automatiquement après l’enregistrement des modifications. En outre, avec ce type de logiciel, il n’y a pas de problèmes liés à la maintenance et à l’adaptation à la législation (car tout est fait par des professionnels).
Paie en ligne et paie « on premise » : quelles différences ?
Mise en œuvre et accès : Dans un environnement de paie SaaS, l’utilisateur doit saisir ses informations personnelles sur le site web de son employeur avant d’accéder au logiciel. Ces informations sont ensuite transmises à l’éditeur qui lui crée un compte utilisateur. Dans un environnement sur site, les utilisateurs peuvent accéder à leur programme de paie via n’importe quel ordinateur connecté à leur réseau. Cela demande moins de temps et d’efforts de la part des employés et des administrateurs.
Coût et budget : Une solution SaaS nécessite peu d’investissement financier avec des frais mensuels allant de 50 à 200 €, tandis qu’une solution sur site nécessite des coûts d’investissement initiaux selon que vous choisissez d’acheter ou de louer votre système et des frais de maintenance continue allant de 500 à 2000 € par an (selon la fréquence à laquelle vous souhaitez des mises à jour).
Maintenance et assistance : Étant donné que les solutions SaaS sont maintenues à distance par des éditeurs à tout moment, les entreprises n’ont pas besoin de membres du personnel informatique capables de résoudre les problèmes techniques qui surviennent de temps en temps lors de l’utilisation de ces systèmes ; au lieu de cela, elles s’appuient sur des professionnels formés qui travaillent strictement à distance afin de résoudre rapidement tout problème sans qu’ils n’interrompent les opérations commerciales normales telles que le traitement des salaires par exemple.
Les avantages de la paie en ligne
La paie en ligne est la dernière innovation technologique qui vous permet de gérer le salaire de vos employés et de calculer leurs cotisations en temps réel. Elle comprend également une solution complète pour l’établissement des déclarations sociales, qui peuvent être transmises par voie électronique à la Sécurité sociale (URSSAF). Les avantages de la paie en ligne sont nombreux :
- Mobilité : possibilité de se connecter partout avec une simple connexion wifi & ordinateur.
- Simplicité : interface en ligne intuitive et efficace. Edition rapide des différents documents (bulletins de paie)
- Conformité : mise à jour automatique des solutions de paie , documents fiables, centralisation des données et des outils et l'accompagnement par des experts métiers.
Notre sélection de logiciels de paie en ligne
La gestion de la paie en ligne peut s’avérer être un réel casse-tête et une perte de temps considérable pour votre entreprise. La création des bulletins de salaire, réaliser les déclarations sociales ou de suivre les dernières évolutions juridiques. Heureusement, Apogea est là pour vous accompagner dans votre choix, et nous vous proposons une sélection de 7 logiciels de paie en ligne les mieux classés, facile à prendre en main sur le marché.
Sage Busines Cloud Paie by Sage, le logiciel de paie référent des PME
Sage Business Cloud Paie est une solution 100% cloud. Vous pouvez être assuré que toutes vos données de paie sont protégées et traitées en temps réel, vous offrant ainsi une paie cohérente à chaque fois.
Le logiciel vous donne la possibilité de créer facilement des fiches de paie pour chaque employé en quelques clics, leur permettant de voir exactement ce qu’ils seront payés tout au long du mois. Sage Business Cloud Paie vous permet également de créer des factures pour les taxes et les cotisations de sécurité sociale qui sont automatiquement déduites des salaires de vos employés à la fin de chaque mois.
Silae, logiciel de paie innovant
Silae est une solution complète d’édition des bulletins de paie et de gestion de la paie, avec une mise à jour en temps réel des évolutions légales et réglementaires. Avec la centralisation des activités RH : congés payés, onboarding, demande de TT en quelques clics, vous pouvez déléguer votre paie à Silae.
Mise à jour en temps réel : les évolutions légales et réglementaires sont automatiquement intégrées dans le logiciel. Cela permet aux entreprises d’être à jour sur le salaire de leurs employés et autres données sensibles.
PayFit, solution de paie en ligne
PayFit est un système de gestion des ressources humaines et des salaires qui couvre presque tous les aspects de la gestion des ressources humaines.
Le logiciel est très utilisé par les petites et moyennes entreprises (PME) car il offre toutes les fonctions de base attendues d’un système RH : préparation de la paie, génération des salaires, paiement des salariés, gestion des congés, gestion des absences, notes de frais PayFit s’occupe de tout pour simplifier le quotidien de votre gestionnaire de paie. Cet outil vous permettra également de : gérer les déclarations sociales des salariés, superviser les demandes de congés et absences, contrôler et gérer les charges salariales, accéder à n organigramme de l’ensemble du personnel, centraliser les notes de frais et générer les différents contrats de travail en seulement quelques clics.
ADP Pégase, gestion de la paie en ligne sécurisée
ADP Pégase est l’un des fournisseurs de logiciels de paie les plus populaires aux États-Unis. Son service de paie en ligne peut répondre aux besoins des entreprises comptant jusqu’à 49 employés, et il offre une grande variété de fonctionnalités.
Sa solution de paie en ligne prend également en charge les déclarations fiscales (déclaration électronique), ce qui est de plus en plus important lorsqu’on traite avec des organismes gouvernementaux et d’autres tiers comme les banques ou les sociétés de services publics. La solution de paie ADP Pégase permet : une paie automatisée dans le Cloud 100% en ligne, une gestion de la paie et des RH au sein d’un même logiciel, une mise à jour fréquentes pour garantie une conformité légales et règlementaires et une réactivité des équipes commerciales.
Eurecia, le logiciel de paie pour les PME
Avec Eurecia, gagnez du temps sur la gestion de votre service RH. Eurecia vous propose un logiciel RH complet permettant de simplifier la gestion des processus RH et d’améliorer la qualité de vie au travail. Vous allez pouvoir construire votre logiciel RH à la carte qui comprend : un portail intuitif RH, un suivi des congés et absences, gestion des notes de frais, suivi des plannings et du temps de travail par salariés…. L’ensemble de ces actions favorisera la montée en compétences des salariés, la multiplication de formations métiers et d’augmenter les recrutements. Ce logiciel possède de nombreux avantages : un SIRH à la carte et évolutif, une solution RH accessible et collaborative et un logiciel RH fiable et sécurisé.
EBP paie, le logiciel de paie conçu pour les PME
EBP propose deux types de solution de paie : la solution accompagnée et la solution autonome. La seule différence porte sur l’accompagnement lors de la prise en charge du logiciel (ex pour le paramétrage) et sur l’assistance en cas de problème technique. Par ailleurs, dans la solution autonome, des fonctionnalités supplémentaires sont comprises dont la gestion multi-établissement et le traitement en masse. Le logiciel permet également une télédéclaration direct des déclarations sociales (DSN, DPAE,…) ainsi que la mise à disposition de documents légaux. De ce fait le logiciel EBP paie est très complet et assez intuitif lors de la première prise en main de l’outil, néanmoins les équipes commerciales restent à vote disposition en cas de problème techniques.
Nibelis, le logiciel en ligne de paie et SIRH
Le logiciel en ligne Nibelis est une solution de paie en ligne 100% Cloud avec une mise à jour en temps de touts les évolutions réglementaires pour le calcul automatique des bulletins de paie. Dans le logiciel de paie, vous retrouverez 15 modules RH innovants à la carte répondant aux enjeux suivants : dématérialisation, édition de rapports, pilotage budgétaire et décisionnel, décentralisation des processus RH et bien plus encore. Grâce au logiciel en ligne Nibelis, vous gagnez en productivité, grâce l’optimisation des couts maitrisés, en fiabilité, via l’intégration automatique des évolutions légales mises à jour régulièrement, et en efficacité, avec un SIRH complet, modulable et simple d’utilisation.
Paie en ligne et dématérialisation des bulletins
La dématérialisation des bulletins de paie est un incontournable pour toutes les entreprises qui souhaitent se mettre en conformité avec la loi et réduire leurs coûts administratifs.
En plus d’être plus sûre que les documents papier, la dématérialisation vous permet de gagner beaucoup de temps en termes d’impression et de stockage. Cela permet à votre entreprise de faire des économies, car elle réduit le besoin de personnel supplémentaire et d’espace de bureau. De plus, le logiciel de paie en ligne envoie automatiquement ces documents par e-mail ou par serveur FTP, ce qui évite toute manipulation ou distribution manuelle.
La dématérialisation de la paie en ligne : une obligation ?
La dématérialisation n’est pas une obligation, mais fortement recommandée ! De plus en plus d’entreprises optent pour cette méthode car elle permet de réduire leur consommation de papier.
Pour bénéficier de cette option, vous devez informer vos salariés au moins 1 mois à l’avance (ils peuvent refuser). S’ils acceptent la dématérialisation des bulletins de paie : l’entreprise doit envoyer un seul bulletin de paie électronique contenant toutes les informations figurant sur les bulletins papier (à savoir le montant payé et les retenues effectuées). En cas de refus des salariés, les entreprises sont tenues de continuer à émettre des bulletins de paie papier pendant 3 mois après l’entrée en vigueur de cette obligation.
Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie
La dématérialisation des bulletins de paie présente de nombreux avantages pour les entreprises :
- Optimisation des coûts : C'est une solution très rentable car les bulletins de paie sont disponibles en ligne sans qu'il soit nécessaire de les imprimer ou de les poster/réduction des frais de papier et d'affranchissement.
- Élimination des tâches qui prennent du temps : Permet de gagner du temps de travail !
- C'est une solution écologique car elle réduit la consommation d'écran et de papier en vous permettant de supprimer tous les documents imprimés (par exemple, le bulletin de salaire de l'employé n'est plus envoyé par la poste).
- Une plus grande transparence entre les salariés et leurs responsables en améliorant la communication entre le service DRH et les salariés.
Le temps gagné par la dématérialisation permet aux équipes RH d’être plus disponibles pour les salariés. L’entreprise conserve ses documents dans un coffre-fort électronique, ce qui signifie que toutes les informations relatives aux antécédents professionnels des salariés sont stockées électroniquement au lieu d’être réparties dans divers documents papier. Investissez dans le capital humain en dématérialisant votre système de paie !
La dématérialisation des bulletins de paie : les précautions à prendre
La dématérialisation des fiches de paie est un changement établi par la loi. Elle consiste à remplacer les documents papier par des documents numériques. Ces derniers n’ont aucune valeur juridique et doivent être conservés pendant au moins 50 ans s’ils concernent des salariés de moins de 18 ans, ou jusqu’au 75e anniversaire du salarié s’ils concernent des personnes morales ou d’autres personnes physiques (y compris les entrepreneurs indépendants).
L’hébergement de ces documents dans un espace numérique sécurisé est obligatoire et lié au compte personnel d’activité (CPA), qui est essentiellement une plateforme en ligne permettant de consulter ses cotisations de pension d’État et d’autres informations relatives aux prestations de sécurité sociale.
Pour conclure, la paie en ligne est une solution qui présente de nombreux avantages et constitue un investissement intéressant pour les entreprises. Toutefois, ce type de logiciel ne convient pas à tout le monde. Avant d’opter pour une solution de paie en ligne, il est important de prendre en compte ses coûts et ses avantages par rapport aux besoins de votre entreprise. Pour ce faire, il est préférable de contacter un expert qui pourra vous guider tout au long du processus.
