Dématérialisation des fiches de paie
A l’ère du numérique, les processus RH se transforment. 60% des DRH considèrent que le digital est la réponse clé pour fournir aux collaborateurs et managers des services RH de qualité. La dématérialisation des fiches de paie va dans ce sens !
Comment dématérialiser vos fiches de paie ?
Choisissez un logicel de dématérialisation des fiches de pour :
- Distribuer électroniquement vos fiches de paie
- Bénéficier d'un coffre-fort numérique sécurisé pour archiver vos bulletins de paie
- Notifier automatiquement vos salariés par email dès réception d'une nouvelle fiche de paie
- Avoir des fiches de paie dématérialisées en conformité légale avec les mentions obligatoires du bulletin de salaire
- Bénéficer d'un archivage électronique ayant la même valeur que la fiche de paie paier
Quel logiciel de dématérialisation des fiches de paie choisir ?
Les évolutions légales et technologiques vous permettent de moderniser vos procédures RH pour simplifier les tâches administratives récurrentes liées à la distribution des fiches de paie et offrir à vos collaborateurs un logiciel de paie en ligne adapté à leurs attentes : simplicité et accessibilité.
- Une gestion des congés et des absences adaptée à votre structure
- Une vraie souplesse d'utilisation
- Un planning des congés en temps réel et partagé
- Une paie prête dans les délais
- Production des paies simplifiées
- Conformité réglementaire garantie
- Déclarations sociales et DSN
- Logiciel de paie en ligne 100% cloud
- Données de paie sécurisées
- Production des paies justes
- Capacité de traitement de la paie puissante jusqu'à des milliers de fiches de paie
- Déclarations sociales
- Modules RH
- Dématérialisation RH
- Reportings RH
- Dématérialisation de vos bulletins de paie
- Dématérialisation de vos documents RH
- GED
- E-signature
- Coffre fort électronique
Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de dématérialisation des fiches de paie ?
Transformez votre processus de paie en digitalisant simplement vos fiches de paie
Distribution électronique des fiches de paie
Consultation en ligne des fiches de paie
Archivage électronique des fiches de paie
Connexion avec votre logiciel de paie
Les avantages de nos logiciels de dématérialisation des fiches de paie
10 minutes pour distribuer des FICHES DE PAIE ÉLECTRONIQUES
70% d’économie sur les coûts de gestion liés à la CRÉATION DE FICHE DE PAIE
50 ans d’archivage pour vos FICHES DE PAIE EN LIGNE
Dématérialisation fiche de paie - FAQ
Qu'est-ce que la dématérialisation des fiches de paie ?
La dématérialisation du bulletin de paie est considérée comme la version électronique du bulletin classique en version papier. Depuis 2009, les entreprises peuvent émettre le bulletin de salaire de façon électronique. Les salariés ont la possibilité de refuser et recevoir leur fiche de salaire en version papier par courrier postal. Cependant, depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation du bulletin de paie est devenue la norme dans les entreprises. Réduisant considérablement les coûts de traitement mais aussi diminuant le temps consacré à la réalisation de cette tâche, la dématérialisation des fiches de paie se présente comme un réel atout pour le responsable de la paie.
Concernant l’archivage de la fiche de paie électronique, l’employeur doit proposer un coffre-fort numérique à ses salariés. Ce coffre-fort doit garantir l’accessibilité à l’ensemble des bulletins de salaire pendant une durée de 50 ou 75 ans.
Légalement, où en sommes-nous pour établir des fiches de paie en ligne ?
La fiche de paie en ligne (c’est à dire le bulletin de salaire électronique) a la même valeur juridique que la fiche de paie traditionnelle papier.
Les évolutions juridiques ont encouragé la transformation digitale des servies RH et l’adoption de logiciel de paie en ligne.
En 2008, la loi de modernisation économique (LME) lance la dynamique en encourageant la dématérialisation des flux économiques avec la facturation. Un an plus tard, la dématérialisation des fiches de paie est autorisée sous condition d’avoir demandé l’accord du salarié. Désormais, depuis 2016, la loi travail a permis d’accélérer l’édition de fiche de paie en ligne en donnant le droit à l’employeur de dématérialiser ses bulletins de salaires dans demander l’autorisation à ses salariés.
En revanche, l’employeur doit proposer un droit d’opposition explicite à ses salariés. Un salarié doit pouvoir retrouver l’ensemble de ses fiches de paie afin de calculer ses droits à la retraite ou encore pour connaître le montant de ses indemnités d’assurance chômage le cas échéant. Stocker des fiches de paie au format papier demande de l’espace et ne permet pas toujours de conserver les bulletins de salaire dans les meilleures conditions (détérioration en cas d’incendie, d’inondation).
Avec un logiciel de paie en ligne, vous offrez à vos collaborateurs un coffre-fort électronique sécurisé où sont conservées ses fiches de paie en ligne pendant 50 ans. Le salarié peut ainsi accéder à ses fiches de paie en ligne en quelques clics et ce 24h/24 et 7J/7 peu importe où il se trouve. Il s’agit d’un logiciel complémentaire à votre logiciel gestion RH qui améliorera l’expérience collaborateur.
Pour votre entreprise, créer des fiches de paie en ligne est synonyme de diminution des coûts de gestion RH. En effet, pour votre service RH, l’établissement de fiche de paie électronique permet de :
- réduire les coûts papier,
- diminuer les coûts d’impression et d’affranchissement,
- gagner du temps pour vos gestionnaires de paie par l’envoi électronique des fiches de paie,
- libérer de l’espace de stockage.
La dématérialisation des fiches de paie, c’est la simplification de votre gestion RH avec des solutions paie et RH adaptées qui digitalisent vos processus.
Quelles sont les obligations de l'employeur par rapport à ce bulletin de paye dématérialisé ?
L’employeur a plusieurs obligations légales en matière de bulletin de paie dématérialisé :
Informer les salariés : Avant de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie, l’employeur doit informer ses salariés par écrit de cette possibilité. Il doit également obtenir leur accord, soit par voie de convention collective, soit par accord individuel écrit.
Garantir l’accès au bulletin de paie : L’employeur doit s’assurer que chaque salarié dispose d’un accès personnel et sécurisé à son bulletin de paie dématérialisé, à tout moment et sans frais.
Assurer l’intégrité et la confidentialité du bulletin de paie : L’employeur doit garantir l’intégrité et la confidentialité des bulletins de paie dématérialisés, en mettant en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles des salariés.
Respecter les délais de transmission : L’employeur doit respecter les délais de transmission des bulletins de paie dématérialisés, en veillant à ce que chaque salarié reçoive son bulletin de paie dans les délais légaux.
Fournir un bulletin de paie conforme : Le bulletin de paie dématérialisé doit être conforme aux exigences légales en matière de contenu et de présentation, notamment en ce qui concerne les mentions obligatoires, les cotisations sociales et les contributions fiscales.
Archiver les bulletins de paie : L’employeur doit conserver les bulletins de paie dématérialisés pendant une durée de 50 ans, en veillant à ce qu’ils soient accessibles en cas de contrôle.
Pourquoi utiliser un logiciel de paie pour dématérialiser les fiches de paie ?
Avec un logiciel de paie en ligne, vous offrez à vos collaborateurs un coffre-fort électronique sécurisé où sont conservées ses fiches de paie en ligne pendant 50 ans. Le salarié peut ainsi accéder à ses fiches de paie en ligne en quelques clics et ce 24h/24 et 7J/7 peu importe où il se trouve. Il s’agit d’un logiciel complémentaire à votre logiciel gestion RH qui améliorera l’expérience collaborateur.
Pour votre entreprise, créer des fiches de paie en ligne est synonyme de diminution des coûts de gestion RH. En effet, pour votre service RH, l’établissement de fiche de paie électronique permet de :
- réduire les coûts papier,
- diminuer les coûts d’impression et d’affranchissement,
- gagner du temps pour vos gestionnaires de paie par l’envoi électronique des fiches de paie,
- libérer de l’espace de stockage.
La dématérialisation des fiches de paie, c’est la simplification de votre gestion RH avec des solutions paie et RH adaptées qui digitalisent vos processus.
Quel logiciel pour gérer la dématérialisation de vos fiches de paie ?
Il existe plusieurs logiciels sur le marché pour gérer la dématérialisation des fiches de paie. Voici quelques exemples :
Sage Business Cloud Paie : Ce logiciel permet la dématérialisation des bulletins de paie et la mise en place d’un espace de stockage sécurisé pour les salariés. Il est également conforme aux exigences légales en matière de bulletin de paie dématérialisé.
Silae : Ce logiciel de paie propose une fonctionnalité de dématérialisation des fiches de paie, avec un accès en ligne pour les salariés. Il permet également la mise en place de signatures électroniques pour valider les bulletins de paie.
- Lucca avec sa solution Pagga : Ce logiciel de gestion des ressources humaines propose une fonctionnalité de dématérialisation des fiches de paie, avec un accès en ligne pour les salariés. Il permet également la gestion des temps de travail et des congés payés.
En somme, il est important de bien comparer les différentes solutions disponibles sur le marché en fonction de ses besoins et de son budget pour trouver le logiciel le plus adapté à la gestion de la dématérialisation des fiches de paie.
Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé ?
Le bulletin de paie dématérialisé présente plusieurs avantages, notamment :
Économie de temps et d’argent : La dématérialisation du bulletin de paie permet de réduire les coûts liés à l’impression, à l’envoi et à l’archivage des bulletins de paie. Elle permet également de gagner du temps dans la gestion administrative des salaires.
Accessibilité et disponibilité : Les salariés peuvent consulter leur bulletin de paie en ligne à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Ils peuvent également récupérer leurs bulletins de paie archivés en cas de besoin.
Sécurité et confidentialité : La dématérialisation du bulletin de paie permet de sécuriser les données personnelles des salariés en limitant les risques de perte, de vol ou de divulgation de ces informations.
Respect de l’environnement : La dématérialisation du bulletin de paie contribue à la réduction de l’impact environnemental en limitant la consommation de papier et l’émission de gaz à effet de serre liée à l’impression et à la livraison des bulletins de paie.
Conformité réglementaire : Le bulletin de paie dématérialisé permet de respecter les obligations légales en matière de transmission, de contenu et de conservation des bulletins de paie. Il facilite également la mise à jour des taux de cotisations sociales et des contributions fiscales.
En somme, la dématérialisation du bulletin de paie présente des avantages économiques, pratiques, environnementaux et réglementaires, tant pour les employeurs que pour les salariés.
Quels sont les prérequis pour établir des fiches de paie en ligne ?
Lors de la mise en place de la dématérialisation des fiches de paie, vos responsables RH doivent respecter certaines obligations légales :
- prévenir le salarié au moins un mois avant la mise en place de la dématérialisation des fiches de paie
- respecter les formats de bulletins de paie
- garantir la confidentialité et la sécurité des données des fiches de paie en ligne
- envoyer la fiche de paie sous un format qui ne sera pas modifiable, type PDF
- s’assurer de la mise en place d’un accusé de réception pour signifier de la mise à disposition de la fiche de paie en ligne
- conserver les fiches de paie électronique pendant 50 ans
Quelles sont les mentions obligatoires sur une fiche de paie électronique ?
Le bulletin de salaire dématérialisé doit présenter différentes mentions obligatoires. En cas de non-respect des mentions, une entreprise peut recevoir des sanctions et devra verser des dommages et intérêts. Cela aura des conséquences sur le salarié évidemment.
Lorsque vous envoyez la fiche de paie par voie électronique à un collaborateur, en tant que responsable ou gestionnaire de paie, vous devez vous assurer que les informations relatives à l’identité du salarié mais aussi de votre société soient bien remplies. Les informations doivent être exactes. Concernant votre société vous devait faire apparaître :
- Le nom et l’adresse de l’entreprise
- Le numéro SIREN
- Le code APE/ NAF
- La convention applicable
Afin d’identifier le salarié sur la fiche de paie, vous devez indiquer :
- Le nom et prénom
- L’adresse où il réside
- Le poste qu’il occupe dans l’entreprise et son coefficient hiérarchique
- Le nombre d’heures de travail et la période concernée
Concernant le versement du salaire, sur le bulletin doit être indiqué :
- La rémunération brute
- Les dates de congés si le salarié a pris des congés payés avec le montant de l’indemnité indiquée
- Les heures supplémentaires
- La date lorsque le paiement du salaire est réalisé
- Les avantages si le salarié en bénéficie (tickets-restaurant, remboursement des frais de transport, primes…)
- Le montant des cotisations sociales (assurance chômage, assurance maladie, sécurité sociale…)
Depuis janvier 2019, le taux de prélèvement à la source apparaît sur la fiche de paie tout en bas. Aujourd’hui le montant net avant impôt et après le prélèvement à la source sont clairement indiqués. Puis pour terminer vous avez deux mentions en bas de la fiche de paie qui doivent figurer : « conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée » et « consultez la rubrique dédiée sur le site www.servicepublic.fr ».
Une fiche de paie dématérialisée doit mentionner toutes les informations relatives à un bulletin de salaire en version papier.
Nos conseils pour la dématérialisation de vos fiches de paie et de vos RH
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La dématérialisation des documents n’est plus une surprise dans les entreprises. Pourtant la pratique du bulletin de paie dématérialisé reste en retard en France comparé à nos voisins européens. Or la réalisation des fiches de paie représente une tâche chronophage pour le service RH. Face à la complexité réglementaire et l’apparition régulière de nouvelles normes sociales, l’adoption de la dématérialisation de la fiche de paie s’avère être la solution la plus efficace pour rester conforme à la loi.
En France on peut constater selon une étude d’Opinion Way que seulement 20% des salariés français reçoivent leur bulletin de paie sous forme électronique. L’écart est important puisque cela veut dire que 80% le reçoivent en format papier. Mais alors comment se situe la France par rapport à nos voisins ?
L’Allemagne a fait de la dématérialisation des fiches de paie sa priorité. Les salariés allemands reçoivent leur fiche de paie par voie électronique et c’est devenu la norme dans leur pays. Comme pour nos copains les Anglais, la Grande-Bretagne arrive en seconde position dans le classement de la dématérialisation du bulletin de paye avec un taux de 73%. Du côté de la Belgique, un employé sur deux n’utilise plus le papier ! Quand on observe que l’Allemagne a un taux de 95% et la France un taux de 15%, on comprend que les entreprises Françaises sont frileuses de ce nouveau mode d’envoi.
Pourquoi la France a-t-elle du retard ?
- L’envoi de la fiche de paie par voie électronique est possible depuis 2009 mais cette pratique a été encouragée seulement en 2017 avec la loi El Khomri.
- Les entreprises Françaises sont méfiantes en matière de sécurité des données sur le web.
- Le changement culturel est très compliqué en France, les entreprises sont très attachées à leur culture et le support papier très ancré en France.
Un logiciel de paie couplé à une solution de dématérialisation des fiches de paie pour éditer vos bulletins de salaire en ligne, simplifiera le quotidien de votre gestionnaire de paie : plus de productivité et de flexibilité garantie.