Dématérialisation des fiches de paie

Pourquoi choisir d'avoir recours à des bulletins de paie dématérialisés ?

A l’ère du numérique, les processus RH se transforment. 60% des DRH considèrent que le digital est la réponse clé pour fournir aux collaborateurs et managers des services RH de qualité. La dématérialisation des fiches de paie va dans ce sens !

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Comment dématérialiser vos fiches de paie ?

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Quel logiciel de dématérialisation des fiches de paie choisir ?

Les évolutions légales et technologiques vous permettent de moderniser vos procédures RH pour simplifier les tâches administratives récurrentes liées à la distribution des fiches de paie et offrir à vos collaborateurs un outil de paie en ligne adapté à leurs attentes : simplicité et accessibilité.

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Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de dématérialisation des fiches de paie ?

Transformez votre processus de paie en digitalisant simplement vos fiches de paie

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Distribution électronique des fiches de paie

Vos fiches de paies sont désormais distribuées au format électronique. Notifiez par email vos collaborateurs de la mise à disposition des fiches de paie en ligne
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Consultation en ligne des fiches de paie

Offrez à vos salariés un espace web accessible et sécurisé depuis tout support (mobile, pc, tablette) pour retrouver leur bulletin de paie électronique paie 7J/7 et 24h/24
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Archivage électronique des fiches de paie

Avec la dématérialisation des fiches de paie, archivez de manière électronique et sécurisée l’ensemble des fiches de paie en ligne en restant en conformité légale !
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Importez depuis votre logiciel de paie, les bulletins de salaire pour créer des fiches de paie électroniques avec une association automatique au bon salarié

Les avantages de nos logiciels de dématérialisation des fiches de paie

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10 minutes pour distribuer des FICHES DE PAIE ÉLECTRONIQUES

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70% d’économie sur les coûts de gestion liés à la CRÉATION DE FICHE DE PAIE

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50 ans d’archivage pour vos FICHES DE PAIE EN LIGNE

Dématérialisation fiche de paie - FAQ

Qu'est-ce que la dématérialisation des fiches de paie ?


La digitalisation du relevé de paie est considérée comme la version électronique du bulletin classique en version imprimé. Depuis 2009, les entreprises peuvent émettre le bulletin de salaire de façon électronique. Les collaborateurs ont la possibilité de refuser et recevoir leur fiche de salaire en version papier par courrier postal. Cependant, depuis le 1er janvier 2017, la numérisation du relevé de paie est devenue la norme dans les entreprises. Réduisant considérablement les coûts de traitement mais aussi diminuant le temps consacré à la réalisation de cette tâche, la dématérialisation des fiches de paie se présente comme un réel atout pour le responsable de la paie.
Concernant l’archivage de la fiche de paie électronique, l’employeur doit proposer un coffre-fort numérique à ses salariés. Ce coffre-fort doit garantir l’accessibilité à l’ensemble des bulletins de salaire pendant une durée de 50 ou 75 ans.

Légalement, où en sommes-nous pour établir des fiches de paie en ligne ?

La fiche de paie en ligne (c’est à dire le relevé de salaire électronique) a la même valeur juridique que la fiche de paie traditionnelle imprimé.
Les évolutions juridiques ont encouragé la transformation digitale des servies RH et l’adoption d’outils de paie Cloud.

En 2008, la loi de modernisation économique (LME) lance la dynamique en encourageant la dématérialisation des flux économiques avec la facturation. Un an plus tard, la digitalisation des relevés de paie est autorisée sous condition d’avoir demandé l’accord du salarié. Désormais, depuis 2016, la loi travail a permis d’accélérer l’édition de relevé de paie en ligne en donnant le droit à l’employeur de dématérialiser ses bulletins de salaires dans demander l’autorisation à ses salariés.

En revanche, l’employeur doit proposer un droit d’opposition explicite à ses collaborateurs. Un salarié doit pouvoir retrouver l’ensemble de ses relevés de paie afin de calculer ses droits à la retraite ou encore pour connaître le montant de ses indemnités d’assurance chômage le cas échéant. Stocker des fiches de paie au format papier demande de l’espace et ne permet pas toujours de conserver les bulletins de salaire dans les meilleures conditions (détérioration en cas d’incendie, d’inondation).
Avec un outil de paie en ligne, vous offrez à vos collaborateurs un coffre-fort électronique sécurisé où sont conservées ses relevés de paie en Cloud pendant 50 ans. Le salarié peut ainsi accéder à ses relevés de paie en ligne en quelques clics et ce 24h/24 et 7J/7 peu importe où il se trouve. Il s’agit d’un outil complémentaire à votre outil RH qui améliorera l’expérience collaborateur.

Quelles sont les obligations de l'employeur par rapport à ce bulletin de paye dématérialisé ?

L’employeur a plusieurs obligations légales en matière de relevé de paie dématérialisé :

Informer les collaborateurs : Avant de mettre en place la digitalisation des bulletins de paie, l’employeur doit informer ses salariés par écrit de cette possibilité. Il doit également obtenir leur accord, soit par voie de convention collective, soit par accord individuel écrit.

Garantir l’accès au relevé de paie : L’employeur doit s’assurer que chaque salarié dispose d’un accès personnel et sécurisé à son relevé de paie dématérialisé, à tout moment et sans frais.

Assurer l’intégrité et la confidentialité du relevé de paie : L’employeur doit garantir l’intégrité et la confidentialité des bulletins de paie dématérialisés, en mettant en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles des collaborateurs. 

Respecter les délais de transmission : L’employeur doit respecter les délais de transmission des bulletins de paie dématérialisés, en veillant à ce que chaque salarié reçoive son bulletin de paie dans les délais légaux.

Fournir un bulletin de paie conforme : Le bulletin de paie dématérialisé doit être conforme aux exigences légales en matière de contenu et de présentation, notamment en ce qui concerne les mentions obligatoires, les cotisations sociales et les contributions fiscales.

Archiver les bulletins de paie : L’employeur doit conserver les bulletins de paie dématérialisés pendant une durée de 50 ans, en veillant à ce qu’ils soient accessibles en cas de contrôle.

 

Pourquoi utiliser un logiciel de paie pour dématérialiser les fiches de paie ?

Avec un outil de paie en ligne, vous offrez à vos collaborateurs un coffre-fort électronique sécurisé où sont conservées ses relevés de paie en ligne pendant 50 ans. Le salarié peut ainsi accéder à ses relevés de paie en ligne en quelques clics et ce 24h/24 et 7J/7 peu importe où il se trouve. Il s’agit d’un outil complémentaire à votre logiciel RH qui améliorera l’expérience collaborateur.

Pour votre entreprise, créer des relevés de paie en ligne est synonyme de diminution des coûts de gestion RH. En effet, pour votre service RH, l’établissement de fiche de paie électronique permet de :

  • réduire les coûts papier,
  • diminuer les coûts d’impression et d’affranchissement,
  • gagner du temps pour vos gestionnaires de paie par l’envoi électronique des fiches de paie,
  • libérer de l’espace de stockage.

La dématérialisation des relevés de paie, c’est la simplification de votre gestion RH avec des solutions paie et RH adaptées qui digitalisent vos processus.

Quel logiciel pour gérer la dématérialisation de vos fiches de paie ?

Il existe plusieurs outils sur le marché pour gérer la digitalisation des fiches de paie. Voici quelques exemples :

Sage Business Cloud Paie : Il  permet la numérisation des bulletins de paie et la mise en place d’un espace de stockage sécurisé pour les salariés. Il est également conforme aux exigences légales en matière de bulletin de paie dématérialisé.

Silae : Ce logiciel de paie propose une fonctionnalité de digitalisation des relevés de paie, avec un accès en ligne pour les collaborateurs. Il permet également la mise en place de signatures électroniques pour valider les bulletins de paie.

Lucca avec sa solution Pagga : Cet outil RH propose une fonctionnalité de dématérialisation des relevés de paie, avec un accès en ligne pour les collaborateurs. Il permet également la gestion des temps de travail et des congés payés.

Cegid HR Ultimate offre une solution efficace pour la dématérialisation des fiches de paie. Ce logiciel assure la numérisation et le stockage sécurisé des bulletins de paie, tout en offrant un accès facile aux employés via un portail en ligne. Cegid HR Ultimate est conçu pour être conforme aux normes légales en matière de dématérialisation et simplifie la gestion administrative des paies.

Sage Espace Employé permet également la digitalisation des fiches de paie. Il offre aux employés un accès sécurisé à leurs bulletins de paie dématérialisés et facilite la gestion des archives de paie. Compatible avec les exigences légales, Sage Espace Employé contribue à optimiser la gestion des paies tout en garantissant la confidentialité et la sécurité des données.

En somme, il est important de bien comparer les différentes solutions disponibles sur le marché en fonction de ses besoins et de son budget pour trouver le logiciel le plus adapté à la gestion de la digitalisation des relevés de paie.

Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé ?

Le bulletin de paie dématérialisé présente plusieurs avantages, notamment :

Économie de temps et d’argent : La numérisation du bulletin de paie permet de réduire les coûts liés à l’impression, à l’envoi et à l’archivage des bulletins de paie. Elle permet également de gagner du temps dans la gestion administrative des salaires.

Accessibilité et disponibilité : Les collaborateurs peuvent consulter leur bulletin de paie en ligne à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Ils peuvent également récupérer leurs bulletins de paie archivés en cas de besoin.

Sécurité et confidentialité : Elle permet de sécuriser les données personnelles des salariés en limitant les risques de perte, de vol ou de divulgation de ces informations.

Respect de l’environnement : La digitalisation du bulletin de paie contribue à la réduction de l’impact environnemental en limitant la consommation de papier et l’émission de gaz à effet de serre liée à l’impression et à la livraison des bulletins de paie.

Conformité réglementaire : Le bulletin de paie dématérialisé permet de respecter les obligations légales en matière de transmission, de contenu et de conservation des bulletins de paie. Il facilite également la mise à jour des taux de cotisations sociales et des contributions fiscales.

En somme, la dématérialisation du bulletin de paie présente des avantages économiques, pratiques, environnementaux et réglementaires, tant pour les employeurs que pour les salariés.

Quels sont les prérequis pour établir des fiches de paie en ligne ?

Lors de la mise en place de la digitalisation des relevés de paie, vos responsables RH doivent respecter certaines obligations légales :

  • prévenir le salarié au moins un mois avant la mise en place de la dématérialisation des fiches de paie
  • respecter les formats de bulletins de paie
  • garantir la confidentialité et la sécurité des données des fiches de paie en Cloud
  • envoyer la fiche de paie sous un format qui ne sera pas modifiable, type PDF
  • s’assurer de la mise en place d’un accusé de réception pour signifier de la mise à disposition de la fiche de paie en ligne
  • conserver les relevés de paie électronique pendant 50 ans

Quelles sont les mentions obligatoires sur une fiche de paie électronique ?

Le bulletin de salaire dématérialisé doit présenter différentes mentions obligatoires. En cas de non-respect des mentions, une entreprise peut recevoir des sanctions et devra verser des dommages et intérêts. Cela aura des conséquences sur le salarié évidemment.

Lorsque vous envoyez la fiche de paie par voie électronique à un collaborateur, en tant que responsable ou gestionnaire de paie, vous devez vous assurer que les informations relatives à l’identité du salarié mais aussi de votre société soient bien remplies. Les informations doivent être exactes. Concernant votre société vous devait faire apparaître :

  • Le nom et l’adresse de l’entreprise
  • Le numéro SIREN
  • Le code APE/ NAF
  • La convention applicable

Afin d’identifier le salarié sur la fiche de paie, vous devez indiquer :

  • Le nom et prénom
  • L’adresse où il réside
  • Le poste qu’il occupe dans l’entreprise et son coefficient hiérarchique
  • Le nombre d’heures de travail et la période concernée

Concernant le versement du salaire, sur le bulletin doit être indiqué :

  • La rémunération brute
  • Les dates de congés si le salarié a pris des congés payés avec le montant de l’indemnité indiquée
  • Les heures supplémentaires
  • La date lorsque le paiement du salaire est réalisé
  • Les avantages si le salarié en bénéficie (tickets-restaurant, remboursement des frais de transport, primes…)
  • Le montant des cotisations sociales (assurance chômage, assurance maladie, sécurité sociale…)

Depuis janvier 2019, le taux de prélèvement à la source apparaît sur la fiche de paie tout en bas. Aujourd’hui le montant net avant impôt et après le prélèvement à la source sont clairement indiqués. Puis pour terminer vous avez deux mentions en bas de la fiche de paie qui doivent figurer : « conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée » et « consultez la rubrique dédiée sur le site www.servicepublic.fr ».

Une fiche de paie dématérialisée doit mentionner toutes les informations relatives à un bulletin de salaire en version imprimé.

Nos conseils pour la dématérialisation de vos fiches de paie et de vos RH

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La dématérialisation de la paie en France, qu’est-ce que ça donne ?

La digitalisation des documents n’est plus une surprise dans les sociétés. Pourtant la pratique du bulletin de paie dématérialisé reste en retard en France comparé à nos voisins européens. Or la réalisation des fiches de paie représente une tâche chronophage pour le service RH. Face à la complexité réglementaire et l’apparition régulière de nouvelles normes sociales, l’adoption de la dématérialisation de la fiche de paie s’avère être la solution la plus efficace pour rester conforme à la loi.

En France on peut constater selon une étude d’Opinion Way que seulement 20% des salariés français reçoivent leur bulletin de paie sous forme électronique. L’écart est important puisque cela veut dire que 80% le reçoivent en format imprimé. Mais alors comment se situe la France par rapport à nos voisins ?

L’Allemagne a fait de la numérisation des fiches de paie sa priorité. Les salariés allemands reçoivent leur fiche de paie par voie électronique et c’est devenu la norme dans leur pays. Comme pour nos copains les Anglais, la Grande-Bretagne arrive en seconde position dans le classement de la digitalisation du bulletin de paye avec un taux de 73%. Du côté de la Belgique, un employé sur deux n’utilise plus le papier ! Quand on observe que l’Allemagne a un taux de 95% et la France un taux de 15%, on comprend que les sociétés Françaises sont frileuses de ce nouveau mode d’envoi.

Pourquoi la France a-t-elle du retard ?

  • L’envoi de la fiche de paie par voie électronique est possible depuis 2009 mais cette pratique a été encouragée seulement en 2017 avec la loi El Khomri.
  • Les sociétés Françaises sont méfiantes en matière de sécurité des données sur le web.
  • Le changement culturel est très compliqué en France, les sociétés sont très attachées à leur culture et le support papier très ancré en France.

Un logiciel de paie couplé à une solution de dématérialisation des fiches de paie pour éditer vos bulletins de salaire en ligne, simplifiera le quotidien de votre gestionnaire de paie : plus de productivité et de flexibilité garantie.