Dématérialisation des fiches de paie

La digitalisation du relevé de paie est considérée comme la version électronique du bulletin classique en version imprimé.

Depuis 2009, les entreprises peuvent émettre le bulletin de salaire de façon électronique. Les collaborateurs ont la possibilité de refuser et recevoir leur fiche de salaire en version papier par courrier postal. Cependant, depuis le 1er janvier 2017, la numérisation du relevé de paie est devenue la norme dans les entreprises.

Réduisant considérablement les coûts de traitement mais aussi diminuant le temps consacré à la réalisation de cette tâche, la dématérialisation des fiches de paie se présente comme un réel atout pour le responsable de la paie.

Concernant l’archivage de la fiche de paie électronique, l’employeur doit proposer un coffre-fort numérique à ses salariés. Ce coffre-fort doit garantir l’accessibilité à l’ensemble des bulletins de salaire pendant une durée de 50 ou 75 ans.

La fiche de paie en ligne (c’est à dire le relevé de salaire électronique) a la même valeur juridique que la fiche de paie traditionnelle imprimé.
Les évolutions juridiques ont encouragé la transformation digitale des servies RH et l’adoption d’outils de paie Cloud.

En 2008, la loi de modernisation économique (LME) lance la dynamique en encourageant la dématérialisation des flux économiques avec la facturation. Un an plus tard, la digitalisation des relevés de paie est autorisée sous condition d’avoir demandé l’accord du salarié. Désormais, depuis 2016, la loi travail a permis d’accélérer l’édition de relevé de paie en ligne en donnant le droit à l’employeur de dématérialiser ses bulletins de salaires dans demander l’autorisation à ses salariés.

En revanche, l’employeur doit proposer un droit d’opposition explicite à ses collaborateurs. Un salarié doit pouvoir retrouver l’ensemble de ses relevés de paie afin de calculer ses droits à la retraite ou encore pour connaître le montant de ses indemnités d’assurance chômage le cas échéant. Stocker des fiches de paie au format papier demande de l’espace et ne permet pas toujours de conserver les bulletins de salaire dans les meilleures conditions (détérioration en cas d’incendie, d’inondation).
Avec un outil de paie en ligne, vous offrez à vos collaborateurs un coffre-fort électronique sécurisé où sont conservées ses relevés de paie en Cloud pendant 50 ans.

Le salarié peut ainsi accéder à ses relevés de paie en ligne en quelques clics et ce 24h/24 et 7J/7 peu importe où il se trouve. Il s’agit d’un outil complémentaire à votre outil RH qui améliorera l’expérience collaborateur.

L’employeur a plusieurs obligations légales en matière de relevé de paie dématérialisé :

Informer les collaborateurs : Avant de mettre en place la digitalisation des bulletins de paie, l’employeur doit informer ses salariés par écrit de cette possibilité. Il doit également obtenir leur accord, soit par voie de convention collective, soit par accord individuel écrit.

Garantir l’accès au relevé de paie : L’employeur doit s’assurer que chaque salarié dispose d’un accès personnel et sécurisé à son relevé de paie dématérialisé, à tout moment et sans frais.

Assurer l’intégrité et la confidentialité du relevé de paie : L’employeur doit garantir l’intégrité et la confidentialité des bulletins de paie dématérialisés, en mettant en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles des collaborateurs. 

Respecter les délais de transmission : L’employeur doit respecter les délais de transmission des bulletins de paie dématérialisés, en veillant à ce que chaque salarié reçoive son bulletin de paie dans les délais légaux.

Fournir un bulletin de paie conforme : Le bulletin de paie dématérialisé doit être conforme aux exigences légales en matière de contenu et de présentation, notamment en ce qui concerne les mentions obligatoires, les cotisations sociales et les contributions fiscales.

Archiver les bulletins de paie : L’employeur doit conserver les bulletins de paie dématérialisés pendant une durée de 50 ans, en veillant à ce qu’ils soient accessibles en cas de contrôle.

Lors de la mise en place de la digitalisation des relevés de paie, vos responsables RH doivent respecter certaines obligations légales :

• • • prévenir le salarié au moins un mois avant la mise en place de la dématérialisation des fiches de paie
    • respecter les formats de bulletins de paie
    • garantir la confidentialité et la sécurité des données des fiches de paie en Cloud
    • envoyer la fiche de paie sous un format qui ne sera pas modifiable, type PDF
    • s’assurer de la mise en place d’un accusé de réception pour signifier de la mise à disposition de la fiche de paie en ligne
    • conserver les relevés de paie électronique pendant 50 ans

Le bulletin de salaire dématérialisé doit présenter différentes mentions obligatoires. En cas de non-respect des mentions, une entreprise peut recevoir des sanctions et devra verser des dommages et intérêts. Cela aura des conséquences sur le salarié évidemment.

Lorsque vous envoyez la fiche de paie par voie électronique à un collaborateur, en tant que responsable ou gestionnaire de paie, vous devez vous assurer que les informations relatives à l’identité du salarié mais aussi de votre société soient bien remplies. Les informations doivent être exactes. Concernant votre société vous devait faire apparaître :

• • • Le nom et l’adresse de l’entreprise
    • Le numéro SIREN
    • Le code APE/ NAF
    • La convention applicable

Afin d’identifier le salarié sur la fiche de paie, vous devez indiquer :

• • • Le nom et prénom
    • L’adresse où il réside
    • Le poste qu’il occupe dans l’entreprise et son coefficient hiérarchique
    • Le nombre d’heures de travail et la période concernée

Concernant le versement du salaire, sur le bulletin doit être indiqué :

• • • La rémunération brute
    • Les dates de congés si le salarié a pris des congés payés avec le montant de l’indemnité indiquée
    • Les heures supplémentaires
    • La date lorsque le paiement du salaire est réalisé
    • Les avantages si le salarié en bénéficie (tickets-restaurant, remboursement des frais de transport, primes…)
    • Le montant des cotisations sociales (assurance chômage, assurance maladie, sécurité sociale…)

Depuis janvier 2019, le taux de prélèvement à la source apparaît sur la fiche de paie tout en bas. Aujourd’hui le montant net avant impôt et après le prélèvement à la source sont clairement indiqués.

Puis pour terminer, vous avez deux mentions en bas de la fiche de paie qui doivent figurer : « conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée » et « consultez la rubrique dédiée sur le site www.servicepublic.fr ».

Une fiche de paie dématérialisée doit mentionner toutes les informations relatives à un bulletin de salaire en version imprimé.

Il existe plusieurs outils sur le marché pour gérer la digitalisation des fiches de paie. Voici quelques exemples :

Sage Business Cloud Paie : Il  permet la numérisation des bulletins de paie et la mise en place d’un espace de stockage sécurisé pour les salariés. Il est également conforme aux exigences légales en matière de bulletin de paie dématérialisé.

Silae : Ce logiciel de paie propose une fonctionnalité de digitalisation des relevés de paie, avec un accès en ligne pour les collaborateurs. Il permet également la mise en place de signatures électroniques pour valider les bulletins de paie.

Lucca avec sa solution Pagga : Ce module SIRH propose une fonctionnalité de dématérialisation des relevés de paie, avec un accès en ligne pour les collaborateurs. Il permet également la gestion des temps de travail et des congés payés.

Cegid HR Ultimate offre une solution efficace pour la dématérialisation des fiches de paie. Ce logiciel assure la numérisation et le stockage sécurisé des bulletins de paie, tout en offrant un accès facile aux employés via un portail en ligne.

Cegid HR Ultimate est conçu pour être conforme aux normes légales en matière de dématérialisation et simplifie la gestion administrative des paies.

Sage Espace Employés permet également la digitalisation des fiches de paie. Il offre aux employés un accès sécurisé à leurs bulletins de paie dématérialisés et facilite la gestion des archives de paie. Compatible avec les exigences légales, Sage Espace Employé contribue à optimiser la gestion des paies tout en garantissant la confidentialité et la sécurité des données.

En somme, il est important de bien comparer les différents logiciels RH disponibles sur le marché en fonction de ses besoins et de son budget pour trouver le logiciel le plus adapté à la gestion de la digitalisation des relevés de paie.