Dématérialisation des fiches de paie en toute simplicité

A l’ère du numérique, les processus RH se transforment. 60% des DRH considèrent que le digital est la réponse clé pour fournir aux collaborateurs et managers des services RH de qualité. La dématérialisation des fiches de paie va dans ce sens : c’est à la fois un gain de temps et d’argent pour votre entreprise et une façon simple pour vos collaborateurs d’accéder à leur fiche de paie en ligne.

Création de fiches de paie en ligne en quelques clics :

  • Importez depuis votre logiciel de paie, les bulletins de salaire pour créer des fiches de paie électroniques
  • Associez automatiquement les fiches de paie en ligne au bon salarié
  • Distribuez de manière électronique les fiches de paie
  • Notifiez par email vos collaborateurs de la mise à disposition des fiches de paie en ligne
  • Donnez la possibilité à vos collaborateurs d’accéder à un logiciel paie en ligne sécurisé pour consulter l’ensemble de leurs bulletins de paie 7J/7 et 24h/24
  • Offrez à vos salariés un espace web accessible depuis tout support (mobile, pc, tablette)
  • Archivez de manière électronique et sécurisée l’ensemble des fiches de paie en ligne
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Les logiciels de dématérialisation des fiches de paie

Les évolutions légales et technologiques vous permettent de moderniser vos procédures RH pour simplifier les tâches administratives récurrentes liées à la distribution des fiches de paie et offrir à vos collaborateurs un logiciel de paie en ligne adapté à leurs attentes : simplicité et accessibilité.

Vous souhaitez en savoir plus sur la dématérialisation des fiches de paie ?
Solutions complémentaires aux logiciels de fiches de paie en ligne

Quels sont les prérequis pour établir des fiches de paie dématérialisées ?

Face à la complexité réglementaire et l’apparition régulière de nouvelles normes sociales, la réalisation des fiches de paie est une activité RH chronophage.

Le taux d’erreur peut atteindre entre 25% et 40% étant donné la masse d’informations et variables qu’il faut traiter.

Simplifiez votre processus de paie en vous appuyant sur une solution de gestion qui automatisera les processus liés à l’établissement des fiches de paie pour éviter les risques d’erreurs de saisie,  gérer facilement vos obligations sociales et juridiques avec une veille légale et la possibilité de télétransmettre des documents.

Un logiciel de paie couplé à une solution de dématérialisation des fiches de paie pour éditer vos bulletins de salaire en ligne, simplifiera le quotidien de votre gestionnaire de paie : plus de productivité et de flexibilité garantie.

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F.A.Q sur les logiciels de paie en ligne

Légalement, où en sommes-nous pour établir des fiches de paie en ligne ?

La fiche de paie en ligne (c’est à dire le bulletin de salaire électronique) a la même valeur juridique que la fiche de paie traditionnelle papier.

Les évolutions juridiques ont encouragé la transformation digitale des services RH et l’adoption de logiciel de paie en ligne.

En 2008, la loi de modernisation économique (LME) lance la dynamique en encourageant la dématérialisation des flux économiques avec la facturation.

Un an plus tard, la dématérialisation des fiches de paie est autorisée sous condition d’avoir demandé l’accord du salarié.

Désormais, depuis 2016, la loi travail a permis d’accélérer l’édition de fiche de paie en ligne en donnant le droit à l’employeur de dématérialiser ses bulletins de salaires dans demander l’autorisation à ses salariés.

En revanche, l’employeur doit proposer un droit d’opposition explicite à ses salariés.

Pourquoi avoir recours à des fiches de paie électroniques ?

Un salarié doit pouvoir retrouver l’ensemble de ses fiches de paie afin de calculer ses droits à la retraite ou encore pour connaître le montant de ses indemnités d’assurance chômage le cas échéant.

Stocker des fiches de paie au format papier demande de l’espace et ne permet pas toujours de conserver les bulletins de salaire dans les meilleures conditions (détérioration en cas d’incendie, d’inondation,..).

Avec un logiciel de paie en ligne, vous offrez à vos collaborateurs un coffre-fort électronique sécurisé où sont conservées ses fiches de paie en ligne pendant 50 ans. Le salarié peut ainsi accéder à ses fiches de paie en ligne en quelques clics et ce 24h/24 et 7J/7 peu importe où il se trouve. Il s’agit d’un logiciel complémentaire à votre logiciel gestion RH qui améliorera l’expérience collaborateur.

Pour votre entreprise, créer des fiches de paie en ligne est synonyme de diminution des coûts de gestion RH. En effet, pour votre service RH, l’établissement de fiche de paie électronique permet de :

  • réduire les coûts papier,
  • diminuer les coûts d’impression et d’affranchissement,
  • gagner du temps pour vos gestionnaires de paie par l’envoi électronique des fiches de paie,
  • libérer de l’espace de stockage.

La dématérialisation des fiches de paie, c’est la simplification de votre gestion RH.

Quels sont les prérequis pour établir des fiches de paie en ligne ?

Lors de la mise en place d’un logiciel de paie en ligne, vos responsables RH doivent respecter certaines obligations légales :

  • prévenir le salarié au moins un mois avant la mise en place de la dématérialisation des fiches de paie
  • respecter les formats de bulletins de paie
  • garantir la confidentialité et la sécurité des données des fiches de paie en ligne
  • envoyer la fiche de paie sous un format qui ne sera pas modifiable, type PDF
  • s’assurer de la mise en place d’un accusé de réception pour signifier de la mise à disposition de la fiche de paie en ligne
  • conserver les fiches de paie électronique pendant 50 ans
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