La BDES a connu moult évolutions ces dernières années. Et pour cause, nombre de ses aspects ont été retouchés : la fusion des IRP, l’élargissement des possibilités de négociation, la révision de la hiérarchie des normes… pour ne citer que ces réformes. Eu égard à la place de choix qu’occupe dorénavant la BDES dans le cadre du dialogue social, il parait essentiel de mieux l’organiser.
Pourquoi choisir un logiciel BDES ?
Un logiciel pour gérer votre BDES est indispensable aujourd’hui pour créer une BDES claire et simple d’utilisation. Un logiciel BDES intelligent vous permettra d’automatiser la création de vos rapports et par conséquent de gagner du temps. Les lois concernant la BDES sont nombreuses, c’est pourquoi Il est aussi important que votre logiciel de gestion de BDES respecte ces différentes lois et vous avertisse des éventuelles erreurs que vous pouvez commettre.
Quelles sont les entreprises concernées par un logiciel BDES ?
La BDES est obligatoire pour toutes les entreprises qui emploient au moins 50 salariés. Dans le cas où une entreprise possède multiples établissements, les effectifs sont calculés au niveau global de l’entreprise, et non par établissement. La BDES comprend alors toutes les données collectées au niveau de l’entreprise. Autres indication, les groupes d’entreprises ne sont pas obligés de créer une base de données unique spécifique au groupe. Mais, s’ils en créent une, cette base se rajoute aux autres base de données. Il y aura donc une base de données propres à chaque des entreprises constituant le groupe.
Attention, en absence de base de données unique, l’employeur est coupable de délit d’entrave à la justice. Ce dit est passible d’une sanction, un amende de 7 500€.
A quoi sert un logiciel BDES ?
Un logiciel BDES sert de support de préparation à la consultation annuelle du comité économique et social (CSE) afin qu’ils puissent discuter/aborder les points suivants, pour chacun des entreprises :
- Orientations stratégiques de l'entreprise, définies par l'organe chargé de l'administration de l'entreprise
- Conséquences sur l'activité, l'emploi et des compétences, la formation professionnelle, l'organisation du travail, le recours à des contrats temporaires et à des stages
- Situation et évolution économique et financière de l'entreprise,
- Politique sociale de l'entreprise : conditions de travail, santé et sécurité, travailleurs handicapés
Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer dans la BDES ?
Les entreprises de 50 salariés et plus ont deux possibilités pour définir le contenu de la BDES : un accord collectif d’entreprise, le contenu de la BDES est fixé librement par l’entreprise qui doit mentionner les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise dans le BDES. En l’absence d’accord d’entreprise, le contenu de la BDES est imposé par le code du travail LE contenu varie selon que l’entreprise compte plus ou moins 300 salariés. Autre précision, les entreprises de 50 salariés et plus doivent établir un bilan simplifié des émissions de gaz à effet de serre lorsqu’elles sont bénéficiaires du plan de relance mis en place par le gouvernement. L’ensemble de tâches pourront désormais être faites par un logiciel BDES qui s’occupera d’analyser vos données, en mettant à votre disposition des rapports personnalisés.
Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel BDES ?
Un logiciel BDES permet aux services RH d’améliorer et de faciliter grandement la création et la diffusion de la base de données sous forme de rapports numérique. La plupart des logiciels BDES possèdent une fonctionnalité de rapports personnalisés très pratique qui permet un gain de temps considérable surtout pour les ressources humaines.
Ajout et stockage de vos données
Grâce à un logiciel BDES vous avez la possibilité d’insérer tous types de fichiers, peu importe le format des fichiers dans un logiciel BDES. Word, Excel ou encore PowerPoint : utilisez vos propres documents, sans les transformer, et déposez-les dans votre base de données. Avec un logiciel BDES, vous pouvez stocker toutes vos données? Quels que soient vos besoin de stockage. De plus, vous disposez d’une vision sur 6 ans. En l’absence d’accord sur le sujet, la réglementation prévoit que la BDES contienne les données de l’année en cours, des 2 années précédentes ainsi que le prévisionnel sur les 3 années à venir. Le logiciel BDES offre également la possibilité d’intégrer des données prévisionnelles et de conserver l’historique de vos donnnés de façon très sécurisée.
Analyse de vos indicateurs sociaux automatiquement
Avec un logiciel BDES, en un seul clic, vous allez pouvoir lancer le calcul des indicateurs et vous obtiendrez : près d’une cinquantaine d’indicateurs sociaux pour une BDES configurée en -300 salariés et près d’une centaine d’indicateurs sociaux pour une BDES configurée en +300 salariés. La liste et la description des indicateurs calculés sur la BDES sont disponibles à travers le logiciel BDES utilisé. Vous n’aurez plus besoin de créer manuellement vos indicateurs sociaux via un fichier Excel. Tout est désormais possible à travers un logiciel BDES, cela va vous faire gagner un temps considérable. L’avantage est aussi que vous pouvez communiquer des informations fiables à vos représentants du personnel (100% issues de votre logiciel de paie), et cela sans vous tromper.
Sécurisation des données de l'entreprise garantie
Vous avez la possibilité au sein du logiciel BDES de créer autant d’accès sécurisés que nécessaire. Vous avez même la possibilité de créer un utilisateur ayant le rôle d’invité (pouvant notamment servir à donner accès à la BDES à l’inspection du travail). Vous avez aussi la possibilité d’exporter vos données, de façon sécurisée, ne pas oublier de toujours faire une sauvegarde de vos données déposées sur votre logiciel BDES, par année, en utilisant une fonctionnalité d’export sécurisée. Autre précision, la mise à jour de vos données est automatique depuis un logiciel BDES, et il prend en compte les dernières réglementations de la loi du travail.
Quel logiciel de BDES est-il efficace ?
Un logiciel BDES est, avant tout programmé pour garantir la confidentialité des données ainsi qu’un niveau optimal de sécurité. L’aspect sensible des données est pris en compte depuis la conception du logiciel. Cette caractéristique du logiciel BDES le distingue, d’ailleurs de toutes les autres solutions.
Sage Business Cloud Paie, le logiciel de paie référent pour les PME
Il existe plusieurs solutions dédiées à la BDES. Seulement, les solutions doivent être adaptées à la taille de l’entreprise ainsi qu’à ses besoins.
Ainsi, pouvez-vous faire développer une solution personnalisée et uniquement dédiée à votre entreprise. Les seuls inconvénients de cette option sont le temps de développement, généralement long et les coûts importants liés à la maintenance de la solution. L’autre alternative est d’adopter des solutions existantes.
Dans ce cadre, Sage Business Cloud Paie parait adaptée aux TPE et aux PME. Cette solution conçue pour la gestion de la paie en ligne peut, tout autant être consacrée à la BDES.
Cegid HRU
Parallèlement, Cegid HRU est la solution idéale pour les grandes entreprises. Cette solution intégrée qui couvre tous les champs RH permet, par le biais des reporting RH de gérer plus efficacement les états BDES.
Cegid a développé des solutions de gestion dédiées à des domaines d’activités afin de permettre aux responsables financiers et RH de maîtriser pleinement l’ensemble de leur chaine d’activités. L’optimisation des processus est au cœur des solutions de gestion Cegid afin d’améliorer la performance de votre entreprise. De plus, Cegid propose des logiciels en mode SaaS afin de gagner en flexibilité et en agilité.
