Le bulletin de salaire se présente tel un support de communication entre l’entreprise et les salariés. Il permet notamment de communiquer sur les obligations de la société envers ces derniers. Ce document va alors mettre en avant les sommes dues au salarié en contrepartie du travail qu’il a effectué. Cela n’est toutefois pas la seule information qui y figure.
Puisque l’entreprise et les employés sont également rattachés à des organismes sociaux, la fiche de paie affiche les informations y afférentes : les cotisations salariales et patronales ou les mutuelles. La fiche de paie peut alors être chargée d’énormément d’informations. Son édition est certes facile avec un logiciel de paie, mais le bulletin classique est difficile à lire. Afin de faciliter la lecture, la législation en vigueur préconise l’utilisation de la fiche de paie clarifiée.
Fiche de paie clarifiée : principe et objectifs
Le bulletin de paie est un document qui met en relief les informations sur les rémunérations du salarié. Il existe des informations obligatoires qu’il doit contenir. Il s’agit :
- des informations sur l’entreprise et sur le salarié (noms, adresse, numéro URSSAF de l’employeur, identification auprès de la sécurité sociale, etc.) ;
- des informations sur les rémunérations de base et annexes (salaire brut et salaire net, frais professionnels non imposables, frais de transport, etc.) ;
- de la période et du nombre d’heures de travail ;
- des cotisations et des contributions sociales (convention collective applicable, cotisations salariales, prélèvements fiscaux, mutuelle santé et prévoyance).
La fiche de paie peut également afficher la date d’entrée du salarié, le salaire net imposable, les cotisations patronales ainsi que les soldes de congés. Ces mentions restent toutefois facultatives. Par ailleurs, en dehors des mentions obligatoires, aucune réglementation ne définit la forme du bulletin de salaire.
Eu égard à ces nombreuses informations, la lecture du bulletin de paie s’avère difficile pour les salariés. Rendre ce document plus lisible était en ce sens nécessaire. Les mesures ont été prises, et la nouvelle réglementation entre directement en vigueur. Aussi, depuis 2013, l’utilisation de la fiche de paie clarifiée a été rendue obligatoire pour les entreprises qui emploient plus de 300 employés, et généralisée depuis 2018. Cette mesure se trouve dans un ensemble de réglementations qui visent à simplifier la gestion de la paie. En fait partie la dématérialisation de la fiche de paie, devenue également possible depuis 2017.
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Ce qui a changé avec le bulletin de paie simplifié
La fiche de paie clarifiée est plus un changement de forme qu’un changement de fond. Aussi, les modes de calcul restent les mêmes, à l’exception des indemnités et de cotisations dont le plafond a été révisé.
En raison des modifications à appliquer, le responsable des bulletins de salaire doit toutefois revoir les formats édités dans le logiciel de gestion de la paie. Parmi les changements à noter figure la nouvelle présentation des cotisations sociales. Présentées séparément auparavant, elles sont désormais rassemblées dans 5 groupes que sont la Santé, les Accidents du travail, la Famille et la Sécurité sociale, l’Assurance chômage ainsi que la Retraite. Seul le montant des cotisations doit figurer dans le bulletin de salaire. Les informations sur les organismes où le salarié est rattaché et les numéros de référence sont supprimés.
De même, les contributions de l’employeur ne seront plus présentées de manière détaillée. Elles seront réunies sur une même ligne. On voit également l’apparition d’une nouvelle case « Total versé par l’employeur » qui met en avant le montant du salaire brut avec les contributions et les cotisations patronales.
En fonction du logiciel de paie utilisé comme Sage Business Cloud Paie, il est possible d’obtenir des fonctionnalités déjà adaptées à ces changements. Si ce n’est pas le cas, il faudra le paramétrer. De même, si le choix du logiciel n’est pas encore fait, il faut se tourner directement vers des solutions qui tiennent compte des dernières réformes du Code du travail. Apogea peut accompagner les entreprises dans ce choix et peut déployer l’outil sélectionné.
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