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ERP Finance : tout savoir
L’ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelé Progiciel de Gestion Intégré (PGI), est une solution de gestion d’entreprise complète. Concrètement, il peut prendre en charge tous les processus opérationnels d’une organisation. Cette capacité est liée à son architecture modulaire. En effet, l’ERP est constitué d’un ensemble de modules couvrant chacun une fonction spécifique. On y retrouve entre autres une brique dédiée à la fonction finance.
C'est quoi un ERP finance ?
L’ERP Finance est le module de gestion financière d’un PGI. Il y est intégré de manière à lier la totalité des fonctions opérationnelles d’une entreprise (ventes, achats, paiement, facturation, stocks, etc.) à ses données financières. Toute action dans les autres briques de l’ERP ayant des incidences financières est automatiquement enregistrée dans le module finance.
Ce dernier prend notamment en charge la comptabilité générale, le bilan comptable et d’autres tâches comptables classiques. Il gère aussi les rapports financiers ainsi que les transactions qui y sont associées.
Généralement, le module finance d’un ERP supporte d’autres fonctions à l’instar de l’analyse de rentabilité, la gestion de la performance ou encore le revenue management.
Pour qui ?
L’ERP Finance sera en premier lieu utilisé par le département finance d’une entreprise. Les collaborateurs au sein de ce service pourront s’en servir au quotidien pour travailler. Grâce à l’automatisation d’un certain nombre de tâches, il procure un gain de temps notable et réduit les risques d’erreurs humaines.
L’ERP Finance s’avère aussi utile pour les DAF (directeurs administratifs et financiers). Ces derniers ont l’obligation de garantir l’exactitude des informations financières qui émanent de leur entreprise. De plus, ils doivent le plus souvent intégrer des données issues de divers logiciels et services. Le module ERP dédié à la finance facilite leurs tâches en homogénéisant les flux de données financières.
Avez-vous besoin d'un ERP finance ?
Une bonne gestion financière est cruciale pour toute entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité. Elle lui assure en effet une santé financière solide. L’ERP Finance s’avère d’une grande efficacité pour l’optimisation de la gestion financière. Vous avez de ce fait tout intérêt à l’adopter.
Par ailleurs, cet outil garantit une réelle transparence auprès de vos parties prenantes. Grâce aux données stockées dans le module finance, ces dernières pourront déterminer précisément l’impact des décisions prises sur les bénéfices, les flux de trésorerie et la santé financière de votre entreprise.
En outre, l’ERP Finance vous aidera à tenir une comptabilité conforme aux normes en vigueur. Vous vous mettrez ainsi à l’abri de lourdes sanctions.
ERP ou solution de gestion financière : que choisir ?
Vous hésitez entre un ERP et une solution de gestion de financière indépendante ? Faites votre choix en tenant compte de vos besoins. Si vous devez surtout apporter des améliorations sur le plan fiduciaire, un logiciel de gestion financière peut suffire. En effet, ce type d’outil vous aidera à gérer les mouvements d’argent dans votre entreprise, à accroître sa rentabilité et à optimiser sa fiscalité.
De son côté, un système ERP couvrira d’autres fonctions clés au sein de votre entreprise, en plus de votre gestion financière. Si vous souhaitez améliorer la gestion de votre structure dans son ensemble, cette solution sera plus appropriée.
Quelle est l'utilité d'une solution ERP pour la fonction finance ?
Automatisation des écritures
L’ERP Finance supprime la saisie manuelle des écritures comptables en les prenant automatiquement en charge. Cela permet de réduire le nombre d’erreurs comme celles au niveau des montants ou les doublons. De plus, la gestion des opérations courantes comme la recherche de factures, la vérification des opérations bancaires ou encore la vérification de la TVA est facilitée.
Grâce à l’automatisation de vos écritures comptables, votre entreprise gagnera en efficacité. Concrètement, vous serez en mesure d’assurer l’exactitude des informations financières produites. Par ailleurs, vos équipes disposeront de plus de temps pour réaliser de tâches à forte valeur ajoutée telles que le contrôle de gestion.
Fast closing
L’ERP Finance permet de mettre en place le fast closing. Cette démarche consiste à optimiser les processus comptables pour :
- Réduire les temps d’exécution de clôture de comptes ;
- Accroître la fréquence de clôture de comptes en passant par exemple d’une clôture trimestrielle à une clôture mensuell
- Un pilotage plus fin de votre entreprise lié à une meilleure visibilité sur vos données financières et comptables ;
- Une aide à la décision qui améliorera votre réactivité ;
- Plus de temps alloué au contrôle et à l’analyse, ce qui garantit plus de fiabilité ;
- La simplification et l’uniformisation de vos processus comptables.
Base de données unique
Une bonne gestion financière est cruciale pour toute entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité. Elle lui assure en effet une santé financière solide. L’ERP Finance s’avère d’une grande efficacité pour l’optimisation de la gestion financière. Vous avez de ce fait tout intérêt à l’adopter.
Par ailleurs, cet outil garantit une réelle transparence auprès de vos parties prenantes. Grâce aux données stockées dans le module finance, ces dernières pourront déterminer précisément l’impact des décisions prises sur les bénéfices, les flux de trésorerie et la santé financière de votre entreprise.
En outre, l’ERP Finance vous aidera à tenir une comptabilité conforme aux normes en vigueur. Vous vous mettrez ainsi à l’abri de lourdes sanctions.
Traçabilité et fiabilité
L’ERP conserve l’historique de toutes les actions réalisées sur les données qui y sont regroupées. Il est donc tout à fait possible d’identifier l’utilisateur qui a effectué un changement et de déterminer la date ainsi que l’heure auxquelles la mise à jour a été faite. Cette fonctionnalité est primordiale, car elle vous permettra de vous conformer aux exigences réglementaires en matière de traçabilité des informations.
Par ailleurs, le PGI garantit la fiabilité des données, y compris les données financières. Même si le logiciel donne à vos collaborateurs la possibilité d’effectuer simultanément des mises à jour, il évite la création de doublons.
Productivité
Comme indiqué précédemment, le décloisonnement des différents services de votre entreprise grâce à l’ERP augmente la productivité globale. Ce phénomène est lié à l’amélioration de la collaboration interne. Concrètement, le PGI permet à vos différents services de coordonner leurs efforts pour atteindre un objectif commun. Cela augmente leurs chances de succès.
D’autre part, le gain de productivité apporté par l’ERP s’explique également par l’automatisation des processus répétitifs et chronophages. Vos collaborateurs auront par conséquent la possibilité de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Grâce à l’automatisation, votre entreprise pourra non seulement augmenter sa rentabilité, mais elle sera aussi en mesure de réduire ses coûts.
Aide à la prise de décision
L’ERP constitue un précieux outil d’aide à la prise de décision. Tout d’abord, il vous permettra d’accéder facilement aux données dont vous avez besoin au moment souhaité. N’oubliez pas que les informations qui s’y trouvent sont fiables. Tout cela combiné vous aidera à prendre des décisions éclairées.
Par ailleurs, ce logiciel facilite la prise de décision grâce à des fonctionnalités avancées d’analyse et de reporting. De plus, il donne accès aux données historiques relatives aux performances de votre entreprise. Celles-ci s’avèrent particulièrement utiles pour la planification à long terme et l’anticipation des tendances.
En outre, en fluidifiant la communication au sein de votre entreprise et en améliorant la collaboration interne, l’ERP permet de regrouper les différents points de vue. Vous pourrez prendre vos décisions en prenant en compte l’ensemble des enjeux de votre organisation.
Les top des fonctionnalités indispensables d’un ERP Finance
Les fonctionnalités d’un ERP Finance seront plus ou moins nombreuses selon la solution choisie. Ceci étant, cet outil doit absolument proposer plusieurs fonctionnalités pour optimiser effectivement votre gestion financière. Celles-ci sont détaillées ci-après.
Comptabilité générale et analytique
La comptabilité générale est l’une des fonctionnalités indispensables d’un ERP Finance. Consistant à enregistrer la totalité des transactions financières de votre entreprise, elle donne une image fidèle de votre patrimoine et de votre situation financière ainsi que des résultats de votre entreprise.
Le module d’un ERP dédié à la finance doit aussi embarquer des fonctionnalités de comptabilité analytique. Ces dernières permettent de traiter les données financières provenant de la comptabilité générale. Grâce à la comptabilité analytique, vous pourrez calculer vos différents coûts et évaluer la rentabilité par produit, par poste, par activité, etc. Vous serez ainsi capable d’identifier les zones de performance et de non-performance dans votre entreprise.
Comptabilité auxiliaire
La comptabilité auxiliaire est une autre fonctionnalité qu’il faut absolument trouver dans un ERP Finance. Elle se rapporte à la gestion des comptes auxiliaires. La comptabilité auxiliaire regroupe la comptabilité client (Accounts Receivable ou AR) et la comptabilité fournisseur (Accounts Payable ou AP).
La fonctionnalité relative aux AR vous permettra de gérer l’argent dû par vos débiteurs, à savoir vos clients principalement. Vous serez en mesure de suivre les paiements, la gestion de la trésorerie ainsi que les factures correspondantes.
Pour sa part, la fonctionnalité qui couvre les AP vous permettra de gérer les sommes dont vous êtes redevable auprès de vos créditeurs, notamment vos fournisseurs. Vous pourrez traiter plus vite davantage de factures et de transactions financières avec vos fournisseurs. Les données de ces derniers étant par ailleurs reliées à la gestion des achats, vous optimiserez vos flux de trésorerie.
Gestion des paiements et des achats
Il est important qu’un ERP Finance comporte une fonctionnalité de gestion des paiements. Cette dernière vous permettra de gagner beaucoup de temps en automatisant la comptabilisation des décaissements, la comptabilisation des encaissements, la gestion des bordereaux de remise de chèque ou encore la prise en charge des virements SEPA.
D’autre part, le module d’un ERP dédié à la finance doit vous permettre de gérer vos achats de produits et de services ainsi que les documents y afférents. Grâce à l’intégration de cette fonctionnalité avec la comptabilité fournisseur, vous optimiserez la gestion de vos factures. De plus, vous pourrez réaliser le rapprochement avec la commande afin de vous assurer que les factures correspondent effectivement aux informations comptables avant tout paiement.
Facturation
La facturation est un processus fastidieux et chronophage qui exige de la précision, de la cohérence et de la rigueur. L’ERP Finance doit permettre de l’automatiser. Dans le détail, l’édition de vos factures sera réalisée automatiquement. Par la suite, celles-ci seront transmises à la comptabilité.
Dès que les factures seront réglées, le logiciel importera l’écriture de banque et actualisera les encours bancaires. Il mettra également à jour le calcul de la TVA. Il en va de même du suivi systématique entre la facture et son paiement. De cette manière, vous disposerez en temps réel de données constamment exactes et à jour sans devoir passer d’un service à l’autre et manipuler différents logiciels.
Gestion des immobilisations
La gestion des immobilisations fait également partie des fonctionnalités indispensables d’un ERP Finance. Elle vous permettra de suivre et de gérer les actifs physiques et les matériels de votre entreprise, l’instar des ordinateurs, des véhicules, etc.
Elle vous aidera aussi à calculer avec précision vos amortissements. Il faut savoir que des calculs erronés compromettent la conformité réglementaire. De plus, ils entraînent de lourdes conséquences fiscales. Ces problèmes peuvent être évités grâce à la fonctionnalité de gestion des immobilisations de l’ERP Finance. Celle-ci vous offrira une meilleure visibilité sur l’utilisation de vos biens corporels ainsi que sur leur coût et leur entretien.
Gestion budgétaire
Dans la liste des fonctionnalités qu’un ERP Finance doit proposer, on retrouve aussi la gestion budgétaire. Cette dernière mettra à votre disposition des informations financières et des chiffres de vente plus spécifiques. Vous pourrez les exploiter pour mieux anticiper vos dépenses et vos revenus.
Autrement dit, le module d’un ERP dédié à la finance vous permettra d’accéder à toutes les informations nécessaires au processus de budgétisation. Vous serez alors à même d’estimer précisément vos différents postes de budget. Le logiciel vous permettra en outre de mettre à jour à tout moment votre budget en cours d’exercice, ce qui en facilitera le suivi. En le comparant avec votre budget initial ou celui de l’année passée, vous obtiendrez des informations qui éclaireront vos prises de décision.
Gestion de la trésorerie
La gestion de la trésorerie est essentielle pour assurer la pérennité de votre entreprise. Pour en assurer l’efficacité, vous devez adopter un outil qui vous permettra de calculer précisément vos besoins en fonds de roulement. L’ERP Finance est la solution tout indiquée.
Il est en effet capable de déterminer les financements requis et les échéances à respecter. De surcroît, il collecte les informations de vos différents comptes bancaires et réalise les réconciliations bancaires. Grâce aux fonctionnalités de gestion de trésorerie d’un ERP Finance, vous pourrez suivre au plus près des informations clés. Il en résulte une meilleure maîtrise de vos liquidités et de votre risque financier.
Gestion des risques
Visant à protéger votre entreprise contre les éventuelles pertes et les menaces susceptibles d’entraver son activité, la gestion des risques est une fonction clé. C’est la raison pour laquelle un ERP Finance doit offrir des fonctionnalités s’y rapportant. Grâce à celles-ci, vous pourrez prévoir, analyser et gérer les risques pouvant ébranler la stabilité financière de votre entreprise. En guise d’illustration, en vous permettant d’identifier clairement vos risques de crédit, le logiciel vous aidera à déterminer la mesure à prendre, à savoir provisionner suffisamment de liquidités afin de couvrir les risques d’impayés clients.
Qui plus est, l’ERP Finance favorise la maîtrise des risques relatifs à la sécurité, à la responsabilité légale et à la conformité. Les risques liés à la réputation ne sont pas en reste.
Gestion de la fiscalité
La gestion fiscale est déterminante pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Cette dernière est en effet soumise à toutes sortes d’impôts (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, contribution économique territoriale, taxe sur la valeur ajoutée, etc.). Par ailleurs, elle est tenue de remplir diverses obligations déclaratives qui varient en fonction de son régime fiscal et social.
Un ERP Finance doit vous permettre d’optimiser la gestion de votre fiscalité en proposant des fonctionnalités qui couvrent cette fonction. Celles-ci faciliteront le calcul de vos différents impôts. Le logiciel mettra aussi à votre disposition des outils pour effectuer vos déclarations fiscales. En outre, il générera les rapports que vous devez fournir pour vous mettre en conformité avec vos obligations fiscales.
Nos conseils pour choisir votre ERP Finance
Il n’est pas simple de choisir un ERP Finance étant donné la pluralité des solutions disponibles à l’heure actuelle. Pour être sûr de trouver un logiciel réellement adapté à votre entreprise, vous devez commencer par analyser vos besoins. Pour ce faire, il est préférable de réaliser un audit interne. Ce dernier permettra d’identifier les flux, les processus, les méthodes de gestion ainsi que les outils en place dans votre entreprise. Appuyez-vous sur cette base pour déterminer vos besoins et les fonctionnalités que le module finance du PGI devra embarquer pour y répondre.
Par la suite, penchez-vous sur les spécificités de votre activité. En plus de vous permettre de faire ressortir des besoins en termes de fonctionnalités plus précis, ces dernières vous orienteront dans le choix d’un éditeur. Il est en effet important que vous misiez sur un éditeur qui comprend les enjeux de votre métier.
Maintenant que votre choix commence à s’affiner, vous devez prendre en compte plusieurs critères pour dénicher la meilleure solution. La facilité d’utilisation de l’ERP est le premier. Il faut que le logiciel puisse être aisément adopté par vos équipes. Il doit donc afficher une interface intuitive.
Il s’avère également judicieux d’opter pour un outil évolutif. Votre ERP Finance doit être en mesure d’accompagner la croissance de votre entreprise. Cette capacité est essentielle compte tenu de l’évolution rapide des contraintes légales et fiscales.
Il convient aussi de porter une attention particulière à l’interopérabilité du PGI Finance. Il faut qu’il permette d’importer facilement les données situées dans d’autres logiciels et d’exporter sans effort celles qu’il stocke. De plus, il doit assurer leur sécurité en donnant la possibilité de vérifier et de sécuriser les accès, en empêchant la saisie accidentelle d’informations et en fournissant une trace de toutes les modifications.
Enfin, il est nécessaire d’évaluer le coût induit par un ERP Finance pour bien choisir votre solution. Outre le prix du logiciel à proprement parler, il est nécessaire de prévoir les dépenses liées à l’intégration, à la formation des utilisateurs ainsi qu’à la maintenance. Si votre budget est limité, un ERP SaaS vous conviendra davantage. Cette option implique de souscrire un abonnement qui couvre à la fois la licence, l’hébergement des données et la maintenance.
