En tant que Directeur Commercial, il est primordial pour vous de suivre la performance de votre force de vente au plus près pour pouvoir piloter votre performance commerciale. Mais ce n’est pas toujours simple. Vous avez trop de données à gérer ? Leur analyse vous prend trop longtemps et vous n’êtes pas sûr(e) de vos résultats ? Nous avons un outil de pilotage qui vous permettra de suivre vos ventes et vos autre indicateurs-clés en un seul coup d’œil : le reporting commercial !
Le reporting commercial : quels enjeux ?
Chaque service commercial a besoin d’anticiper les évolutions du marché, de mieux connaître ses clients, d’améliorer sa prospection pour in fine faire croître son chiffre d’affaires. Pour ce faire, rien de mieux qu’un reporting commercial visuel et dynamique permettant d’interpréter aisément des données complexes. Découvrez nos meilleurs conseils pour mettre en place un tableau de bord et un reporting efficaces.
Les défis à relever pour suivre son équipe commerciale
1. Ne pas perdre de temps
Développement du panier moyen, fidélisation client, prospection téléphonique, prospection LinkedIn, réalisation des devis, négociations commerciales… Le quotidien d’un commercial est riche et son temps est compté !
Votre commercial doit se concentrer sur ses deals et non sur l’établissement du reporting. Le reporting commercial, qu’il soit au niveau de la force de vente ou du directeur commercial ne doit pas prendre plus de quelques minutes à réaliser.
C’est l’analyse du dashboard qui permettra de connaître les axes d’amélioration pour optimiser le tunnel de vente.
2. Avoir des données fiables
Le reporting commercial doit se baser sur des données fiables et en temps réel pour permettre de piloter son activité commerciale.
On constate souvent au sein des équipes commerciales l’utilisation de fichiers Excel nombreux, dupliqués, existants en plusieurs versions… Souvent, il faut agréger plusieurs sources de données pour avoir une vision globale. Impossible d’ajouter des pièces jointes comme les devis pour analyser simplement les données commerciales. À cela s’ajoute les possibilités d’erreurs liées à la saisie manuelle et la lisibilité de rapports peu visuels. C’est pourquoi il est crucial de fiabiliser et de centraliser vos données pour avoir confiance dans votre reporting.
Quels indicateurs commerciaux choisir pour un reporting commercial efficace ?
Les indicateurs clés de performance (ou KPI) représentent des enjeux stratégiques majeurs dans l’aide décisionnelle. En effet, ce sont eux qui permettent aux entreprises d’évaluer leur performance et de construire leurs tableaux de bord. Afin de choisir les indicateurs commerciaux qui correspondent à vos besoins, il est important de prendre en compte
- vos objectifs stratégiques (CA, marge, pourcentage de satisfaction client…)
- et vos objectifs de vente (portefeuille d'un commercial, contacts des prospects, pourcentage de vente dans un secteur…).
Voici une liste, non-exhaustive des principaux indicateurs de suivi commercial pour la mesure de la performance :
- le nombre de leads
- le pourcentage d'atteinte de l'objectif de chiffres d'affaires
- le nombre d'appels téléphoniques par jour
- le nombre de rendez-vous pris par semaine
- le nombre de propositions commerciales envoyées par mois
- la répartition du CA par région, par commercial
- le taux de conversion
- le panier moyen
- la durée du cycle de vente
- le top client
- le taux de fidélisation par région et par produit
En choisissant entre 5 et 10 indicateurs-clés, vous pourrez par exemple mesurer l’évolution de votre force de vente ou d’un secteur géographique précis. Ils vous permettront également d’anticiper, en vous assurant de la faisabilité d’un objectif et de l’ajuster si besoin.
De cette manière, votre tableau de bord commercial sera le reflet de vos besoins en termes de pilotage et vos KPIs seront un appui pour votre prise de décisions quotidiennes. Ces KPI sont des curseurs indispensables pour un suivi commercial efficace, proactif et réactif afin de booster vos ventes en prenant les bonnes décisions, précises et rapides face à des résultats en temps réel. Vous aurez en votre possession des indicateurs d’alerte afin de corriger les problèmes rencontrés, en jalonnant des seuils critiques.
Nous vous recommandons d’impliquer vos commerciaux et votre direction dans la définition de vos KPI commerciaux et de la forme de vos rapports et tableaux de bord. Cela rendra votre reporting commercial plus lisible pour chacun et réellement au service de votre performance.
Pourquoi mettre en place un projet BI pour votre reporting commercial ?
La Business Intelligence (BI) présente de nombreux avantages pour les entreprises. C’est tout d’abord une aide déterminante à la prise de décision à tous les niveaux, car les outils de BI simplifient la fiabilisation et l’analyse de données. Il permettent également à leur utilisateurs d’avoir une vision claire de leur activité en temps réel et de leur concurrence afin d’optimiser leur performance et d’accroître leur compétitivité. Voilà pourquoi ces outils gagnent de plus en plus en popularité aujourd’hui.
À quoi ressemble un projet de BI au service du commerce ? C’est avant toute chose un projet qui a pour but d’améliorer votre performance commerciale et votre rentabilité.
- Il commence par l’identification de vos indicateurs de performance commerciale (ou KPIs commerciaux). Nous vous recommandons d’en choisir entre 5 et 10 et de les sélectionner en fonction de vos objectifs commerciaux du moment.
- Ensuite, il s’agira d’identifier les données nécessaires pour alimenter ces indicateurs, de les localiser et de les collecter.
- Puis, il sera l’heure de choisir le(s) outil(s) qui vous faciliteront le plus l’analyse de données et leur représentation graphique (ou data visualisation). Les outils de reporting sont ceux qui vous permettront d’aller le plus vite dans votre collecte et analyse de données. Ils facilitent également le production de rapports et de tableaux de bord commerciaux faciles à lire.
- Et enfin, un tel projet se finira avec la structuration de votre processus de reporting. Vous établirez la forme de vos rapports et tableaux de bord ainsi que la fréquence à laquelle ils seront partagés avec l’équipe commerciale et la direction générale.
Et voilà, votre reporting commercial est en place ! Avec un processus de reporting structuré, vous pourrez facilement suivre votre chiffre d’affaires et vos marges, déterminer votre couverture face à la concurrence ou encore identifier les causes des résultats moyens d’une agence régionale. Votre reporting vous aidera à identifier facilement vos voies d’amélioration.
Comment créer un tableau de bord commercial simplement ?
Pour faciliter votre reporting commercial, nous vous recommandons de vous intéresser :
- Aux solutions de Business Intelligence
- Et aux logiciels de CRM Commercial (Customer Relationship Management ou Gestion de la Relation Client)
Les solutions BI faciliteront la compilation, la fiabilisation, l’analyse et la représentation de vos données. Leurs connecteurs vous permettent de centraliser les données de l’ensemble de vos logiciels, y compris celles de votre CRM. Elles vous permettront de facilement construire vos tableaux de bord, illustrés de data visualisations impactantes. La diffusion de vos tableaux de bord peut être partagée avec vos équipes en déclinant des droits pour chacun, afin de sécuriser les données. Vous couplez ainsi un pilotage de proximité avec une vision globale de votre activité commerciale.
Quant au CRM Commercial, il sert à centraliser et conserver les informations-clés des prospects et clients avec lesquels votre équipe commerciale interagit. Son objectif est d’éviter les pertes d’informations dues aux départs de collaborateurs, à la prise de notes manuelles sur papier et au passage d’un logiciel à l’autre. Notez également que certains logiciels CRM intègrent des fonctionnalités de BI, comme des tableaux de bord. C’est par exemple le cas de HubSpot CRM et de Dynamics 365 for Sales de Microsoft.
Des recommandations de logiciels pour mettre en place un reporting commercial ?
Notre équipe d’experts en Business Intelligence vous recommande les logiciels BI suivants pour faciliter votre gestion commerciale :
- MyReport BE, l’outil BI de Report One
- Power BI, celui de Microsoft
Quant aux CRM Commerciaux, les CRM suivants sont particulièrement populaires auprès de nos clients :
- Dynamics 365 for Sales de Microsoft
- Salesforce
- Pipedrive
Besoin de conseils personnalisés ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet de reporting commercial avec l’un de nos experts ou programmer une démonstration.
