Vous avez décidé d’implémenter un Enterprise Resource Planning pour optimiser le management de votre entreprise et améliorer sa performance ? Il est indispensable d’établir un cahier des charges ERP pour garantir la réussite d’un tel projet. De quoi s’agit-il exactement ? Quelles informations doit contenir ce guide ? Comment le créer ? Découvrez toutes les réponses dans cet article.
Qu'est-ce qu'un cahier des charges ERP ?
Le cahier des charges ERP pour un système ERP (CDC ERP) constitue un document essentiel qui spécifie en détail les exigences fonctionnelles et techniques de votre organisation. Il ne se limite pas seulement à énumérer les fonctionnalités attendues mais s’attache aussi à définir précisément les objectifs visés par l’adoption d’une telle solution informatique. En détaillant les fonctionnalités désirées, le CDC ERP dessine le cadre de ce que sera l’interface, en précisant les attentes en termes de performance, d’ergonomie, de sécurité, et d’intégration avec les systèmes existants.
De plus, ce document joue un rôle crucial dans l’identification des avantages que l’organisation espère tirer de la mise en place de l’ERP. Qu’il s’agisse d’améliorer l’efficacité des processus internes, de réduire les coûts opérationnels, d’accroître la satisfaction client ou de soutenir la prise de décision grâce à une meilleure analyse des données, le CDC établit une connexion directe entre les besoins de l’entreprise et les solutions proposées par l’ERP.
En servant de guide tout au long du processus d’implémentation, le CDC assure que toutes les parties prenantes, internes comme externes, disposent d’une compréhension commune des exigences du projet. Il facilite ainsi la communication entre l’entreprise et les fournisseurs potentiels, leur permettant de proposer des solutions adéquates qui répondent effectivement aux besoins exprimés.
Comment établir un cahier des charges ERP ?
Vous l’aurez compris, l’établissement d’un CDC est une étape incontournable dans le cadre d’un plan de déploiement. Il est primordial de bien l’écrire pour sélectionner une interface qui répondra parfaitement à vos besoins.
Quels éléments doit-on retrouver dans un cahier des charges ERP ?
La clarté de votre CDC prévient les lacunes au niveau de la compréhension de votre plan PGI. De plus, elle évite un grand écart entre les résultats escomptés et obtenus.
Un CDC compte généralement un certain nombre de pages (15 à 20 en moyenne). Sa longueur est liée à la multitude d’informations qu’il est indispensable d’y inclure. Sa constitution peut donc s’avérer fastidieuse. Pour faciliter cette tâche tout en ayant la certitude d’établir un écrit clair et exhaustif, il convient de décomposer votre CDC en diverses parties. Ces dernières sont détaillées ci-après.
Présentation de la structure et du plan
La première partie de votre Cahier des charges ERP doit être consacrée à la présentation de votre organisme. Indiquez le secteur dans lequel évolue votre structure et expliquez votre activité. Décrivez également les produits et/ou les prestations que vous proposez, votre marché et votre clientèle. Énumérez en outre les prestations qui constituent votre structure et leur fonction respective.
Contexte actuel et besoins
Dans la deuxième partie de votre CDC, commencez par détailler le SI (système d’information) existant, c’est-à-dire les différentes interfaces qui y sont déjà établis. Établissez ensuite le périmètre de prestation et fonctionnel ainsi que le périmètre structurel. Dans le détail, vous devez préciser :
- Vos attentes concernant les prestations de service ;
- Vos besoins en matière de features par métiers ;
- Les prestations concernés par l’utilisation
Buts et portée
La troisième partie sera d’une part consacrée aux objectifs : détaillez-y les buts que vous souhaitez atteindre. Il est préférable de fixer des objectifs SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.
D’autre part, il est nécessaire d’aborder la portée. Dans cette partie de votre CDC, déterminez les processus couverts et les bénéfices attendus. Il s’avère en outre important de spécifier les risques liés à l’arrivée d’un tel système.
Prérequis fonctionnelles et techniques
La quatrième partie de votre CDC doit dans un premier temps être dédiée à vos prérequis fonctionnels. Détaillez les principales options auxquelles vous souhaitez accéder et mentionnez les flux à prendre en charge. Précisez aussi les modules et les capacités souhaités.
Dans un second temps, penchez-vous sur vos demandes techniques. Ces dernières peuvent par exemple porter sur la sécurité, l’interopérabilité, la facilité d’utilisation, la performance ou encore l’évolutivité. La spécification de vos prérequis fonctionnels et techniques vous évitera de vous retrouver avec une plateforme inadaptée.
Configuration et interface
Dans la cinquième partie, évoquez vos besoins spécifiques en termes de configuration. Il peut notamment s’agir de l’automatisation de workflows précis, de développements sur-mesure ou de la création d’applications particulières.
Par ailleurs, il est nécessaire d’y détailler vos prérequis en termes d’UX (user-expérience) et d’interface . Celles-ci doivent notamment être axées sur la convivialité et l’ergonomie.
Planification et budget
La planification et le budget sont des éléments qui jouent un rôle non négligeable dans la réussite de tout plan d’installation PGI. La sixième partie de votre CDC devra donc être constituée d’un plan d’installation. Il vous faudra y préciser entre autres les principales échéances à respecter dans le cadre de l’implémentation de la solution que vous aurez choisi.
Dans cette partie, le budget ERP estimé devra aussi être indiqué. Pour le calculer, prenez en compte le coût induit par l’éventuel achat de matériel, l’acquisition de licences, l’intégration, la formation et la maintenance. N’oubliez pas non plus d’inclure les dépenses cachées comme celles liées à la personnalisation, la migration des données ou encore les actualisations et les montées en version.
Évaluation et contractualisation
Il est indispensable de définir les critères d’évaluation des prestataires pour leur permettre de comprendre vos priorités et pouvoir les comparer sur une base identique et objective. Il peut par exemple s’agir de l’expertise, la pertinence de la plateforme proposée, la qualité de service, la méthodologie envisagée, le prix de la prestation, etc. Les critères d’évaluation que vous choisirez doivent être indiqués dans la septième partie de votre CDC.
Précisez-y par ailleurs les termes et les conditions du contrat avec les fournisseurs. Ceux-ci peuvent concerner le nombre de licences, le droit de contrôle des fournisseurs, la période de garantie de bon fonctionnement après l’installation, la durée du contrat, etc.
Une stratégie du changement en interne
Le déploiement d’un nouveau système bouleversera sans aucun doute les habitudes de travail de chacun. Cette situation risque de susciter des inquiétudes ou de la réticence chez les collaborateurs. Il est essentiel de définir une stratégie du changement en interne pour favoriser l’adoption de votre futur outil par ses principaux utilisateurs. Celle-ci peut consister à :
- Déployer des actions de communication pour informer les collaborateurs ;
- Expliquer les raisons qui ont motivé l’établissement d’un PGI ;
- Souligner les avantages pour les users
- Mettre en évidence les résultats attendus ;
- Fournir un accompagnement aux collaborateurs.
Qui est chargé de rédiger le cahier des charges ERP ?
La production du cahier des charges ERP est une tâche qui incombe au chef de projet (à désigner). Il est préférable qu’il fasse appel à une équipe formée de collaborateurs issus de vos services. Ceux-ci pourront évoquer leurs besoins spécifiques en matière de modules.
Nos conseils pour rédiger le cahier des charges ERP
La constitution du CDC n’est pas ce qu’il y a de plus facile. Il est toutefois fortement déconseillé de faire l’impasse sur cette étape étant donné que la réussite de votre plan PGI en dépend largement. Pour la mener à bien, n’hésitez pas à appliquer les tips fournis ci-après.
Évaluez de manière impartiale vos systèmes actuels
Votre système actuel doit être décrit clairement et tel qu’il est. Détaillez ses forces, ses faiblesses et ses limites sans chercher à enjoliver la situation. Expliquez les problèmes que vous rencontrez et précisez ce qu’il vous manque. Mettez aussi en évidence les points qui nécessitent une amélioration.
Une évaluation objective de votre système actuel est indispensable pour faire ressortir vos besoins réels. Si vous vous voilez la face et refusez d’admettre l’existence de certains problèmes, vous risquez de choisir un logiciel qui ne correspond pas à votre réalité.
Définissez vos impératifs et vos priorités
Il est crucial de définir de façon détaillée vos demandes en matière de solution. Celles disponibles sur le marché sont aujourd’hui très nombreuses. Il est par conséquent possible que vous sélectionniez un Enterprise Ressource Planning qui ne convient pas à votre entreprise si vos demandes ne sont pas précises.
D’autre part, il est recommandé de classer vos besoins par ordre de priorité. Vous pourrez de cette manière identifier les PGI qui répondent à vos principales problématiques.
Sélectionnez un chef dédiée à la création du CDC
Le chef joue un rôle majeur dans la création du cahier des charges. En effet, il doit s’assurer que les besoins ainsi que les buts de la démarche sont bien compris. Choisissez une personne qui dispose d’une expertise technique éprouvée en informatique pour occuper ce poste. Il est aussi préférable que celle-ci possède des compétences en leadership et en gestion de projet.
Consultez les futurs utilisateurs de l'ERP pour valider la pertinence de votre document
N’hésitez pas à consulter les futurs utilisateurs du logiciel que vous envisagez de déployer lors de la constitution du CDC. Ils pourront en valider la pertinence en vérifiant l’adéquation des modules et des fonctionnalités souhaités avec leurs attentes.
S’ils constatent que certains de leurs besoins n’ont pas été pris en compte, ils n’auront qu’à le faire savoir. Vous pourrez alors les intégrer dans votre CDC, ce qui vous évitera de devoir recourir plus tard à des développements supplémentaires. Vous vous doutez sûrement que ces derniers sont coûteux et chronophages.
Recours aux conseils d'un partenaire comme Apogea et à l'accompagnement professionnel
Choisis au sein de votre organisation, le chef et l’équipe sont les mieux positionnés pour définir les besoins de votre structure en matière de PGI. Il s’avère néanmoins intéressant de solliciter un accompagnement professionnel comme celui dispensé par l’intégration d’Apogea.
Les erreurs à éviter dans le cahier des charges ERP
Voici les erreurs à éviter lorsque vous vous préparez à rédiger un cahier des charges ERP :
Ne pas écrire de cahier des charges pour son projet ERP
La première erreur à ne pas faire concernant un cahier des charges ERP est de ne pas en rédiger un. L’absence de cette pièce entraîne de multiples risques. Les incompréhensions et les malentendus en font partie. En effet, sans feuille de route, vos besoins sont susceptibles d’être mal interprétés par les prestataires.
Cette situation peut entraîner des retards dans la mise en œuvre de votre PGI, car si la prestation fournie ne vous satisfait pas, il sera nécessaire de procéder à des ajustements. Par ailleurs, sans CDC, vous ne pourrez pas prouver votre bonne foi en cas de litige avec un prestataire.
Manquer l'implication des services internes concernés
Les futurs cibles du PGI que vous prévoyez de déployer se trouvent au sein des services internes. Ne pas les impliquer dans votre projet ERP constitue une erreur. Il y a en effet de grandes chances que le logiciel sélectionné ne convienne pas ou ne soit pas adopté si leurs opinions et leurs besoins ne sont pas pris en compte.
Pour éviter que de telles situations se produisent, vous pouvez organiser des ateliers collaboratifs au cours desquels les souhaits de chacun seront examinés. Il s’avère judicieux de classer les impératifs selon qu’ils sont obligatoires ou facultatives pour raccourcir la liste y afférente.
Mélanger le cahier des charges et les spécifications fonctionnelles
Le CDC ne doit pas être confondu avec la fiche des spécifications fonctionnelles. Le premier recense ce que vous attendez d’un PGI. Il facilite la sélection d’un prestataire.
Pour sa part, la fiche des spécifications fonctionnelles est rédigée par le fournisseur. Elle décrit la manière dont les impératifs qui figurent dans le cahier des charges seront mises en œuvre. Pour établir la fiche des spécifications fonctionnelles, l’éditeur choisi passera au crible les flux et les exigences détaillés dans votre CDC au cours d’un atelier.
Donner trop ou pas assez de détails dans le document
Evitez de rédiger un fichier qui ne contient que très peu de détails. Une description superficielle multiplie les interrogations et favorise les malentendus. En somme, il est nécessaire de trouver le juste milieu : si vous ne devez pas être trop généraliste, il ne faut pas non plus vous perdre dans les détails superflus.
Ne pas consacrer assez de temps à la rédaction de cette pièce
Une autre erreur courante consiste à ne pas consacrer suffisamment de temps à l’étape de création. Plusieurs raisons peuvent expliquer cette situation :
- L’établissement du CDC n’est pas considéré comme une priorité, car son importance dans le choix du logiciel adéquat pour son entreprise n’est pas reconnue ;
- Les ressources allouées ne permettent pas de s’étaler sur le fait d’écrire ;
- L’expertise nécessaire à son élaboration fait défaut en interne.
Un modèle / exemple de cahier des charges ERP à télécharger
Vous trouverez en ligne divers modèles de cahier des charges ERP à télécharger. Servant de support pour la rédaction de votre propre document, ils peuvent être adaptés à tous types de structures. Vous recherchez un exemple pouvant facilement être personnalisé avec les informations de votre entreprise ? Téléchargez le guide ultime pour créer son propre modèle de CDC. Il vous suffit d’utiliser la base qui y est fournie pour élaborer votre document.
En résumé, le CDC est un document détaillé qui fait un état des lieux de l’existant dans votre entreprise. Vos besoins en matière de management des processus d’entreprise y sont décrits. Il en va de même des objectifs que vous voulez atteindre en mettant en œuvre un PGI ainsi que les fonctionnalités souhaitées. Vous voulez en apprendre plus sur ces logiciels ? Téléchargez nos ressources et lisez aussi:
Quelle est la durée d'implémentation d'un ERP ?
En moyenne, il faut compter au minimum entre 3 et 6 mois pour implémenter votre logiciel ERP.
Votre intégrateur ERP aura pour mission de :
- comprendre l’analyse des besoins de votre entreprise et son fonctionnement
- réaliser le cahier des charges et spécifications en conséquence
- choisir un ERP adapté
- réaliser les développements et paramétrages nécessaires
- déployer votre progiciel de gestion dans le système d’information existant
- tester votre nouvel outil de gestion d’entreprise pour s’assurer que votre solution est opérationnelle
- basculer vers ce nouveau système d’information
Quel est l'intérêt de déployer un cahier des charges ERP ?
L’installation d’un tel outil, aussi connu sous le nom de PGI (Progiciel de Gestion Intégré), implique de nombreuses étapes. Ces dernières peuvent rendre difficile la compréhension générale du plan par les parties prenantes. Le CDC leur évite de perdre de vue les buts de l’implémentation et les fédère autour de leur atteinte.
Par ailleurs, il aide à trouver la meilleure offre de Enterprise Ressource Planning pour vous en définissant des items de choix comme les features proposées, le coût, le mode d’hébergement, l’UX, etc.
Le CDC facilite aussi la communication avec les prestataires. Il vous suffit en effet de le leur remettre pour leur faire part de vos problématiques et de vos attentes. En outre, il permet de comparer objectivement les offres de plusieurs prestataires. Pour ce faire, vous n’avez qu’à analyser la compréhension de cette pièce par chacun d’entre eux ainsi que la pertinence de leur réponse.
Quels sont les différents types de cahier des charges ERP ?
Dans le contexte des projets, notamment ceux liés aux systèmes d’information comme les ERP, on distingue généralement deux types de cahiers des charges. Le cahier des charges technique se concentre sur les exigences techniques, matérielles, et logicielles ainsi que sur les contraintes spécifiques au produit ou système à développer. Tandis que le cahier des charges ERP fonctionnel liste les besoins fonctionnels du projet, c’est-à-dire ce que le système doit faire, ses fonctionnalités attendues et les objectifs à atteindre pour répondre aux besoins des utilisateurs.
