Cahier des charges ERP
Vous avez décidé d’implémenter un logiciel Enterprise Resource Planning pour optimiser le management de votre entreprise et améliorer sa performance ? Il est indispensable d’établir un cahier des charges ERP pour garantir la réussite d’un tel projet. De quoi s’agit-il exactement ? Quelles informations techniques doit contenir ce guide ? Quel est le processus pour le créer et gérer sa mise en place ? Découvrez toutes les réponses dans cet article.
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Qu'est-ce qu'un cahier des charges ERP ?
Pourquoi le cahier des charges est-il indispensable pour réaliser un projet ERP ?
Le cahier des charges ERP est un document essentiel pour un projet ERP car il permet de définir clairement les besoins de l’entreprise, d’aligner les parties prenantes, de délimiter le périmètre du projet, de comparer objectivement les solutions disponibles, de maîtriser le budget et les délais, et de servir de référence contractuelle avec les prestataires. Il facilite également la gestion du changement et garantit que le logiciel ERP métier (comme un ERP industrie) choisi répondra aux attentes de l’organisation, tout en évitant les malentendus et les dérives.
Quels éléments doit-on retrouver dans un cahier des charges ERP ?
Présentation de la structure et du plan
La première partie de votre Cahier des charges ERP doit être consacrée à la présentation de votre entreprise. Indiquez le secteur dans lequel évolue votre structure et expliquez votre activité. Décrivez également les produits et/ou les prestations que vous proposez, votre marché et votre clientèle. Énumérez en outre les prestations qui constituent votre structure et leur fonction respective.
Contexte actuel et besoins
Dans la deuxième partie de votre CDC et de votre projet ERP, commencez par détailler dans le document les processus métier et la gestion du SI (système d’information) existants, c’est-à-dire les différentes interfaces qui y sont déjà établis. Établissez ensuite le périmètre de prestation fonctionnel ainsi que le périmètre structurel. Dans le détail, vous devez préciser :
- Vos attentes concernant les processus métier, la gestion des données et prestations de service ;
- Vos besoins en matière de features par métiers ;
- Les prestations concernés par l’utilisation dans votre entreprise
Buts et portée
La troisième partie du cahier des charges ERP sera d’une part consacrée aux objectifs : détaillez-y les buts de gestion que vous souhaitez atteindre. Il est préférable de fixer des objectifs SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.
D’autre part, il est nécessaire d’aborder la portée du projet. Dans cette partie de votre CDC, déterminez les processus métier couverts et les bénéfices attendus. Il s’avère en outre important de spécifier les risques liés à l’arrivée d’un tel système.
Prérequis fonctionnelles et techniques
La quatrième partie de votre CDC doit dans un premier temps être dédiée à vos prérequis fonctionnels. Détaillez les principales options auxquelles vous souhaitez accéder et mentionnez les flux à prendre en charge. Précisez aussi les modules et les capacités souhaités.
Configuration et interface
Dans la cinquième partie, évoquez vos besoins spécifiques en termes de configuration. Il peut notamment s’agir de l’automatisation de workflows précis, de développements sur-mesure ou de la création d’applications particulières.
Par ailleurs, il est nécessaire d’y détailler vos prérequis en termes d’UX (user-expérience) et d’interface . Celles-ci doivent notamment être axées sur la convivialité et l’ergonomie.
Planification et budget
La planification et le budget sont des éléments qui jouent un rôle non négligeable dans la réussite de tout plan d’installation PGI. La sixième partie de votre CDC devra donc être constituée d’un plan d’installation. Il vous faudra y préciser entre autres les principales échéances à respecter dans le cadre de l’implémentation de la solution que vous aurez choisi.
Dans cette partie, le budget ERP estimé devra aussi être indiqué. Pour le calculer, prenez en compte le coût induit par l’éventuel achat de matériel, l’acquisition de licences, l’intégration, la formation, la maintenance, et d'autres dépenses cachées.
Évaluation et contractualisation
Il est indispensable de définir les critères d’évaluation des prestataires pour leur permettre de comprendre vos priorités et pouvoir les comparer sur une base identique et objective.
Une stratégie du changement en interne
Le déploiement d’un nouveau système bouleversera sans aucun doute les habitudes de travail de chacun. Cette situation risque de susciter des inquiétudes ou de la réticence chez les collaborateurs.
Les erreurs à éviter dans le cahier des charges ERP
Ne pas écrire de cahier des charges pour son projet ERP
La première erreur à ne pas faire concernant un cahier des charges ERP est de ne pas en rédiger un. L’absence de cette pièce entraîne de multiples risques. Les incompréhensions et les malentendus en font partie. En effet, sans feuille de route, vos besoins sont susceptibles d’être mal interprétés par les prestataires.
Manquer l'implication des services internes concernés
Les futurs cibles du PGI que vous prévoyez de déployer se trouvent au sein des services internes. Ne pas les impliquer dans votre projet ERP constitue une erreur. Il y a en effet de grandes chances que le logiciel sélectionné ne convienne pas ou ne soit pas adopté si leurs opinions et leurs besoins ne sont pas pris en compte.
Mélanger le cahier des charges et les spécifications fonctionnelles
Le CDC de la solution ERP cloud ne doit pas être confondu avec la fiche des spécifications fonctionnelles. Le premier recense ce que vous attendez d’un PGI. Il facilite la sélection d’un prestataire.
Pour sa part, la fiche des spécifications fonctionnelles est rédigée par le fournisseur. Elle décrit la manière dont les impératifs qui figurent dans le cahier des charges seront mises en œuvre. Pour établir la fiche des spécifications fonctionnelles, l’éditeur choisi passera au crible les flux et les exigences détaillés dans votre CDC au cours d’un atelier.
Donner trop ou pas assez de détails dans le document
Evitez de rédiger un document qui ne contient que très peu de détails. Une description superficielle multiplie les interrogations et favorise les malentendus. En somme, il est nécessaire de trouver le juste milieu : si vous ne devez pas être trop généraliste, il ne faut pas non plus vous perdre dans les détails superflus.
Ne pas consacrer assez de temps à la rédaction de cette pièce
Une autre erreur courante consiste à ne pas consacrer suffisamment de temps à l’étape de création. Plusieurs raisons peuvent expliquer cette situation :
- L’établissement du CDC ERP n’est pas considéré comme une priorité, car son importance dans le choix du logiciel adéquat pour son entreprise n’est pas reconnue ;
- Les ressources allouées ne permettent pas de s’étaler sur le fait d’écrire ;
- L’expertise nécessaire à son élaboration fait défaut en interne.
Nos conseils pour rédiger le cahier des charges ERP
Évaluez de manière impartiale vos systèmes actuels
Votre système actuel et votre gestion des données doivent être décrites clairement et tels qu’ils sont. Détaillez ses forces, ses faiblesses et ses limites sans chercher à enjoliver la situation.
Définissez vos impératifs et vos priorités
Il est crucial de définir de façon détaillée vos demandes en matière de solution. Celles disponibles sur le marché sont aujourd’hui très nombreuses. Il est par conséquent possible que vous sélectionniez un Enterprise Ressource Planning qui ne convient pas à votre entreprise si vos demandes ne sont pas précises.
Sélectionnez un chef dédiée à la création du CDC
Le chef joue un rôle majeur dans la création du cahier des charges. En effet, il doit s’assurer que les besoins ainsi que les buts de la démarche sont bien compris. Choisissez une personne qui dispose d’une expertise technique éprouvée en informatique pour occuper ce poste.
Consultez les futurs utilisateurs de l'ERP pour valider la pertinence de votre document
N’hésitez pas à consulter les futurs utilisateurs du logiciel que vous envisagez de déployer lors de la constitution du CDC. Ils pourront en valider la pertinence en vérifiant l’adéquation des modules et des fonctionnalités souhaités avec leurs attentes. S’ils constatent que certains de leurs besoins n’ont pas été pris en compte, ils n’auront qu’à le faire savoir.
Recours aux conseils d'un partenaire comme Apogea et à l'accompagnement professionnel
Choisis au sein de votre organisation, le chef et l’équipe sont les mieux positionnés pour définir les besoins de votre structure en matière de PGI. Il s’avère néanmoins intéressant de solliciter un accompagnement professionnel comme celui dispensé par l’intégration ERP d’Apogea.
FAQ - Cahier des charges ERP
Combien de temps faut-il pour rédiger un cahier des charges ERP solide ?
En tant qu'intégrateur ERP, voici le temps que nous estimons nécessaire pour rédiger un cahier des charges ERP
Préparation et collecte d'informations (1 à 2 semaines) :
Rédaction initiale (2 à 3 semaines) :
Révisions et validations (1 à 2 semaines) :
Appel d'offres et sélection (2 à 4 semaines) :
Estimation totale
6 à 11 semaines (environ 1,5 à 2,5 mois).
Qui est chargé de rédiger le cahier des charges ERP ?
La rédaction d'un cahier des charges ERP implique généralement plusieurs parties prenantes, notamment :
- Le Département des Systèmes d'Information (DSI).
- Les départements métier (finance, logistique, RH, etc.).
- La direction générale ou des opérations.
- Des consultants externes si nécessaire.
- Les utilisateurs finaux.
