Afin de gagner du temps et de simplifier la gestion de la paie, la dématérialisation est devenue une solution inévitable. Elle permet de se décharger des tâches fastidieuses et garantit un meilleur suivi de paiement. Comment assurer l’automatisation de la gestion de la paie pour optimiser la productivité ?
Les enjeux des activités de paie
La paie est en permanence soumise aux évolutions de la réglementation ainsi que du cadre conventionnel. Les entreprises doivent alors assurer une veille légale pour être en totale conformité avec la loi. C’est ce que l’on appelle la “conformité-paie”.
Respect de la conformité réglementaire des paies
La gestion de la paie est une opération administrative délicate qui nécessite une mise à jour constante des conventions collectives (paie BTP, paie restauration…), des connaissances en droit social et du travail et de connaitre notamment les pratiques de la paie qui sont en constante évolution (modifications des bases salariales, des taux de cotisations, des conventions collectives…).
Par conséquent, les gestionnaires de paie doivent assurer une veille légale pour garantir la conformité de la paie entre autres :
- le règlement général pour la protection des données personnelles (RGDP)
- Le taux fluctuant de la contribution sociale généralisée (CSG)
- La loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, plus précisément la partie relative à l'égalité salariale
Les données sensibles à sécuriser
Grâce à l’utilisation des outils digitaux et à la dématérialisation des processus, les tâches du service RH est simplifié. Sachez que les données sensibles sont sécurisée grâce à l’utilisation de logiciel de paie avec un coffre-fort numérique sécurisé. Plus d’inquiétude de perte de donnée : fiches de paie, RIB, DSN et autres données sensibles, tout est sécurisée. Un enjeu de sécurisation de ces données est donc au coeur des évolutions des systèmes de paie mise en place actuellement. Lors de votre choix de prestataire de paie, vous devez faire en sorte de choisir des spécialistes faisant appel à un logiciel de paie fiable, assurant la confidentialité des données stockées.
Une qualité de gestion imposée
Il faut savoir que la non-conformité de la paie peut induire de lourdes conséquences financières, imputées par l’URSSAF (lors d’un éventuel contrôle), l’inspection du travail ou encore les prud’hommes. Si les bulletins de paie contiennent des erreurs, ils peuvent eux aussi entrainer un redressement de l’URSSAF, voir une réclamation aux prud’hommes. L’automatisation de la gestion de la paie permet de réduire les litiges susceptibles d’entrainer des contestations logues et couteuses devant les prud’hommes. Elle tient également les entreprises à l’abri de redressements fiscaux (si les cotisations sont inférieures aux taux en vigueur) ou de lourdes amendes par l’Inspection du Travail. A savoir que pour les violations les plus graves (détournement des données personnelles ou collecte illicite), vous risquez des sanctions pénales : une amende de 300 000€ et 5 ans de prison.
L’automatisation de la paie une réponse pour les DRH
Les entreprises sont entrées, depuis plusieurs années maintenant, dans le processus de la transformation digitale. Ce phénomène touche particulièrement la gestion de la paie et des ressources humaines. Nous constatons, que de nombreux logiciels de paie automatisée inondent le marché.
L’automatisation de la paie en quoi ça consiste ?
L’automatisation de la gestion de la paie en entreprise consiste à utiliser une solution informatique pour produire les bulletins de paie du personnel et effectuer des déclarations sociales. Le but est de rendre le traitement des informations le plus automatisé possible, avec une intervention humaine minimale. Cela va permettre au service RH de libérer du temps pour d’autres tâches administratives. Un logiciel de paie peut permettre de centraliser la gestion des ressources humaines (gestion du temps de travail, des absences/congés, des notes de frais…). Il s’occupe également de la tenue des documents RH.
L’automatisation de la gestion de la paie en entreprise est une technique qui permet de simplifier les tâches administratives en supprimer les tâches considérées comme chronophages et à faible valeur ajoutée. Elle s’inscrit dans une logique de transformation digitale de la gestion des ressources humaines. Un logiciel de paie peut également faire partie d’un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH). Il s’agit d’un système informatique qui combine plusieurs logiciels qui permettent de gérer et automatiser plusieurs fonctions RH : paie, recrutement, évolutions de carrières, formations, prestations sociales, plannings…
Quels sont les avantages de l’automatisation de la paie ?
L’automatisation de la paie présente de nombreux avantages aussi bien pour l’entreprise mais essentiellement pour le service des ressources humaines. Voici une liste des nombreux avantages de l’automatisation de la paie en entreprise :
- Un bénéfice de temps : Lors de l'installation d'un logiciel pour gérer votre système de paie, vous n'avez plus besoin de traiter manuellement le paiement des salariés. En effet, les paiements deviennent automatique.
- Simplifie les tâches du personnel de l'équipes RH : avec l'automatisation du traitement de la paie, les DRH sont moins surchargés. En effet, ces derniers sont libérés de tâches récurrentes qui prennent beaucoup de temps de travail.
- Eviter les erreurs dans les paiements : un autre avantage de l'automatisation de la paie est qu'elle vous met à l'abri des erreurs. Il est possible de commettre des erreurs sur la comptabilisation des heures de travail d'un salarié. De plus, cette erreur ne va pas se résoudre facilement et encore moins dans un bref délai.
- Favorise la réduction maximale des coûts : les entreprises n'auront plus besoin de recruter un professionnel de la paie (avec un salaire assez haut) pour la gestion des paies des collaborateurs. Nous conseillons aux entreprises d'installer un logiciel de paie pour automatiser le traitement de la paie pour l'ensemble de vos salariés. Cette alternative vous permettra de faire des économies et de réduire certains coûts.
Comment mettre en place l’automatisation de la paie ?
De nombreuses entreprises décident de se décharger des tâches répétitives pour assurer une meilleure gestion de la paie. Il s’agit d’un moyen pratique pour se concentrer sur son cœur de métier et diminuer les risques d’erreurs. Pour ce faire, l’utilisation d’un logiciel de paie est fortement recommandée. Voici les différentes étapes à suivre.
Les bonnes pratiques pour automatiser sa paie
Gérer le système de paie des employés est très complexe. Cette tâche logue et minutieuse prend beaucoup de temps, bonne nouvelle voici les 6 bonnes pratiques pour optiser la gestion de la paie dans votre entreprise :
- S'interroger sur ses besoins
- Choisir un bon logiciel de paie
- Réaliser un audit interne
- Paramétrage des données par un logiciel
- Intégrer les données dans le logiciel de paie
- Etablissement des fiches de paie par le logiciel
- Calcul automatique des charges sociales et automatisation des déclarations obligatoires par le logiciel
L’automatisation de la gestion de la paie est un énorme gain de temps pour votre entreprise, cela va vous permettre de vous concentrer sur d’autres tâches comme la gestion du personnel et des talents.
Les fonctionnalités d’un logiciel de fiche paie automatisé
Grâce au travail, en amont, de l’évaluation des besoins et de la définition du budget, l’entreprise choix entre plusieurs logiciel de paie sur le marché, celui qui sera le plus adapté. Certaines fonctionnalités de base sont indispensables, d’autres permettre d’avantages de flexibilité et de maitrise de la fonction paie. Afin de faciliter le travail des équipes RH assurez-vous de choisir un logiciel de gestion de la paie proposant les fonctionnalités suivantes :
- Calcul de la paie : en fonction des éléments variables (heures supplémentaires, arrêts maladie, congés payés...) et des taux légaux applicables,
- Calcul et collecte du PAS : Le prélèvement à la source est calculé, collecté puis reversé à l'URSSAF
- Production des documents obligatoires : un logiciel de paie permet de produire les différents documents obligatoires relatifs aux entrées/sorties contrats de travail, certificats de travail,...
- Documents de reporting et de contrôle de la paie : pour suivre la masse salariale, le logiciel de paie doit offrir des fonctionnalités de contrôle de la paie (exemple : édition de tableaux de bord RH)
Top 4 des logiciels pour automatiser sa paie
Le choix d’un logiciel de gestion de la paie est parfois compliqué. Pour cela, voici le top 4 des logiciels de paie les plus utilisés sur le marché.
Ce logiciel de paie est apprécié pour sa facilité d’accès puisqu’il est possible de s’y connecter depuis n’importe quel navigateur web. Performant pour gérer jusqu’à 200 collaborateurs, Sage Business Cloud Paie édite automatiquement les fiches de paie. Vous diminuez considérablement les risques d’erreurs. Cette solution 100% en ligne réalise une mise à jour automatique des données légales et conventionnelles. Enfin, depuis ce logiciel de paie, votre gestionnaire de paie pourra envoyer en un clic les déclarations sociales.
Intuitive, Sage Business Cloud Paie est prisée des TPE et des PME pour sa facilité d’accès et ses tableaux de bord interactifs.
Sage 100 cloud associe la puissance d’une application bureautique avec une connectivité au cloud. Il convient à tout type de secteur d’activité ou taille d’entreprise. La simplicité de sa mise en œuvre est l’un des nombreux avantages de ce logiciel très complet.
Avec Sage 100, vous allez pouvoir piloter votre activité pour ainsi accroitre votre performance. Choisissez un logiciel qui possède une interface accessible partout depuis un navigateur web pour rendre votre bureau entièrement nomade. Sachez également que Sage 100 est innovants avec l’intégration de fonctionnalité de Business Intelligence et d’intelligence artificielle.
Ce logiciel RH et paie simplifie toutes les tâches de vos collaborateurs. Par exemple, le suivi des congés est entièrement administré par les logiciels Cegid HRU. Ce logiciel livre un reporting précis de la consommation globale de RTT, du taux d’absentéisme ou du nombre de recrutement dans une période donnée. Ce logiciel est très performant et intuitif pour les ETI et les grands comptes.
Performant pour digitaliser toute la fonction RH, Cegid HRU assure une veille règlementaire (légale et conventionnelle). Cette solution intégrée assure le reporting BDES. Cegid HRU est performant dans le suivi d’un volume important de données RH.
La solution Silae améliore le quotidien des entreprises (PME et ETI), puisqu’une portabilité sécurisée est possible. Vos collaborateurs accèdent à Silae où qu’ils soient.
Ce logiciel se démarque également par l’automatisation de certaines tâches : la gestion des frais liés au télétravail par exemple, ou le calcul systématique des IJSSS. Depuis votre logiciel Silae, vous pourrez surtout générer des bilans sociaux (collectifs et individuels) nécessaires à l’élaboration de votre stratégie RH et à son évaluation.
