Les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, doivent acquérir de nouveaux clients et les fidéliser pour pouvoir conclure des ventes et développer leur chiffre d’affaires. À l’ère où les consommateurs sont de plus en plus exigeants et aspirent à une expérience client personnalisée, il est indispensable d’adopter la gestion à l’affaire. Il est par ailleurs préférable d’outiller ce mode de gestion pour optimiser la performance commerciale. L’ERP est une excellente solution de gestion à l’affaire. Découvrez les bénéfices d’un tel système ainsi que nos recommandations de logiciels pour votre gestion à l’affaire.
Les enjeux d’une gestion à l’affaire
La gestion à l’affaire, aussi appelée gestion par affaire, désigne un mode de gestion personnalisé qui permet de s’adapter à chaque client. Elle s’applique généralement à des produits ou à des services complexes.
Alors que la traditionnelle gestion à la commande ou sur stock donne lieu à un article produit en grande série, la gestion à l’affaire aboutit à un produit fini en adéquation avec les demandes spécifiques d’un client.
Ce mode de gestion est la plupart du temps retrouvé dans la fabrication d’équipements, notamment de machines spéciales, les entreprises du bâtiment, les agences d’architecture, les bureaux d’études et les cabinets de conseils.
Pour s’assurer des revenus récurrents et ainsi garantir leur pérennité, les entreprises doivent aujourd’hui relever un certain nombre de défis :
- Augmentation de la concurrence dans la plupart des secteurs d’activité ;
- Multiplication des exigences des clients ;
- Nécessité de devenir agiles ;
- Etc.
Adéquation ressources/charges
La gestion à l’affaire permet d’optimiser l’adéquation ressources/charges. Concrètement, il devient plus facile de vérifier la faisabilité d’un projet en estimant les ressources qu’il est nécessaire de mobiliser sur une période déterminée afin de satisfaire un besoin. De cette manière, vous serez en mesure de déterminer le nombre d’embauches et d’investissements requis ainsi que le bon moment pour les réaliser.
Par ailleurs, vous pourrez prévoir des ressources temporaires pour les périodes au cours desquelles vous connaîtrez une intense augmentation d’activité, évitant ainsi une baisse au niveau de votre qualité de service. En outre, vous aurez la possibilité d’évaluer précisément l’impact d’un manque ponctuel de ressources sur vos délais.
Anticipation et gestion des risques financiers et opérationnels
La gestion par affaire offre une visibilité accrue sur les différentes étapes d’un projet. Elle en garantit par conséquent un meilleur pilotage. En parallèle, la visibilité procurée permet d’anticiper et de gérer les risques financiers et opérationnels.
Les risques financiers portent sur la structure financière de votre entreprise, les transactions qu’elle effectue et les systèmes financiers qui y ont été mis en place. Le défaut de paiement d’un client en est un exemple. Pour leur part, les risques opérationnels concernent les procédures opérationnelles et administratives. Tel est notamment le cas de la panne d’un équipement clé.
Ces différents risques constituant une réelle menace pour le succès de votre entreprise, il est crucial de bien les gérer.
Génération de marge de main-d’œuvre
La gestion par affaire permet de dresser un bilan détaillé et en temps réel des dépenses de main-d’œuvre. Vous pourrez ainsi identifier et générer la marge de manœuvre nécessaire pour la réalisation d’un projet. C’est le fondement de toute entreprise agile.
L’autonomie stratégique d’une organisation repose en grande partie sur la marge de manœuvre. Cette dernière est un actif fragile. Heureusement, la transformation digitale des entreprises l’a considérablement augmentée en permettant de :
- Produire en temps réel des indicateurs pertinents ;
- Analyser, modéliser et faire des simulations ;
- Partager l’information.
En disposant d’une bonne marge de manœuvre, vous serez capable de faire face efficacement à tout changement.
Comment l’ERP peut vous aider dans votre gestion à l’affaire ?
La gestion à l’affaire ne doit pas laisser de place à l’improvisation. Pour assurer son efficacité, il est essentiel d’agir sur chaque étape du cycle de vie d’une affaire. Ce dernier comporte par exemple 7 phases pour une offre de service :
- L’élaboration de l’offre ;
- L’acceptation et la commande par le client ;
- Le lancement ;
- L’affectation des ressources ;
- La réalisation ;
- La facturation ;
- Le suivi d’affaires.
Plusieurs prérequis sont essentiels pour bien gérer le cycle de vie d’une affaire. En premier lieu, vous devez absolument maîtriser le processus de bout en bout. Pour ce faire, une vision globale est indispensable.
En second lieu, vous devez être en mesure de contrôler chaque élément qui contribue au succès d’une affaire. Il est entre autres nécessaire de calculer les coûts et de déterminer les écarts, de respecter les délais et de garantir la qualité.
En dernier lieu, il est crucial de disposer de bons indicateurs pour améliorer le pilotage d’une affaire. Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) couvre ces différents aspects. Vous en tirerez plusieurs avantages.
Maîtrise des coûts et de la rentabilité
Il est impératif de calculer les coûts dès l’établissement d’une offre et de gérer les écarts réels pour éviter les répercussions négatives sur la marge finale associée à une affaire. Les entreprises qui ne sont pas parvenues à générer les niveaux de marge souhaités n’ont le plus souvent pas maîtrisé les coûts.
Un ERP permet de suivre ces derniers en temps réel par rapport au budget initial. Le suivi peut d’ailleurs être différencié suivant les profils. Par exemple, le logiciel mettra à la disposition d’un DAF (directeur administratif et financier) des informations grâce auxquelles il pourra analyser la reconnaissance de revenus. De son côté, un opérationnel aura surtout accès à des données relatives à la planification des ressources.
Respect des délais
Plusieurs méthodes permettent d’évaluer le temps nécessaire à la livraison d’un produit ou d’un service. L’une d’elles consiste à identifier les tâches à effectuer pour produire des livrables et à les documenter dans une structure de répartition du travail comme un WBS (Work Breakdown System).
Pour sa part, une solution de gestion à l’affaire comme un ERP permet de classer les tâches par ordre de priorité. Par ailleurs, ce logiciel précise dans un calendrier de projet les dépendances entre les tâches susceptibles de compromettre le temps du projet global. Il renseigne également la disponibilité des ressources soumise à des aléas.
Grâce à un WBS, il est possible de décomposer facilement un projet en tâches simples réparties dans une structure qui comporte plusieurs niveaux. Il offre une vision et une chronologie optimales lorsqu’il est associé avec l’analyse des dépendances entre les tâches permise par un ERP.
Limiter les risques
- Mieux piloter votre marge, ce qui signifie une augmentation des ventes et du chiffre d’affaires ainsi qu’une baisse des coûts ;
- Améliorer l’expérience client en tenant les délais, en garantissant plus de transparence, en améliorant la traçabilité, etc. ;
- Accroître votre agilité en alignant vos ressources sur une mise au planning précise, en anticipant mieux et en devenant capable de modéliser des initiatives business.
Ce logiciel constitue donc un socle créateur de valeur qui réconcilie vision financière et vision opérationnelle.
Cadrer les services
La possibilité de recourir à des catalogues d’offres et à des services paramétrés au préalable figure parmi les principaux atouts de la gestion à l’affaire. Elle permet d’accélérer le développement de solutions pour les clients et d’industrialiser les services ainsi que les opérations de négoce.
Dans de nombreuses entreprises, en particulier celles dont l’activité se concentre sur les services, la gestion de certains de processus est encore effectuée dans des tableurs. Cela crée des silos et ne permet pas de référencer réellement les services. Un ERP permet de cadrer ces derniers. Concrètement, ce logiciel vous aidera à définir les exigences pour atteindre le résultat final souhaité par les différentes parties prenantes.
Quel ERP pour votre gestion à l’affaire ?
Il est actuellement possible de trouver sur le marché différents logiciels ERP qui proposent des fonctionnalités de gestion à l’affaire. 3 solutions se démarquent particulièrement.
Microsoft Business Central
Business Central est un ERP signé Microsoft qui s’adresse aux PME. Cette solution a la particularité d’être adaptée à de nombreux secteurs d’activité. De plus, elle présente une large couverture fonctionnelle. Celles qui se rapportent à la gestion à l’affaire permettent notamment de planifier, de suivre et de contrôler une affaire ainsi que d’en calculer la rentabilité. Dans le détail, grâce à Business Central, vous pourrez :
- Avoir une vision en temps réel sur vos budgets et vos affaires ;
- Visualiser les dépenses induites par chacun de vos projets, ce qui simplifie la comparaison avec les budgets de base et le contrôle des écarts ;
- Respecter les délais ;
- Analyser la rentabilité de chacune de vos affaires ;
- Mettre en place un suivi de projet par client ;
- Mieux gérer les risques financiers et opérationnels.
Cegid XRP Flex
Cegid XRP Flex est un ERP 100 % cloud destiné aux PME. C’est une solution ouverte, collaborative et évolutive. Elle est constituée de plusieurs modules, dont un dédié à la gestion à l’affaire qui comporte les fonctionnalités suivantes :
- Gestion des propositions ;
- Suivi des budgets, de la facturation et des majorations ;
- Traçabilité des modifications ;
- Suivi des phases, des temps, des ressources et des coûts associés à chaque projet ;
- Workflows collaborateurs automatisés.
Sage X3
Sage X3 est un ERP qui a été conçu pour les PME et les entreprises qui ont des ambitions internationales. Ce logiciel est reconnu pour sa flexibilité. De plus, il est évolutif. Les fonctionnalités de son module de gestion à l’affaire regroupent entre autres :
- La fiche affaire (données commerciales, planning de tâches multiniveaux, affectation des ressources, etc.) ;
- La gestion de statuts sur les affaires, les tâches ou les opérations ;
- La gestion en temps réel des avancements techniques et financiers ;
- Les facturations multimodes ;
- Le cut off/la reconnaissance de revenus ;
- Les tableaux de bord de suivi financier de l’affaire ;
- Les indicateurs de performance
