Vous avez décidé de changer d’ERP (Enterprise Resource Planning) ou de mettre en place pour la première fois un tel logiciel pour votre système d’information? Dans un cas comme dans l’autre, il est nécessaire de passer par plusieurs étapes pour assurer la réussite de votre projet ERP. Découvrez ci-après tout ce que vous devez savoir à ce sujet.
Un projet ERP, concrètement c’est quoi ?
La digitalisation et le durcissement de la concurrence dans pratiquement tous les secteurs d’activité ont accéléré l’adoption d’un logiciel ERP par les entreprises de toutes tailles. Optimisant la gestion de l’ensemble de leurs processus opérationnels (gestion financière, gestion comptable gestion de production, gestion commerciale, gestion des stocks, supply chain, etc.), cet outil, aussi appelé progiciel de gestion intégré (PGI), est devenu indispensable. Les structures qui s’en équipent peuvent espérer un gain de temps, une réduction de leurs coûts et une hausse de leur productivité. Encore faut-il que la gestion de projet ERP soit efficace.
Des études révèlent qu’environ 1 projet ERP sur 10 se solde par un échec. Un mauvais pilotage est généralement à l’origine de cette situation.
Il faut savoir que la gestion de projet ERP est un exercice complexe qui nécessite de respecter des étapes précises et de mobiliser du temps ainsi que des ressources financières, matérielles et humaines suffisantes. Avant d’entrer dans les détails, il convient d’aborder la définition d’un projet ERP.
Définition d'un projet ERP
Un projet ERP fait référence à l’ensemble des actions visant à déployer dans une entreprise un progiciel de gestion intégré qui lui permettra de piloter et de coordonner son activité.
Le défi consiste à mettre en place une solution dotée de plusieurs modules répondant parfaitement aux besoins de la structure et qui est compatible avec le système informatique existant. Chaque module de gestion aura pour but d’automatiser les processus métiers.
Un projet ERP ne se limite toutefois pas au choix et à l’intégration du logiciel. Il implique en effet d’autres phases.
Le SaaS, qu’est-ce que c’est ?
- L'avant projet;
- Le choix du logiciel ERP;
- Le déploiement de la solution sélectionnée ;
- L’après-projet.
- N’oubliez pas non plus de déterminer s’il s’agit d’une licence nommée (dont les droits sont attribués à un seul utilisateur désigné) ou concurrente (sans limite à la création de profils utilisateurs).
Distinguer changement d’ERP et intégration d’un premier ERP
Il est important de faire une distinction entre changement d’ERP et intégration d’un premier ERP. Le remplacement d’un PGI existant peut par exemple être motivé par l’arrêt de la maintenance par l’éditeur ERP ou votre souhait de disposer d’une solution capable d’accompagner la croissance de votre entreprise. Pour sa part, le déploiement d’un premier PGI vise le plus souvent l’amélioration de la performance globale de votre structure.
Les étapes de la gestion de projet ERP restent les mêmes dans les deux cas. Dans le cadre d’un changement d’ERP, vous pourrez toutefois mettre à profit l’expérience que vous avez acquise au cours d’une première implémentation. Le logiciel existant constituera par ailleurs un point de départ qui vous aidera à identifier des pistes d’amélioration. En revanche, avec la mise en place d’un ERP pour la première fois, vous partez d’une feuille quasiment vierge.
La phase avant-projet ERP
- Audit de l'existant
- Constitution de l'équipe projet
- Elaboration du cahier des charges ERP
- Définition des objectifs, du budget et des indicateurs de performance
- Choix de l'intégrateur ERP
Audit de l’existant
La gestion de projet ERP doit nécessairement commencer par l’audit de l’existant, qu’il soit question de changer de logiciel ou d’en intégrer un pour la première fois. Cette étape consiste à :
- Analyser les pratiques et les usages dans votre entreprise ;
- Faire un bilan des blocages et des besoins de vos différents services ;
- Recenser les processus, les flux d’informations et les outils déjà en place ;
- Déterminer les attentes de vos collaborateurs par rapport au projet ERP et leur implication dans ce dernier.
Globalement, l’audit de l’existant vous permettra d’identifier vos problématiques afin de déterminer le meilleur moyen d’y répondre.
Constitution de l’équipe projet ERP
La mise en place d’une solution ERP requiert la constitution d’une équipe dont le rôle sera de mener à bien le projet. Ses membres ne doivent pas tout simplement être issus de votre service informatique. Il est préférable que votre équipe projet ERP compte également des collaborateurs provenant d’autres services. De cette manière, aucun besoin fonctionnel ne sera laissé de côté.
Un chef de projet, pouvant notamment être le responsable informatique de votre entreprise, devra être choisi pour en être le référent global. Il sera chargé de coordonner le projet et de veiller à la réalisation des tâches attribuées aux membres de l’équipe.
Élaboration du cahier des charges ERP
L’élaboration d’un cahier des charges ERP est un passage obligé dans le cadre d’un projet visant à déployer un tel logiciel dans votre entreprise. Ce document permettra de fluidifier la communication avec les fournisseurs de solutions et autres prestataires ERP que vous consulterez. La pertinence de leurs réponses dépendra d’ailleurs grandement de la qualité de son contenu.
Il est de ce fait primordial de rédiger un cahier des charges ERP complet et le plus clair possible. À part la spécification de vos besoins, il est nécessaire d’y indiquer les informations clés sur votre entreprise ainsi que ses problématiques. Votre document doit aussi reprendre les résultats de l’audit effectué en amont. En outre, les fonctionnalités souhaitées et les bénéfices que vous en attendez doivent y figurer.
Définition des objectifs, du budget et des indicateurs de performance
- Harmoniser votre système d’information ;
- Automatiser vos différents processus ;
- Accroître votre rentabilité ;
- ...
Une fois vos objectifs établis, circonscrivez un budget pour votre projet ERP. Il s’agit de définir le montant que vous êtes prêt à investir dans la mise en place du logiciel. Lors de cette étape, n’hésitez pas à estimer le ROI (retour sur investissement) de votre projet en associant des KPI (indicateurs de performance) à chaque objectif que vous avez fixé.
Choisir votre intégrateur ERP
Le choix d’un intégrateur ERP est l’ultime étape de la première phase de la gestion de projet ERP. Cet expert technique est un partenaire incontournable lorsqu’il est question de déployer un logiciel dans une entreprise. Il a pour rôle d’implémenter la solution ERP que vous aurez choisie et d’optimiser son paramétrage.
Plusieurs critères doivent être pris en compte pour bien choisir votre intégrateur ERP. Vérifiez tout d’abord le niveau de compétence des prestataires qui ont retenu votre attention. Pour ce faire, vous pouvez faire des recherches sur Internet ou prendre directement contact avec chaque intégrateur. Des informations comme le volume et la variété de clients, le nombre de projets menés à bien, etc. vous donneront une idée de son expertise. Par ailleurs, privilégiez un prestataire qui possède une bonne réputation dans votre secteur d’activité. La proximité et la disponibilité d’un intégrateur doivent aussi être considérées lors de votre choix.
La phase du choix du logiciel ERP
Le choix du logiciel est une étape cruciale de la gestion de projet ERP. Le déploiement de ce type de solution est aussi coûteux que chronophage. Si vous faites le mauvais choix, vous aurez donc perdu inutilement de l’argent et du temps. Pour ne pas vous tromper, commencez par sélectionner plusieurs logiciels qui concordent avec votre cahier des charges ERP.
Le marché des logiciels ERP
Le marché mondial des progiciels de gestion intégrés pesait 39,11 milliards de dollars en 2020. Il devrait atteindre 61,97 milliards de dollars d’ici 2026, avec un TCAC (taux de croissance annuel composé) de 7,52 % au cours de la période 2021-2026.
Si le marché des ERP est dominé par des entreprises telles que SAP, Oracle ou encore Microsoft, il compte toutefois de nombreux autres fournisseurs de solutions.
Ainsi, quelle que soit la taille de votre entreprise et vos besoins, vous trouverez forcément le logiciel ERP qui vous convient. Nous vous conseillons de jetr un oeil aux logiciels ERP suivants : Microsot Dynamics 365 Business Central, Sage X3 ou encore Cegid XRP Flex, parmi les solutions ERP les plus réputées du marché.
ERP cloud ou on-premise
Lors de la phase de la gestion de projet ERP qui consiste à choisir votre logiciel, vous serez confronté à la question de son mode d’hébergement. Deux grandes options s’offrent à vous : un ERP cloud ou une solution on-premise.
Un ERP cloud est accessible via Internet moyennant un abonnement. Ce système élimine les coûts liés à l’acquisition de matériel étant donné qu’il est hébergé sur les serveurs de l’éditeur. Accessible depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet, il favorise par ailleurs la mobilité et le travail à distance. Depuis plusieurs années, on constate la montée en puissance des logiciels ERP basés dans le cloud.
Quoi qu’il en soit, les ERP on-premise résistent. Il s’agit du format historique proposé par les éditeurs de logiciels. Un ERP on-premise sera installé et exécuté sur les serveurs de votre entreprise. Vous serez alors propriétaire de la solution. Ce type d’ERP implique un achat de licences auprès de son éditeur. Il a pour avantage de vous permettre de garder la mainmise sur les données qui y transitent, ce qui les sécurisent davantage. Par ailleurs, l’utilisation d’un ERP on-premise n’est pas conditionnée par un accès à Internet.
La phase du déploiement de la solution ERP
L’installation et la mise en production de l’ERP
L’installation et la mise en production de l’ERP consistent à mettre le logiciel à la disposition de tous. Elles doivent concorder avec le système d’information existant. Il est donc nécessaire de mettre à jour l’infrastructure en amont et de procéder à la reprise de données.
Cette phase englobe également la configuration des paramètres et des options visant à assurer l’utilisation optimale de l’outil. L’intégrateur intervient à ce niveau. Il implémentera votre ERP conformément à vos besoins et à vos attentes.
Le suivi du projet ERP
La gestion de projet ERP doit impérativement prévoir un suivi. Le chef de projet ERP joue un rôle important lors de cette étape, mais il n’est pas le seul. Le comité de pilotage, ou copil, y participe également. Il est généralement constitué de la direction de votre entreprise et du prestataire ERP. Cette instance est chargée de s’assurer du bon déroulement du projet sur la durée.
Un projet réussi passe aussi par une planification minutieuse. Organisez une réunion avec votre prestataire ERP pour établir un planning de déploiement sur-mesure. Offrant une visibilité optimale sur l’ensemble de votre projet, ce planning vous aidera à minimiser les risques.
Les tests de la solution ERP retenue
Une fois votre ERP paramétré, des tests doivent être réalisés. Ceux-ci permettent de s’assurer que toutes les fonctionnalités du logiciel marchent correctement et de relever les éventuels bugs. De cette manière, vous éviterez les mauvaises surprises au moment de la mise en production de l’outil. Des membres de chaque service dont les processus seront impactés par l’ERP devront prendre part aux tests.
L’équipe projet ERP récoltera les retours d’expérience et fera remonter les éventuelles anomalies qui requièrent une correction ou une modification du logiciel. À ce stade, l’ajout comme la personnalisation de modules sont encore possibles dans le cas où l’outil ne répondrait pas tout à fait aux besoins des utilisateurs.
La phase après-projet ERP
Il faut compter en moyenne 6 à 12 mois pour mettre en place ce type de solution. Cela peut paraître long, si bien que vous êtes susceptible de relâcher votre attention une fois l’outil mis en production.
La gestion de projet ERP ne s’arrête toutefois pas là. Après le déploiement de votre logiciel, une phase de stabilisation est de rigueur. Cette période revêt une importance capitale, car c’est au cours de celle-ci que vos collaborateurs s’approprieront la solution et apprécieront ses bénéfices sur leur travail.
C’est essentiel pour que ce dernier ait un réel impact sur la performance de votre entreprise.
Le bilan du projet ERP
- Les fonctionnalités déployées satisfont-elles vos attentes ?
- Toutes les fonctionnalités sont-elles correctement utilisées ?
- Le logiciel remplit-il tous les objectifs que vous avez initialement fixés ?
- Les objectifs du projet ERP ont-ils changé en cours de route ?
- ...
La formation utilisateur
La gestion de projet ERP implique nécessairement une phase de formation pour les utilisateurs. En effet, ce logiciel aura inévitablement un impact sur la façon dont vos collaborateurs travaillent. En se retrouvant en dehors de leur zone de confort, ceux-ci risquent d’avoir peur d’utiliser l’outil. Cela peut les démotiver et se répercuter sur leur productivité.
La formation permet d’éviter une telle situation. Sa durée dépendra de la complexité de votre ERP. En tout cas, elle aidera les utilisateurs finaux de la solution à la prendre en main et dissipera leurs inquiétudes. Vos collaborateurs se sentiront alors plus à l’aise avec l’utilisation de l’outil, ce qui en favorisera l’adoption par le plus grand nombre.
Les évolutions ERP à venir
Il est peu probable que votre logiciel ERP reste adapté s’il conserve sa configuration initiale alors que vos objectifs et vos besoins ont évolué. Au fil du temps, il se peut que vous décidiez de diversifier votre activité ou que vos effectifs se soient accrus. Il est aussi possible que des changements soient survenus au niveau de votre marché.
Quel que soit le scénario, il est indispensable que votre solution ERP s’aligne en permanence sur les transformations. C’est la raison pour laquelle il est recommandé d’opter pour une solution évolutive. Cette dernière est régulièrement mise à jour par l’éditeur pour améliorer ses performances et enrichir ses fonctionnalités. Si malgré cela votre logiciel ERP ne répond pas à l’un de vos nouveaux besoins, l’ajout d’un module complémentaire peut être envisagé.
