Pour rester compétitives, les entreprises doivent améliorer leur productivité ainsi que la collaboration entre leurs employés tout en réduisant leurs coûts. Les logiciels ERP sont un moyen efficace de répondre à ces enjeux. Ces solutions se caractérisent par leur architecture modulaire, autrement dit le réseau de modules ERP sur lesquels elles s’appuient. Qu’est-ce qu’un module ERP ? Comment les utiliser au mieux pour votre entreprise ? Le point sur ce sujet !
Les modules ERP : définition et exemples
Qu’est-ce qu’un module ERP ?
Avant tout, il est important de revenir sur la définition d’une solution ERP. Ce terme signifie Enterprise Resource Planning, solution aussi appelée PGI (Progiciel de Gestion Intégré). Il fait référence à un logiciel qui centralise l’ensemble des données d’une entreprise dans un seul système. Il unifie ainsi les informations de tous ses départements et garantit leur cohérence.
Par ailleurs, ce logiciel permet de gérer les processus clés d’une entreprise grâce à la pléthore de fonctionnalités qu’il embarque. Celles-ci sont organisées en briques fonctionnelles : il s’agit des modules ERP. Chacune d’entre elle est dédiée à la gestion d’une équipe métier ou d’une activité spécifique. Toutes s’appuient néanmoins sur les mêmes données.
C’est pourquoi les modules PGI sont connectés en permanence à la base de données centralisée du système. Ils communiquent également entre eux. En cas d’entrée ou modification d’une donnée dans l’un d’entre eux, le changement s’applique immédiatement sur tous les autres. Qui plus est, ces applications sont mutualisées entre les utilisateurs du logiciel.
Quels sont les avantages d’un PGI ?
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à s’équiper d’un ERP, en raison de la multitude d’avantages qu’il procure :
- Centralisation des informations et facilitation de l’accès à celles-ci : Il rassemble dans un même endroit toutes les données d’une entreprise. Ses collaborateurs peuvent de ce fait retrouver sans difficulté les informations dont ils ont besoin pour travailler ;
- Amélioration de la collaboration : Les Progiciels de Gestion Intégrés cassent les silos de données et permettent aux collaborateurs de travailler plus facilement ensemble étant donné qu’ils disposent des mêmes informations ;
- Augmentation de l’efficacité opérationnelle : Capable d’automatiser toutes sortes de tâches, il accroît la productivité, réduit les erreurs humaines et fait baisser les coûts opérationnels ;
- Optimisation des processus : Il structure, fluidifie et aide à rationaliser les processus d’une entreprise ;
- Etc.
Il convient de noter que les structures qui ont mis en place un PGI et qui ont constaté ses bénéfices sont de toutes tailles et issues de divers secteurs d’activité. L’efficacité de cette solution est liée à son architecture modulaire.
Quels sont les principaux modules ERP d’un logiciel ?
Les modules ERP sont majoritairement les mêmes d’un logiciel à un autre, bien que leurs fonctionnalités varient légèrement d’une solution à l’autre. Voici les plus courants :
- Production & GPAO : Il permet d’optimiser l’ensemble des processus liés à la chaîne de production ;
- Finance & comptabilité : Il offre une excellente visibilité sur la santé financière d’une entreprise et simplifie la réalisation des tâches comptables ;
- Supply Chain / SCM : Il optimise le pilotage de la chaîne d’approvisionnement en permettant de suivre précisément les mouvements des marchandises et de mieux gérer les approvisionnements ;
- Gestion de Stock / WMS: Il permet de suivre en temps réel les mouvements des stocks et de vérifier leur état. Il aide aussi à contrôler les opérations d’entrepôt ;
- Achats : Grâce à celui-ci, une entreprise peut facilement se procurer les matières/les services dont elle a besoin pour fabriquer ses produits ou acquérir les articles qu’elle veut revendre ;
- Gestion des RH : Il sert à la fois à simplifier et à rendre plus efficace la gestion du capital humain ;
- Gestion Commerciale : Il améliore le pilotage de l’activité commerciale d’une entreprise en agissant sur tout ce qui est relié aux ventes ;
- Gestion à l’Affaire : Il aide les entreprises qui fonctionnent à l’affaire à adopter un mode de gestion sur-mesure pour la réalisation de projets complexes ;
- Gestion de Projet : Il donne la possibilité de piloter efficacement un portefeuille de projets en permettant de planifier les ressources et de suivre leur utilisation ;
- BI & Reporting : Il facilite la visualisation et l’analyse de données grâce à des tableaux de bord, des graphiques, des rapports, etc. ;
- CRM / GRC : Il aide à personnaliser la relation client et à fidéliser la clientèle en permettant d’accéder à toutes ses informations ainsi qu’à l’historique de ses interactions avec une entreprise.
Quelles sont les fonctionnalités des modules ERP ?
Le PGI dispose d’un très large périmètre d’application. Quels que soient la taille et le secteur d’activité de votre entreprise, vous pouvez parfaitement vous équiper d’une telle solution. Grâce à sa modularité, il vous est possible d’implémenter uniquement les modules ERP dont vous avez besoin et répondant à vos problématiques spécifiques. Autrement dit, le nombre d’applications que comportera votre logiciel sera fonction de vos besoins de gestion.
Pour identifier les modules PGI nécessaires, vous devez au préalable réaliser un audit pour comprendre les pratiques, les usages, les processus ainsi que les problématiques de votre entreprise. De cette manière, vous serez capable de définir le périmètre fonctionnel de votre solution. Vous éviterez dans le même temps les coûts et les délais supplémentaires entraînés par la mise en place d’un logiciel doté des fonctionnalités superflues.
Vous pouvez vous faire accompagner par intégrateur ERP pour bénéficier de conseils avisés concernant les outils qu’il vous faut. Connaître les fonctionnalités regroupées dans chacun d’entre eux vous aidera aussi à déterminer ceux pour lesquels vous devez opter.
Les modules ERP : 1. Production
Ce module PGI, comme Business Central Production, est essentiel pour les entreprises dont l’activité s’articule autour de la fabrication de produits. Il simplifie les processus de production complexes et permet d’assurer l’adéquation de la production avec la demande grâce à des fonctionnalités comme :
- La planification des besoins en matériel (MRP ou Material Requirement Planning) ;
- La gestion des plannings de production ;
- La gestion de la qualité.
Grâce à ce dernier, vous pourrez planifier vos cycles de production et les gérer avec une plus grande facilité. Vous serez notamment en mesure de déterminer vos besoins en matières premières. Vous optimiserez également la gestion des temps et des ressources. En outre, vous diminuerez vos coûts tout en garantissant la qualité des produits finis.
2. Finance et Comptabilité
La gestion financière et comptable fait partie des modules PGI les plus importants. Nombre de PGI sont d’ailleurs construits autour de cette brique qui comporte des fonctionnalités telles que :
- La comptabilité générale ;
- La comptabilité analytique ;
- La gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients ;
- La gestion des immobilisations ;
- La gestion de la trésorerie.
Ce module ERP finance, comme Business Central Finance, vous permettra de cerner votre situation financière actuelle. Vous pourrez alors prendre des décisions éclairées. Automatisant par ailleurs diverses tâches comme la facturation, les paiements des fournisseurs ou encore le contrôle des dépenses, il réduira les erreurs et vous fera gagner beaucoup de temps.
3. Gestion Logistique
Le module ERP Supply Chain est spécialement conçu pour optimiser la gestion de la chaîne d’approvisionnement au sein d’une entreprise. Son objectif principal est d’améliorer l’efficacité, la visibilité et la coordination des activités liées à la chaîne d’approvisionnement, de la production à la livraison des produits finis.
Ses fonctionnalités clés comprennent :
- La planification de la demande,
- La gestion des stocks,
- Le suivi des expéditions,
- La gestion des commandes
- La gestion des fournisseurs
- Et la gestion des retours.
Il permet également d’intégrer des données en temps réel sur l’état de la chaîne d’approvisionnement, ce qui permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées et d’anticiper les problèmes potentiels dans leurs systèmes. Grâce à des outils d’analyse avancée et de reporting, les utilisateurs peuvent surveiller les performances de la chaîne d’approvisionnement, identifier les goulots d’étranglement, réduire les coûts logistiques, minimiser les ruptures de stock et garantir une livraison ponctuelle des produits aux clients.
Les modules ERP : 4. Gestion de Stock
La gestion de stock vise à maintenir un niveau de stock optimal, c’est-à-dire qui permet de répondre aux demandes des clients au plus vite tout en évitant le surstockage et les coûts y afférents. Dédié à la gestion de stock, il permet d’optimiser cette activité et vos systèmes. Il embarque différents outils-clés comme :
- Le suivi des stocks en temps réel ;
- Le traitement des commandes multicanaux ;
- La gestion du stockage et des transferts de stock ;
- L’intégration avec le commerce électronique.
Ce module PGI de stock management vous permettra de reconstituer vos stocks au moment opportun, évitant ainsi toute rupture et le mécontentement de vos clients. D’autre part, il vous aidera à optimiser votre entreposage, ce qui vous fera faire de réelles économies.
5. Gestion des Achats
Ce module achats automatise un grand nombre de tâches liées aux achats, à l’instar des demandes de devis, la génération de bons de commande, la création de contrats. On retrouve entre autres parmi les fonctionnalités qu’il propose :
- La gestion des fournisseurs ;
- La gestion des contrats ;
- La gestion de l’approvisionnement ;
- La gestion des transactions.
Vous pourrez contrôler au mieux vos dépenses avec un PGI doté d’une brique Achats. Vous diminuerez aussi notablement les erreurs et les délais de traitement grâce à l’automatisation. En outre, vous améliorerez vos relations avec vos fournisseurs. Cette situation aura un impact sur votre rentabilité étant donné que votre pouvoir de négociation augmentera.
6. Gestion Commerciale
Le module de gestion commerciale d’un PGI simplifiera largement les tâches liées à votre activité commerciale. Il sera particulièrement utile à votre directeur commercial ainsi qu’à votre force de vente. En effet, il inclut différents outils telles que :
- L’établissement des devis ;
- La gestion des bons de commande et des bons de livraison ;
- La gestion des articles et des tarifications ;
- La mise en place de workflows de vente.
Il vous permettra de fluidifier votre cycle de vente et d’améliorer votre efficacité commerciale. Il accroîtra aussi votre maîtrise de vos stocks. Qui plus est, il vous permettra de disposer d’une visibilité en temps réel sur votre activité commerciale, ce qui améliorera vos prises de décision.
7. Gestion à l’Affaire
Parmi les modules ERP, en voici un autre de premier plan. Le module ERP gestion à l’affaire vous sera grandement utile si l’activité de votre entreprise consiste à gérer des projets spécifiques. C’est notamment le cas pour les fabricants de machines spéciales, les cabinets de conseil, les bureaux d’étude ou encore les agences d’architecture. Il donne accès à des fonctionnalités comme :
- La planification ;
- La gestion des budgets ;
- La gestion de l’avancement ;
- Le suivi des finances sur l’affaire.
La brique PGI qui prend en charge la gestion à l’affaire vous permettra non seulement de suivre précisément l’avancement de vos projets, mais aussi de gérer leurs différentes étapes de façon structurée. Vous pourrez par ailleurs calculer en temps réel la rentabilité d’une affaire.
Les modules ERP : 8. Gestion de Projet
Le module ERP Gestion de Projet est indispensable au travail en équipe. Voici quelques-unes de ses fonctionnalités clés :
- La planification de la capacité ;
- La gestion des plannings ;
- La répartition des tâches ;
- La gestion des feuilles de temps ;
- Le suivi des projets en temps réel.
Il augmentera votre capacité à gérer vos projets. Vous serez notamment en mesure d’allouer les tâches aux bonnes personnes et d’allouer efficacement vos ressources. Vous pourrez également réaliser vos projets dans les délais impartis tout en maîtrisant leurs coûts. De surcroît, il vous permettra d’optimiser votre flux de trésorerie en automatisant la facturation.
9. BI et Reporting
Les données sont essentielles pour votre entreprise. Vous pourrez mieux la piloter et accroître ses performances en les exploitant. Les données vous permettront aussi de fiabiliser vos prises de décision. Le module BI et Reporting d’un PGI a été conçu pour les analyser et en tirer profit. Il intègre différents outils tels que :
- La création de tableaux de bord personnalisés ;
- La personnalisation de graphiques ;
- La sélection de critères pour affiner les analyses ;
- L’analyse comparative entre des ensembles de données.
Grâce à ce module PGI, vous obtiendrez des indicateurs clés qui vous donneront par exemple la possibilité de repérer des problèmes devant être réglés au sein de votre entreprise. Il vous aidera aussi à identifier les tendances du marché et à vous adapter en conséquence.
10. CRM
Les clients sont essentiels à la croissance de votre entreprise. Il est de ce fait primordial d’en acquérir et de les fidéliser. Le module CRM d’un PGI sert ces objectifs. Il comprend une variété de fonctionnalités, pour ne citer que :
- La gestion des contacts ;
- La gestion des opportunités de vente ;
- L’automatisation des campagnes marketing ;
- La création de tickets pour la résolution des problèmes par le service client.
Dédié à la gestion de la relation client, il vous permettra d’affiner votre connaissance sur votre clientèle. Vous pourrez donc lui proposer une offre pertinente qui répond exactement à ses besoins. D’un autre côté, vous serez capable de personnaliser les échanges entre votre service client et vos clients grâce à cette brique CRM. Tout cela augmente leur satisfaction et favorise leur fidélité.
11. Gestion des RH
Ce module ERP RH regroupe toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin pour optimiser la gestion de votre capital humain. Il peut par exemple s’agir de :
- La gestion du recrutement ;
- La gestion de la paie ;
- La gestion des plannings ;
- La gestion des absences ;
- La gestion de la formation.
La brique d’un PGI qui couvre les ressources humaines vous permettra de simplifier notablement la gestion de votre personnel. Il vous aidera aussi à augmenter la productivité de vos collaborateurs en optimisant leur emploi du temps. En outre, il contribuera à l’amélioration de la qualité de vie au travail. En effet, vous pourrez identifier les aspects qui entraînent la démotivation de vos employés et prendre les mesures nécessaires pour y remédier.
Vous avez des questions sur le choix de vos modules ERP, la rédaction de votre cahier des charges ERP ou sur le choix de votre PGI ? Prenez contact avec nous ci-dessous pour échanger avec un de nos experts.
