Comment mettre à jour les dossiers du personnel ?

La gestion des dossiers administratifs du personnel regroupe plusieurs tâches administratives qui peuvent faire perdre un temps non négligeable au service RH. Compte tenu de l’évolution constante des réformes du gouvernement, il est indispensable que votre logiciel de gestion administrative soit doté d’une mise à jour automatique. De cette manière, votre entreprise sera toujours en conformité légale.

Table des matières

Un dossier du personnel, c’est quoi ?

Au cœur de la gestion RH, le dossier du personnel se révèle comme un pilier indispensable. N’y voyez pas une simple formalité administrative ; il s’agit plutôt d’un véritable tableau de bord pour chaque salarié. Si la loi ne le rend pas obligatoire, votre convention collective pourrait bien avoir son mot à dire sur le sujet. Petit conseil d’expert : un œil attentif sur cette dernière vous évitera toute surprise.

Ce dossier, c’est un peu le CV détaillé de vos employés, enrichi au fil de leur parcours dans l’entreprise. Il se façonne, s’adapte, évoluant de l’onboarding à l’offboarding, en passant par toutes les étapes intermédiaires de la vie professionnelle. Version papier ou numérique, le choix est vôtre, mais gardez en tête que confidentialité et sécurité des données sont les maîtres-mots.

Sa gestion requiert une attention particulière, impliquant le respect rigoureux des réglementations en matière de droit du travail et de protection des données personnelles. Maîtriser le contenu et le traitement du dossier du personnel est essentiel pour une gestion des ressources humaines efficace et conforme.

 

A quoi sert un dossier du personnel ?

Comme nous avons pu l’évoquer précédemment, le dossier du personnel se révèle être un outil précieux pour le service des ressources humaines et l’employeur. Sa principale fonction est de centraliser tous les renseignements et documents essentiels relatifs à chaque collaborateur, facilitant ainsi l’accès et la conformité. Ce regroupement stratégique de données permet non seulement une meilleure organisation, mais aussi une réactivité accrue en cas de besoin d’accéder à des informations spécifiques.

En pratique, la constitution et la maintenance régulière de ce dossier simplifient de nombreuses opérations RH. Que ce soit pour vérifier la conformité des documents, gérer les aspects légaux comme la déclaration préalable à l’embauche, ou encore pour des besoins d’identification rapide des salariés, le dossier du personnel devient un atout quotidien incontournable. Sa gestion adéquate et sa mise à jour régulière sont donc cruciales pour optimiser son utilité et assurer une gestion RH fluide et efficace.

 

La gestion du dossier du personnel

La gestion du dossier du personnel nécessite une organisation méticuleuse, une attention constante aux détails et une conformité rigoureuse avec les normes légales. Chaque dossier doit être traité avec le plus grand soin, car il contient des renseignements cruciales sur les employés, allant de leur parcours professionnel à leurs données personnelles. Une gestion adéquate de ces dossiers est essentielle pour assurer l’efficacité des processus RH et le respect des droits des employés.

Les obligations légales du dossier du personnel

La gestion du dossier du personnel est encadrée par des règles strictes, renforcées depuis l’avènement du RGPD. Chaque collaborateur bénéficie d’un droit d’accès à ses données personnelles, ce qui s’applique indifféremment aux dossiers papier ou électroniques. L’employeur, suite à une demande d’accès, dispose d’un délai d’un mois, extensible à deux mois sous certaines conditions, pour fournir les informations demandées.

En matière de conservation et d’accessibilité, les dossiers doivent être organisés de manière à faciliter l’accès, que ce soit via des classeurs physiques ou des espaces de stockage en ligne sécurisés. L’employeur, au moment du recrutement, doit informer les collaborateurs de ces pratiques, y compris de la collecte et du traitement de leurs données personnelles.

La protection des données contenues dans chaque dossier est une obligation incontournable pour l’employeur. En plus de garantir la sécurité et la confidentialité des données conformément aux directives de la CNIL et du RGPD, il doit aussi s’assurer que ces dossiers ne contiennent aucune information discriminatoire ou inappropriée.

Pour les dossiers dématérialisés, la sécurité des serveurs et la confidentialité des données doivent être assurées, notamment par le cryptage. De plus, un accès consultatif doit être mis à disposition des salariés. En ce qui concerne les dossiers physiques, leur conservation doit se faire dans un endroit sécurisé, hors de portée des employés non autorisés, tout en garantissant un accès facilité aux collaborateurs concernés.

Combien de temps pouvons-nous garder un dossier du personnel ?

Lorsqu’il s’agit de ranger les dossiers du personnel après le départ d’un collaborateur la question n’est pas de savoir si on doit les garder, mais plutôt combien de temps. La règle générale ? Un minimum de cinq ans pour une bonne partie des documents. Concrètement, cela signifie que des pièces clés comme les contrats de travail et les bulletins de paie doivent rester dans vos archives pour cinq ans. Pour les feuilles de pointage et les relevés d’heures, trois ans suffisent.

Quant à l’archivage, il y a l’embarras du choix : numérique ou papier, à vous de voir. L’important, c’est de tenir ces dossiers à jour, en s’appuyant sur des justificatifs fiables. Si vous penchez pour la dématérialisation, gardez un œil vigilant sur la sécurité et la confidentialité des données stockées sur vos serveurs.

Qui peut les consulter ?

Ces dossiers, truffés d’informations d’identité personnelle et souvent sensibles, ne sont pas des livres ouverts à tous. L’accès est donc soigneusement réglementé pour préserver la confidentialité et la protection des données personnelles, conformément aux exigences du RGPD.

Alors, qui a le sésame pour accéder à ces renseignements capitaux ?

Trois catégories de personnes sont généralement habilitées à consulter ces dossiers :

 

  • L’employeur ou son représentant désigné, qui a un intérêt légitime à accéder à ces informations pour des raisons de gestion et d’administration du personnel.
  • Les professionnels du service des ressources humaines, gardiens des données et gestionnaires de la conformité au quotidien.
  • Le collaborateur lui-même, pour son propre dossier, bien sûr. Il a le droit de consulter, de demander des corrections ou des mises à jour de ses renseignements. 

Quels sont les différents documents contenus dans le dossier du personnel ?

La gestion efficace du personnel commence par une bonne compréhension et une organisation adéquate des différents documents qui composent le dossier du personnel. Ces documents, allant des informations personnelles aux détails professionnels, forment un profil complet de chaque employé au sein de l’entreprise. Ils jouent un rôle crucial dans la gestion des ressources humaines, la paie, la conformité légale et la planification de carrière.

Les données personnelles du salarié

Le dossier du personnel, véritable reflet de l’identité du collaborateurau sein de l’entreprise, commence par un inventaire de ses informations personnelles. Ces données, essentielles à la gestion administrative et RH, incluent :

  • Identité complète : Le nom, prénom et le sexe du collaborateur posant les bases de son profil individuel.
  • Naissance : La date et le lieu de naissance, informations fondamentales pour le dossier.
  • Coordonnées : Adresse actuelle, numéro de téléphone personnel, et adresse email, pour une communication fluide et directe.
  • Numéro de Sécurité Sociale : Indispensable pour toutes les démarches administratives et de paie.
  • Contacts d’urgence : Liste des personnes à contacter en cas de situation d’urgence, un détail crucial pour la sécurité du collaborateur.

Ces renseignements sont non seulement importantes pour des raisons légales et de conformité, mais elles sont également vitales pour assurer le bien-être et la sécurité du salarié.

Le contrat de travail et les documents liée à son onboarding

Le contrat et les documents relatifs à l’intégration (onboarding) du salarié constituent une partie centrale du dossier du personnel. Ces documents tracent le parcours professionnel du salarié dès son entrée dans l’entreprise.

Le contrat de travail, pierre angulaire de ce dossier, formalise l’accord entre l’employeur et l’employé. Il inclut les conditions au bureau, les termes de rémunération et les autres clauses essentielles. Ce dossier s’enrichit au fil du temps avec des éléments tels que les ajustements de contrat, les correspondances relatives à l’emploi, ou encore les accords de rupture conventionnelle, le cas échéant.

Le sous-dossier d’onboarding regroupe quant à lui les documents relatifs à l’embauche du collaborateur :

  • La lettre d’embauche et le contrat de travail, incluant les avenants éventuels.
  • La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) et les correspondances entre l’employeur et le salarié.
  • Le CV du salarié, une copie de ses diplômes, et la fiche descriptive du poste occupé.
  • Les certificats de formation et les documents relatifs aux mutuelles et prévoyances.
  • Les données concernant les entretiens annuels et les objectifs fixés.
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Les périodes d’absences

Les périodes d’absences des salariés, pour diverses raisons, constituent un aspect fondamental de la gestion des ressources humaines et de la paie. Pour assurer une gestion précise et à jour, il est impératif de consigner soigneusement dans le dossier du personnel :

  • Les dates et motifs des demandes de congés et d’absences.
  • Les arrêts de travail, incluant maladie, accident ou congé maternité.
  • Les déclarations en cas d’accident,
  • Les réponses formulées par l’entreprise en réponse à ces arrêts ou déclarations.

Ces informations, essentielles pour le suivi du temps de travail effectif et la gestion administrative des salariés, doivent être conservées méthodiquement, quel que soit le motif de l’absence. Les dossiers contiennent ainsi généralement :

  • Les avis d’arrêts pour maladie, maternité ou maladies professionnelles.
  • Les notifications et déclarations liées aux accidents du travail.
  • Les réponses et actions prises par l’entreprise en conséquence.

Les sanctions disciplinaires

Dans le dossier du personnel, le suivi des sanctions disciplinaires occupe une place essentielle. Ces documents, qui peuvent influencer des décisions telles que le licenciement, sont vitaux pour assurer une gestion RH équitable et transparente. Voici les éléments typiquement inclus pour chaque incident disciplinaire :

  • Documents d’observation détaillant les faits.
  • Lettres d’avertissement envoyées au salarié.
  • Convocations pour entretiens disciplinaires, signalant la gravité de la situation.
  • Notifications officielles des sanctions prises.
  • Correspondances entre l’entreprise et le salarié concernant l’incident.
  • Preuves justifiant la sanction disciplinaire imposée.
  • Documents relatifs à un éventuel licenciement.

Il est crucial de consigner ces renseignements pour garder une trace objective des interactions disciplinaires.

Les informations associée à la fin de contrat

Lorsqu’un contrat de travail touche à sa fin, qu’il s’agisse d’une démission, d’un licenciement ou de toute autre forme de rupture, une série de documents essentiels doivent être méticuleusement conservés dans le dossier du personnel. Ces pièces jouent un rôle clé dans la finalisation administrative du parcours du salarié au sein de l’entreprise. Voici les documents typiques à archiver :

  • Lettre de démission ou de licenciement, formalisant la fin du contrat de travail.
  • Toute documentation relative aux procédures de rupture du contrat, garantissant la conformité de l’ensemble du processus.
  • Le certificat de travail, résumant la durée et la nature de l’emploi tenu.
  • L’attestation employeur, nécessaire pour les démarches administratives ultérieures du collaborateur.
  • Le reçu pour solde de tout compte, clôturant tous les paiements dus au salarié.
  • Les documents concernant la portabilité de la prévoyance, assurant une continuité des droits du collaborateur.

Que ne faut-il pas mettre dans le dossier du personnel ?

La constitution d’un dossier du personnel exige une vigilance particulière concernant les renseignements qui y sont inclus. Il est impératif d’éviter toute donnée pouvant être perçue comme discriminatoire ou relevant d’un fichage personnel. Voici ce qui ne doit absolument pas figurer dans ces dossiers :

documents dematerialisation

Informations discriminatoires : Évitez tout ce qui se rapporte aux origines ethniques ou raciales, à l’histoire migratoire (comme la date d’entrée sur le territoire ou la date de naturalisation), aux orientations ou préférences sexuelles, aux appartenances et opinions politiques, ainsi qu’aux croyances religieuses.

Données de fichage personnel : Proscrivez les renseignements sur la vie familiale du salarié, l’historique de ses adresses, les antécédents judiciaires (à moins que la nature du poste ne l’exige), ainsi que toute appréciation subjective ou commentaire personnel sur le caractère ou les habitudes du collaborateur.

Il est crucial de se concentrer uniquement sur les faits avérés, liés aux activités professionnelles du salarié au sein de l’entreprise, et d’éviter tout ce qui peut être rabaissant ou insultant.

Dématérialisez vos dossiers du personnel avec Poplee Socle RH

L’ère numérique transforme radicalement la gestion des ressources humaines. Avec des outils comme Poplee Socle RH, la dématérialisation des dossiers du personnel devient non seulement possible, mais aussi hautement efficace. Cette transition vers le numérique apporte une multitude d’avantages, aussi bien en termes d’organisation que d’efficacité opérationnelle.

Pourquoi digitaliser ses dossiers du personnel ?

La digitalisation des dossiers du personnel est bien plus qu’une tendance ; c’est une révolution dans la gestion des ressources humaines. En optant pour le numérique, vous transformez radicalement votre approche administrative et gagnez en efficacité. Voici pourquoi :

Les renseignements sont à portée de main, accessibles depuis n’importe quel appareil connecté. La mise à jour des données devient un jeu d’enfant, se faisant instantanément, sans le besoin de passer des heures sur des piles de papier.

Mais ce n’est pas tout. La dématérialisation ouvre la porte à des analyses plus poussées. Les données, une fois numérisées, peuvent être facilement compilées et exportées, permettant ainsi des bilans sociaux ou des études de gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) plus précises et informatives.

Enfin, la digitalisation facilite la signature électronique des documents. Ce processus, rapide et sécurisé, accélère les validations et les approbations, rendant les processus RH plus fluides et moins sujets aux retards.

Poplee Socle RH : logiciel administrative du personnel

Poplee Socle RH se positionne comme un logiciel incontournable pour la gestion administrative du personnel. Ce système, avec ses interfaces à la fois intuitives et personnalisables, transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs ressources humaines. Il accompagne les salariés depuis leur recrutement jusqu’à leur départ, offrant une gestion efficace et centralisée des données RH.

L’une des caractéristiques remarquables de Poplee Socle RH est sa capacité à notifier les utilisateurs de chaque modification effectuée par un collaborateur, qu’il s’agisse d’un changement d’adresse, de téléphone ou de RIB. Ces alertes sont entièrement paramétrables, permettant ainsi une personnalisation selon les besoins spécifiques de l’entreprise.

De plus, Poplee Socle RH ne cesse d’évoluer. Grâce à une équipe R&D dédiée, le logiciel s’enrichit régulièrement de nouvelles fonctionnalités. Parmi les innovations récentes, le processus d’onboarding RH se distingue particulièrement. Il permet de formaliser et de simplifier l’intégration des nouveaux collaborateurs, rendant ce moment crucial à la fois plus structuré et plus accueillant.

En choisissant Poplee Socle RH, les entreprises bénéficient non seulement d’un outil puissant pour la gestion du personnel, mais également d’un support constant. Les consultants paie et RH d’Apogea, sont là pour accompagner les utilisateurs dans la prise en main de cet outil, assurant une transition fluide vers une gestion RH numérisée et optimisée.

 

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