La gestion de la paie est un processus complexe et sensible. Elle touche au cœur de l’entreprise : l’humain. Gérer la paie, c’est calculer les rémunérations et émettre les fiches de paie. Mais pas seulement. C’est aussi s’assurer du virement des salaires, effectuer les déclarations obligatoires ou encore gérer les fins de contrat. Pour sécuriser le processus et réduire les coûts, nombre d’entreprises choisissent de le confier à un prestataire paie externe.
Quand vous avez pris la décision d’externaliser votre paie, vous avez choisi un prestataire paie en fonction de vos besoins. Mais aujourd’hui vous vous interrogez : est-ce le moment d’en changer ? Cette question, vous devez vous la poser chaque année, comme pour tout contrat conclu avec un fournisseur.
Pourquoi changer de prestataire paie ? Comment réaliser la transition sans mettre en péril le paiement des salaires ? Voici quelques clés pour un changement de prestataire paie réussi.
Pourquoi changer de prestataire paie ?
Votre prestataire paie, vous l’avez choisi en fonction de plusieurs critères :
- vos besoins : nombre de paies réalisées chaque mois, diversité et type des contrats, complexité de votre paie (variété des temps de travail, travail de nuit, heures supplémentaires, primes...)
- vos ressources et compétences internes
- l’étendue des missions que vous souhaitiez lui confier : saisie des données, contrôle de la paie...
- votre budget
Quatre raisons peuvent vous amener à vouloir changer aujourd’hui de prestataire paie :
- une évolution des éléments ayant servi au choix de votre prestataire
- d’éventuelles difficultés rencontrées avec les solutions paie et rh choisies (manque de fiabilité, de souplesse ou de réactivité par exemple)
- une renégociation de contrat en votre défaveur
- le développement de nouvelles solutions technologiques
Votre décision est prise : vous allez changer de logiciel de paie. Du moins dans un premier temps, étudier les offres du marché.
Combien cela va me coûter si je fais appel à un prestataire paie ?
Trouver un prestataire de paie près de chez vous avec Apogea
Les questions à se poser avant de changer de prestataire de paie
L’identification de vos besoins est la première étape. Vous allez vous poser les mêmes questions que lors du choix de votre prestataire actuel. Sauf que vous bénéficiez d’un atout supplémentaire : l’expérience.
Apogea a su répondre à nos besoins. Pour nous, c'était important d'avoir une équipe réactive qui puisse faire évoluer notre solution de paie. C'est un plaisir de travailler avec le consultant Apogea. Sans avoir les compétences nécessaires, Apogea a su relever nos craintes.
- Vos besoins : nombre de paies réalisées chaque mois, diversité et type des contrats, complexité de votre paie (variété des temps de travail, travail de nuit, heures supplémentaires, primes...) .
- Redéfinition des missions : souhaitez-vous élargir ou réduire l’éventail des missions confiées ? Confier la globalité du processus ou seulement certaines tâches ? Déléguer des missions annexes (contrats de travail et avenants, production des documents sociaux) ?
- Analyse de vos moyens actuels (ressources internes,budget).
- Prise en compte d’éléments subjectifs liés à l’expérience : qu’avez-vous appris de votre expérience ? Travailler avec un intermédiaire a-t-il été difficile ou au contraire source de gain de temps et d’efficacité ? Souhaitez-vous reprendre le contrôle, valider la paie ? Voire garder la main sur la saisie des éléments ?
- Prise en compte d’éléments subjectifs liés à l’expérience : qu’avez-vous appris de votre expérience ? Travailler avec un intermédiaire a-t-il été difficile ou au contraire source de gain de temps et d’efficacité ? Souhaitez-vous reprendre le contrôle, valider la paie ? Voire garder la main sur la saisie des éléments ?
Cette analyse permettra de définir l’externalisation souhaitée, partielle ou globale.
Dernière question à vous poser : quand ? Un changement de prestataire paie peut s’effectuer toute l’année. Il doit cependant être anticipé. Le moment choisi dépendra notamment des délais nécessaires à votre nouveau prestataire paie pour reprendre l’historique et intégrer les données.
Les différents prestataires paie
Chaque prestataire paie présente des avantages et des inconvénients :
- Le cabinet comptable : centraliser la gestion de la paie et de la comptabilité chez son comptable est une solution simple et adaptée aux petites entreprises.
- Le gestionnaire de paie indépendant : expert, il ne pourra vous être dédié à 100 % au risque de voir le contrat requalifié en contrat de travail. Vous devrez donc vérifier sa capacité à gérer la paie de plusieurs sociétés.
- Le cabinet d’externalisation de la paie, composé de plusieurs gestionnaires et juristes : c’est une une solution sécurisée et sur mesure, mais plus onéreuse. Elle est adaptée si vous souhaitez des prestations supplémentaires (gestion administrative, conseil en droit social) ou si votre secteur est soumis à des dispositions particulières (transport, audiovisuel).
La paie en ligne, un réel potentiel pour 2022
Ces trois prestataires paie ont un point commun : l’ajout d’un intermédiaire. Une particularité à la fois rassurante mais aussi stressante. Vous dépendrez de sa réactivité.
La 4ème solution, ce sont les logiciels de paie. Ils peuvent s’adapter à chaque entreprise grâce à leurs modules complets et leurs fonctionnalités paramétrables. Leurs atouts ? Une solution de paie automatisée, envoi dématérialisé, intégration automatique des évolutions réglementaires, réactivité, fiabilité et sécurisation des données.
Comment externaliser la paie ?
Externaliser la paie se prépare. En interne, il faut (re)définir l’organisation par rapport à la nouvelle solution. Un interlocuteur dédié sera désigné pour transmettre les éléments nécessaires au calcul mensuel des rémunérations ou intégrer les données dans le logiciel.
Pour faciliter la reprise de la gestion de la paie, un dossier complet est à transmettre au nouveau prestataire paie. Il contient les :
- informations relatives aux contrats et temps de travail.
- conventions collectives applicables.
- accords collectifs ou règles de paie décidées par l’employeur.
- liste et coordonnées des caisses (URSSAF, retraite, prévoyance, mutuelle).
- fiches de paramétrage DSN (déclarations sociales nominatives).
- dossiers personnels des salariés.
- historiques : dernières DSN, bulletins de salaire des derniers mois, état des charges et cotisations des derniers mois, provisions de congés payés...
La lecture de cette liste peut décourager. Sachez que certains logiciels SIRH permettent d’extraire automatiquement la plupart de ces informations à partir de la DSN. En outre, cela garantit la fiabilité de la saisie.
Vous avez besoin d'aide pour gérer votre paie ?
Nos experts sont à votre service et répondent à vos questions en moins de 24h
Quel logiciel pour gérer la paie dans une entreprise ?
Vous trouverez pléthore de logiciels de paie sur le marché, avec plusieurs niveaux de prestation : externalisation totale ou partielle (c’est-à-dire saisie des données par l’entreprise, contrôle de la paie et des déclarations sociales par le logiciel).
Pour vous aider dans votre choix, n’hésitez pas à vous appuyer sur votre service informatique. Vous devrez analyser ensemble de nombreux paramètres :
- les fonctionnalités proposées, leur adaptation à vos besoins et la souplesse du paramétrage.
- l’ergonomie et la simplicité d’utilisation.
- la technologie : fiabilité, évolutivité, robustesse, rapidité, export de données, sécurité des données, implémentation dans le système d’information de l’entreprise ou solution cloud accessible en ligne.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous trouverez une solution adaptée à votre besoin. Vous êtes une TPE/ PME ? Le logiciel Sage Business Cloud Paie propose une solution adaptée 100 % en ligne, sécurisée et facile à prendre en main.
Vous hésitez ? Des consultants experts peuvent vous accompagner pour choisir le logiciel Sage Paie et RH qui répondra parfaitement à votre besoin.
Il n’existe pas de solution unique, mais une solution pour chaque entreprise.
