Changer de prestataire paie : comment faire ?

Face aux enjeux de la paie, vous pouvez vous demander s’il est nécessaire de changer de prestataire de paie afin d’optimiser l’ensemble de chaîne du traitement de la paie. Mais comment faire ? 

La gestion de la paie est un processus complexe et sensible. Elle touche au cœur de l’entreprise : l’humain. Gérer la paie, c’est calculer les rémunérations et émettre les fiches de paie. Mais pas seulement. C’est aussi s’assurer du virement des salaires, effectuer les déclarations obligatoires ou encore gérer les fins de contrat. Pour sécuriser le processus et réduire les coûts, nombre d’entreprises choisissent de le confier à un prestataire paie externe.

Quand vous avez pris la décision d’externaliser votre paie, vous avez choisi un prestataire paie en fonction de vos besoins. Mais aujourd’hui vous vous interrogez : est-ce le moment d’en changer ? Cette question, vous devez vous la poser chaque année, comme pour tout contrat conclu avec un fournisseur.

Pourquoi changer de prestataire paie ? Comment réaliser la transition sans mettre en péril le paiement des salaires ? Voici quelques clés pour un changement de prestataire paie réussi.

Pourquoi changer de prestataire paie ?

Votre prestataire paie, vous l’avez choisi en fonction de plusieurs critères :

Quatre raisons peuvent vous amener à vouloir changer aujourd’hui de prestataire paie :

Votre décision est prise : vous allez changer de prestataire paie. Du moins dans un premier temps, étudier les offres du marché.

Combien cela va me coûter si je fais appel à un prestataire paie ? 

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Les questions à se poser avant de changer de prestataire de paie

L’identification de vos besoins est la première étape. Vous allez vous poser les mêmes questions que lors du choix de votre prestataire actuel. Sauf que vous bénéficiez d’un atout supplémentaire : l’expérience.

Apogea a su répondre à nos besoins. Pour nous, c'était important d'avoir une équipe réactive qui puisse faire évoluer notre solution de paie. C'est un plaisir de travailler avec le consultant Apogea. Sans avoir les compétences nécessaires, Apogea a su relever nos craintes.

Client Apogea

Cette analyse permettra de définir l’externalisation souhaitée, partielle ou globale. 

Dernière question à vous poser : quand ? Un changement de prestataire paie peut s’effectuer toute l’année. Il doit cependant être anticipé. Le moment choisi dépendra notamment des délais nécessaires à votre nouveau prestataire paie pour reprendre l’historique et intégrer les données.

Les différents prestataires paie

Chaque prestataire paie présente des avantages et des inconvénients :

La paie en ligne, un réel potentiel pour 2022

Pourquoi adopter la gestion de la paie en ligne ?

Ces trois prestataires paie ont un point commun : l’ajout d’un intermédiaire. Une particularité à la fois rassurante mais aussi stressante. Vous dépendrez de sa réactivité.

La 4ème solution, ce sont les logiciels de paie. Ils peuvent s’adapter à chaque entreprise grâce à leurs modules complets et leurs fonctionnalités paramétrables. Leurs atouts ? Génération automatique des bulletins de paie, envoi dématérialisé, intégration automatique des évolutions réglementaires, réactivité, fiabilité et sécurisation des données.

Comment externaliser la paie ?

Externaliser la paie se prépare. En interne, il faut (re)définir l’organisation par rapport à la nouvelle solution. Un interlocuteur dédié sera désigné pour transmettre les éléments nécessaires au calcul mensuel des rémunérations ou intégrer les données dans le logiciel.

Pour faciliter la reprise de la gestion de la paie, un dossier complet est à transmettre au nouveau prestataire paie. Il contient les :

La lecture de cette liste peut décourager. Sachez que certains logiciels SIRH permettent d’extraire automatiquement la plupart de ces informations à partir de la DSN. En outre, cela garantit la fiabilité de la saisie.

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Quel logiciel pour gérer la paie dans une entreprise ?

Vous trouverez pléthore de logiciels de paie sur le marché, avec plusieurs niveaux de prestation : externalisation totale ou partielle (c’est-à-dire saisie des données par l’entreprise, contrôle de la paie et des déclarations sociales par le logiciel).

Pour vous aider dans votre choix, n’hésitez pas à vous appuyer sur votre service informatique. Vous devrez analyser ensemble de nombreux paramètres :

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous trouverez une solution adaptée à votre besoin. Vous êtes une TPE/ PME ? Le logiciel Sage Business Cloud Paie propose une solution adaptée 100 % en ligne, sécurisée et facile à prendre en main.

Vous hésitez ? Des consultants experts peuvent vous accompagner pour choisir le logiciel Sage Paie et RH qui répondra parfaitement à votre besoin.

Il n’existe pas de solution unique, mais une solution pour chaque entreprise.

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