changer de prestataire de paie

Changer de prestataire paie : comment faire ?

La gestion de la paie requière de nombreuses opérations chronophages aussi bien pour ne pas commettre d’erreurs (montant du salaire, respect de la convention collective, intégration des congés payés, …) que pour respecter les réglementations légi-sociales en vigueur. Face à ces enjeux, vous pouvez vous demander s’il est nécessaire de changer de prestataire de paie afin d’optimiser l’ensemble de chaîne du traitement de la paie. Mais comment faire ? 

 

Quels critères prendre en compte pour changer de prestataire de paie ?

 

Faire le bon choix quant à son nouveau prestataire de paie n’est pas anodin. Voici 10 critères à regarder attentivement : 

  1. La fiabilité est de mise pour le choix du prestataire de paie.  
  2. Les processus d’automatisation mis en place pour le traitement de la paie. 
  3. La simplicité d’utilisation du logiciel de paie proposé. 
  4. La robustesse technique de la solution. 
  5. Le mode d’hébergement de votre logiciel : on-premise ou saas. 
  6. La garantie de sécurité de vos données de paie. 
  7. La facilité à exporter vos données de paie. 
  8. Le degré d’interopérabilité avec d’autres modules SIRH. 
  9. L’accompagnement proposé par votre prestataire de paie. 
  10. L’évolutivité de la solution de paie retenue afin qu’elle s’adapte à votre croissance. 

Il faut savoir qu’Apogea est un intégrateur leader de solutions paie et RH. Il propose aux DRH une vaste gamme de logiciels s’adaptant à toutes les tailles d’entreprise : 

Avec plus de 20 ans d’expérience et des certifications sur l’ensemble de ces solutions de paie, Apogea vous propose un accompagnement de proximité pour vous aider à faire de votre SIRH, un véritable levier de performance. Par ailleurs, des conférences trimestrielles, réalisées par une avocate spécialiste en droit social, sont proposées à leurs clients, afin de décrypter les actualités légi-sociales. 

 

 

 

Combien de temps pour changer de prestataire de paie ? 

 

L’enjeu, lorsque vous changez de prestataire de paie est la reprise de vos données de paie. En effet, il convient de reprendre votre historique de paie, puis de paramétrer votre nouveau logiciel de paie en fonction de vos spécificités et de votre convention collective. 

Cette reprise des données de paie n’a pas la même durée en fonction des prestataires de paie et votre solution de paie. En cause ? Il faut tenir compte de la complexité de vos paramétrages, des documents demandés, des processus de reprise d’historique des données de paie, … 

Rassurez-vous cependant, certaines solutions telles Sage Business Cloud Paie ne demandent que quelques jours pour reprendre vos données de paie et paramétrer le logiciel de paie. En effet, Sage Business Cloud Paie est un logiciel de paie en ligne, ayant déjà intégré plus de 200 conventions collectives. Par ailleurs, il dispose d’un outil de reprise des données efficient. 

Cependant, si vous êtes une grande entreprise, et devez réaliser plus de 500 bulletins de paie, la durée de ce processus sera certainement plus long. 

 

Quelles données sont nécessaires pour votre nouveau prestataire de paie ?

 

Si vous pensez à changer de prestataire de paie, c’est qu’il ne s’agit pas de votre première solution de paie.  Afin de reprendre convenablement votre historique, votre prestataire de paie vous demandera à minima les documents suivants :  

  • l’année ou deux années précédentes de Déclarations Sociales Nominatives (DSN), 
  • les données et nombres de salariés non inclus sur les Déclarations Sociales Nominatives comme leurs coordonnées et leurs Relevés d’Identité Bancaire, les fiches de paies de l’année précédente,  
  • les soldes ou provisions de congés à payer,  
  • les états des charges avec les charges des salariés pendant des deux mois précédents.  
  • Les fiches de paie de l’ensemble de vos salariés des douze derniers mois, 

Durant la négociation du contrat, ces dossiers devront être fournis au nouveau prestataire de paieCeci dit, la Déclaration Sociale Nominative reste l’élément principal pour faciliter la migration. 

 

 

 

 

 Quelle période pour changer de prestataire de paie ?

 

Le changement de prestataire de paie peut se réaliser à n’importe quelle période de l’année. Notamment, si l’entreprise ressent un besoin de modification pendant le cours de l’année. Toutefois, les données anciennes sont toujours à étudier durant le transfert pour entamer la nouvelle collaboration. Dans le cas où la prestation commence dans la moitié de l’année, les mois précédents sont à considérer avec les données de salaires, et les Déclarations Sociales Nominatives. De part et d’autres cette procédure dépend du nombre d’entités et d’employés. Il est plus pratique quand les entreprises décident de commencer la collaboration en début d’année. 

.

ARTICLES CONNEXES
Vous souhaitez plus d'infos ?

Retour vers le haut

Découvrir les fonctionnalités

Découvrir les fonctionnalités