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Migration ERP : comment réussir ?

Si l’ERP peut s’avérer comme un outil très performant pour surveiller la rentabilité d’une PME, optimiser les process internes ou accompagner les tâches quotidiennes des salariés, encore faut-il bien déterminer auparavant ses objectifs. Car comme tout outil, cette migration ERP doit répondre à un but précis. Réussir sa migration ERP, c’est d’abord se fixer un cap, avant de suivre un chemin où l’intégrateur ERP a un rôle essentiel.

 

Migration vers un nouvel ERP : les enjeux

Pour réussir sa migration ERP, tout responsable doit être conscient des enjeux et des défis qui l’attendent : connaître les obstacles, c’est se donner en effet toutes les chances pour mieux les surmonter.

 

Migration des données : bien identifier les données

Toute migration ERP PME passe forcément par une étape essentielle, celle de la migration des données : il s’agit de transférer toutes les données, existantes sous différentes formes, vers le nouvel environnement, en garantissant leur intégralité.
Ces différentes données participent au capital de l’entreprise : l’enjeu est donc de n’en perdre aucune.

Ces données étant de nature différente, le premier enjeu est donc de toutes les identifier, pour ne rien oublier. À ce stade, le mieux est de les classer de manière très analytique.

  • Données de référentiels
    Ce sont toutes les données concernant les agents interagissant avec l’entreprise, des fournisseurs aux clients en passant par les prospects. Ce sont éventuellement des données sensibles d’un point de vue stratégique.
  • Données de structure
    Elles regroupent toutes les informations servant à l’analyse de la structure de l’entreprise, comme le plan comptable.
  • Données de gestion
    Elles incluent toutes les données nécessaires au fonctionnement quotidien de la PME, comme les factures, documentation, bons de commande, devis…

 

Evolution du SI : réussir sa migration logicielle

Changer de système d’information comporte toujours un grand risque, celui d’altérer de manière plus ou moins durable, et plus ou moins profonde, le flux d’informations.
L’enjeu est majeur, au risque de perturber tout le fonctionnement de la PME.

Il faut donc pour cela dans l’entreprise un Chef de projet migration logicielle, et en face un intégrateur ERP qui comprenne parfaitement vos besoins. Un bon intégrateur ERP doit notamment avoir une vision globale et transversale de votre organisation interne et des différents services.

Le dialogue est essentiel en amont. Il l’est aussi en aval, pour que chaque employé s’empare du nouveau logiciel, avec plaisir et sans a priori. Toute migration ERP vise une amélioration de productivité : cela signifie donc que chaque employé doit être un partenaire actif.

 

Adopter et adapter un ERP

Le changement est toujours compliqué, car on quitte souvent un environnement connu et rassurant pour un saut dans l’inconnu. Or, réussir une migration ERP impose de faire adopter le nouveau SI par ses employés : sinon, c’est l’échec assuré !
Pour cela, il faut convaincre et former, l’idéal étant d’ailleurs d’utiliser comme relais des employés par nature ouverts au changement.

Ce facteur humain est essentiel.
Sans lui, la productivité n’en sera pas modifiée, aussi bon soit votre nouvel environnement logiciel.
En revanche, la direction doit être ouverte aux retours et aux remarques constructives. Y répondre en adaptant le projet constitue alors une preuve d’intelligence et d’écoute.

L’enjeu est de faire comprendre que cette migration ERP se fait dans un esprit gagnant-gagnant.
L’adapter si besoin, c’est le faire adopter.

 

Réussir sa migration ERP : la bonne démarche

Pour réussir une migration ERP, le mieux est de suivre une démarche rigoureuse et de procéder par étapes.

 

Un diagnostic avant tout traitement

Il ne viendrait pas à l’idée d’un médecin de proposer un traitement sans diagnostic : c’est identique pour un intégrateur ERP.
Ce diagnostic est toutefois particulier, car il est fait de manière conjointe entre la direction de la PME et l’intégrateur ERP.

Ce diagnostic se fait avec des objectifs précis, en évaluant, comme un traitement, le rapport bénéfices/risques.
Il ne faut pas hésiter à tout questionner : est-ce utile d’élargir le périmètre des fonctionnalités gagnées avec la nouvelle version ? Où est l’apport de la nouvelle plateforme technique ? Quel est l’impact de la nouvelle version sur les processus ?

Faîtes parler l’intelligence collective, questionnez, innovez : c’est essentiel à ce stade pour avoir un diagnostic le plus complet possible.

 

L’obsession des données

La migration des données reste un point clef et une étape critique, sur laquelle dirigeants et intégrateur ERP doivent porter toute leur attention.
Il faut procéder par étapes pour ne commettre aucune erreur : identifier les données nécessaires à la migration, les classer, nettoyer et formater, bien mapper les correspondances, étudier les modes de reprise opératoire des données, définir des règles de retraitement et d’archivage…

La migration des données suit d’ailleurs un processus logique, en commençant par les données de structure et en finissant par les données de gestion : seules les données structure permettent en effet d’avoir une exploitation optimale des informations.

 

Définir une stratégie du changement

La première étape est de réaliser une sauvegarde complète des données. En fonction du cahier des charges, chef de projet et intégrateur ERP vont vérifier les données à conserver et celles éventuellement à supprimer. Le plan de reprise des données devra être anticipé, soit avec un logiciel spécifique, soit avec un simple tableau Excel.

Si les deux systèmes sont différents, il est primordial d’effectuer un retraitement des données, par script ou de manière manuelle.

Et comme le passage de la théorie à la pratique reste parfois aléatoire, rien ne vaut la réalisation de tests à petite échelle, permettant de peaufiner sa stratégie de mapping.

À chaque étape de la migration ERP, à chaque migration de lot de données, il faut toujours vérifier que toutes les informations transmises seront bien exploitables par le nouvel ERP PME : c’est une règle essentielle.

 

En conclusion, pour réussir une migration ERP, le travail préparatoire est essentiel : il faut définir des objectifs et souligner les enjeux, dont le principal est la migration des données. Une collaboration parfaite entre le chef de projet et un intégrateur ERP est une condition essentielle au succès d’une migration ERP, pour offrir un nouvel outil que les employés devront très vite adopter afin que la réussite soit vraiment complète.

 

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