Qu’est-ce qu’un ERP ? : définition, avantages et outils

Dans cet article, nous répondrons plus précisément à la question : “qu’est-ce qu’un ERP ?” et vous donnerons plus de datas sur ce type de logiciel de gestion.

 

Définition et histoire de l'ERP

Répondons à la fameuse question : qu’est-ce qu’un ERP : par définition, un ERP, ou « Enterprise Resource Planning », est un SI stratégique qui joue un rôle central dans la gestion des actions d’une organisation. Connu en français sous l’acronyme PGI (Progiciel de Gestion Intégré), l’ERP se distingue par sa capacité à intégrer divers blocs de gestion en une seule plateforme cohérente, reliés à une base de données unique. Cette caractéristique permet une synchronisation et une harmonisation des données à travers toute la structure, offrant ainsi une vue d’ensemble précise et actualisée des opérations.

Au cœur de l’ERP, on trouve plusieurs fonctions essentielles à la gestion : gestion des commandes, gestion des réserves, comptabilité, paie, e-commerce, et bien d’autres. Chacune de ces fonctions, opérant auparavant peut-être en silos, est intégrée dans l’ERP pour une meilleure fluidité et efficacité. Cela se traduit par une réduction des redondances et des erreurs, ainsi qu’une amélioration notable de la communication interne.

Mais alors, d’où vient ce besoin historiquement ce besoin de gérer une organisation de manière globale grâce à un seul et même outil?

Le marché ERP (Enterprise Resource Planning) est riche et s’étend sur plus d’un siècle, marquant l’évolution des méthodes de gestion de production et des technologies d’entreprise. Aux débuts du 20ème siècle, en 1913, l’ingénieur Ford Whitman Harris a conçu un système de planification de fabrication basé sur le papier, connu sous le nom de formule du lot économique. Il a longtemps été un pilier dans le domaine de la fabrication. Cependant, une révolution a eu lieu en 1964 lorsque Black & Decker, un fabricant d’outils, a adopté la première interface de planification des besoins en composants (MRP). Ce type de plateforme combinait l’approche traditionnelle de la formule du lot économique avec les capacités d’un ordinateur central, marquant un tournant dans la gestion de la fabrication.

Comment fonctionne un ERP, ou Enterprise Resource Planning ?

Maintenant que vous savez qu’est-ce qu’un ERP, peut-être souhaitez vous désormais en savoir plus sur son fonctionnement. L’ERP, ou “Enterprise Resource Planning”, est un peu comme le chef d’orchestre d’une structure, veillant à ce que toutes les sections jouent harmonieusement ensemble. Imaginez une entreprise comme une grande équipe, avec chaque département – que ce soit les ventes, la comptabilité, la fabrication ou les RH – jouant un rôle crucial. L’ERP est l’outil qui permet à tous ces joueurs de rester synchronisés et efficaces.

Prenons ça étape par étape :

  1. C’est une interface tout-en-un : Au sein du PGI, il existe des applications spéciales pour chaque besoin. Comme les membres d’un orchestre, ces applications ont chacune leur propre rôle, mais elles travaillent toutes ensemble.

  2. C’est un centre d’information unique : Toutes les données de l’entreprise, des chiffres de vente aux datas sur les employés, sont stockées dans une seule base de données. C’est un peu comme un grand classeur qui garde tout organisé et facile à trouver.

  3. Il vous permet de collecter des datas : Le PGI rassemble les données de tous les coins de l’organisation, assurant que rien ne soit oublié ou perdu.

  4. Il vous autorise à transformer les données en décisions : Une fois les données collectées, l’ERP les analyse pour transformer ces chiffres et faits en datas utiles, aidant les dirigeants à comprendre ce qui se passe réellement dans leur entreprise.

  5. Il crée des rapports sur mesure : L’ERP peut créer des rapports personnalisés. C’est comme recevoir un bulletin régulier sur la santé de l’entreprise, permettant aux dirigeants de prendre de meilleures décisions.

  6. Il vous autorise à travailler ensemble plus facilement : Avec l’ERP, tout le monde dans l’entreprise peut accéder facilement aux datas dont il a besoin  en temps réel pour faire son travail. Cela encourage la collaboration et rend tout le monde plus efficace.

  7. Il est personnalisable pour chaque entreprise : Chaque entreprise est unique, et l’ERP peut être adapté pour répondre à ses besoins spécifiques. Cela signifie que l’entreprise peut choisir exactement ce dont elle a besoin pour réussir.

En résumé, un ERP aide une entreprise à rester organisée, informée et synchronisée. Il assure que toutes les parties de l’entreprise travaillent ensemble de manière fluide, comme une équipe bien huilée, ce qui rend l’entreprise plus efficace et mieux préparée pour relever les défis futurs.

Les modules et fonctionnalités d'un ERP

L’ERP, ou système de planification des moyens de l’entreprise, est un outil puissant et polyvalent composé de plusieurs blocs, chacun se concentrant sur un aspect différent de la gestion. Voici une explication simplifiée de ces différents blocs :

  • Finances et Comptabilité : Ce module est le cerveau financier de l’ERP. Il gère tout ce qui est lié à l’argent, comme les factures, les budgets, les déclarations fiscales et la tenue des comptes. Il automatise et simplifie beaucoup de tâches comptables.
  • Ventes et Achats : Ici, l’ERP s’occupe des interactions avec les clients et les fournisseurs. Il aide à gérer les commandes, à créer des devis, à émettre des factures et à suivre les paiements, assurant un flux commercial fluide.
  • Gestion des Stocks et Opérations : Ce module aide à garder un œil sur les approvisionnements, à gérer les commandes fournisseurs, et à planifier la fabrication. Il est vital pour équilibrer l’offre et la demande et utiliser les expédients de manière optimale.
  • RH : Ce module traite tout ce qui concerne les employés, des salaires aux congés, en passant par les gains sociaux. Il peut également aider à suivre les performances et le développement des employés.
  • Gestion de la Chaîne d’Approvisionnement : Ce module assure que tout, de l’achat des matières premières à la livraison des produits finis, se déroule sans accroc.
  • Production : Ce module est axé sur la fabrication, de la qualité des produits à la planification de la production, pour assurer l’efficacité des flux de fabrication.
  • Recherche et Développement (R&D) et Ingénierie : Il se concentre sur la création et le développement des produits, en veillant à leur conformité avec les normes et en gérant leur cycle de vie.
  • Module de Ventes : Ce module s’occupe de tout ce qui a trait à la vente, de la négociation des contrats à la facturation et au suivi des performances de vente.

Chaque module est conçu pour cibler des besoins spécifiques tout en restant intégré dans la plateforme globale de l’ERP, garantissant ainsi une gestion plus harmonieuse et efficace de l’entreprise. A noter également que certains ERP sont mieux adaptés à vos besoins que d’autres en fonction de leurs spécialités

Quels sont les différents modes d'hébergement d'un ERP?

Les ERP offrent deux modes d’hébergement principaux, chacun avec ses propres bénéfices et spécificités : ERP Cloud vs ERP On Premise.

L'ERP on-premise

Dans cette configuration, le logiciel ERP est installé et fonctionne sur les serveurs et infrastructures informatiques de l’entreprise elle-même. La société achète généralement une licence pour le logiciel et prend en charge tous les aspects de son fonctionnement, y compris la maintenance, les mises à jour et la sécurité. Ce mode d’hébergement donne un contrôle total à la structure sur son ERP, offrant une personnalisation et une intégration sur mesure avec les plateformes existantes. Cependant, il représente également un investissement significatif en termes de frais matériels, de personnel dédié et de gestion des infrastructures informatiques.

L'ERP cloud

L’ERP cloud, quant à lui, est hébergé sur les serveurs du fournisseur de logiciels et accessible via Internet. Dans ce modèle, l’entreprise souscrit à un abonnement, souvent facturé mensuellement, pour utiliser le logiciel comme un service. Cette approche offre plusieurs bienfaits : elle réduit considérablement la charge liée à la maintenance et aux mises à jour, qui sont gérées par le fournisseur. De plus, elle permet une mise en œuvre rapide et une échelle de frais plus flexible, adaptée aux besoins et à la taille de l’entreprise. Avec un ERP cloud, les structures bénéficient d’une solution moins onéreuse et plus facile à intégrer à leur écosystème informatique existant.

Chacun de ces modes d’hébergement a ses particularités et dépend des besoins, de la structure et des ressources de la structure. L’ERP on-premise offre une personnalisation plus poussée et un contrôle total, tandis que l’ERP cloud offre flexibilité, économie de dépenses et facilité de gestion. Le choix entre ces deux options dépendra de la stratégie globale de l’entreprise, de ses ressources disponibles et de ses objectifs à long terme.

Quels sont les avantages d'un ERP ?

Savoir qu’est-ce qu’un ERP, c’est aussi en connaître les gains. Les avantages ERP peuvent être regroupés en trois catégories principales : Opérationnelle, Décisionnelle, et Stratégique. Chacune de ces catégories englobe des aspects clés de la manière dont un ERP améliore et soutient les actions d’une entreprise.

Avantages ERP Opérationnels

  • Les ERP automatisent les tâches répétitives et routinières, réduisant les erreurs et augmentant l’efficacité opérationnelle. Cette automatisation libère les employés pour se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée.

  • En unifiant les diverses fonctions de l’entreprise (comme la finance, les RH, la gestion des stocks) dans une seule interface, l’ERP facilite la communication et la collaboration interdépartementales, rendant les flux d’affaires plus fluides et cohérents.

  • Les ERP offrent une vue claire des niveaux de stock et des besoins en temps réel, permettant une gestion plus précise des inventaires. Cela contribue à réduire les coûts liés au surstockage ou à la rupture de stock.

Avantages ERP décisionnels

  • Grâce à l’accès centralisé à des données fiables et actualisées, les ERP fournissent une base solide pour une prise de décision éclairée, améliorant ainsi la qualité et la rapidité des décisions stratégiques.

  • Avec des capacités avancées de reporting et d’analyse, les ERP permettent de suivre les performances de manière détaillée, offrant des insights précieux pour guider la stratégie et les opérations.

Avantages ERP Stratégiques

  • En centralisant les informations clients, les ERP permettent une meilleure compréhension et gestion des interactions avec les clients, ce qui se traduit par une amélioration du service client et une satisfaction accrue.

  • Les fonctionnalités intégrées de sécurité et de suivi des ERP aident à maintenir la conformité avec les réglementations, réduisant les risques de non-conformité et les violations de données.

  •  Les ERP sont conçus pour s’adapter et évoluer avec l’entreprise, permettant l’ajout facile de nouvelles fonctionnalités ou modules pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise.

  • Bien qu’il représente un investissement initial, un ERP peut conduire à des économies substantielles à long terme en éliminant les inefficacités et en optimisant les process.

  • En standardisant les flux à travers l’organisation, l’ERP assure une plus grande cohérence et une qualité élevée des opérations, ce qui est crucial pour la croissance et l’expansion de l’entreprise.

Quels sont les défis à surmonter face au projet de déploiement d'un ERP ?

 Le projet de déploiement d’un ERP (Enterprise Resource Planning) représente un tournant stratégique majeur pour une entreprise, mais ce processus n’est pas exempt de défis. Pour naviguer avec succès dans cette transition, il est essentiel de comprendre et de se préparer aux obstacles potentiels.

La gestion du changement

L’introduction d’un ERP modifie souvent de manière significative les processus de travail et les méthodes de collaboration au sein d’une entreprise. Cela peut provoquer une certaine résistance, car les employés doivent s’habituer à de nouvelles routines et méthodes de travail. Surmonter cette résistance nécessite une communication transparente, une formation adaptée et un soutien continu pour aider les employés à s’adapter au nouveau PGI.

Le coût initial

La mise en place et la maintenance d’un ERP représentent un investissement financier important. Ce coût inclut non seulement l’acquisition du logiciel, mais aussi les frais liés à son déploiement, à la formation des utilisateurs et à son entretien régulier. Les organisations doivent donc planifier soigneusement leur budget et prévoir un retour sur investissement à long terme.

La complexité du système ERP

Ces interfaces peuvent être difficiles à configurer et à utiliser, nécessitant ainsi une formation approfondie pour les utilisateurs. Cette complexité peut entraîner une période d’adaptation durant laquelle l’entreprise pourrait ne pas bénéficier pleinement des bienfaits de l’ERP. Cependant, avec l’aide d’un intégrateur ERP, la courbe d’apprentissage ne devrait pas vous poser de problèmes.

 

La migration des données vers le nouvel outil ERP

Enfin, transférer les données existantes vers le nouveau ERP doit se faire avec soin pour assurer l’intégrité et la précision des informations de l’entreprise. Faire appel à un partenaire comme Apogea, c’est heureusement une garantie de réaliser la migration ERP sans accroc afin de ne pas faire d’erreur lors du transfert.

Comment faire le bon choix d'ERP pour son entreprise ?

Enfin, maintenant que vous savez qu’est-ce qu’un ERP, ses bénéfices et les défis principaux des entreprises face à sa mise en place, vous pouvez désormais commencer à prioriser vos critères de choix. La sélection d’un ERP adapté à votre entreprise est une démarche stratégique qui demande une réflexion approfondie et une planification minutieuse. Voici comment aborder cette tâche cruciale :

  • Commencez par une analyse détaillée des besoins de votre entreprise. Identifiez les processus spécifiques que vous souhaitez automatiser et les fonctionnalités clés nécessaires pour améliorer votre efficacité opérationnelle. Il est essentiel de choisir un ERP qui non seulement répond à vos exigences actuelles, mais est également capable de s’adapter et de grandir avec votre entreprise.
  • La réputation et l’expérience du fournisseur de l’ERP sont des aspects à considérer sérieusement. Optez pour un fournisseur qui possède une expertise solide dans votre secteur d’activité et une expérience éprouvée dans l’implémentation d’ERP. Les avis des clients, les études de cas et les références sont de précieuses sources d’information pour évaluer la qualité et la fiabilité du service et du support proposés.
  • L’interface utilisateur est un autre critère important. Un ERP doté d’une interface intuitive et conviviale facilitera considérablement l’adoption du PGI par vos employés. Une formation exhaustive est également cruciale pour assurer que tous les membres de votre équipe utilisent le système de manière efficace et compétente.
  • La flexibilité et l’évolutivité du logiciel sont des facteurs clés. Il est important de sélectionner un ERP qui peut s’ajuster aux besoins changeants de votre entreprise et qui peut croître en parallèle de son développement. La capacité de l’ERP à offrir des options de personnalisation pour répondre à vos exigences spécifiques sans nécessiter de modifications majeures est également essentielle.
  • L’intégration avec d’autres outils existants doit être prise en compte. Assurez-vous que l’ERP sélectionné peut s’intégrer de manière transparente avec vos outils et applications actuels, tels que votre CRM ou votre logiciel de comptabilité, pour garantir une gestion des données efficace et cohérente.
  • Enfin, évaluez les coûts totaux associés à l’ERP, en tenant compte non seulement du coût initial, mais aussi des frais récurrents pour les mises à jour, la maintenance et le support technique. N’oubliez pas de considérer les coûts indirects, tels que la formation des utilisateurs et la migration des données.

En somme, Le choix ERP nécessite une analyse complète de vos besoins d’affaires, une évaluation soignée des options disponibles et une compréhension claire des coûts impliqués. Un choix judicieux vous permettra de bénéficier pleinement des bénéfices d’un ERP, soutenant ainsi l’efficacité et la croissance de votre entreprise.


Les logiciels ERP proposés par Apogea

En tant qu’intégrateur de solutions de gestion d’entreprise, Apogea vous propose des logiciels ERP efficients et adaptables selon les besoins spécifiques de votre organisation. Nos outils sont faciles à utiliser et couvrent la gestion de l’ensemble de vos activités.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Soucieux d’accorder davantage de fluidité aux utilisateurs, Microsoft a lancé une nouvelle version de Microsoft Dynamics Nav. Baptisée Microsoft Dynamics 365 Business Central, celle-ci permet d’assembler les process et solutions pour gérer en même temps la finance, le commerce, les services et les opérations. Vous avez également la possibilité de connecter des applications tierces comme la paie, la trésorerie ou une solution spécifique métier.

Que ce soit sur ordinateur, tablette ou téléphone, vous obtenez la même richesse fonctionnelle. Vous pouvez accéder directement à vos données depuis Excel pour mettre à jour les articles et les commandes. Rationalisez les processus métier grâce à des workflows faciles à créer.

Sage X3

logo sage

Sage X3 est l’ERP idéal pour optimiser l’ensemble de vos processus de gestion, optez pour une solution homogène adaptée aux usages de mobilité des PME. Personnalisez votre solution grâce à des options à la carte : gammes, fabrication, chaîne logistique, traçabilité, prévision d’achat, gestion des budgets… Vous pouvez aussi automatiser vos reportings dans Excel, organiser et partager facilement vos documents, en toute sécurité.

FAQ - Qu'est-ce qu'un ERP ?

Quel est l'ERP le plus connu ?

Bien qu’il soit difficile de définir l’ERP le plus populaire sur le marché (chaque ERP ayant ses propres spécificités, voici cependant une liste des systèmes ERP les plus connus et largement utilisés dans le monde des affaires :

  • SAP : Connu pour sa robustesse et sa flexibilité, SAP est un leader du marché, particulièrement populaire parmi les grandes entreprises.
  • Oracle Cloud : Un autre grand acteur, Oracle offre une solution ERP complète avec des options basées sur le cloud, adaptées aux grandes et moyennes entreprises.
  • Microsoft Dynamics Business Central : Une solution ERP intégrée de Microsoft, connue pour sa facilité d’intégration avec d’autres produits Microsoft.
  • Infor CloudSuite : Infor propose des solutions ERP spécifiques à l’industrie, avec une forte présence dans le secteur manufacturier et de la distribution.
  • Epicor : Offrant des solutions personnalisables, Epicor est particulièrement apprécié dans le secteur manufacturier.
  • Sage X3 : Sage est populaire parmi les petites et moyennes entreprises, offrant une gamme de solutions ERP adaptées à leurs besoins.
  • IFS Applications : IFS est reconnu pour ses solutions ERP qui se concentrent sur la gestion des ressources d’entreprise pour les industries de service, de maintenance et d’actifs.
  • SYSPRO : Un ERP spécialisé pour les fabricants et les distributeurs, SYSPRO est bien adapté aux petites et moyennes sociétés.
  • NetSuite Oracle : Une solution basée sur le cloud, idéale pour les petites et moyennes sociétés, avec des fonctionnalités robustes pour la finance, le CRM, et le e-commerce.
  • Odoo : Un PGI open-source qui gagne en popularité grâce à sa flexibilité et à son modèle de tarification abordable.

Qui a besoin d'un ERP ?

L’ERP n’est pas exclusif à un type d’entreprise ou à un secteur en particulier ; il trouve son utilité dans une vaste gamme d’organisations, des petites structures aux grandes multinationales. Les entreprises qui gèrent un volume important de données, qui ont besoin de coordonner divers départements (comme la production, les RH, la vente et la distribution) ou qui cherchent à optimiser leurs processus opérationnels peuvent bénéficier grandement d’un ERP. De plus, les organisations qui cherchent à avoir une meilleure visibilité sur leurs opérations, à améliorer la prise de décision basée sur des données précises et à augmenter leur efficacité globale trouveront dans les ERP un outil puissant. Que ce soit dans le secteur manufacturier, la distribution, les services, la santé, ou l’éducation, les ERP peuvent jouer un rôle crucial dans la centralisation des informations et la rationalisation des processus d’affaires.

Quel est le but d'un ERP ?

Le but principal d’un ERP est de fournir une plateforme centralisée et intégrée pour gérer efficacement tous les aspects d’une entreprise. En rassemblant diverses fonctions commerciales, telles que la comptabilité, la gestion des stocks, les RH et la gestion de la relation client, dans un système unique, l’ERP vise à simplifier, standardiser et automatiser les processus opérationnels. Cela permet une meilleure coordination entre les différents départements, une réduction des erreurs et des redondances, et une prise de décision plus rapide et plus éclairée. L’objectif ultime d’un ERP est d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de réduire les coûts et de faciliter la croissance et l’adaptabilité de l’entreprise dans un environnement commercial en constante évolution. En bref, un ERP est conçu pour rendre les entreprises plus agiles, plus efficaces et mieux équipées pour répondre aux défis du marché actuel.

Qu'est-ce que veut dire ERP ?

ERP est l’acronyme de “Enterprise Resource Planning”, ce qui se traduit par Planification des Ressources d’Entreprise. Il s’agit d’un logiciel conçu pour aider les organisations à automatiser et à gérer de manière centralisée divers processus commerciaux. Les systèmes ERP permettent d’unifier et de coordonner plusieurs aspects de l’entreprise, tels que les finances, la gestion de la chaîne logistique, la production, les activités quotidiennes, le reporting, la gestion des ressources humaines, entre autres, au sein d’une seule et même plateforme. Cette unification offre aux entreprises une vision claire et globale de leurs activités, améliorant ainsi la prise de décision et l’efficacité globale.

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