Optimisez votre budget ERP et maîtrisez vos coûts ! 💰
Entre les licences, la mise en place, la formation et la maintenance, de nombreux facteurs influencent le prix final. Une bonne gestion budgétaire vous permet de maximiser la performance de votre ERP tout en maîtrisant vos dépenses. Découvrez nos conseils pour choisir un ERP performant et rentable pour votre entreprise !
Récupérez le guide : "quel est le budget à allouer à un projet ERP?"
Concrètement, Combien ça coûte un logiciel ERP ?
✔️ Licence du logiciel : de 500 à 5 000 € par utilisateur selon l’éditeur et la complexité du logiciel.
✔️ Installation et paramétrage : entre 5 000 et 50 000 €, voire plus pour des solutions sur mesure.
✔️ Formation des équipes : de 1 000 à 10 000 € selon le nombre d’utilisateurs et le niveau d’accompagnement.
✔️ Maintenance et support : entre 15 et 25 % du coût de la licence par an.
✔️ Mises à jour et évolutions : coût variable selon l’éditeur et la fréquence des améliorations apportées.
✔️ Hébergement (si en cloud) : abonnement mensuel de 50 à 500 € par utilisateur, en fonction des fonctionnalités et du stockage nécessaire.
Les principaux postes de coûts d’un projet ERP
L’acquisition des licences est le poste d’un budget ERP le plus simple à analyser. De plus, il est possible de comparer facilement plusieurs solutions en se référant à cette dépense. La différence de prix peut être considérable, allant de plusieurs centaines d’euros à quelques milliers d’euros par utilisateur.
Les points d'attention :
- Vérifiez notamment que le prix inclut tous les modules disponibles. Parfois, l’ajout d’une nouvelle fonctionnalité exige un paiement supplémentaire.
- Penchez-vous également sur le type de licence.
Une licence pleine vous permettra d’utiliser l’intégralité des fonctionnalités d’un ERP.
Une licence light, quant à elle, restreint les fonctionnalités accessibles et n’est donc recommandée que pour les usages ponctuels.
N’oubliez pas non plus de déterminer s’il s’agit d’une licence nommée (dont les droits sont attribués à un seul utilisateur désigné) ou concurrente (sans limite à la création de profils utilisateurs).
La part de l’installation du logiciel dans le budget ERP dépend de son mode d’hébergement et de l’infrastructure existante dans votre entreprise. Si vous optez pour une solution on-premise, vous devrez vous procurer du matériel informatique dédié, ce qui implique un investissement assez conséquent. La configuration et l’installation sur chaque poste ainsi que la maintenance et la mise à jour sont d’autres coûts à prendre en compte.
Avec un ERP cloud, vous n’aurez pas à investir dans du matériel informatique. Cette solution vous conviendra si vous ne disposez pas d’un service informatique ou si vous n’avez pas encore déployé de système d’information dans votre entreprise. L’abonnement qu’il faut souscrire pour en bénéficier couvre le plus souvent les licences, l’installation, la maintenance, le support ainsi que la totalité des coûts d’infrastructure.
Permettant d’affiner le logiciel après sa mise en place pour qu’il s’adapte aux spécificités de votre secteur d’activité et de votre entreprise, la personnalisation doit aussi être prévue dans le budget ERP. Elle s’avère particulièrement indispensable dans les domaines où la concurrence est importante.
La personnalisation d’un ERP peut coûter cher. L’ajout de fonctionnalités non prévues dans les modules ERP du logiciel de base requiert en effet des développements spécifiques. Vous devrez donc rémunérer le temps que l’intégrateur ERP dépensera pour faire en sorte que la solution réponde complètement à vos exigences. La personnalisation en vaut toutefois largement la peine eu égard aux avantages qu’elle offre.
La reprise des données apparaît parmi les principaux postes de dépenses à prévoir dans un budget ERP. Consistant à récupérer les données existantes pour les transférer dans votre nouveau logiciel, cette opération est cruciale. Elle est en effet décisive pour la réussite de votre projet ERP, car elle vise à injecter dans la solution des données fiables.
Il est de ce fait indispensable de contrôler les données avant de les importer. Cette tâche peut cependant s’avérer complexe si le volume de données est important ou si leurs sources sont multiples. Il est ainsi possible qu’elle entraîne un coût non négligeable.
La reprise des données apparaît parmi les principaux postes de dépenses à prévoir dans un budget ERP. Consistant à récupérer les données existantes pour les transférer dans votre nouveau logiciel, cette opération est cruciale. Elle est en effet décisive pour la réussite de votre projet ERP, car elle vise à injecter dans la solution des données fiables.
Il est de ce fait indispensable de contrôler les données avant de les importer. Cette tâche peut cependant s’avérer complexe si le volume de données est important ou si leurs sources sont multiples. Il est ainsi possible qu’elle entraîne un coût non négligeable.
Bien qu’elle soit facultative, la formation des utilisateurs est fortement recommandée dans le cadre d’un projet ERP, et ce, que vous ayez choisi un logiciel on-premise ou SaaS. Elle aidera en effet vos collaborateurs à prendre en main l’outil. C’est aussi au cours de celle-ci qu’ils apprendront à l’utiliser de manière optimale.
En somme, la formation impacte directement l’adoption du logiciel et la réussite de son déploiement dans votre entreprise. Vous ne devez donc pas hésiter à inclure les coûts y afférents dans votre budget ERP.
Les prix de la formation varient en fonction du logiciel et de l’intégrateur. Ils se situent en moyenne entre 1 000 et 1 200 euros par jour.
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Tout savoir sur le budget ERP
ERP SaaS versus ERP on premise : quel budget ?
Un ERP on-premise requiert un investissement de départ important, car il faut prévoir l’achat du matériel adéquat pour l’exploiter en plus de se procurer les licences. Étant donné qu’il est installé sur les propres serveurs d’une entreprise, ce type de logiciel peut être utilisé sans connexion internet.
De son côté, un ERP SaaS implique la souscription d’un abonnement, généralement mensuel, ce qui fait qu’il limite l’investissement initial. Hébergé dans le cloud, ce type de logiciel est accessible à tout moment depuis n’importe quel appareil du moment qu’une connexion internet est disponible.
Dans un cas comme dans l’autre, le prix est aussi fonction du nombre d’utilisateurs. En moyenne, un ERP installé sur site coûte :
- Entre 30 000 et 150 000 euros pour 5 à 20 utilisateurs simultanés
- Entre 200 000 et 600 000 euros pour 50 à 100 utilisateurs simultanés
Pour un ERP cloud, l’abonnement mensuel s’établit en moyenne entre 60 et 140 euros par utilisateur.
Quels sont les coûts cachés d'un ERP ?
Les coûts cachés sont indissociables de tout projet ERP. Or, leur impact peut rapidement devenir important. Il faut donc éviter de faire l’impasse sur l’identification de tels coûts lors de l’établissement d’un budget ERP. Ceux-ci peuvent par exemple être liés aux montées de version pour les logiciels de gestion on-premise. Avant de choisir un PGI à installer sur vos propres serveurs, demandez la roadmap produit et analysez-la attentivement pour anticiper les mises à jour et inclure les coûts supplémentaires dans votre planification financière.
Le temps consacré à la sélection d’un logiciel ERP est aussi à l’origine de coûts cachés. Il en va de même de la perte de productivité occasionnée par une couverture fonctionnelle incomplète ou inadaptée. Dans le second cas, il est possible de prévenir les coûts cachés en définissant scrupuleusement ses besoins et en les consignant dans un cahier des charges précis.
Quel est le ROI d'un projet ERP ?
L’investissement nécessaire pour vous équiper d’un progiciel de gestion intégré peut être dissuasif. Focalisez-vous plutôt sur les bénéfices à court, à moyen et à long terme que la solution ERP cloud est susceptible de procurer à votre entreprise. Autrement dit, il convient de penser ROI (Return On Investment ou retour sur investissement). Il s’agit du ratio entre les gains et les coûts de l’ERP sur une durée définie. Le résultat peut être pondéré par un taux de risque.
Concrètement, le ROI mesure la rentabilité du déploiement d’un ERP au sein de votre entreprise. Le calcul de cet indicateur financier doit être réalisé le plus tôt possible, soit avant même la mise en œuvre de votre projet. L’estimation de son ROI vous permettra d’en déterminer la pertinence si bien que vous serez totalement serein quant au montant que vous investirez dans votre logiciel ERP.
