Comment budgétiser un projet ERP ?

Découvrez comment réaliser le budget ERP : variables, coûts cachés, éléments à anticiper, ... Les clés de votre ROI ERP dans cet article
La budgétisation est une phase cruciale de tout projet ERP. Si la solution que vous comptez mettre en place doit répondre aux besoins de votre entreprise, il est aussi primordial qu’elle corresponde à vos moyens. Pour définir le budget à allouer à un projet ERP, il convient de prendre en compte les coûts directs comme indirects. Apprenez-en plus dans la suite de cet article. 

Combien coûte un logiciel ERP ?

Il est indispensable que vous définissiez un budget ERP si vous avez décidé de mettre en place ce type de logiciel dans votre entreprise. Sans une planification financière précise, vous risquez de vous orienter vers des solutions qui ne sont pas en adéquation avec vos moyens. Il est aussi possible que vous vous retrouviez avec un outil qui ne répond pas à vos besoins.

 

Connaître le coût d’un ERP vous aidera sans aucun doute à circonscrire un budget. Il existe sur le marché un large choix de progiciels de gestion intégrés (PGI). Leur prix varie énormément. Plusieurs paramètres influencent le coût d’une solution. Le mode d’hébergement en fait partie. En effet, des disparités notables sont constatées entre les logiciels on-premise et SaaS.

Un ERP on-premise requiert un investissement de départ important, car il faut prévoir l’achat du matériel adéquat pour l’exploiter en plus de se procurer les licences. Étant donné qu’il est installé sur les propres serveurs d’une entreprise, ce type de logiciel peut être utilisé sans connexion internet.

De son côté, un ERP SaaS implique la souscription d’un abonnement, généralement mensuel, ce qui fait qu’il limite l’investissement initial. Hébergé dans le cloud, ce type de logiciel est accessible à tout moment depuis n’importe quel appareil du moment qu’une connexion internet est disponible.

Dans un cas comme dans l’autre, le prix est aussi fonction du nombre d’utilisateurs. En moyenne, un ERP installé sur site coûte :

Pour un ERP SaaS, l’abonnement mensuel s’établit en moyenne entre 60 et 140 euros par utilisateur.

Les principaux postes de coûts d’un projet ERP

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à vouloir investir dans un ERP, car elles ont pris conscience des avantages de ce logiciel. Centralisant les données nécessaires à la gestion d’entreprise et automatisant un certain nombre de tâches, il permet de gagner du temps, favorise les économies et accroît la productivité. D’autre part, l’ERP constitue un formidable outil d’aide à la décision grâce aux rapports détaillés et personnalisés qu’il fournit. Il est toutefois nécessaire de bien choisir son PGI pour profiter des bénéfices indiqués précédemment. Pour ce faire, vous devez commencer par établir un budget ERP. Ce dernier doit notamment comprendre l’investissement initial qui inclut l’acquisition et le déploiement du logiciel au sein de votre entreprise. Il faut par ailleurs qu’il intègre plusieurs dépenses annexes. Ces dernières sont incontournables, car certaines assurent le bon fonctionnement de l’outil tandis que d’autres en garantissent une utilisation optimale. En somme, pour budgétiser correctement un projet ERP, vous devez l’appréhender dans sa globalité.

L'acquisition d'une licence

L’acquisition des licences est le poste d’un budget ERP le plus simple à analyser. De plus, il est possible de comparer facilement plusieurs solutions en se référant à cette dépense. La différence de prix peut être considérable, allant de plusieurs centaines d’euros à quelques milliers d’euros par utilisateur.  
choix erp
Les points d'attention

Le déploiement de la solution ERP

La part de l’installation du logiciel dans le budget ERP dépend de son mode d’hébergement et de l’infrastructure existante dans votre entreprise. Si vous optez pour une solution on-premise, vous devrez vous procurer du matériel informatique dédié, ce qui implique un investissement assez conséquent. La configuration et l’installation sur chaque poste ainsi que la maintenance et la mise à jour sont d’autres coûts à prendre en compte.

Avec un ERP cloud, vous n’aurez pas à investir dans du matériel informatique. Cette solution vous conviendra si vous ne disposez pas d’un service informatique ou si vous n’avez pas encore déployé de système d’information dans votre entreprise. L’abonnement qu’il faut souscrire pour en bénéficier couvre le plus souvent les licences, l’installation, la maintenance, le support ainsi que la totalité des coûts d’infrastructure.

La personnalisation du logiciel ERP

Permettant d’affiner le logiciel après sa mise en place pour qu’il s’adapte aux spécificités de votre secteur d’activité et de votre entreprise, la personnalisation doit aussi être prévue dans le budget ERP. Elle s’avère particulièrement indispensable dans les domaines où la concurrence est importante.

La personnalisation d’un ERP peut coûter cher. L’ajout de fonctionnalités non prévues dans les modules du logiciel de base requiert en effet des développements spécifiques. Vous devrez donc rémunérer le temps que l’intégrateur ERP dépensera pour faire en sorte que la solution réponde complètement à vos exigences. La personnalisation en vaut toutefois largement la peine eu égard aux avantages qu’elle offre.

La reprise des données

La reprise des données apparaît parmi les principaux postes de dépenses à prévoir dans un budget ERP. Consistant à récupérer les données existantes pour les transférer dans votre nouveau logiciel, cette opération est cruciale. Elle est en effet décisive pour la réussite de votre projet ERP, car elle vise à injecter dans la solution des données fiables.

Il est de ce fait indispensable de contrôler les données avant de les importer. Cette tâche peut cependant s’avérer complexe si le volume de données est important ou si leurs sources sont multiples. Il est ainsi possible qu’elle entraîne un coût non négligeable.

La formation des utilisateurs

Bien qu’elle soit facultative, la formation des utilisateurs est fortement recommandée dans le cadre d’un projet ERP, et ce, que vous ayez choisi un logiciel on-premise ou SaaS. Elle aidera en effet vos collaborateurs à prendre en main l’outil. C’est aussi au cours de celle-ci qu’ils apprendront à l’utiliser de manière optimale.

En somme, la formation impacte directement l’adoption du logiciel et la réussite de son déploiement dans votre entreprise. Vous ne devez donc pas hésiter à inclure les coûts y afférents dans votre budget ERP.

Les prix de la formation varient en fonction du logiciel et de l’intégrateur. Ils se situent en moyenne entre 1 000 et 1 200 euros par jour.

Le contrat de maintenance ERP

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Une entreprise utilise un ERP durant 10 ans en moyenne. Le PGI doit être maintenu régulièrement pour pouvoir fonctionner correctement tout au long de cette période et ainsi assurer une continuité de services. Cela consiste notamment à améliorer les fonctionnalités existantes et, éventuellement, à en intégrer de nouvelles. La maintenance englobe aussi les mises à jour du progiciel de gestion visant à assurer la conformité de l’outil aux évolutions technologiques, réglementaires, etc.

Cette opération entraîne des coûts ERP récurrents dont il faut absolument tenir compte. Variant selon l’éditeur ERP et l’intégrateur ERP, le prix d’un contrat de maintenance correspond la plupart du temps à un pourcentage du coût des licences acquises. Il s’établit en moyenne entre 16 et 20 %.

Les coûts cachés d'un projet ERP

Les coûts cachés sont indissociables de tout projet ERP. Or, leur impact peut rapidement devenir important. Il faut donc éviter de faire l’impasse sur l’identification de tels coûts lors de l’établissement d’un budget ERP. Ceux-ci peuvent par exemple être liés aux montées de version pour les logiciels de gestion on-premise. Avant de choisir un PGI à installer sur vos propres serveurs, demandez la roadmap produit et analysez-la attentivement pour anticiper les mises à jour et inclure les coûts supplémentaires dans votre planification financière.

Le temps consacré à la sélection d’un logiciel ERP est aussi à l’origine de coûts cachés. Il en va de même de la perte de productivité occasionnée par une couverture fonctionnelle incomplète ou inadaptée. Dans le second cas, il est possible de prévenir les coûts cachés en définissant scrupuleusement ses besoins et en les consignant dans un cahier des charges précis.

Le ROI d'un projet ERP

L’investissement nécessaire pour vous équiper d’un progiciel de gestion intégré peut être dissuasif. Focalisez-vous plutôt sur les bénéfices à court, à moyen et à long terme que la solution ERP est susceptible de procurer à votre entreprise. Autrement dit, il convient de penser ROI (Return On Investment ou retour sur investissement). Il s’agit du ratio entre les gains et les coûts de l’ERP sur une durée définie. Le résultat peut être pondéré par un taux de risque.

Concrètement, le ROI mesure la rentabilité du déploiement d’un ERP au sein de votre entreprise. Le calcul de cet indicateur financier doit être réalisé le plus tôt possible, soit avant même la mise en œuvre de votre projet. L’estimation de son ROI vous permettra d’en déterminer la pertinence si bien que vous serez totalement serein quant au montant que vous investirez dans votre logiciel ERP.

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