Comment effectuer sa déclaration sociale nominative mensuelle ?

Un décret datant de novembre 2016 fait obligation aux employeurs de déclarer toutes les sommes d’argent perçues par leurs salariés ainsi que les retenues de cotisations opérées sur leurs rémunérations. Ainsi donc, la déclaration sociale nominative s’est-elle substituée aux traditionnelles déclarations à caractère social. Cependant, si toutes les entreprises ne sont pas concernées par la réforme, il convient, tout de même de faire constater que l’adoption d’un logiciel de paie est de nature à faciliter cette déclaration dont le non-respect est sanctionné par le paiement de pénalités.

 

Définition de la déclaration sociale nominative (DSN)

La DSN a remplacé la déclaration annuelle des données unifiées. À l’analyse, la déclaration sociale nominative fait office de canal de communication des données du salarié aux organismes sociaux en vue de déclarer et de payer leurs cotisations. Il s’agit, in fine d’une déclaration unique faite tous les mois par l’employeur. Sont notamment déclarées de façon dématérialisée, les informations contenues sur le bulletin de paie et les signalements d’évènements susceptibles d’intérêts pour l’Assurance Maladie. Aujourd’hui la DSN remplace plusieurs formalités telles que :

  • 8 formalités liées au chômage ou à la maladie ou au suivi des effectifs DARES
  • 17 formalités DUCS – recouvrement
  • 13 formalités annuelles ou ponctuelles
  • 7 procédures spécifiques (5 nouvelles procédures qui n’existaient pas antérieurement et 2 nouvelles à destination de vos salariés ayant été introduites depuis la généralisation de la DSN)

 

 

 

 

Quelles sont les principales nouveautés de la DSN  pour 2022 et quelles sont les entreprises concernées ?

Selon les projets de loi de finances et les projets de loi de financement de la Sécurité Sociale chaque année la DSN est mise à jour et de nouvelles normes voient le jour. Effectivement en début d’année les logiciels de paie reçoivent des mises à jour afin de permettre de sécuriser et fiabiliser les obligations sociales. Mais aussi de signaler certains évènements comme l’arrêt maladie ou la fin d’un contrat de contrat de travail. Cela s’applique aussi dans la fonction publique.

 

Les entreprises concernées par la DSN

Sont concernées par la réforme de la DSN, les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés et les entreprises du secteur privé immatriculées au régime agricole de sécurité sociale lorsque celles-ci emploient aussi des salariés. Parallèlement, les particuliers employeurs ne sont pas soumis à l’obligation de la déclaration sociale nominative, autant que ne le sont les fonctionnaires d’État et certaines entreprises des territoires d’Outre-Mer, etc. Si ces entreprises sont exclues de la DSN, elles doivent, cependant continuer par effectuer une DADS-U.

 

Les principales évolutions légales de la DSN pour 2022

Parmi les nouveautés de la DSN pour le début de l’année 2022, nous pouvons citer la déclaration des cotisations de formation professionnelle et de taxe d’apprentissage. Le recouvrement de la retraite complémentaire ou encore la transmission d’informations aux caisses de congés payés. L’entrée en DSN de la CUFPA implique notamment un certain nombre de changements sur les DSN du 5 ou 15 février 2022 et les DSN suivantes.

À partir de janvier 2022, l’identifiant de convention collective principale (IDCC) doit être renseigné dans le bloc S21.G00.11 pour chaque établissement. Pour le cas de plusieurs activités, il faut retenir :

  • celle qui compte le plus de salariés pour les activités industrielles ;
  • celle qui correspond au montant de chiffre d’affaires le plus élevé pour les activités commerciales.

Concernant les établissements qui ne relèvent d’aucun IDCC, l’OPCO de rattachement doit être renseigné en rubrique S21.G00.11.023. Pour les entreprises du BTP de 11 salariés et plus, les URSSAF collectent aussi la totalité de la contribution. En présence d’une caisse de congés payés (BTP), les salaires à déclarer sont majorés de 11,50%. Différents codes cotisations tels que le 128, 129 et 130 sont à utiliser dans la rubrique S21.G00.81.001. Concernant d’autres informations à renseigner nous pouvons citer :

  • Le code de base assujettie ;
  • La période de rattachement ;
  • La base assujettie et son montant ;
  • L’identification de l’organisme ;
  • Le montant de l’assiette ;
  • Le taux et le montant de la cotisation.

Pour ce qu’il s’agit de l’exonération de taxe d’apprentissage cela est à déclarer dans le bloc S21.G00.82.

 

Comment effectuer sa DSN dans son logiciel de paie ?

La DSN est l’une des opérations de la paie. À ce titre, les logiciels de paie permettent d’effectuer une traduction des données issues du bulletin qui peuvent, dès lors être utilisées pour la DSN. Les développeurs de logiciels de paie intègrent cette possibilité dans l’outil Sage Business Cloud Paie depuis sa conception.

Vous avez la possibilité d’effectuer, personnellement la DSN sur le site dédié ou à l’aide de votre solution paie et RH compatible en laissant, éventuellement le responsable RH effectuer des compléments. Vous avez aussi la possibilité de confier cette tâche à une tierce personne. Enfin, avez-vous la possibilité de combiner les deux options. Ce qui est certain, la DSN est facilitée par l’utilisation des outils de paie adaptés à cette tâche comme un SIRH.

Par ailleurs, certaines précisions méritent d’être apportées. La déclaration, si elle est mensuelle doit être faite avant la date 5 de chaque mois en ce qui concerne les entreprises qui emploient au moins 50 personnes et qui payent mensuellement le salaire. Pour les autres entreprises, la DSN doit être faite avant le 15 du mois.

 

Pourquoi utiliser un logiciel de paie plutôt que de réaliser sa DSN manuellement ?

La gestion de la déclaration sociale nominative représente une tâche sans valeur ajoutée pour les équipes RH. Effectivement elles peuvent perdent énormément de temps alors qu’à côté, elles pourraient travailler sur des tâches qui représentant le cœur de leur métier. Des logiciels de paie permettent de déclarer toutes les DSN mensuelles et les DSN d’évènements tels que les arrêts maladies ou les fins de contrat. Pour permettre aux entreprises petites, moyennes ou grande de faire gagner du temps à tous les intervenants. Mais aussi de sécuriser la paie. D’autant plus avec un logiciel de paie, vous pouvez profiter de mises à jour régulières pour reste en conformité légale. Autre point pour les équipes RH, avec un logiciel de paie, vous évitez les erreurs de saisies.

 

 

 

 

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?

Les déclarations tardives sont sanctionnées par le paiement d’une pénalité. Celle-ci est de 1,5% du plafond du montant dû mensuellement au titre de la sécurité sociale. La pénalité est calculée pour chaque salarié et au titre de chaque mois de retard. Elle est évaluée à 150% du plafond du montant de la sécurité sociale due au titre de chaque année si la non-production de la DSN n’excède pas 5 jours. Apogea en sa qualité d’intégrateur logiciels Sage est en mesure de vous accompagner dans la production de la DSN. D’ailleurs, plusieurs solutions s’offrent aux entreprises pour les y aider.

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