Comment effectuer sa déclaration sociale nominative mensuelle ?

La Déclaration Sociale Nominative (DSN), un pivot de la gestion des ressources humaines en France depuis janvier 2019, représente une avancée majeure dans la simplification des obligations sociales des entreprises. En remplaçant diverses déclarations antérieures, celle-ci a non seulement rationalisé la transmission des données aux organismes sociaux, mais a également imposé de nouvelles normes de précision et d’efficacité. La maîtriser est désormais un enjeu clé pour les entreprises françaises, assurant à la fois conformité et optimisation des processus administratifs.

Table des matières

Qu’est-ce que la déclaration sociale nominative ?

La DSN incarne une véritable révolution dans le monde de la gestion d’entreprise en France. Née de la loi Warsmann en 2012 et obligatoire depuis 2019, elle a transformé la manière dont les sociétés communiquent les informations salariales. Plus qu’une simple formalité administrative, c’est un pont vers une ère de simplification et de sécurité numérique, remplaçant un labyrinthe de paperasse par une solution élégante et unifiée.

De quoi parle-t-on ?

La déclaration sociale nominative est un changement fondamental dans la gestion administrative des sociétés françaises, résultant de la loi Warsmann du 22 mars 2012. Son déploiement, débuté en 2017 et rendu obligatoire à partir du 1er janvier 2019, a marqué la fin d’un éventail de déclarations sociales jusqu’alors requises. Son objectif principal est de simplifier et sécuriser la communication des données relatives aux employés auprès des différents organismes de protection sociale, tels que Pôle emploi, l’Urssaf, et les caisses de retraite et d’assurance maladie.

Celle-ci se distingue par son caractère unifié et sa nature dématérialisée. Conçue pour regrouper les informations nécessaires en une seule déclaration, elle élimine la complexité et les redondances des multiples déclarations précédentes. Cela se traduit par une plus grande fiabilité et une efficacité accrue dans le traitement des informations liées aux salariés, facilitant ainsi la conformité des entreprises aux exigences réglementaires en vigueur.

Comment fonctionne la déclaration sociale nominative ?

Positionnée comme l’étape finale du processus de paie d’une entreprise, la DSN repose sur une collecte complète des données salariales, traitées par un logiciel adapté aux normes spécifiques. Sa nature mensuelle et entièrement numérique permet de regrouper et transmettre non seulement les informations habituelles de rémunération, mais aussi de notifier des événements spécifiques qui influencent celle-ci. Parmi ces événements, on retrouve :

  • Les arrêts de travail, tels que les congés maladie ou les accidents du travail, qui nécessitent des ajustements dans les calculs des rémunérations et des cotisations sociales.
  • Les congés parentaux, incluant la maternité et la paternité, qui impliquent des modifications temporaires dans la gestion des salaires et des contributions.
  • Les modifications contractuelles, comme les augmentations salariales, les changements de poste ou les réductions de temps de travail, qui affectent directement le montant et la structure de la rémunération.
  • Les fins de contrat, qu’il s’agisse de départs volontaires, de licenciements ou de retraites, entraînant la nécessité de finaliser les comptes du salarié et de signaler la cessation de l’emploi.

Chaque DSN, spécifique à un établissement identifié par son numéro de Siret, assure une précision et une conformité optimales dans la communication de l’information. En centralisant les données en un seul document, la DSN simplifie la gestion administrative et renforce l’exactitude des informations transmises, rendant ainsi les processus de déclaration sociale plus transparents et fiables.

Les objectifs de la déclaration sociale nominative

Conçue avec des objectifs spécifiques, cette déclaration transforme de manière considérable la façon dont les entreprises gèrent leurs obligations sociales. Voici une exploration de ses buts principaux :

Simplification administrative : Au cœur de la DSN réside l’intention de simplifier radicalement les démarches administratives des sociétés. Elle automatise les processus de travail en générant directement les déclarations à partir des données de rémunération, offrant ainsi un gain de temps précieux et réduisant les tâches administratives.

Uniformisation et sécurité : Avant la DSN, les entreprises étaient confrontées à une multitude de formalités sociales, souvent complexes et source d’erreurs. Celle-ci élimine cette complexité en unifiant ces processus. Elle garantit la sécurité des informations transmises, réduisant les risques d’erreur et assurant une meilleure protection des droits des salariés.

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Optimisation des données : L’un de ses avantages notables est la réduction significative du volume des données à collecter et à traiter. Cette optimisation réduit la charge de travail et simplifie la gestion des déclarations.

Modernisation et conformité numérique : En phase avec l’évolution des technologies informatiques, la DSN adopte une approche dématérialisée et numérique. Elle s’inscrit dans la tendance actuelle de dématérialisation et d’échange de données, facilitant la conformité et l’efficacité.

Pour les employeurs, la DSN représente un outil puissant pour gagner en efficacité et en conformité, réduisant ainsi les risques de contentieux.

Pour les employés, elle assure une meilleure protection de leurs droits, en garantissant l’exactitude des informations relatives aux prestations sociales. Du côté des organismes de protection sociale, elle contribue à une lutte plus efficace contre la fraude et à l’optimisation des processus administratifs.

Quelles sont les entreprises concernées par la déclaration sociale nominative ?

La DSN est une exigence légale pour toutes les entreprises du secteur privé en France qui ont des salariés. Cela inclut non seulement les sociétés individuelles, mais aussi celles possédant plusieurs établissements, chacun nécessitant une DSN distincte en fonction de son numéro SIRET.

Elle ne se limite pas au secteur privé ; elle englobe également tout secteur et régimes spécifiques :

  • Les sociétés sous le régime général et agricole, y compris les sociétés mixtes sous certaines conditions.
  • Les employeurs relevant du régime particulier d’Alsace-Moselle.
  • Les sociétés dont les employés sont affiliés à des caisses spéciales de congés payés, typiques dans des secteurs comme le BTP.
  • Les employeurs ayant des salariés à temps partiel.

Toutefois, certains groupes sont explicitement exclus de l’obligation de la DSN. Les travailleurs indépendants et les auto-entrepreneurs ne sont pas concernés, car ils ne reçoivent pas de salaires dans le cadre traditionnel de l’emploi salarié. De même, les particuliers employeurs ne sont pas encore intégrés dans le système DSN.

Comment et quand faire sa déclaration sociale nominative ?

La déclaration sociale nominative représente un élément clé de la gestion administrative des entreprises en France. Obligatoire pour toutes les structures employant des salariés, sa réalisation et sa transmission en temps voulu sont essentielles pour assurer la conformité aux réglementations en vigueur. Avec une multitude d’options disponibles pour sa gestion, les employeurs doivent faire preuve de diligence pour choisir la méthode la plus adaptée à leur organisation, qu’il s’agisse de la gérer en interne, de l’externaliser, ou d’adopter une stratégie hybride

Qui fait la déclaration sociale nominative ?

Sa réalisation est une responsabilité qui incombe à tous les employeurs du secteur privé en France, mais elle peut être abordée de différentes manières selon les capacités et les ressources de chaque entreprise. Voici les options disponibles pour effectuer cette déclaration cruciale :

Réalisation en interne : Les employeurs peuvent choisir de gérer la DSN en interne. Cela implique de remplir la déclaration directement sur le site net-entreprises.fr ou via un outil de paie compatible avec la norme DSN. Cette option nécessite une certaine familiarité avec les processus de rémunération et les exigences de la DSN.

Externalisation à un tiers déclarant : Pour les entreprises qui préfèrent déléguer cette tâche ou qui ne disposent pas des ressources internes nécessaires, la DSN peut être confiée à un tiers déclarant. Cela inclut souvent des experts-comptables ou des prestataires spécialisés en gestion de rémunération et en conformité sociale.

Combinaison des deux approches : Certaines entreprises optent pour une stratégie mixte, en effectuant elles-mêmes une partie des déclarations tout en externalisant les autres à un tiers déclarant. Cette approche peut être adoptée pour équilibrer la charge de travail ou pour gérer des aspects spécifiques de la DSN de manière plus efficace.

Depuis le 1er janvier 2022, les administrations, comme tout employeur, sont également tenues de déclarer mensuellement et par voie électronique, dans une DSN unique, toutes les informations relatives aux cotisations et contributions sociales et fiscales basées sur la rémunération de leurs agents.

Ainsi, que ce soit en interne, par l’intermédiaire d’un tiers, ou par une combinaison des deux, la DSN est une obligation pour tous les employeurs en France, assurant la transmission régulière et précise des données liées aux salariés aux divers organismes sociaux concernés.

DSN : quand et comment la faire ?

Les entreprises doivent respecter des délais spécifiques pour la transmission de la DSN en fonction de leur taille. Pour les sociétés de moins de 50 employés, celle-ci doit être soumise avant le 15ème jour du mois suivant la période de paie. Les entreprises de 50 employés ou plus, en revanche, ont jusqu’au 5ème jour du mois suivant pour effectuer leur déclaration.

En cas d’événements particuliers tels que l’arrêt de travail, la reprise anticipée du travail, ou la fin d’un contrat de travail, une DSN spécifique, connue sous le nom de “DSN signalement d’événement”, doit être transmise dans les cinq jours suivant l’événement.

Pour les employés rattachés au régime général de la sécurité sociale, la DSN se fait via le site internet net-entreprises.fr. Dans le secteur agricole, la DSN se réalise via le site de la MSA. Il est possible de faire la déclaration avec un logiciel de rémunération pour les embauches de salariés agricoles.

Sanctions et pénalités

La non-transmission ou le retard dans sa transmission entraîne des pénalités financières significatives pour les entreprises. En cas de non-transmission de la DSN, une amende de 19,32 euros par salarié est imposée. Pour un retard de transmission, la sanction s’élève à 58 euros par salarié et par mois de retard, ou fraction de mois. Cette pénalité est ajustée en fonction de l’effectif de l’entreprise tel qu’il apparaît dans la dernière DSN soumise. Si le retard ne dépasse pas 5 jours, la pénalité annuelle maximale par entreprise est limitée à 5 796 euros.

Les entreprises ont la possibilité de demander l’annulation de ces pénalités de retard si elles remplissent quatre conditions : absence d’infraction au cours des 24 derniers mois, montant total des pénalités inférieur à 3 864 euros, règlement de toutes les cotisations dues, et transmission effective de la DSN.

En outre, l’oubli de déclaration d’un salarié dans la DSN entraîne une pénalité de 58 euros par salarié et par mois de retard. Cependant, les entreprises disposent d’un délai de 30 jours après la transmission de la DSN pour effectuer une régularisation sans pénalité.

Des sanctions sont également prévues pour les inexactitudes dans les déclarations. Déclarer de fausses rémunérations ou transmettre des informations erronées sur les salariés peut entraîner des pénalités respectivement de 38,64 euros et 12,76 euros par salarié. Comme pour les autres manquements, une période de 30 jours après la déclaration est accordée pour régulariser la situation sans encourir de pénalité supplémentaire.

Comment utiliser un logiciel de paie pour générer la déclaration sociale nominative ?

Avant de pouvoir générer la DSN, il est nécessaire de paramétrer le logiciel de paie en indiquant les informations nécessaires aux organismes sociaux, comme le numéro de SIREN de l’entreprise, le numéro de déclaration d’affiliation, etc. Il est important de vérifier que l’outil est compatible DSN et de suivre les instructions du logiciel pour paramétrer correctement la DSN.

Le paramétrage du logiciel de paie pour obtenir la déclaration sociale nominative

D’abord, le traitement par voie électronique des documents permet de réduire les coûts liés aux mains d’œuvre.

Ensuite, il y a un gain de temps considérable grâce au système d’automatisation du processus ! En effet, le traitement et les envois de documents sont plus rapides par rapport au traitement manuel qui est exécuté avec des documents papiers et qui requiert plusieurs interventions avant d’arriver à destination.

Comment générer le fichier de la déclaration sociale nominative ?

Pour générer le fichier DSN, il suffit de suivre les étapes suivantes :
• Sélectionner la période de paie à déclarer : il faut sélectionner les salariés et les événements professionnels qui ont eu lieu au cours du mois.
• Générer la DSN à partir des données de rémunération : le logiciel utilise les informations sélectionnées pour remplir automatiquement le fichier DSN.
• Vérifier et valider les données de la DSN : il est important de vérifier que les données du fichier DSN sont complètes et exactes avant de le transmettre aux organismes sociaux.
• Envoyer la DSN aux organismes sociaux concernés : une fois le fichier DSN vérifié et validé, il suffit de le transmettre aux organismes sociaux grâce à l’outil. 
Il est important de vérifier et de valider les données de la DSN avant de l’envoyer afin de s’assurer qu’elle est complète et exacte.

Comment contrôler la déclaration sociale nominative avec un logiciel de paie ?

Pour utiliser un logiciel de paie pour contrôler la DSN, l’employeur doit d’abord entrer toutes les informations relatives aux salariés et aux cotisations sociales dans l’outil. Celui-ci vérifie alors les données et s’assure qu’elles sont conformes aux exigences de la DSN. S’il détecte des erreurs ou des incohérences dans les données, il les met en évidence et permet à l’employeur de les corriger avant de déposer le fichier en ligne.

Une fois que les données ont été contrôlées et corrigées, l’outil génère le fichier DSN et l’envoie à la sécurité sociale via le portail DSN en ligne.
L’employeur peut choisir d’envoyer le fichier en mode “annule et remplace” ou en mode “régularisation”, en fonction de ses besoins. Le mode “annule et remplace” permet de remplacer complètement les données précédemment transmises, tandis que le mode “régularisation” permet de corriger des erreurs ou des omissions dans les données précédemment transmises.

Quel logiciel de paie choisir pour faire sa déclaration sociale nominative (DSN) ?

Il existe de nombreux logiciels de paie sur le marché qui permettent aux employeurs de générer et de transmettre leur déclaration. Le choix du logiciel de gestion de paie dépend de plusieurs facteurs, tels que les besoins de l’entreprise, son budget et son niveau de compétence. Pour vous aider à faire le bon choix, voici trois logiciels populaires qui proposent des fonctionnalités utiles pour la gestion de la DSN  :

Sage Business Cloud Paie, la solution dernière génération des PME

Sage Business Cloud Paie est un logiciel de paie en ligne qui permet aux employeurs de produire les salaires de manière simplifiée, tout en garantissant la conformité réglementaire. Le logiciel prend en charge les déclarations sociales et la DSN automatiquement, ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs. Bénéficiez également de mise à jour automatique légales et conventionnelles. Les données de rémuénration sont entièrement sécurisées grâce à des mesures de sécurité de pointe. Avec Sage Business Cloud Paie, dites aurevoir aux erreurs et simplifier le quotidien de vos RH.  Le logiciel Sage Business Cloud Paie, présente de nombreuses fonctionnalités pour améliorer votre gestion de la paie en ligne : une rémunération en ligne sécurisée, des déclarations sociales et obligations légales régulièrement mises à jours, et la gestion de la paie en ligne entièrement sécurisée.

 

Cegid HR Ultimate, la solution de paie des MGE et ETI

Cegid HR Ultimate est un logiciel de paie puissant qui peut traiter jusqu’à des milliers de fiches de salaire. Il permet aux employeurs de réaliser des déclarations sociales automatisées et de bénéficier de la dématérialisation et du reporting RH, ce qui leur permet de suivre l’activité de la paie de manière régulière. La solution Cegid HR Ultimate est une solution intégrée couvrant l’ensemble des problématiques RH autour d’une base de données unifiée et de processus communs. En choisissant Cegid HR Ultimate, restez en conformité légale pour votre paie et en phase avec les évolutions réglementaires. Un outil qui présente de nombreuses fonctionnalités : possibilité de faire des tableaux de bord RH pré-paramétrables, dématérialisation RH, et la simplifications des tâches des gestionnaires de paie. 

Sage 100 Cloud Paie et RH, la référence des logiciels pour une paie fiabilisée

Sage Paie et RH est un logiciel de paie qui permet aux employeurs de préparer et d’éditer rapidement les bulletins de salaire. Il garantit la conformité réglementaire et propose des fonctionnalités de gestion du personnel. Celui-ci permet également de réaliser des télédéclarations automatiques via le logiciel (DSN, BDES, etc.), ce qui facilite la transmission des données à la sécurité sociale. Et pour aller encore plus loin, l’outil permet un pilotage RH complet qui inclus : la gestion des plannings collaborateurs, l’automatisation des opérations liées à l’activité de la paie pour réduire les risques d’erreurs. Avec Sage 100 Paie et RH vous bénéficiez d’une mises à jours régulière du logiciel de paie Sage en fonction des évolutions réglementaires. Plus qu’un simple outil, vous gérez votre personnel, mais aussi le développement de votre capital humain.  

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