La DSN est une obligation pour tous les employeurs du secteur privé qui paient des salariés. Elle a été mise en place par l’État afin de simplifier et sécuriser les déclarations sociales des entreprises. En effet, la DSN permet de regrouper toutes les informations nécessaires aux organismes sociaux dans un seul fichier, ce qui simplifie les démarches des entreprises et réduit les risques d’erreurs dans les déclarations.
En outre, elle permet de simplifier les démarches pour les entreprises, de réduire les risques d’erreurs dans les déclarations et de rendre les prestations plus réactives pour les salariés.
Table des matières
Comment fonctionne la déclaration sociale nominative ?
La déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif mis en place par la sécurité sociale française pour simplifier et moderniser les déclarations sociales des entreprises. Elle permet aux employeurs de transmettre les informations relatives aux salariés et aux cotisations sociales de manière dématérialisée et de façon mensuelle ou trimestrielle. Mais la DSN est un peu plus complexe que cela et c’est ce que nous allons voir aujourd’hui.
C'est quoi un fichier DSN ?
L’EDI est un moyen de communication inter-entreprise pour les échanges de documents commerciaux comme susvisé. Son format standard et électronique permet de remplacer les documents papiers tels que les bons de commande, les factures ou encore les demandes de devis, et cela permet un gain de temps considérable aux entreprises.
L’EDI est souvent utilisé entre des partenaires commerciaux B2B dans le cadre des échanges fréquents de biens et services, et particulièrement pour leurs chaînes d’approvisionnement.
Qui fait la déclaration sociale nominative ?
La déclaration sociale nominative (DSN) est une obligation pour tous les employeurs du secteur privé qui paient des salariés. Cela concerne donc les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité, quels que soient leur statut juridique et leur forme de rémunération (salaires, traitements, avantages en nature, etc.).
Pour effectuer la DSN, l’employeur doit disposer d’un logiciel de paie compatible DSN, qui lui permettra de générer le fichier DSN et de le transmettre aux organismes sociaux concernés. Il est important de veiller à utiliser un logiciel de paie qui répond aux exigences de la DSN et qui est régulièrement mis à jour pour suivre les évolutions de la réglementation.
Quand déclarer la DSN ?
La déclaration sociale nominative (DSN) est une obligation pour tous les employeurs du secteur privé qui paient des salariés. Elle doit être déclarée tous les mois, au plus tard le 5 du mois suivant pour les entreprises mensualisées et au plus tard le 15 du mois suivant pour les autres entreprises.
Il est important de respecter ces délais, car en cas de non-respect, l’employeur peut être sanctionné par une pénalité de 1,5% du plafond de la sécurité sociale par salarié et par mois de retard. Cette pénalité peut être cumulée avec d’autres sanctions en cas de non-respect des obligations déclaratives.
Pour déclarer la DSN, l’employeur doit disposer d’un logiciel de paie compatible DSN, qui lui permettra de générer le fichier DSN et de le transmettre aux organismes sociaux concernés. Il est important de veiller à utiliser un logiciel de paie qui répond aux exigences de la DSN et qui est régulièrement mis à jour pour suivre les évolutions de la réglementation.
En suivant les étapes de génération et d’envoi de la DSN de manière rigoureuse, les entreprises peuvent respecter les délais de déclaration et éviter les sanctions. La DSN est un outil très utile pour simplifier et sécuriser les déclarations sociales, et il est donc important de l’utiliser de manière efficace.
Les avantages de la déclaration sociale nominative
Voici quelques-uns des avantages de la DSN :
La simplification des démarches pour les entreprises
La déclaration sociale nominative (DSN) permet de simplifier les démarches des entreprises en regroupant toutes les informations nécessaires aux organismes sociaux dans un seul fichier. Cela signifie qu’il n’est plus nécessaire de remplir de nombreux formulaires et de transmettre de nombreux documents aux différents organismes. La DSN peut être déclarée en ligne, ce qui facilite encore davantage les démarches pour les entreprises.
En choisissant un prestataire paie compatible avec la DSN, l’entreprise peut automatiser la génération et l’envoi de la DSN, ce qui lui permet de gagner du temps et de l’efficacité. La DSN est donc un outil très pratique pour les entreprises qui souhaitent simplifier leurs démarches administratives.
Des données plus fiables
La DSN permet de réduire les risques d’erreurs dans les déclarations grâce à son actualisation régulière. Si une erreur est détectée, il est possible de la corriger le mois suivant, ce qui n’était pas possible avec les anciennes déclarations annuelles. De plus, les organismes sociaux ont une meilleure connaissance de l’entreprise et de ses salariés grâce aux informations fournies dans la DSN.
En utilisant un logiciel de paie compatible DSN, l’entreprise peut être sûre que les données qu’elle transmet sont fiables et conformes aux exigences des organismes sociaux. Cela permet de minimiser les risques de rejets de déclarations et de sanctions.
Des prestations plus réactives
La DSN permet aux organismes complémentaires de santé de traiter les demandes de remboursement de manière plus rapide, car ils reçoivent directement les signalements d’événements (arrêts de travail, congés maternité, etc.). De plus, le salarié n’a plus besoin de transmettre de nombreux documents à sa complémentaire, ce qui simplifie les démarches pour lui. Enfin, la DSN permet de préserver la confidentialité des données, car il y a moins de circulation de documents contenant des informations sensibles.
En utilisant la DSN, les organismes complémentaires peuvent traiter plus rapidement les demandes de remboursement et les salariés peuvent bénéficier de prestations plus réactives. La DSN est donc un outil très utile pour améliorer la qualité des prestations sociales.
Comment utiliser un logiciel de paie pour générer la déclaration sociale nominative ?
Avant de pouvoir générer la DSN, il est nécessaire de paramétrer le logiciel de paie en indiquant les informations nécessaires aux organismes sociaux, comme le numéro de SIREN de l’entreprise, le numéro de déclaration d’affiliation, etc. Il est important de vérifier que le logiciel de paie est compatible DSN et de suivre les instructions du logiciel pour paramétrer correctement la DSN.
Le paramétrage du logiciel de paie pour obtenir la déclaration sociale nominative
D’abord, le traitement par voie électronique des documents permet de réduire les coûts liés aux mains d’œuvre.
Ensuite, il y a un gain de temps considérable grâce au système d’automatisation du processus ! En effet, le traitement et les envois de documents sont plus rapides par rapport au traitement manuel qui est exécuté avec des documents papiers et qui requiert plusieurs interventions avant d’arriver à destination.
Comment générer le fichier de la déclaration sociale nominative ?
Pour générer le fichier DSN, il suffit de suivre les étapes suivantes :
• Sélectionner la période de paie à déclarer : il faut sélectionner les salariés et les événements professionnels qui ont eu lieu au cours du mois.
• Générer la DSN à partir des données de paie : le logiciel utilise les informations sélectionnées pour remplir automatiquement le fichier DSN.
• Vérifier et valider les données de la DSN : il est important de vérifier que les données du fichier DSN sont complètes et exactes avant de le transmettre aux organismes sociaux.
• Envoyer la DSN aux organismes sociaux concernés : une fois le fichier DSN vérifié et validé, il suffit de le transmettre aux organismes sociaux grâce au logiciel de paie.
Il est important de vérifier et de valider les données de la DSN avant de l’envoyer afin de s’assurer qu’elle est complète et exacte.
Comment contrôler la déclaration sociale nominative avec un logiciel de paie ?
Pour utiliser un logiciel de paie pour contrôler la DSN, l’employeur doit d’abord entrer toutes les informations relatives aux salariés et aux cotisations sociales dans le logiciel. Le logiciel vérifie alors les données et s’assure qu’elles sont conformes aux exigences de la DSN. Si le logiciel détecte des erreurs ou des incohérences dans les données, il les met en évidence et permet à l’employeur de les corriger avant de déposer le fichier en ligne.
Une fois que les données ont été contrôlées et corrigées, le logiciel de paie génère le fichier DSN et l’envoie à la sécurité sociale via le portail DSN en ligne.
L’employeur peut choisir d’envoyer le fichier en mode “annule et remplace” ou en mode “régularisation”, en fonction de ses besoins. Le mode “annule et remplace” permet de remplacer complètement les données précédemment transmises, tandis que le mode “régularisation” permet de corriger des erreurs ou des omissions dans les données précédemment transmises.
Quel logiciel de paie choisir pour faire sa déclaration sociale nominative (DSN) ?
Il existe de nombreux logiciels de paie sur le marché qui permettent aux employeurs de générer et de transmettre leur déclaration sociale nominative (DSN). Le choix du logiciel de gestion de paie dépend de plusieurs facteurs, tels que les besoins de l’entreprise, son budget et son niveau de compétence en matière de gestion de paie. Pour vous aider à faire le bon choix, voici trois logiciels de paie populaires qui proposent des fonctionnalités utiles pour la gestion de la DSN :
Sage Business Cloud Paie, la solution dernière génération des PME
Sage Business Cloud Paie est un logiciel de paie en ligne qui permet aux employeurs de produire les paies de manière simplifiée, tout en garantissant la conformité réglementaire. Le logiciel prend en charge les déclarations sociales et la DSN automatiquement, ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs. Bénéficiez également de mise à jour automatique légales et conventionnelles. Les données de paie sont entièrement sécurisées grâce à des mesures de sécurité de pointe. Avec Sage Business Cloud Paie, dites aurevoir aux erreurs de paie et simplifier le quotidien de votre gestionnaire de paie. Le logiciel Sage Business Cloud Paie, présente de nombreuses fonctionnalités pour améliorer votre gestion de la paie en ligne : une paie en ligne sécurisée, des déclarations sociales et obligations légales régulièrement mises à jours, et la gestion de la paie en ligne entièrement sécurisée.
Cegid HR Ultimate, la solution de paie des MGE et ETI
Cegid HR Ultimate est un logiciel de paie puissant qui peut traiter jusqu’à des milliers de fiches de paie. Il permet aux employeurs de réaliser des déclarations sociales automatisées et de bénéficier de la dématérialisation et du reporting RH, ce qui leur permet de suivre les activités de paie de manière régulière. La solution Cegid HR Ultimate est une solution intégrée couvrant l’ensemble des problématiques RH autour d’une base de données unifiée et de processus communs. En choisissant Cegid HR Ultimate, restez en conformité légale pour votre paie et en phase avec les évolutions réglementaires. Un logiciel qui présente de nombreuses fonctionnalités : possibilité de faire des tableaux de bord RH pré-paramétrables, dématérialisation RH, et la simplifications des tâches des gestionnaires de paie.
Sage 100 Cloud Paie et RH, la référence des logiciels pour une paie fiabilisée
Sage Paie et RH est un logiciel de paie qui permet aux employeurs de préparer et d’éditer rapidement les bulletins de paie. Il garantit la conformité réglementaire et propose des fonctionnalités de gestion du personnel. Le logiciel permet également de réaliser des télédéclarations automatiques via le logiciel (DSN, BDES, etc.), ce qui facilite la transmission des données à la sécurité sociale. Et pour aller encore plus loin, le logiciel permet un pilotage RH complet qui inclus : la gestion des plannings collaborateurs, l’automatisation des opérations liées à la paie pour réduire les risques d’erreurs. Avec Sage 100 Paie et RH vous bénéficiez d’une mises à jours régulière du logiciel de paie Sage en fonction des évolutions réglementaires. Plus qu’un simple logiciel de paie, vous gérez votre personnel, mais aussi le développement de votre capital humain.
