Reporting de contrôle de gestion : un outil formidable de BI !
Le reporting de contrôle de gestion est un outil qui permet de s’assurer de la bonne marche globale de l’entreprise. On s’assure de l’homogénéité des chiffres de l’entreprise. À l’aide de tableaux de bord et et de tableaux de reporting , gérez l’entreprise de façon efficace et performante. Principalement utilisé dans les filières gestion/finance, le tableau de bord de gestion permet de synthétiser les indicateurs clés de suivi de performance de l’entreprise. L’ensemble des indicateurs est constitué des données que vous compilerez à partir de vos outils métiers tel qu’un logiciel de comptabilité ou grâce aux exports personnalisés du SI de l’entreprise.
Comment piloter la performance de votre entreprise facilement ?
Grâce au contrôle de gestion et à son reporting, il est facile de mesurer la performance de l’entreprise. Dans l’idéal le reporting se fait de façon mensuelle sauf exceptions.
Le contrôleur de gestion grâce à son reporting vient en soutien de la direction générale : celle-ci s’appuie sur le département de contrôle de gestion pour prendre les bonnes décisions, au moment opportun. En intégrant tous les aspects de l’entreprise (coût de revient, stocks, marges, prévisions de masse salariale, etc.), maîtriser les coûts et les budgets devient plus simple.
Le reporting de contrôle de gestion permet aussi de vérifier la validation des objectifs fixés au préalable. À titre d’exemple, le reporting permet à l’équipe commerciale de ne pas perdre de vue les objectifs mensuels de vente à atteindre.
À qui s’adresse le reporting de contrôle de gestion ?
Quand on fait référence au reporting, on pense d’emblée au reporting financier. Pourtant, le reporting de contrôle de gestion est bien plus vaste et ne se limite pas seulement à celui-ci. Ainsi, le reporting s’adresse à tous les acteurs opérationnels impliqués dans la chaîne de suivi des objectifs financiers.
1. Le reporting pour la direction générale
L’entreprise, avec tous ses aspects globaux, est au cœur des préoccupations de la Direction Générale. La plupart des indicateurs primordiaux seront suivis de près. Pour décider des investissements à privilégier, des mesures à mettre en place pour pérenniser la satisfaction des employés, ou simplement pour suivre le chiffre d’affaires, le DG s’appuie sur le reporting communiqué par le contrôleur de gestion. Le reporting est bien au cœur de la réussite de l’entreprise, de son développement et de sa croissance.
2. Le Directeur Administratif et Financier et le reporting
Le DAF ne peut simplement se passer ni du reporting de contrôle de gestion ni du reporting financier. C’est grâce à cet outil qu’il peut correctement exercer son métier. Il s’intéressera en particulier aux indicateurs de performance financière, aussi appelés indicateurs financiers ou KPI financiers. Par exemple, le seuil de rentabilité est un indicateur-clé, tout comme les marges opérationnelles ou la trésorerie nette.
3. La Direction des Ressources Humaines
De façon moins évidente à priori, les RH ont elles aussi besoin du reporting de contrôle de gestion. C’est un formidable état des lieux de la masse salariale. Les RH prendront les décisions sociales après analyse du reporting. Parmi les indicateurs les plus importants on retrouve sans surprise : le nombre de collaborateurs, les absences, les compétences à développer en priorité dans les équipes, et qui recruter quand et comment.
Les DAF et DRH s’accordent sur le reporting de contrôle de gestion
Lors d’établissement des feuilles de route RH, l’aspect financier est une variable à prendre en compte. Grâce à un reporting de gestion réalisé conjointement avec le DAF et le DRH, l’entreprise devient capable de définir ses objectifs humains avec l’appui des DAF et leur concordance avec les budgets établis.
La satisfaction des salariés, comme le plan de formation, les séminaires de cohésion d’équipe, ou les intéressements découlent d’un travail conjoint entre le DRH et le DAF. Le financier impacte en fait l’humain, la réciproque étant toute aussi vraie.
Un exemple de tableau de bord créé avec l'outil MyReport
Si le report de contrôle de gestion peut apparaître en premier comme l’ultime outil financier, il ne résume pas qu’à cette fonction. Le reporting s’intègre aujourd’hui aussi dans le métier RH. C’est un excellent moyen d’analyser la masse salariale, ses atouts, ses faiblesses, les compétences à améliorer au sein du personnel.
Cela fonctionne aussi dans un aspect plus commercial avec un suivi pur des objectifs. On peut monitorer le temps passé en prospection, le taux de transformation, le stock à écouler en priorité… Impliquer le collaborateur commercial peut avoir un effet d’incitation. L’employé est enclin à réaliser ses objectifs si un reporting hebdomadaire est réalisé chaque semaine en réunion. Le reporting permet en plus d’avoir une visibilité globale des performances réalisées pour une période donnée.
Comment réaliser le reporting de contrôle de gestion ?
1. Afin de réaliser un report de qualité, il faut en premier lieu opter pour un outil de reporting adapté.
2. La deuxième étape pour un reporting de gestion consiste à recenser les sources de données brutes que nous allons utiliser. Par exemple, pour suivre la masse salariale, vous aurez besoin des données de paie. Pour suivre les performances commerciales et les taux de transformation client, vous aurez besoin des données du CRM. Voici quelques exemples de sources de données, dépendantes de l’organisation de votre SI et de sa gouvernance :
- Logiciel de paie
- Logiciel RH (pointages, recrutements, formations…)
- Logiciel de comptabilité (saisie, analyses, regroupements)
- Logiciel métier (en fonction des BU par exemple)
- Logiciel salariés (notes de frais, déplacements…)
- Sources Excel diverses et variées
Au vu du nombre de sources différentes, nous comprenons l’importance d’un reporting préparé en amont, connecté avec les sources de données nécessaires. Bien entendu, connecter les sources provenant de SI variés peut demander des compétences particulières, que vous trouverez eu sein des équipes SI de votre structure ou auprès de consultants externes comme les intégrateurs Sage.
Un tableau de bord réalisé avec Sage Bi Reporting
3. Une fois votre outil choisi et vos données localisées et collectées, il vous faudra les nettoyer et les analyser selon les KPI dont vous avez besoin. Vous serez alors en mesure de créer des rapports et des tableaux de bord de contrôle de gestion pour répondre à vos besoins en reporting.
Le reporting de contrôle de gestion est devenu indispensable à toute entreprise. Ces comptes rendus permettent l’analyse rapide des performances de l’entité. Ce sont des rapports d’activité qui offrent des données essentielles, encourageant la prise de décision rapide dans des conditions optimales. Véritable trait d’union entre tous les acteurs veillant au fonctionnement optimal de l’entreprise, le reporting de gestion de contrôle, augmentera la productivité, le chiffre d’affaires et les bénéfices de l’activité.
