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Comment digitaliser les dossiers du personnel ?

L’importance du classement du dossier du personnel dans la gestion du service RH n’est plus à démontrer. Jusqu’à une période récente, les entreprises n’avaient que la possibilité de classer leurs documents au format papier : tel contrat de travail à ranger ici, les données bancaires d’un collaborateur à sécuriser par là ou encore les formations demandées et suivies par le collaborateur à mettre ailleurs… Ce mode de gestion du service RH est dépassé. Aujourd’hui avec la digitalisation des process RH, numériser et digitaliser les documents des collaborateurs permet de gagner du temps, d’éviter les pertes des documents papiers, de stocker en ligne, de sécuriser les documents et d’investir moins d’argent dans l’achat de papiers et d’envoi.

 

Les dossiers du personnel

Considérés comme un outil privilégié dans la gestion du personnel, ces dossiers du personnel permettent d’avoir un aperçu sur les compétences de l’entreprise en même temps qu’ils rendent possible un suivi individuel de chaque employé. Il existe une diversité de documents au sein d’une entreprise : les documents administratifs, les documents de recrutements, l’autorisation d’absences et congés, les documents de paie (bulletin de paie, prime, variables), les entretiens d’évaluation professionnelle, etc.

La constitution du dossier du personnel par le service RH lui facilite l’administration, la mobilisation et le développement du capital humain impliqué dans l’activité de l’entreprise. Ce dossier est consultable par l’employé qui en fait la demande à titre personnel et individuel. Il n’a, cependant que le droit de consulter son seul dossier. Pour une meilleure gestion du personnel et de ses dossiers, la digitalisation est devenue un passage obligé. Pour aider le service RH des logiciels de dématérialisation en mode Saas existent pour faciliter cette transition du papier vers le 100% digital.

 

La dématérialisation des dossiers du personnel

Dématérialiser les dossiers du personnel consiste à mettre en place un système numérique en remplacement des documents papiers. C’est donc le résultat du passage des documents papiers aux documents numériques. La dématérialisation des bulletins de paie, la gestion des congés et absences, la gestion des entretiens annuels, etc.

 

Les avantages de la dématérialisation des dossiers du personnel

Ils sont nombreux et divers. On peut, tout de même citer quelques uns.

Meilleure gestion des données du collaborateur

La dématérialisation RH permet un meilleur suivi de la carrière d’un employé, depuis son arrivée jusqu’à la fin de son contrat. Elle permet, d’ailleurs une mise à jour instantanée du dossier.

Un accès depuis n’importe où et sur n’importe quel support

La dématérialisation RH offre la possibilité d’accéder aux données du personnel depuis n’importe quel emplacement et sur n’importe quel support. Ceci est faisable grâce à la possibilité d’archivage en mode cloud. Du coup, le contenu des dossiers est accessible en ligne.

Meilleure analyse des données grâce à des reportings RH

Parce qu’elles sont numérisées, les données peuvent être exploitées aux fins d’optimisation de l’entreprise. Une analyse des données facilitée par des reportings RH permettra de connaitre en temps réel la situation de l’entreprise. Quels sont les profils de nos collaborateurs, Quelles sont les compétences disponibles ? Comment planifier mes congés ? Combien nous coûtent les heures supplémentaires ? Il ne s’agit pas que de ces questions. La dématérialisation des dossiers du personnel offre la possibilité d’apporter un plus large éventail des réponses.

Automatisation des processus RH

La dématérialisation est devenue le meilleur allié des services RH. Elle leur offre un gain de temps et favorise, par la même occasion une meilleure analyse et un pilotage conséquent des données RH ; bref, une meilleure productivité.

 

Quelles solutions pour digitaliser les dossiers du personnel ?

A l’heure des Big Data, il existe plusieurs solutions pour une digitalisation de votre service RH. Il faut, tout de même viser celles qui vous faciliteront effectivement la tâche. Les logiciels Lucca permettent, par exemple de résoudre des problèmes précis de gestion RH. Elles automatisent et facilitent les processus RH avec des solutions précises comme les possibilités de dématérialisation des bulletins de salaire, la gestion de la paie, le pilotage de la masse salariale…

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