Face aux contraintes de l’environnement entrepreneurial actuel, de plus en plus d’entreprises se mettent à l’heure du digital. Erreurs réduites, gain de temps, rentabilité améliorée, augmentation de la productivité, meilleures performances… ce sont autant d’avantages de la mise en place d’un SIRH dans l’entreprise. Découvrez ci-dessous l’importance de l’automatisation de la gestion RH, nos conseils ainsi que quelques exemples de processus RH automatisés. Et pour fini, découvrez notre top 3 des logiciels SIRH pour une gestion des RH plus efficace.
Table des matières
Pourquoi automatiser les processus RH ?
L’automatisation d’un processus permet de gagner du temps et de libérer des ressources dans une entreprise. Les équipes sont ainsi en mesure de se consacrer aux activités essentielles plutôt qu’à des tâches plutôt qu’à des tâches chronophages, pénibles et répétitives. L’automatisation de la gestion des ressources humaines apparait aujourd’hui comme l’un des principaux enjeux de la profession. Vous vous posez quelques questions quant à la digitalisation RH ? On vous répond
1. Pour gagner du temps et de la productivité
Le saviez-vous ? Vous perdez énormément de temps chaque mois dans le remplissage de vos tableaux Excel pour le traitement et le reporting des informations RH. Un temps malheureusement perdu à réunir et à classer vos différents documents, sans compter les différents échanges entre les services pour récolter et valider l’ensemble des éléments.
En automatisant la gestion des RH, dites aurevoir à la perte de temps liée au traitement des papiers et des tâches administratives. Le gain de temps est l’ajout majeur de l’automatisation de la gestion des RH. En économisant du temps, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée.
2. Pour rester en conformité avec la loi
Les nombreuses solutions de gestion des ressources humaines respectent toutes les contraintes légales afin d’être en total conformité au code du travail et des différentes lois en vigueur. Y compris pour les directives les plus récentes telle que la RGPD. Sachez que c’est un excellent atout notamment dans la gestion des notes de frais et dans l’édition des fiches de paies pour les salariés.
3. Pour dématérialiser et centraliser vos documents
L’automatisation de la gestion RH vous permet également de dématérialiser et d’archiver vos documents électroniquement en toute sécurité avec : le coffre-fort numérique. Cet outil est un service sécurisé pour archiver, répertorier et consulter des fichiers numériques sensibles tels que : document administratifs, factures, fiches de paie, contrat de travail… Sachez que la sécurité et la confidentialité des données est donc assurées. Un réel avantage, vous limitez ainsi la pertes de données, l’espace physique allouée au stockage et vous retrouvez rapidement et facilement vos documents en cas de contrôle.
4. Pour rendre votre pilotage RH plus efficace
Dans l’automatisation de la gestion RH, les tableaux de bords et les rapports sont facilement paramétrables en fonction de vos besoins. Grâce à des outils de reporting, vous allez avoir une vision globale des flux et des tâches en cours ce qui facilite le pilotage de vos différentes actions. L’automatisation des processus RH garantit également la fluidité de prise de validation et de décision pour la direction, ainsi qu’une meilleure communication entre les différentes équipes de travail.
Nos conseils pour l’automatisation de votre gestion RH
Les processus RH occupent une part considérable de la journée de travail d’un responsable RH. Cependant diverses tâches administratives peuvent être automatisées pour gagner du temps. Avec l’évolution rapide de la technologie, l’automatisation de la gestion RH dans les entreprises s’étend progressivement. Pour vous aider dans l’automatisation de la gestion RH, Apogea vous a concocté quelques conseils pour une automatisation RH réussie et en total conformité avec les nouvelles normes légales, notamment les plus récentes sur le RGPD.
A) Fédérez vos collaborateurs à travers des projets SIRH
L’automatisation de la gestion des RH concerne tous les employés de l’entreprise. Plus qu’un choix stratégique, l’implémentation d’un système d’information de gestion des ressources humaines est un projet qui requiert l’adhésion et la mobilisation de tous. Il s’agit notamment d’obtenir l’implication de chacun pour avoir un meilleur ancrage du projet dans l’entreprise.
Aussi, il est essentiel de composer une équipe projet SIRH qui intégrera des représentants de toutes les instances de l’entreprise. Le chef de projet faisant office de responsable du pilotage du projet.
B) Prenez le temps d’analyser l’existant
Pour une automatisation réussie, il convient d’implémenter un SIRH efficace. Pour cela, il faut d’abord analyser les processus et le fonctionnement actuels de l’entreprise. Cette étude de l’existant est un moyen de comprendre les problématiques de l’organisation. Cette analyse de l’existant peut être effectuée grâce à plusieurs outils, à savoir :
- L’analyse documentaire : il s’agit de l’étude des documents disponibles comme les fiches de poste, les tableaux de bord ;
- L’observation directe ;
- Les entretiens avec les différents services…
L’intérêt de cette étape est de pouvoir identifier les besoins, autant fonctionnels que techniques.
C) Rédigez un cahier des charges précis
Dans le cadre de l’automatisation de la gestion RH, l’analyse en amont et l’identification des besoins sont nécessaires pour rédiger le cahier des charges. Ce document de référence pour tout le projet retranscrit les besoins priorisés ainsi que les fonctionnalités requises par l’entreprise.
Par exemple, concernant les contraintes techniques, l’entreprise pourrait avoir besoin d’un outil pour gérer la paie ou les absences. Il peut également être question de l’administration des dossiers du personnel.
Dans tous les cas, le document doit être aussi précis et détaillé que possible, car il servira de base pour choisir votre solution SIRH et/ou votre solution de reporting RH. Un cahier des charges correctement rédigé garantit la sélection d’outils SIRH et de reporting RH adaptés et donc, la réussite du projet dans son ensemble.
D) Choisissez une solution SIRH adaptée
Pour une automatisation réussie de la gestion des RH, des compétences particulières sont requises, notamment pour la conception des outils. Or, force est de constater que l’entreprise ne dispose pas toujours de ces compétences en interne.
Pour pouvoir éditer des solutions SIRH, la maîtrise des techniques informatiques et des nouvelles technologies est indispensable. Tant pour la conception que pour le développement. Et le recrutement d’un collaborateur disposant de telles compétences peut générer des coûts assez élevés. Ainsi, pour une meilleure rentabilité du projet, il est préférable d’opter pour une solution SIRH externe comme celles proposées par l’intégrateur de logiciels Apogea.
En tant que partenaire de confiance, Apogea propose un service d’accompagnement complet aux professionnels. Cet accompagnement, adapté aux réalités de chaque entreprise, comprend l’audit des besoins RH, le paramétrage et la personnalisation selon les processus RH, ainsi qu’un volet formation pour les nouveaux usagers.
E) Appuyez-vous sur une solution de reporting RH
Votre service RH a-t-il des difficultés pour collecter les données RH nécessaires à la préparation de leurs supports de reporting ? Peut-être aussi pour les analyser et actualiser vos tableaux de bord afin qu’ils restent à jour ? Ces tâches peuvent vite devenir complexes et chronophages.
C’est pourquoi nous conseillons à nos clients qui ont ce genre de problématiques d’adopter un logiciel de reporting adaptée aux RH. Aussi appelé solution de Business Intelligence RH (BI RH), il prend en charge la collecte, le nettoyage et l’analyse de données d’activité. Il vous aidera aussi à créer chaque rapport et chaque tableau de bord plus rapidement et à les rendre plus lisibles que sur Microsoft Excel.
Un rapport créé sur Microsoft Power BI
Ce genre de logiciel peut aussi vous aider dans vos efforts d’automatisation RH. Il peut en effet automatiser la récolte de données ainsi que leur mise à jour, ce qui représentera un gain de temps considérable pour les collaborateurs responsables du reporting. C’est aussi un avantage de taille car cela garantit que les données RH sur lesquelles vous travaillez sont toujours à jour.
Ce type de logiciel est également en mesure d’actualiser automatiquement vos tableaux de bord, une fois que vous les avez configurés. De cette manière, l’ensemble du département RH est sûr de toujours pouvoir se référer à des données à jour pour prendre leurs décisions.
Quels logiciels de BI RH recommandons-nous ? Pour répondre aux besoins spécifiques des RH, nos experts conseillent d’adopter Power BI de Microsoft, MyReport de Report One ou encore Sage BI Reporting proposé par Sage.
Quelques exemples de processus RH automatisables
Pour y voir plus clair, voici quelques exemples d’automatisation de gestion RH à appliquer dans votre entreprise. Grâce à cela, vous allez gagner du temps considérable et vous allez pouvoir vous consacrer à d’autres missions à valeur ajoutée. L’automatisation va changer votre quotidien !
1. L’onboarding, les prémisses d’une bonne intégration
L’onboarding est une stratégie RH qui prend beaucoup de temps aussi bien à l’équipe RH qu’au nouvel arrivant. Lorsqu’un nouveau collaborateur arrive, il doit passer dans différents services afin de récupérer ce dont il a besoin pour travailler dans les meilleures conditions (matériel informatique, documents administratifs…). La simplification du processus est possible via l’automatisation.
Il suffira à l’équipe RH de choisir le bon outil pour programmer les différentes étapes et le nouveau collaborateur recevra en direct les tâches a effectuer par mail ou une interface dédiée. Pour les papiers administratifs, il sera possible de les transmettre en ligne et de les signer à travers l’outil choisi. L’automatisation de l’onboarding facilite aussi la collaboration et la communication entre les RH, manager et les nouveaux arrivants qui sont tous impliqués dans le processus.
Voici quelques conseils pour un onboarding réussi :
- La préparation d’un programme d’intégration avec les managers ;
- Le maintien de la communication entre le recrutement d’un candidat et son arrivée ;
- Un accompagnement lors du premier jour d’intégration ;
- Des suivies suivis réguliers lors de la période d’essai ;
- Mettre en place un système de parrain/marraine
2. La mise à jour des données du personnel et la gestion des dossiers salariés
La mises à jour des données du personnel est une perte de temps considérable pour les RH. Les dossiers des collaborateurs doivent constamment être à jour en cas de changement : déménagement, mariage, nouveau numéro de téléphone… Les RH perdent beaucoup de temps à vérifier si elles sont exactes, surtout si la tâche est effectuée manuellement.
Automatiser ce processus permet encore une fois de gagner un temps considérable ! L’automatisation de la gestion RH, en passant par la gestion des dossiers salariés, permet aux RH de conserver en permanence des documents à jour. Grâce à l’automatisation des processus vous recevrez une notification prévenant de la date de péremption du document, ce qui laissera le temps aux ressources humaines de s’en occuper. Ainsi plus aucun risque d’enfreindre les réglementations.
3. Les demandes de congés
Les demandes de congés sont des requêtes très simples et irrégulières, mais représentent une perte de temps considérable si elles sont traitées manuellement. Ainsi grâce à la digitalisation et l’automatisation RH, les collaborateurs peuvent désormais faire leurs demandes de congés directement via une plateforme numérique. Le manager reçoit alors une notification qu’une demande de congés est en cours. Si la demande est validée, les gestionnaires RH son prévenus par une notification et ils n’ont plus rien à faire : le nombre de jours et leurs dates sont automatiquement envoyés dans le système qui pourra le ressortir notamment sur les bulletins de paie.
4. La génération des documents : le contrat de travail
Dans le cadre de leurs fonctions, les ressources humaines doivent produire des documents individuels pour les salariés. La rédaction et la générations de ces documents peuvent être parfois très long et souvent source d’erreurs. Aujourd’hui avec l’automatisation, il est possible de générer toutes types de documents, à travers une plateforme en ligne, en seulement quelques clics. Automatiser vos process vous garantit : rapidité, fiabilité, agilité, conformité et permet d’éviter les erreurs.
5. La préparation de l’Index égalité professionnelle
L’Index égalité salariale femmes-hommes est obligatoire depuis 2019 pour les entreprises de plus de 250 salariés et depuis 2020 pour celles avec entre 50 et 250 collaborateurs. Chacune de ces entreprises doit le publier avant le 1er mars de chaque année. Sa préparation nécessite de collecter une variété d’indicateurs RH (écart de rémunération, écart de répétition des promotions, nombre de femmes dans les 10 plus hauts rémunérations…).
La collecte et la vérification de ces données peut s’avérer difficile et chronophage si elle est faite manuellement. Mais heureusement, elles peuvent s’automatiser ! Vous pouvez créer un tableau de bord qui regroupe tous les KPI de l’Index et les actualise automatiquement lorsqu’elles évoluent. Ainsi, quand viendra le temps de préparer votre prochain Index d’entreprise, tout ira beaucoup plus vite. Vous n’aurez qu’à vous référer au tableau et reporter les données présentées.
Notre sélection de logiciels SIRH pour une gestion des RH plus efficace
Nous avons sélectionné pour vous plusieurs outils SIRH parmi les plus utilisés du marché, vous trouverez la liste complète ci-dessous. Nos experts Apogea restent à votre écoute en cas de besoin.
Cegid HR Ultimate, la solution de paie des MGE et ETI
Transformez votre paie avec un logiciel SIRH, un véritable levier pour gagner en efficacité. Le logiciel Cegid HR Ultimate est une solution intégrée couvrant l’ensemble des problématiques RH autour d’une base de données unifiée et de processus communs. Ne perdez plus votre temps et automatisez vos processus RH : traitement de la paie, gestion des congés et du personnels…
Grâce à Cegid HR Ultimate, vous restez en conformité légale pour votre paie et en phase avec les évolutions réglementaires. Ce logiciel RH Cegid permet également d’enrichir l’expérience collaborateur avec un self-service collaboratif.
Sage 100 cloud Paie et RH, la référence des logiciels pour une paie fiabilisée
Avec Sage 100 Cloud Paie et RH, vous allez pouvoir réaliser rapidement vos bulletins de paie et vos télédéclarations en quelques clics seulement. Vous disposez aussi d’un outil de pilotage RH pour optimiser votre capital humain. Il est également possible de gérez les plannings de vos collaborateurs en temps réels, vous disposez ainsi de dossiers du personnels sur-mesure et mis à jour régulièrement.
Grâce à Sage 100 cloud Paie et RH réalisez simplement vos déclarations DSN, DAD-u en quelques clics.
Pour toutes informations supplémentaires, n’hésitez pas à rentrer en contact avec nos experts Apogea, pour réaliser un audit de vos besoins.
Les logiciels Lucca pour une digitalisation des processus RH
Avec les logiciels Lucca vous accélérez la transformation digitale de votre département RH grâce à l’automatisation des processus RH qui vont permettre un gain de temps considérable.
Les logiciels Lucca sont composés de différents modules répondant à chacune des problématiques RH :
- Timmi Temps pour la gestion des temps de travail
- Poplee Entretiens pour la gestion des entretiens collaborateurs
- Poplee Socle RH pour la gestion du personnel et onboarding
- Figgo pour la gestion des congés salariés
Envie de voir une démonstration de nos outils SIRH ? Contactez-nous ci-dessous.
