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L’automatisation de la gestion des RH en 5 conseils

Face aux contraintes de l’environnement entrepreneurial actuel, de plus en plus d’entreprises se mettent à l’heure du digital. Erreurs réduites, gain de temps, rentabilité améliorée, augmentation de la productivité, meilleures performances… ce sont autant d’avantages de la mise en place d’un SIRH dans l’entreprise. Découvrez 5 conseils pour réussir l’automatisation de la gestion des RH.

 

Nos conseils pour l’automatisation de votre gestion RH

 

Fédérer les collaborateurs autour d’un projet commun

L’automatisation de la gestion des RH concerne tous les employés de l’entreprise. Plus qu’un choix stratégique, l’implémentation d’un système d’information de gestion des ressources humaines est un projet qui requiert l’adhésion et la mobilisation de tous. Il s’agit notamment d’obtenir l’implication de chacun pour avoir un meilleur ancrage du projet dans l’entreprise.

Aussi, il est essentiel de composer une équipe projet SIRH qui intégrera des représentants de toutes les instances de l’entreprise. Le chef de projet faisant office de responsable du pilotage du projet.

 

Prendre le temps d’analyser l’existant

Pour une automatisation réussie, il convient d’implémenter un SIRH efficace. Pour cela, il faut d’abord analyser les processus et le fonctionnement actuels de l’entreprise. Cette étude de l’existant est un moyen de comprendre les problématiques de l’organisation.

Cette analyse de l’existant peut être effectuée grâce à plusieurs outils, à savoir :

  • L’analyse documentaire : il s’agit de l’étude des documents disponibles comme les fiches de poste, les tableaux de bord, etc. ;
  • L’observation directe ;
  • Les entretiens avec les différents services…

L’intérêt de cette étape est de pouvoir identifier les besoins, autant fonctionnels que techniques.

 

Rédiger un cahier des charges précis

Dans le cadre de l’automatisation de la gestion RH, l’analyse en amont et l’identification des besoins sont nécessaires pour rédiger le cahier des charges. Ce document de référence pour tout le projet retranscrit les besoins priorisés ainsi que les fonctionnalités requises par l’entreprise.

Par exemple, concernant les contraintes techniques, l’entreprise pourrait avoir besoin d’un outil pour gérer la paie ou les absences. Il peut également être question de l’administration des dossiers du personnel.

Dans tous les cas, le document doit être aussi précis et détaillé que possible, car il servira de base pour choisir la solution SIRH. Un cahier des charges correctement rédigé garantit la sélection d’un outil SIRH adapté et donc, la réussite du projet.

 

Choisir une solution SIRH adaptée

Pour une automatisation réussie de la gestion des RH, des compétences particulières sont requises, notamment pour la conception des outils. Or, force est de constater que l’entreprise ne dispose pas toujours de ces compétences en interne.

Pour pouvoir éditer des solutions SIRH, la maîtrise des techniques informatiques et des nouvelles technologies est indispensable. Tant pour la conception que pour le développement. Et le recrutement d’un collaborateur disposant de telles compétences peut générer des coûts assez élevés.

Ainsi, pour une meilleure rentabilité du projet, il est préférable d’opter pour une solution SIRH externe comme celles proposées par l’intégrateur de logiciels Apogea.

En tant que partenaire de confiance, Apogea propose un service d’accompagnement complet aux professionnels. Cet accompagnement, adapté aux réalités de chaque entreprise, comprend l’audit des besoins RH, le paramétrage et la personnalisation selon les processus RH, ainsi qu’un volet formation pour les nouveaux usagers.

 

Communiquer sur les changements apportés

Enfin, il est essentiel de communiquer sur la démarche d’automatisation de la gestion des RH. En effet, les collaborateurs sont les principaux acteurs du changement et leur adhésion est fondamentale. Celle-ci passe par une communication interne active, dès le début du projet.

La digitalisation est une démarche collective qui engage chaque utilisateur. À ce stade de l’automatisation des processus de gestion RH, il n’est plus possible d’ignorer l’apport du capital humain au sein de l’entreprise.

La culture d’entreprise et les relations entre les collaborateurs sont amenées à évoluer du fait de la facilité de circulation des informations. Ce qui crée un nouvel environnement collaboratif et nécessite un accompagnement pour que chacun puisse s’approprier l’outil SIRH.

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