Toutes les équipes dirigeantes et financières, quelle que soit leur entreprise, ont besoin de données financières à jour pour prendre des décisions au quotidien. C’est pourquoi nombre d’entre elles ne jurent plus que par le reporting financier et leurs tableaux de bord.
Pourquoi le tableau de bord financier est-il un outil de pilotage indispensable ? Et par où commencer pour construire le vôtre ? Voici quelques astuces pour créer un dashboard simple et pertinent avec l’ensemble de vos données comptables et financières.
1. Déterminez les objectifs de votre tableau de bord financier
Pour commencer à construire votre tableau de bord financier, il vous faut définir ses objectifs et ses indicateurs clés de performance (ou KPIs). Cette étape est fondamentale pour garantir l’efficacité finale de votre tableau. En effet, il doit être construit sur-mesure pour refléter les objectifs de votre entreprise et correspondre aux besoins de votre équipe finance.
Nous vous recommandons de réunir votre équipe financière et votre équipe de direction pour qu’elles fixent ensemble les priorités à suivre. Il n’y a rien de tel que de mettre la création d’un outil entre les mains de ses principaux utilisateurs.
Ce tableau de bord financier a été réalisé avec l'outil Power BI
2. Choisissez les indicateurs financiers à suivre
Une fois que vous avez vos objectifs clairement définis en poche, c’est le moment de choisir les indicateurs de performance et les cibles qui vous permettront de déterminer si vos objectifs ont été atteints. Ces indicateurs clés de performance (ou “Key Performance Indicators” en anglais) sont chiffrés et précis. Pour ce type de tableau de bord, on s’appuiera évidemment surtout sur des indicateurs de performance financière, comme le chiffre d’affaires mensuel et la marge commerciale par exemple.
- Ces indicateurs doivent refléter leur audience. Demandez-vous qui va consulter ce tableau de bord et quelles données sont intéressantes à leurs yeux.
- Assurez-vous aussi que ces données soient mises à jour régulièrement. L’objectif d’un tableau de bord financier est qu’il vous permette de suivre votre santé financière en temps réel.
- Enfin, il est également inutile de présenter une quantité écrasante de données. En effet, avec trop d’indicateurs, votre tableau perdrait considérablement en clarté. Optez pour une vue globale des chiffres tout en offrant la possibilité d’aller dans le détail si besoin. Nous recommandons à nos clients de choisir entre 5 et 10 indicateurs et de revoir leur pertinence à fréquence régulière.
Pour finir, fixez une cible à atteindre pour chaque indicateur sur la période à venir. Ces cibles vous permettront de déterminer où vous vous situez par rapport à votre plan initial. Ainsi, l’équipe de direction pourra prendre des décisions stratégiques plus éclairées.
3. Construisez votre tableau de bord financier
Ce tableau de bord financier a été réalisé avec l'outil MyReport
L’heure est venue de lancer la construction ! Localisez et centralisez l’ensemble des données dont vous aurez besoin pour nourrir votre tableau de bord financier. C’est aussi le moment de vérifier qu’elles sont aussi bien exactes qu’à jour. Procédez ensuite aux analyses de données nécessaires pour chacun de vos indicateurs de performance.
Si vous souhaitez faciliter ce processus, vous pouvez vous appuyer sur des outils de reporting. Ces logiciels, comme MyReport BE de MyReport (ex Report One) par exemple, collectent vos données comptables et financières automatiquement et en temps réel. Ainsi, ils simplifient, accélèrent et automatisent l’analyse de données. Nos clients apprécient aussi particulièrement le fait qu’ils proposent des tableaux de bords pré-paramétrés. Ils constituent une excellente base de départ que vous pouvez ensuite personnaliser.
4. Travaillez sa représentation graphique
Les graphiques sont des supports visuels très utiles qui peuvent radicalement augmenter l’impact de votre reporting financier. En effet, il est plus facile pour des collaborateurs de comprendre des métriques et des évolutions si elles sont représentées par des graphiques plutôt que par une liste de chiffres. Ils peuvent ainsi se les approprier plus facilement et les utiliser dans les décisions au quotidien. Derrière cette stratégie, il y a un concept de plus en plus populaire : la datavisualisation.
Choisissez la représentation graphique la plus adaptée pour représenter chacun de vos KPIs. Quantités de graphiques s’offrent à vous : l’histogramme, la courbe, le diagramme à barres, le diagramme circulaire (ou camembert), la courbe, la carte à bulles, la carte choroplèthe… Laissez parler votre créativité ! Si une métrique est cyclique, affichez les performances d’une année à l’autre. Dans certains secteurs, la vente au détail par exemple, il est plus utile de comparer les performances en glissement annuel que par rapport au mois précédent.
Les logiciels de Business Intelligence sont aujourd’hui de plus en plus puissants en matière de datavisualisation. C’est en particulier le cas de MyReport BE, la solution BI de MyReport (anciennement Report One). N’hésitez pas à vous appuyer sur un logiciel de ce type si vous avez besoin d’aide pour illustrer votre tableau de bord financier ou votre tableau de bord comptable.
Ce tableau de bord financier a été réalisé avec l'outil MyReport
5. Déclinez vos tableaux et vos rapports
Vous pouvez maintenant décliner votre tableau de bord sous forme de tableaux de bord plus spécialisés. Il peut par exemple être intéressant pour vous de développer un tableau de bord opérationnel et un autre tableau à visée plus stratégique. Votre pilotage financier par rolling forecast n’en sera que meilleur.
Cette déclinaison s’applique aussi à vos rapports. Ils sont le pendant de vos tableaux de bord parce qu’ils incluent l’ensemble des données complémentaires de celles qui y figurent. C’est pourquoi il est important que vous fassiez le point sur le contenu et la fréquence de vos rapports financiers. Nous vous recommandons de générer des tableaux de bord stratégiques sur une base trimestrielle. Les rapports mensuels ou hebdomadaires devront davantage rendre compte de métriques opérationnelles comme le nombre de nouveaux clients ou le taux de rupture de stock.
Un dernier conseil pour la route ? N’attendez pas que votre tableau de bord financier soit parfait dans les moindres détails pour le lancer. Acceptez le fait que c’est un support qui ne peut être perfectionné qu’en étant utilisé au quotidien. Récoltez les avis de ses différents utilisateurs de façon régulière afin d’améliorer progressivement votre reporting financier.
