Le coffre-fort numérique au service des RH

Le coffre-fort numérique stocke et archive les documents des salariés (Bulletins de paie électronique, factures, entretiens...)

Depuis l’entrée en vigueur des lois de 2006 et de 2017, de nombreuses entreprises se tournent vers la dématérialisation de leurs fiches de paie. Cette activité présente de nombreux avantages, notamment celui de limiter les tâches chronophages et de réduire les dépenses de la structure.


Cependant, la législation réclame que les RH recourent à un système sécurisé pour archiver et consulter les fiches de paie électroniques. Pour répondre à cet impératif, les entreprises optent pour des logiciels de paie en ligne pourvus de coffre-fort numérique.

Le coffre-fort est indispensable au service RH

Le coffre-fort RH électronique permet de stocker et de protéger des documents dématérialisés : factures, contrats, brevets, relevés bancaires, documents financiers, bulletins de paie… Grâce à l’utilisation d’un coffre-fort numérique est vous sera possible de partager des fichiers avec d’autres utilisateurs du coffre-fort. 

Quels sont les avantages du coffre-fort numérique RH ?

La mise en place d’un coffre fort numérique représente de nombreux avantages pour le service RH d’un entreprise. Nous vous détaillons ci-dessous les différents avantages : 

Comment créer/activer mon coffre-fort RH ?

Aujourd’hui, il existe de nombreuses étapes à suivre pour créer son coffre-fort numérique. Les voici : se connecter dans un premier temps dans votre espace d’archivage électronique et de digitalisation des processus RH, puis une fois sur cette page, vous devez vous inscrire. Lorsque l’inscription sera finalisée vous recevrez un email de confirmation pour activer votre coffre fort numérique RH
L’activation de votre coffre-fort passe par la première connexion à votre espace personnel. Pour cela votre employeur doit vous envoyer une invitation pour qu’il vous communique vos identifiants de connexion ainsi qu’une code d’activation. Une fois que le compte est bien activé, le salarié peut commencer à recevoir, envoyer et stocker tous ses docuements administratifs en toute sécurité. 

Quel niveau de sécurité de stockage dans un coffre-fort RH ?

Le coffre fort RH possède un haut niveau de sécurité pour la plupart des logiciels de gestion RH. Ce niveau de sécurité est essentiel pour éviter à l’entreprise de perdre de la donnée sensible à l’égard de leurs salariés. La plupart des documents se trouvant dans un coffre-fort RH sont des documents confidentiels comme par exemple des bulletins de paie. Aujourd’hui les entreprises ont de plus en plus recourt à des coffres fort numérique pour ainsi gagner du temps et de l’espace physique de stockage. L’ensemble des documents stockés dans un coffre fort sont gardé précieusement et ne possède aucun risque de perte de documents ou de données, c’est l’avantage du numérique. 
Aujourd’hui, les entreprises se tournent vers des solutions de types Pagga qui permettent d’éditer un bulletin de paie directement sur l’interface pour ensuite l’intégrer directement dans le coffre fort RH : un gain de temps considérable pour le gestionnaire de paie. Plus besoin d’envoyer des mails ou d’imprimer les fiches de paies pour l’ensemble des salariés. De plus, ce processus n’est pas sécurisé car les données sensibles liées aux salariés peuvent être perdues.  

Coffre-fort RH et dématérialisation des bulletins de paie

Le coffre fort RH est une bonne alternative dans la protection des données sensibles de votre entreprise. Dans votre coffre fort RH vous pouvez ainsi stocker plus facilement vos bulletins de paie de manière 100% sécurisé. 

Coffre-fort numérique : quelles obligations ?

L’obligation de l’employeur est de remettre à chacun de ses salariés une fiche de salaire mensuel, par défaut en format dématérialisé. Mais, la distribution des bulletins de paie papier est toujours possible dans certains cas. 
Avec la dématérialisation des processus RH, l’employeur doit respecter plusieurs obligations légales liées à la protection des données personnelles : 

Utilisation du coffre-fort pour les bulletins de paie

Avec l’ensemble des obligations, l’utilisation d’un coffre-fort RH numérique devient pertinente pour la conservation des bulletins de paie d’une entreprise. L’utilisation d’une coffre-fort pour les bulletins de paie représente de nombreux avantages à la fois pour l’employeur mais également pour les salariés. Voici notre liste :  

L’utilisation du coffre-fort numérique pour les bulletins de paie possède également de nombreux avantages pour les salariés : 

Durée de conservation des bulletins de paie dans un coffre-fort numérique

Le décret de la loi du travail impose à toutes les entreprises deux durées de mise à disposition des bulletins de paie électronique. Vous avez donc le choix entre : 

De plus, la loi vous impose de vous prononcer sur une durée garantie de conservation des BPE. Cette garantie est limité à 5 ans pour l’entreprise, et ne doit en aucun cas être confondue avec le délai de conservation des fiches de paie. 

Quel est le meilleur coffre-fort numérique RH ?

Apogea, intégrateur de logiciels de gestion, propose aux entreprises deux outils RH pour la dématérialisation des fiches de paie et pourvus de coffre-fort numérique : Sage Dématérialisation RH et Pagga.

Sage dématérialisation RH, pour une gestion RH optimisée

Sage Dématérialisation RH est un logiciel polyvalent utilisé aussi bien pour la gestion RH que pour la numérisation des bulletins de paie. Pratique et facile à utiliser, il assure la conformité des documents par rapport à la législation (normes AFNOR et compatibilité avec système CPA). Cet outil inclut un coffre-fort numérique sécurisé auquel chaque collaborateur peut accéder via un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Il permet d’archiver près de 10 Go de données personnelles pour une période de 50 ans.

Sage Dématérialisation RH peut aussi être utilisé pour dématérialiser les fiches de paie ainsi que les divers dossiers et processus RH. Il se charge également de la mise en forme de la distribution du bulletin de paie vers les destinataires.

Les logiciels Pagga pour la gestion des bulletins de paie électronique

Le logiciel Pagga édité par Lucca, quant à lui, est entièrement axé sur la gestion des fiches de paie électroniques. De la saisie à l’expédition des fichiers en passant par leur traitement et leur mise en forme par rapport à la législation, il se charge automatiquement de toutes les tâches afin de faire gagner du temps aux RH.

Profitant d’une fonction coffre-fort numérique, cet outil permet d’archiver toutes les fiches de paie dans un espace sécurisé et accessible à tout instant grâce aux différents terminaux. Avec Pagga, les bulletins de paie sont envoyés en seulement dix minutes. Pour ceux qui souhaitent recevoir un document papier, le logiciel est doté d’une fonction pour l’imprimer et le livrer..

Vous souhaitez en savoir plus ?

Contactez-nous !


Retour vers le haut

- Téléchargez le comparatif - Remplissez le formulaire ci-dessous :

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Découvrir les fonctionnalités

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Découvrir les fonctionnalités

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Découvrez le livre blanc sur la datavisualisation

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

- Téléchargez le dossier sur la Business Intelligence et le reporting RH -

Remplissez le formulaire ci-dessous :

- Téléchargez l'infographie -

Remplissez le formulaire ci-dessous :

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

- Téléchargez le guide -

Remplissez le formulaire ci-dessous :

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

- Téléchargez le comparatif ERP -

Remplissez le formulaire ci-dessous :

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Téléchargez l'étude Markess sur les ERP

Découvrez notre modèle de tableau de bord RH

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

- Téléchargez le dossier Power BI -

Remplissez le formulaire ci-dessous :

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Découvrez le cahier des charges type pour un projet BI

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Découvrir le comparatif des outils BI et de reporting

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

- Téléchargez la fiche produit MyReport BE -

Remplissez le formulaire ci-dessous :

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Découvrir les fonctionnalités de Cegid HR Ultimate

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Découvrir les fonctionnalités de Sage 100 Paie et RH

« * » indique les champs nécessaires

Abonnement Newsletter*
Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Découvrir les fonctionnalités

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

Découvrir les fonctionnalités de Sage 100 Cloud

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.