dematerialisation de leurs fiches de paie

Le coffre-fort numérique au service des RH

Depuis l’entrée en vigueur des lois de 2006 et de 2017, de nombreuses entreprises se tournent vers la dématérialisation de leurs fiches de paie. Cette activité présente de nombreux avantages, notamment celui de limiter les tâches chronophages et de réduire les dépenses de la structure.

Cependant, la législation réclame que les RH recourent à un système sécurisé pour archiver et consulter les fiches de paie électroniques. Pour répondre à cet impératif, les entreprises optent pour des logiciels de paie en ligne pourvus de coffre-fort numérique.

 

 

Le coffre-fort numérique, un outil indispensable

 

inline_955_https://www.apogea.fr/wp-content/uploads/2019/01/Transformation-digitale-RH-300x200.jpgAlors que la dématérialisation des fiches de paie devient la norme, les sociétés doivent s’assurer de respecter la législation. En effet, la loi parue le 1er janvier 2018 instaure une nouvelle maquette pour la réalisation du bulletin de paie électronique. De plus, d’autres mesures sorties en 2006 et en 2017 exigent que l’entreprise emploie des outils respectant le Référentiel Général de Sécurité ou RGS.

Ce dernier assure aux salariés un accès sécurisé à toutes leurs fiches de paie électroniques dans un espace garanti contre les diverses intrusions et falsifications. De même, les systèmes de digitalisation du bulletin de paie utilisés doivent assurer un archivage des pièces numériques pour une durée de 50 à 75 ans.

Afin de respecter toutes ces normes, les entreprises s’équipent de logiciels de fiches de paie disposant d’un coffre-fort numérique. Ce dernier assure la sécurité et la confidentialité des données qui y sont stockées ainsi qu’un libre accès du salarié à ces informations durant une période définie par la société.

 

 

Des logiciels polyvalents à la disposition des RH

 

Apogea, intégrateur de logiciels de gestion, propose aux entreprises deux outils pour la dématérialisation des fiches de paie et pourvus de coffre-fort numérique : Sage Dématérialisation RH et Pagga.

Sage Dématérialisation RH est un logiciel polyvalent utilisé aussi bien pour la gestion RH que pour la numérisation des bulletins de inline_836_https://www.apogea.fr/wp-content/uploads/2018/07/logo-sage-1-300x150.pngpaie. Pratique et facile à utiliser, il assure la conformité des documents par rapport à la législation (normes AFNOR et compatibilité avec système CPA). Cet outil inclut un coffre-fort numérique sécurisé auquel chaque collaborateur peut accéder via un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Il permet d’archiver près de 10 Go de données personnelles pour une période de 50 ans.

Sage Dématérialisation RH peut aussi être utilisé pour dématérialiser les fiches de paie ainsi que les divers dossiers et processus RH. Il se charge également de la mise en forme de la distribution du bulletin de paie vers les destinataires.

Le logiciel Pagga édité par Lucca, quant à lui, est entièrement axé sur la gestion des fiches de paie électroniques. De la saisie à  l’expédition des fichiers en passant par leur traitement et leur mise en forme par rapport à la législation, il se charge automatiquement de toutes les tâches afin de faire gagner du temps aux RH.

Profitant d’une fonction coffre-fort numérique, cet outil permet d’archiver toutes les fiches de paie dans un espace sécurisé et accessible à tout instant grâce aux différents terminaux. Avec Pagga, les bulletins de paie sont envoyés en seulement dix minutes. Pour ceux qui souhaitent recevoir un document papier, le logiciel est doté d’une fonction pour l’imprimer et le livrer.

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