Un coffre-fort numérique est un service en ligne permettant de protéger, de stocker, de répertorier et d’afficher des fichiers numériques sensibles. Les coffres-forts numériques sont accessibles et peuvent être enrichis en temps réel. Un espace qui stocke les données sans conversion et les restitue intactes aux utilisateurs enregistrés autorisés. Un coffre-fort numérique est essentiel pour vous conformer à la dernière loi sur la protection des données personnelles (RGPD) et à la loi sur le travail de 2016.
Pourquoi choisir Silae Dématérialisation : votre coffre-fort numérique
La dématérialisation des bulletins de paie est devenue une étape incontournable pour les entreprises modernes, cherchant à optimiser leurs processus RH tout en assurant la sécurité et la conformité des données sensibles. Silae Dématérialisation se positionne comme une solution de choix en offrant une multitude de fonctionnalités adaptées aux besoins actuels des entreprises.
L’automatisation de vos fiches de paie
L’automatisation de la paie est un sujet qui compte pour votre entreprise. Le service des ressources humaines est un pilier essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise.
Cependant, compte tenu de toutes les responsabilités que vous assumez, certaines tâches peuvent devenir moins efficaces. Pour garantir que cela n’affecte pas le travail sur le service paie, il est important de mettre en place un système de gestion efficace qui améliore les processus RH. Silae vise à automatiser et à rationaliser le traitement de la paie.
Avec toute l’expertise et la puissance mis à votre disposition, cette solution met à jour en temps réel, en fonction des évolutions légales. Et tout cela est lié à la réalité des ressources humaines. Il s’agit d’un outil technologique qui va révolutionner vos fins de mois ! La solution Silae gère automatiquement les mises à jour des paramètres légaux (tarifs, codes DUCS, etc.) et tous les paramètres contractuels (notations, primes, salaires, cotisations, etc.).
Le coffre-fort numérique Silae vous permet d’automatiser et de personnaliser certaines fonctionnalités supplémentaires pour optimiser votre temps. Citons par exemple le calcul de la paie et la gestion des déclarations sociales (DSN).
La garantie d'une conformité légale
En réponse à la popularité des fiches de paie électroniques, un certain nombre d’offres de coffres-forts numériques ont vu le jour. Cependant, tous ne répondent pas aux exigences du Code Travail 2016, du RGPD et notamment de la norme CCFN NF 203. La solution choisie doit donc apporter :
- Un archivage à des fins probatoires pour prouver l'exhaustivité et l'exactitude de l'origine du document.
- Une traçabilité des opérations réalisées disponible et accessible aux utilisateurs.
- Un accès utilisateur exclusif et sécurisé dans le temps...
Ces normes sont strictement respectées et intégrées dans les solutions de dématérialisation Silae. Celle-ci suit en permanence les évolutions juridiques et les retours des clients pour trouver des solutions qui répondent aux besoins des lois et des clients.
L’assurance d’un archivage sécurisé en France
Pour vous garantir le plus haut niveau de sécurité avec la solution Silae, les coffres-forts numériques sécurisés sont basés sur les dernières technologies et sont conformes à quatre réglementations et normes.
Certification NF 203 CCFN : la plus haute certification de sécurité qui garantit un archivage à des fins probatoires tout en respectant l’ensemble du processus de conservation et l’intégrité à long terme du document.
Certification AFAQ – RGPD : traitement des données totalement sécurisé sans collecter plus de données que nécessaire. Cette garantie s’applique tout au long du stockage et de l’utilisation de vos données.
Conformité NF Z42-025 Gestion de la Paie Électronique : atteste de la conformité du système avec les processus de mise en place des services, de création et d’envoi des fiches de paie dématérialisées, de stockage des documents pour le compte des salariés et des exigences de paie électronique. La conformité atteste également l’accès par les salariés aux documents dématérialisés.
Certification NF 461 SAE : définis les mesures techniques et organisationnelles requises par les systèmes d’archivage électronique (SAE) pour l’archivage de longue durée de documents numériques à des fins probatoires.
L’innovation a toujours été au cœur des préoccupations de Silae, des enjeux et des expertises qui gravitent autour de cette solution. Ces valeurs encouragent à créer des solutions fiables, de hautes qualités et sûres.
Toutes les données sont hébergées en France via le cloud Microsoft Azure. L’infrastructure est certifiée RGPD et ISO 27001. Silae Dématérialisation garantit une durée de conservation légale de 50 ans pour les fiches de salaire conservées dans un coffre-fort numérique.
Une accessibilité sans faille où que vous soyez
Vous pouvez accéder à votre coffre-fort depuis votre ordinateur ainsi que depuis une application mobile dédiée sur Android et iOS. Les collaborateurs peuvent donc accéder facilement à leur coffre-fort numérique via cette application mobile. Cette application est disponible sous le nom d’EdocPerso.
Bien entendu, vous pouvez toujours accéder à votre coffre-fort depuis votre ordinateur. De plus, grâce à France Connect et ses connexions à plus de 1 000 connecteurs, les collaborateurs peuvent accéder à leurs documents personnels (factures, CPAM…) et les stocker dans les 10 Go d’espace de stockage qui leur sont attribués. Il est gratuit et disponible pour une utilisation illimitée. Les documents sont consultables à vie.
Les fonctionnalités du coffre-fort silae
Les employeurs doivent accorder une attention particulière à la tenue des fiches de paie. Elle est soumise à une réglementation stricte, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données). La répartition des salaires doit donc se faire de manière sécuritaire. Silae exploite la fonctionnalité de publipostage automatisé. Concrètement, vous pouvez envoyer les fiches de paie manuellement ou automatiquement.
Silae Dématérialisation se connecte nativement avec Silae Paie et Silae RH. Cette compatibilité réduit considérablement le temps nécessaire à la configuration et à la synchronisation des informations.
L’ensemble fonctionne selon les principes suivants :
- Stockage
- Sauvegarde
- Archive
- Classement
- Conservation des documents et données sensibles
Silae dématérialisation est extrêmement sûre grâce à l’automatisation ainsi qu’à une technologie de pointe, des normes et des réglementations strictes. Plus de fonctionnalités sont également disponibles avec le coffre-fort numérique Silae :
- Tableau de bord pour suivre la progression de chaque dépôt de chèque de paie
- Vocation probatoire des fiches de paie conservées dans un coffre-fort
Concernant la gestion de l’éthique et si un ou plusieurs employés refusent la dématérialisation de leurs fiches de paie, vous pouvez également gérer l’envoi de leurs fiches de paie par voie postale directement dans l’interface Silae.
FAQ sur Silae Dématérialisation et son coffre-fort
Qui peut accéder aux documents du coffre-fort du salarié ?
L’accès aux documents stockés dans le coffre-fort numérique de Silae est strictement réservé aux utilisateurs enregistrés et autorisés. Chaque salarié dispose de son propre espace sécurisé, accessible uniquement par ses identifiants personnels. Cette exclusivité garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter et gérer les documents sensibles.
De combien de temps dispose le salarié pour accéder à son coffre-fort ?
Les salariés peuvent accéder à leur coffre-fort numérique à tout moment, sans aucune restriction de durée. La plateforme Silae assure une disponibilité continue, permettant aux utilisateurs de consulter, télécharger et gérer leurs fiches de paie et autres documents à leur convenance. Cette accessibilité illimitée assure une gestion flexible et adaptée aux besoins individuels des employés.
Comment Silae garantit la confidentialité de mes données dans le coffre-fort ?
Silae met en œuvre des mesures de sécurité de pointe pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données stockées dans le coffre-fort numérique. Toutes les données sont chiffrées et hébergées en France sur des serveurs conformes aux normes RGPD et ISO 27001. De plus, les systèmes de sécurité incluent des mécanismes de contrôle d’accès stricts, des audits réguliers et une surveillance continue pour prévenir toute tentative d’accès non autorisé. Ces précautions assurent que vos données restent protégées et confidentielles en tout temps.