Un coffre-fort numérique est un service en ligne permettant de protéger, de stocker, de répertorier et d’afficher des fichiers numériques sensibles. Les coffres-forts numériques sont accessibles et peuvent être enrichis en temps réel. Un espace qui stocke les données sans conversion et les restitue intactes aux utilisateurs enregistrés autorisés. Un coffre-fort numérique est essentiel pour vous conformer à la dernière loi sur la protection des données personnelles (RGPD) et à la loi sur le travail de 2016.
À l’heure de la conscience environnementale, choisir des alternatives dématérialisées réduit considérablement la quantité de papier utilisée. C’est donc aussi démontrer une volonté de réduire l’impact environnemental.
Table des matières
Les fonctionnalités du coffre-fort silae
Les employeurs doivent accorder une attention particulière à la tenue des fiches de paie. Elle est soumise à une réglementation stricte, notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). La répartition des salaires doit donc se faire de manière sécuritaire. Silae exploite la fonctionnalité de publipostage automatisé. Concrètement, vous pouvez envoyer les fiches de paie manuellement ou automatiquement.
De plus, les collaborateurs pourront accéder en toute sécurité à leur coffre-fort numérique sur leur ordinateur ou leur smartphone grâce à une application dédiée. En outre, Silae Dématérialisation se connecte nativement avec Silae Paie et Silae RH. Cette compatibilité réduit considérablement le temps nécessaire à la configuration et à la synchronisation des informations.
L’ensemble fonctionne selon les principes suivants :
- Stockage
- Sauvegarde
- Archive
- Classement
- Conservation des documents et données sensibles
Silae dématérialisation est extrêmement sûre grâce à l’automatisation ainsi qu’à une technologie de pointe, des normes et des réglementations strictes. Plus de fonctionnalités sont également disponibles avec le coffre-fort numérique Silae :
- Tableau de bord pour suivre la progression de chaque dépôt de chèque de paie
- Vocation probatoire des fiches de paie conservées dans un coffre-fort
Concernant la gestion de l’éthique et si un ou plusieurs salariés refusent la dématérialisation de leurs fiches de paie, vous pouvez également gérer l’envoi de leurs fiches de paie par voie postale directement dans l’interface Silae.
Silae s’occupe de tout pour vous et vous pouvez bénéficier d’une distribution entièrement automatisée de la fiche de paie des employés.
Les atouts majeurs du coffre-fort silae
Le numérique est extraordinaire dans la mesure où il permet de stocker des millions de données dans un espace dématérialisé accessible à tout moment, si techniquement cela le permet. Parmi les nombreux atouts du logiciel Silae, le coffre-fort numérique est incontournable. Cela signifie que vous avez un contrôle total sur la confidentialité et la sécurité de vos données, notamment les fiches de salaire et les déclarations fiscales.
L’automatisation de vos fiches de paie
L’automatisation de la paie est un sujet qui compte pour votre entreprise. Le service des ressources humaines est un pilier essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise. Vous êtes responsable de toutes les tâches liées à la gestion des ressources humaines, notamment le calcul et la gestion de la paie.
Cependant, compte tenu de toutes les responsabilités que vous assumez, certaines tâches peuvent devenir moins efficaces. Pour garantir que cela n’affecte pas le travail su service paie, il est important de mettre en place un système de gestion efficace qui améliore les processus RH. Silae vise à automatiser et à rationaliser le traitement de la paie.
Avec toute l’expertise et la puissance mis à votre disposition, Sila met à jour en temps réel, en fonction des évolutions légales. Et tout cela est lié à la réalité des ressources humaines. Il s’agit d’un outil technologique qui va révolutionner vos fins de mois. La solution Silae gère automatiquement les mises à jour des paramètres légaux (tarifs, codes DUCS, etc.) et tous les paramètres contractuels (notations, primes, salaires, cotisations, etc.).
Le coffre-fort numérique Silae vous permet d’automatiser et de personnaliser certaines fonctionnalités supplémentaires pour optimiser votre temps. Citons par exemple le calcul de la paie et la gestion des déclarations sociales (DSN).
La garantie d'une conformité légale
En réponse à la popularité des fiches de paie électroniques, un certain nombre d’offres de coffres-forts numériques ont vu le jour. Cependant, tous ne répondent pas aux exigences du Code Travail 2016, du RGPD et notamment de la norme CCFN NF 203. La solution choisie doit donc apporter :
- Un archivage à des fins probatoires pour prouver l'exhaustivité et l'exactitude de l'origine du document.
- Une traçabilité des opérations réalisées disponible et accessible aux utilisateurs.
- Un accès utilisateur exclusif et sécurisé dans le temps.
- Une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de récupérer facilement les documents et données stockés dans le coffre-fort.
Ces normes sont strictement respectées et intégrées dans les solutions de dématérialisation Silae. La solution Silae suit en permanence les évolutions juridiques et les retours des clients pour trouver des solutions qui répondent aux besoins des lois et des clients. Ces mises à jour sont intégrées à Silae dématérialisation et sont gratuites.
L’assurance d’un archivage sécurisé en France
Pour vous garantir le plus haut niveau de sécurité avec la solution Silae, les coffres-forts numériques sécurisés sont basés sur les dernières technologies et sont conformes à quatre réglementations et normes.
Certification NF 203 CCFN : la plus haute certification de sécurité qui garantit un archivage à des fins probatoires tout en respectant l’ensemble du processus de conservation et l’intégrité à long terme du document.
Certification AFAQ – RGPD : traitement des données totalement sécurisé sans collecter plus de données que nécessaire. Cette garantie s’applique tout au long du stockage et de l’utilisation de vos données.
Conformité NF Z42-025 Gestion de la Paie Électronique : atteste de la conformité du système avec les processus de mise en place des services, de création et d’envoi des fiches de paie dématérialisées, de stockage des documents pour le compte des salariés et des exigences de paie électronique. La conformité atteste également l’accès par les salariés aux documents dématérialisés.
Certification NF 461 SAE : définis les mesures techniques et organisationnelles requises par les systèmes d’archivage électronique (SAE) pour l’archivage de longue durée de documents numériques à des fins probatoires.
L’innovation a toujours été au cœur des préoccupations de Silae, des enjeux et des expertises qui gravitent autour de cette solution. Ces valeurs encouragent à créer des solutions fiables, de hautes qualités et sûres.
Toutes les données sont hébergées en France via le cloud Microsoft Azure. L’infrastructure est certifiée RGPD et ISO 27001. Silae Dématérialisation garantit une durée de conservation légale de 50 ans pour les fiches de salaire conservées dans un coffre-fort numérique.
Une accessibilité sans faille où que vous soyez
Vous pouvez accéder à votre coffre-fort depuis votre ordinateur ainsi que depuis une application mobile dédiée sur Android et iOS. Les collaborateurs peuvent donc accéder facilement à leur coffre-fort numérique via cette application mobile. Cette application de coffre-fort électronique est disponible sous le nom d’EdocPerso.
Bien entendu, vous pouvez toujours accéder à votre coffre-fort depuis votre ordinateur. De plus, grâce à France Connect et ses connexions à plus de 1 000 connecteurs, les collaborateurs peuvent accéder à leurs documents personnels (factures, CPAM…) et les stocker dans les 10 Go d’espace de stockage qui leur sont attribués. Le coffre-fort personnel est gratuit et disponible pour une utilisation illimitée. Les documents sont consultables à vie.
Web démo : prise en main du coffre-fort Silae
Le coffre-fort Silae est un logiciel destiné principalement aux petites et moyennes entreprises. Ce coffre numérique s’impose progressivement sur le marché comme un outil permettant de simplifier la paie et d’améliorer la productivité.
En effet, vous pouvez automatiser la paie et simplifier la gestion administrative. Silae est l’une des solutions logicielles de coffre-fort numérique les plus complètes. Silae a été développé par des experts en paie et améliorée grâce aux retours des clients.
Apogea est un intégrateur de logiciels de gestion (ERP/paie, RH/CRM…) et prestataire informatique (infogérance/services managés/réseau/cloud…) pour les TPE/PME, ETI et collectivités territoriales en France depuis 20 ans. L’objectif d’Apogea est de faire de votre transformation numérique une réussite.
À travers le sens du service, l’esprit d’équipe, l’innovation et la proximité, Apogea s’appuient sur ces valeurs qui animent les équipes au quotidien. L’ensemble des collaborateurs s’implique à 100 % dans votre projet et garantit sa réussite. Apogea offre son expérience ainsi que des compétences techniques et professionnelles pour développer votre entreprise et construire des partenariats durables.
C’est dans cette optique et dans le cadre de la mise en place d’un coffre-fort Silae, qu’Apogea peut mettre à votre disposition ses experts dans le domaine, pour vous faire une Web démo. Ainsi, grâce à des explications claires, précises et l’illustration de tout le fort potentiel du coffre-fort Silae, vous aurez une démonstration de haute qualité et qui répondra aux questions que vous pouvez vous poser.
Grâce à une Web démo sur le coffre-fort Silae, vous avez le moyen de découvrir un outil qui fera entrer votre entreprise dans une nouvelle ère du numérique pour la gestion de votre paie.
