La dématérialisation des factures est une nécessité pour de nombreuses entreprises, qui va bientôt devenir une obligation. Effectivement, dès le 1er juillet de 2024, les entreprises auront l’obligation d’accepter la réception de factures électroniques. Concernent les émissions, les échéances varient selon la taille de l’entreprise : 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, 1er janvier 2025 pour les entreprises de tailles intermédiaires, et 1er janvier 2026 pour les PME et les TPE.
Cette réforme de la facturation électronique impliquera de passer par des plateformes de dématérialisation. Dès lors, il convient de choisir la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) adaptée afin d’optimiser la gestion des factures et de respecter les réglementations bientôt en vigueur.
Pour rappel, une Plateforme de Dématérialisation Parteniare aura pour rôle :
> Émission, transmission, réception de la facture électronique du fournisseur au client.
> Convertir la facture établie par le fournisseur dans un format qui convienne au client.
> Extraction et transmission de certaines données de la facture à l’administration fiscale.
> Transmission de données de transactions qui ne font pas l’objet d’une facture électronique à l’administration
> Transmission des données de paiement pour l’ensemble des opérations.
Au programme
Les critères pour choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Interopérabilité
L’interopérabilité est un critère essentiel pour choisir sa PDP. En effet, il est important que votre plateforme soit capable de communiquer avec d’autres systèmes et logiciels, tant internes qu’externes à votre entreprise. Cela vous permettra d’échanger des factures et des informations avec vos clients, fournisseurs, et partenaires de manière fluide et sans perte de temps.
Dès lors, assurez-vous que la PDP choisie soit compatible avec les formats de factures électroniques et les protocoles de communication les plus courants.
Accessibilité pour les PME
Au moment de choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, vérifiez qu’elle est accessible pour les petites et moyennes entreprises (PME). Les solutions de facturation électronique doivent être simples à utiliser, avec une interface utilisateur intuitive et des fonctionnalités faciles à prendre en main.
De plus, il est important de vérifier si la PDP propose des tarifs adaptés aux PME, avec des offres flexibles en fonction de la taille de l’entreprise, du volume de factures traitées et des fonctionnalités requises.
Valeur ajoutée
La valeur ajoutée offerte par la Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un autre élément à considérer. Une plateforme de dématérialisation doit vous offrir des fonctionnalités supplémentaires, et notamment l’automatisation du traitement des factures, la gestion des relances, le suivi des paiements et l’intégration avec d’autres logiciels de gestion (comptabilité, CRM, etc.).
Ces fonctionnalités vous permettront de gagner en productivité et en efficacité dans la gestion de votre facturation.
Traitement des factures dans différents formats
La Plateforme de Dématérialisation Partenaire choisie doit être capable de traiter des factures dans différents formats, et plus particulièrement les formats électroniques les plus courants (XML, PDF, etc.). Elle doit également offrir la possibilité de convertir des factures papier en format électronique grâce à des outils de numérisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Cette flexibilité facilitera la transition vers la facturation électronique et permettra d’éviter les erreurs liées à la saisie manuelle des données.
Gestion des paiements
La gestion des paiements est également un aspect essentiel de la facturation électronique. De ce fait, la Plateforme de Dématérialisation Partenaire sélectionnée doit offrir des fonctionnalités permettant de suivre les paiements, de générer des rapports sur les délais de paiement et d’identifier les retards.
Elle doit également permettre l’intégration avec des solutions de paiement en ligne, afin de faciliter les transactions et de réduire les délais de règlement.
Sécurité des données
La sécurité des données est un enjeu majeur pour les entreprises, en particulier lorsqu’il s’agit de données sensibles telles que les factures et les informations de paiement.
Assurez-vous que la Plateforme de Dématérialisation Partenaire que vous choisirez respecte les normes de sécurité les plus strictes et qu’elle est conforme aux réglementations en matière de protection des données (RGPD…). La plateforme doit offrir des garanties en termes de chiffrement des données, d’authentification des utilisateurs et de sauvegarde des informations.
Il est également recommandé de vérifier si la PDP dispose d’un historique de sécurité solide et ainsi que les avis des clients en matière de protection des données.
Rôle des collaborateurs
Sachez que le rôle des collaborateurs dans la gestion de la facturation électronique est un critère à ne pas négliger. La PDP doit permettre de définir des niveaux d’accès et des droits d’utilisation en fonction des responsabilités de chaque employé.
Les collaborateurs doivent pouvoir travailler efficacement sur la plateforme, avec des outils de collaboration et de communication adaptés
De même, il est important de s’assurer que la PDP choisie offre une assistance et des formations pour faciliter l’adoption de la solution par les employés.
Quand choisir sa Plaforme de DématérialisationPartenaire (PdP) ?
Le moment idéal pour choisir sa PDP peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment la taille de votre entreprise, les obligations légales et réglementaires, et les besoins en matière de gestion financière.
Les échéances à respecter
Il est recommandé de prendre en compte l’évolution des réglementations pour choisir sa PDP. Effectivement, les réglementations relatives à la facturation électronique évoluent constamment et peuvent imposer des obligations spécifiques aux entreprises, en fonction de leur taille, de leur secteur d’activité et de leur pays d’implantation.
Il est alors crucial de suivre ces évolutions et de choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire lorsque votre entreprise doit se conformer à de nouvelles exigences. Par exemple, dans certains pays, la facturation électronique est déjà obligatoire pour les transactions entre entreprises (B2B) ou entre entreprises et administration (B2G). Si votre entreprise est concernée, il est impératif de choisir une PDP adaptée rapidement.
En France, les entreprises ont jusqu’au 1er juillet 2024 pour choisir une plateforme de dématérialisation. À partir de cette échéance, elles seront obligées d’accepter les factures électroniques.
La nouvelle réglementation les obligera également à émettre des factures électroniques. Cette obligation prendra forme à partir du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, tandis que les entreprises de tailles intermédiaires auront jusqu’au 1er janvier 2025, et jusqu’au 1er janvier 2026 pour les PME et les TPE.
L'immatriculation des Plateformes de Dématérialisation partenaire
Vérifiez que la plateforme PDP est enregistrée. Comment faire ? Consultez la liste des plateformes PDP officiellement enregistrées sur le site de la DGFiP. Cela garantit que la plateforme répond à toutes les obligations et fonctionnalités requises dans le cadre de la réforme, et qu’elle est qualifiée SecNumCloud.
Veuillez noter que la DGFiP n’ouvrira les candidatures à l’enregistrement qu’au printemps 2023 et que le processus d’enregistrement peut prendre plusieurs mois. Évitez donc les acteurs prétendant déjà être certifiés ou enregistrés en tant que PDP.
Choisir le bon moment
Il n’est pas nécessaire d’attendre que la nouvelle réglementation se mette en place pour choisir une PDP. D’autres critères peuvent vous inciter à adopter rapidement une plateforme de dématérialisation.
C’est notamment le cas si votre entreprise connaît une croissance rapide. Dès lors, le volume de factures à traiter augmente, ce qui peut rendre la gestion manuelle des factures de plus en plus complexe et chronophage. Adopter une PDP à ce stade permet d’automatiser et d’optimiser la gestion de la facturation, en réduisant les erreurs et les retards de paiement. Choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire en phase de croissance facilite également l’intégration de nouveaux collaborateurs et l’adaptation aux changements organisationnels.
De même, si votre entreprise souhaite améliorer l’efficacité de ses processus internes et réduire les coûts liés à la gestion des factures, il est temps de choisir une PDP. La dématérialisation de la facturation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs de saisie et d’optimiser le suivi des paiements. L’adoption d’une Plateforme de Dématérialisation Partneaire peut être envisagée dans le cadre d’un projet global d’optimisation des processus financiers et administratifs.
Le choix d’une PDP peut également survenir lorsque l’entreprise décide d’adopter de nouveaux logiciels de gestion (comptabilité, CRM, ERP, etc.). Dès lors, il est judicieux d’en profiter pour choisir une PDP compatible. Une bonne intégration entre la PDP et les autres solutions logicielles permet de fluidifier les échanges de données et d’améliorer la cohérence des informations au sein de l’entreprise. Choisir une PDP lors de l’implémentation de nouveaux logiciels permet de tirer parti des synergies entre les différentes solutions.
La nécessité d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire répond également à un besoin de sécurité et de conformité. Ainsi, si votre entreprise traite des données sensibles ou si elle est soumise à des exigences strictes en matière de sécurité des données, il est important de choisir une PDP offrant des garanties en termes de protection des informations. Le choix d’une PDP sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur (RGPD, par exemple) doit être une priorité pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données de facturation.
Conseils pour choisir sa Plaforme de DématérialisationPartenaire (PdP)
Croire que la PdP va tout résoudre pour sa mise en conformité avec l’obligation de facture électronique
Veillez à ne pas surestimer les capacités d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire en matière de mise en conformité avec les obligations légales et réglementaires liées à la facturation électronique. Si une PDP peut grandement faciliter la gestion des factures et le respect des exigences en vigueur, elle ne peut pas tout faire à elle seule.
Effectivement, la mise en conformité nécessite également des efforts de la part de votre entreprise pour adapter et optimiser vos processus internes. A ce titre, il convient de former les collaborateurs à l’utilisation de la Plateforme de Dématérialisation Partenaire et aux nouvelles procédures liées à la facturation électronique. Cette formation est cruciale pour assurer une adoption réussie de la solution et pour éviter les erreurs ou les retards dans le traitement des factures.
De même, la mise en place d’une PDP implique souvent de repenser et d’adapter vos processus de facturation et de gestion financière. Il est important de travailler en étroite collaboration avec vos équipes pour déterminer les meilleures pratiques et mettre en place des procédures efficaces et conformes aux exigences légales.
Notez également que les réglementations en matière de facturation électronique évoluent constamment. Il est alors nécessaire de suivre ces évolutions et de s’assurer que votre entreprise reste en conformité avec les obligations en vigueur. Cela peut impliquer de mettre à jour votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou d’adapter vos processus en conséquence.
Choisir sa PDP en concertation avec son éditeur de logiciel
Choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire en concertation avec l’éditeur de votre logiciel de gestion (comptabilité, CRM, ERP, etc.) est indispensable pour garantir une intégration optimale et une utilisation fluide de la solution. En travaillant en étroite collaboration avec l’éditeur, vous vous assurez que la PDP répondra à vos besoins spécifiques et s’intégrera facilement à votre infrastructure existante.
Prenez le temps d’évaluer vos besoins en matière de facturation électronique. Identifiez les fonctionnalités indispensables pour votre entreprise, les formats de factures électroniques les plus courants et les contraintes réglementaires auxquelles vous devez vous conformer.
Votre éditeur peut vous accompagner dans :
- l’évaluation de vos besoins
- la revue de vos processus de facturation
- le choix de votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire
- le déploiement de vos nouveaux outils
- en bref dans votre mise en conformité
