La facturation électronique est devenue un élément incontournable du paysage économique moderne, permettant aux entreprises d’optimiser leur gestion financière et de réduire leurs coûts opérationnels.
À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises auront l’obligation de recevoir des factures électroniques, tandis que les grandes entreprises auront également l’obligation d’émettre des factures électroniques. Les entreprises de tailles intermédiaires ont jusqu’au 1er janvier 2025 pour se préparer à l’obligation d’émission de factures électroniques, suivies par les PME et les TPE dont l’échéance est au 1er janvier 2026.
À terme, toutes les entreprises vont devoir émettre des factures électroniques et ainsi collaborer avec les différents acteurs qu’implique cette dématérialisation. Revenons sur ces derniers et plus particulièrement sur les raisons de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
Au programme
Les différents acteurs de la facture électronique
Il faut savoir que plusieurs acteurs jouent un rôle clé dans la mise en œuvre et le bon fonctionnement de la facturation électronique. Ces acteurs sont les Opérateurs de Dématérialisation (OD), les Portails Publics de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
Opérateurs de Dématérialisation (OD)
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) sont des prestataires de services spécialisés dans le traitement et la conversion de factures papier en format électronique, sans être agréé par l’Etat. Ils interviennent généralement pour les entreprises qui souhaitent externaliser ce processus et garantissent la conformité des factures dématérialisées avec les exigences légales en vigueur.
Les OD proposent également des services complémentaires, et notamment la vérification des données, l’archivage électronique ou encore la gestion des litiges. L’OD sera libre de proposer les fonctionnalités qu’il souhaite à ses utilisateurs. Il n’y aura aucune obligation ni cahier des charges à respecter pour devenir OD.
Les OD sont généralement des éditeurs de logiciels de gestion commerciale, de comptabilité, d’ERP (Enterprise Resource Planning) ou de GED (Gestion Électronique des Documents).
L’Opérateur de Dématérialisation travaillera en collaboration avec des partenaires PDP (Portail de Dématérialisation Partenaire) et jouera un rôle d’intermédiaire dans la mise à disposition et la collecte des factures. Les utilisateurs auront la possibilité de se connecter directement à leur Opérateur de Dématérialisation pour accéder à l’ensemble de leurs factures reçues ou émises.
Portail Public de Facturation (PPF)
La mission du Portail Public de Facturation est de gérer l’annuaire et de fournir un service gratuit aux entreprises qui utilisent cette plateforme. Pour rappel, l’annuaire permettra de savoir quel portail utilise l’entreprise destinatrice de la facture.
Globalement, le PPF permet de centraliser la réception, le traitement et l’archivage des factures électroniques. Il assure également la sécurité des données et la conformité des factures avec les normes légales et fiscales en vigueur.
En outre, ce portail jouera le rôle de hub pour les factures et les informations liées à la facturation, afin de les transmettre aux autorités fiscales.
Si votre entreprise émet un nombre limité de factures, ce service peut répondre à vos besoins. Depuis 2017, une plateforme publique appelée “Chorus Pro” est déjà utilisée pour l’échange de factures électroniques entre les administrations publiques et les entreprises.
Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les PdP ou plateformes de dématérialisation partenaires sont des acteurs qui ont pour obligation d’être certifiés et immatriculés par l’administration. Les PdP ont donc un certain nombre d’obligations à respecter.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) proposent des fonctionnalités plus avancées que le Portail Public de Facturation (PPF) :
- Recevoir des factures électroniques des fournisseurs ou clients.
- Réaliser des contrôles de conformité sur les factures et rejeter celles non conformes
- S'assurer de la présence de toutes les mentions obligatoires
- S'assurer de la présence de toutes les mentions obligatoires
- Convertir les factures
- Transmettre les données requises de la facture à l’administration fiscale via le PPF
- Suivre le cycle de vie de la facture
- Envoyer la facture fournisseur à la plateforme de l’acheteur
- Mettre à jour l’annuaire national en déclarant les entreprises qui passent par la plateforme
La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) recommande l’utilisation de ces plateformes privées certifiées, car ce modèle permet de choisir son prestataire et assure la transmission tout en gérant différents formats de facturation. En d’autres termes, c’est la solution de premier choix !
Les avantages d'une PdP
Prise en compte de flux de factures divers
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont conçues pour traiter et gérer une grande variété de flux de factures, rendant leur utilisation particulièrement adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Elles prennent en charge les factures clients et fournisseurs, qu’il s’agisse de factures nationales ou internationales, en tenant compte des particularités et des exigences propres à chaque type de document.
De ce fait, grâce aux PDP, les entreprises peuvent centraliser et harmoniser la gestion de l’ensemble de leurs factures, quelle que soit leur nature. Effectivement, les PDP peuvent gérer les factures liées à des ventes de biens et de services, ainsi que les factures spécifiques à certains secteurs d’activité ou réglementations locales.
De plus, ces plateformes sont capables d’adapter les processus de traitement en fonction des caractéristiques propres à chaque flux de factures, assurant ainsi une gestion optimale et conforme aux législations en vigueur.
Grâce à cette prise en compte de flux de factures divers, les entreprises peuvent s’appuyer sur une solution unique pour gérer l’ensemble de leurs documents de facturation, ce qui permet de réduire les coûts et de faciliter la gestion globale de la facturation.
Gestion de différents formats de facture
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) offrent la possibilité de traiter différents formats de facture électronique, et en particulier les formats PDF, XML ou EDI. Cette capacité à gérer plusieurs formats est indispensable pour les entreprises qui collaborent avec des partenaires nationaux et internationaux, qui utilisent des formats de facturation spécifiques à leur pays ou secteur d’activité.
De plus, la plateforme peut convertir et normaliser les factures reçues dans des formats variés pour les rendre compatibles avec les systèmes internes de l’entreprise. Les PDP peuvent également générer des factures électroniques dans différents formats, en fonction des exigences des destinataires. Cette fonctionnalité facilite grandement les échanges de factures entre entreprises et contribue à réduire les erreurs et les retards liés à la conversion manuelle des formats.
La gestion de différents formats de facture permet également de garantir la conformité des factures avec les réglementations fiscales et les normes comptables en vigueur dans chaque pays. Les PDP intègrent les règles et les spécificités propres à chaque format, assurant ainsi que les factures émises et reçues respectent les exigences légales et facilitant les contrôles fiscaux et les audits internes.
Réalisation de contrôles spécifiques
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) permettent de réaliser des contrôles automatiques sur les factures, afin de vérifier leur conformité avec les réglementations fiscales et les normes comptables en vigueur. Ces contrôles jouent un rôle crucial dans la garantie de l’exactitude et de la légalité des factures électroniques échangées entre les entreprises.
Parmi les contrôles réalisés, on peut citer la vérification de la présence et de l’exactitude des informations obligatoires sur les factures : coordonnées des parties, numéros d’identification fiscale, mentions légales spécifiques à certains secteurs d’activité.
Les PDP examinent également la cohérence des montants et des taux de TVA, en s’assurant que les calculs sont corrects et conformes aux règles fiscales applicables.
Parmi les autres contrôles spécifiques, nous pouvons évoquer la validation des numéros de facture, afin d’éviter les doublons et les erreurs de saisie, ainsi que l’authentification des signatures électroniques apposées sur les factures, pour garantir l’intégrité et la validité des documents.
En réalisant ces contrôles, les PDP contribuent à réduire les risques de litiges, de redressements fiscaux et de fraudes, tout en assurant une meilleure traçabilité des transactions pour les entreprises.
Archivage sécurisé
L’archivage électronique des factures est une obligation légale pour les entreprises, qui doivent conserver leurs documents de facturation pendant une durée déterminée, généralement plusieurs années.
À ce titre, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) offrent des solutions d’archivage sécurisé, conformes aux exigences légales en matière de conservation et d’accès aux documents.
Les factures dématérialisées sont stockées sur des serveurs sécurisés, protégés par des mécanismes de chiffrement et des dispositifs d’authentification renforcée. L’entreprise est ainsi assurée de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité de ses documents, ainsi que de leur traçabilité et de leur pérennité.
Les PDP permettent également de gérer les droits d’accès aux factures archivées, en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs, limitant ainsi les risques de fuites d’informations sensibles.
Soulignons également que les PDP proposent des fonctionnalités de recherche avancée et de consultation des factures archivées, facilitant la gestion des documents et la réalisation d’audits internes ou externes. En cas de contrôle fiscal ou de litige commercial, les entreprises peuvent ainsi retrouver rapidement les factures pertinentes et prouver leur conformité aux exigences légales.
Interopérabilité
L’interopérabilité des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) avec les différents systèmes d’information (ERP, logiciels de comptabilité, etc.) est un atout majeur pour les entreprises. Grâce à cette interconnexion, les données de facturation peuvent être automatiquement intégrées dans les systèmes internes, facilitant ainsi la gestion comptable et financière et réduisant les erreurs liées à la saisie manuelle des informations.
Les PDP peuvent également s’ajuster avec d’autres plateformes de dématérialisation, permettant ainsi aux entreprises de communiquer facilement avec leurs partenaires, quelle que soit la solution utilisée par ces derniers. Cette interopérabilité facilite grandement les échanges de factures et autres documents commerciaux, en garantissant la compatibilité des formats et des processus de traitement entre les différentes parties.
De même, l’interopérabilité des PDP permet d’assurer la conformité des factures avec les réglementations locales et internationales, en intégrant les normes et les protocoles spécifiques à chaque pays ou secteur d’activité. Ainsi, les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier, tout en bénéficiant d’une solution de facturation électronique adaptée et conforme aux exigences légales, quel que soit leur contexte d’activité.
Création de factures
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) offrent des outils de création de factures électroniques, permettant aux entreprises de générer rapidement et facilement des factures conformes aux exigences légales et fiscales. Ces outils incluent des modèles de facture personnalisables, qui peuvent être adaptés aux spécificités de chaque entreprise et aux réglementations en vigueur dans les différents pays.
Les PDP proposent également des fonctions d’import/export de données, facilitant l’intégration des informations de facturation issues des systèmes internes de l’entreprise, tels que les logiciels de comptabilité ou les ERP. De cette manière, les données peuvent être automatiquement récupérées et insérées dans les factures, réduisant les risques d’erreurs de saisie et les délais de traitement.
Notez également que les PDP intègrent des mécanismes de validation et de contrôle des factures, qui vérifient la conformité des documents avec les normes comptables et fiscales applicables, ainsi que la cohérence des informations fournies. Grâce à ces fonctionnalités, les entreprises peuvent automatiser la production de leurs factures, gagner en efficacité et réduire les coûts liés à la gestion manuelle des documents.
E-reporting simplifié
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) mettent à disposition des outils d’e-reporting simplifiés, offrant aux entreprises la possibilité de générer des rapports de facturation détaillés et personnalisés, adaptés à leurs besoins. Ces rapports facilitent la compréhension et la gestion de l’activité financière, ce qui assure un suivi efficace de la trésorerie et une prise de décision éclairée.
Les rapports peuvent inclure des indicateurs de performance clés (KPI), des statistiques sur les délais de paiement, des analyses de coûts et de rentabilité, ainsi que des informations sur les volumes et les tendances de facturation. Grâce à l’e-reporting simplifié, les entreprises disposent de données fiables et actualisées pour optimiser leurs processus et identifier les opportunités d’amélioration.
