La facturation est un élément essentiel dans la vie d’une entreprise, mais la réglementation a énormément évolué ces dernières années. L’objectif de cet article est de vous aider à vous orienter dans ce maquis. L’étape suivante a été franchie avec la loi de finances pour 2020 qui a fixé l’obligation de la facturation électronique dans tous les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France.
Le 28 juillet dernier, un communiqué de presse de la Direction Générale des Finances Publiques annonçait le report de la généralisation de la facturation électronique sans donner de nouveau calendrier. Maintenant c’est chose faite, les nouvelles dates sont arrêtées.
L’ ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) définit enfin le cadre juridique généralisant l’utilisation de la facturation électronique pour ces transactions. Le PLF 2024 vient préciser les échéances.
La facture électronique : c'est quoi ?
Une facture électronique est une facture qui est créée, envoyée et réceptionnée au format numérique. Il en existe trois sortes différentes.
La facturation électronique a gagné toute l’Europe et la France devra s’y soumettre totalement à partir de 2026. Le dispositif français reposera sur un élément central, le Portail Public de Facturation (nommé ChorusPro) mais également sur des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (immatriculées et auditées). Ces organismes seront les seuls habilités à échanger les factures, à réaliser les contrôles réglementaires et à transmettre les informations générées à l’administration fiscale.
Ainsi, au plus tard le 1er septembre 2026, toute entreprise française sera obligée de choisir entre une Plateforme(s) de Dématérialisation Partenaire ou ChorusPro pour recevoir ses factures électroniques. Graduellement, les entreprises devront passer à la facturation électronique selon un calendrier déjà connu. Les Grandes entreprises et es Entreprises de Taille intermédiaire seront les premières concernées (1er septembre 2026 au plus tard), et enfin pour tout le monde au 1er septembre 2027 dernier délai.
Ces factures électroniques devront obligatoirement contenir les mentions obligatoires réglementaires sous forme structurée conforme à la Norme Sémantique Européenne mentionnée précédemment (EN1931).
Quels avantages pour une TPE/PME de passer à la facture électronique?
- Réduction des coûts;
- Rapidité bien plus importante dans l'émission et la réception, et donc un délai de paiement raccourci;
- Visibilité et traçabilité accrues grâce au partage des statuts de traitement, facilitant le travail d'audit ou de l'administration fiscale (PAF) ;
- Bien plus de souplesse de trésorerie qu'avec la facturation papier (paiements anticipés, refinancement, prévisions etc.) ;
- Bien plus de souplesse de trésorerie qu'avec la facturation papier (paiements anticipés, refinancement, prévisions etc.) ;
- Respecter la réglementation et éviter une amende.
Les différents types de facture électronique
Les factures structurées
Tout d’abord, les factures qui ont une structure convenue entre les acteurs afin de faciliter l’échange de données informatisé (EDI). On les surnomme “factures structurées”.
Les factures non structurées
Ensuite, il existe les factures n’étant pas structurées, qui sont généralement un simple duplicata numérique d’une facture papier. Elles sont envoyées par mail ou déposées sur un cloud.
Nous vous déconseillons les factures électroniques non structurées car elles compliquent la tâche du client (qui devra en extraire les données) et nuisent à la rapidité et l’homogénéité d’ensemble. Qui plus est, ces factures devront être transmises par messagerie sécurisée car sinon elles risquent de terminer dans le dossier spam de votre client, ou pire, d’arriver jusqu’à un mauvais destinataire.
Les factures hybrides
Enfin, les factures “mixtes” ou hybrides, qui sont comme leur nom l’indique, un mélange des deux formes précédentes. Elles sont généralement constituées d’un fichier PDF accompagné d’un document numérique contenant les principales données au format structuré.
Focus sur la factur-X
La factur-X est un format hybride de facture qui a été mis en place par la France et l’Allemagne.
Ce type de facture électronique combine le format pdf et le format XML, permettant ainsi d’être lu par l’humain mais aussi intelligible pour la machine.
Bien entendu, la factur-X répond aux normes européennes notamment la norme EN16931. Elle comprend ainsi toutes les informations nécessaires.
L’avantage de la factur-X
Ce type de facture permet d’avoir des données structurées et automatisées qui peuvent ainsi être aisément traité par un SI interne ou externe.
L’autre point, est qu’étant donné que la factur-X est disponible en pdf, cela ne change pas les habitudes de vos collaborateurs.
Comment envoyer mes factures électroniques ?
Si c’est une facture à destination d’un organisme public, vous devrez obligatoirement passer via la plateforme Chorus Pro.
Ce portail mutualisé, géré par l’État, vous permet de disposer d’une facturation avec des dates de dépôt certifiées ainsi que des états d’avancement de traitement. Plus de 850 000 entreprises privées y sont déjà connectées, et même plus de 1 150 000 utilisateurs au total. Chorus Pro constitue ainsi un “annuaire” des fournisseurs du secteur public. Depuis 2017, plus de 150 millions de factures ont été traitées sur cette plateforme.
Pour les autres cas de figure, vous avez le choix. Soit émettre et recevoir vos factures directement sur le Portail Public de Facturation Chorus Pro, ou alors utiliser ce que l’Etat nomme des Plateformes Dématérialisées Partenaires (PDP) immatriculées et identifiées auprès de l’administration et auditées sur base régulière. Chorus Pro doit évoluer très prochainement afin de permettre aux entreprises qui sont désireuses de déposer ou recevoir leurs factures B2B (Business to Business) sur ce portail de pouvoir le faire.
Pour faciliter la compréhension et surtout éviter les problèmes de compatibilité entre les différentes variantes, le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) a édité une Charte d’interopérabilité dans laquelle figure un guide des “bonnes pratiques” entre émetteurs, destinataires et leurs prestataires éventuels ainsi que de nombreux conseils précieux.
A quels éléments devez-vous faire attention lors de votre choix de méthode ?
Pour les factures structurées ou hybrides, il y a peu de souci en perspective puisque toutes ces questions sont gérées par votre prestataire de services.
En revanche, vous devrez quand même vous interrogez sur un certain nombre d’éléments lors du choix de votre solution de facturation électronique:
- Vérifiez quels sont les formats de facture supportés ;
- Vérifiez le nombre de partenaires économiques qui peuvent être contactés, soit directement, soit par interopérabilité (s'ils utilisent un autre système, mais compatible);
- Faites très attention à la sécurité des échanges, et tout particulièrement à l’identification de vos partenaires commerciaux (Vous n'avez pas envie de faire un virement à un collectif de hackers)
- Demandez-vous si la confidentialité des échanges entre prestataires de services est assurée ;
- Faites en sorte que la solution que vous choisissez respecte les réglementations (française, européenne, fiscale) en cours et celles à venir ;
- Soyez certains que la solution que vous choisirez sera bien immatriculée auprès de l’administration en tant que Plateforme Dématérialisée Partenaire ou tout du moins connectée au Portail Public de Facturation (ChorusPro).
