La PLF 2024 impose à toutes les entreprises de recevoir les factures sous forme électronique à partir du 1er Septembre 2026. De 2026 à 2027, les entreprises seront progressivement tenues d’émettre des factures et certaines de leurs données par voie électronique à l’administration fiscale.
Chaque entreprise devra obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation publique ou partenaire. Mais comment va fonctionner ce nouveau système de facturation ? Qui sont les acteurs de la facture électronique ? Que veut dire PDP et OD ?
Nos experts en dématérialisation des factures vous disent tout !
- Depuis le 17 octobre 2024, L'état abandonne le portail public de facturation PPF. Néanmoins, pas de changement au niveau du calendrier de mise en place, mais les entreprises devront privilégier le choix du plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
La facturation électronique : quel schéma de flux ?
Voici les principaux acteurs de l’écosystème de la dématérialisation des factures.
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est une plateforme privée agréée par l’État qui a pour rôle d’assurer la gestion des factures électroniques dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Les entreprises pourront choisir une PDP pour émettre, transmettre et recevoir leurs factures électroniques.
L’Opérateur de Dématérialisation (OD) est une plateforme qui assure des services similaires à ceux des PDP mais avec quelques différences importantes. Les OD ne sont pas obligatoirement agréés par l’État pour la transmission des factures électroniques, mais ils peuvent intervenir en tant qu’intermédiaire pour aider les entreprises à gérer et envoyer leurs factures via les PDP.
- L’ensemble des entreprises regroupant les fournisseurs et les clients, qu’ils aient ou non une solution de dématérialisation.
- Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) et Opérateurs de Dématérialisation (OD) : les factures électroniques doivent être préalablement vérifiées par un organisme agréé. La plateforme et l’opérateur agissent comme des tiers, assurant la conformité des documents avant qu'ils ne soient envoyés à d'autres PDP ou plateformes nationales de facturation.
En conclusion, la dématérialisation des factures est composé d’une variété d’acteurs qui collaborent pour moderniser et simplifier le processus de gestion des factures.
Rôle des PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire
Les plateformes de dématérialisation partenaires sont des solutions techniques spécialisées dans le traitement et l’envoi de factures électroniques, certifiées et enregistrées auprès des autorités fiscales.
L’avantage des PDP est d’être un gage de sécurité pour les utilisateurs dans le traitement et la transmission des données. Pour cela, leur rôle s’axe autour de 4 points :
- Convertir les factures au format standard de facturation électronique (Factur-x) pour répondra à la norme européenne.
- Contrôler les informations clés : mentions légales, cohérence des montants, etc..
- Envoyer les factures aux partenaires.
- Transmettre les données au PDP dont un des objectifs et de faciliter la pré déclaration de la TVA.
Pour assumer le rôle de PDP, les prestataires de services doivent s’enregistrer auprès de la DGFIP pour une durée de 3 ans renouvelable et effectuer certains audits.
Seules les PDP et les OD seront en mesure d’envoyer les factures et les données de facturation à l’administration fiscale.
Rôle de l'OD : Opérateur de Dématérialisation
L’Opérateur de la Dématérialisation est l’un des acteurs de l’écosystème envisagés pour gérer les factures électroniques. L’OD propose des services à forte valeur ajoutée pour vous accompagner. Cependant, pour soumettre des factures ou extraire des informations aux autorités fiscales, l’OD doit être combiné avec des plateformes telles que PDP.
- Conversion des factures papier en format électronique : L'OD numérise les factures papier pour les transformer en fichiers électroniques, permettant ainsi leur traitement informatisé.
- Traitement et gestion des flux de factures : Il assure la réception, la validation, la saisie et la transmission électronique des factures entre les différents acteurs impliqués dans le processus.
- Sécurité et conformité : L'OD met en place des mesures de sécurité robustes pour garantir l'intégrité, l'authenticité et la confidentialité des données
- Archivage électronique : L'OD propose des solutions d'archivage électronique sécurisé pour garantir la conservation à long terme et la disponibilité des factures dématérialisées
Plus précisément, l’opérateur de dématérialisation est l’opérateur chargé de restituer les données de facturation dans un format défini en collaboration avec le client. Ensuite, il est responsable de la numérisation des factures dans l’un des trois formats standards minimum (Factur-X, UBL, CII) et de l’envoi via la PDP.
Les opérateurs de dématérialisation représentent ainsi tous les opérateurs proposant un service de facture électronique non immatriculé. Ils n’ont pas été reconnu par l’administration fiscale en tant que PDP, mais joue tout de même un rôle dans le circuite de dématérialisation des factures.
Facturation Électronique : Yooz et Sage sont désormais immatriculés PDP
Voici les dernières actualités sur la réforme de la facture électronique avec les immatriculations officielles de : Sage, sous le numéro 00052 et Yooz, sous le numéro 0047.
Bonne nouvelle pour les utilisateurs Sage, l’éditeur de logiciel permet de tester sa propre PDP Sage Network.
L’annuaire : quel rôle dans le système de dématérialisation des factures ?
Le nouvel annuaire est un fichier centralisé tenu par l’administration fiscale. Les entreprises sont enregistrées dans cet annuaire par un identifiant unique. Cet annuaire facilite l’interopérabilité entre les entreprises en précisant non seulement les plateformes utilisées dans le cadre de la facturation électronique, mais également les renseignements indispensables à l’adressage et à la transmission des factures.
- Échange sécurisé d'informations: En utilisant l'annuaire, les entreprises peuvent établir des canaux de communication sécurisés pour l'échange d'informations relatives aux factures.
- Gestion des formats et des normes: L'annuaire peut également jouer un rôle dans la gestion des formats de fichier et des normes de facturation électronique.
- Traçabilité et auditabilité: En enregistrant les transactions et les échanges de factures dans l'annuaire, les entreprises peuvent disposer d'une piste de vérification complète pour chaque transaction.
Ainsi, la plateforme qui émettra des factures électroniques devra se connecter à l’annuaire pour identifier la plateforme rattachée à l’entreprise destinataire de la facture. Dans cet annuaire, chaque entreprise sera associée à une PDP.
Comment se mettre en conformité avec l'obligation de dématérialisation des factures ?
Le déploiement de la facture électronique sera progressif. Il débutera en 2026, avec l’obligation pour les grandes entreprises de transmettre des factures électroniques. Chaque entreprise sera libre de choisir sa plateforme de dématérialisation.
Afin de vous accompagner dans ce changement, nos experts en dématérialisation vous accompagnent pour mettre en place les changements nécessaires dans votre système d’information.
Voici quelques conseils avant même de vous lancer dans le choix de votre future plateforme de dématérialisation :
- Actualiser les informations de vos fiches tiers (SIRET, TVA intracommunautaire)
- Privilégier l'envoi de factures digitales d'ores et déjà
- Organiser les flux de gestion selon la nature des factures d'achat
- Favoriser l'automatisation de l'enregistrement des factures d'achats en comptabilité
Un de nos clients est conquis par la mise en place du logiciel Sage Automatisation Comptable pour la dématérialisation de leurs factures. Ce fut un premier pas vers leur mise en conformité légale de la facture électronique.
