Avec l’obligation pour les entreprises de passer à la facturation électronique progressivement à compter du 1er juillet 2024, les professionnels du B2B vont devoir s’ajuster à la transition numérique e-invoicing qui les attend.
À compter de cette date, la gestion des factures concernant les transactions B2B devra être réalisée sous forme dématérialisée
Dans un premier temps, la réception et le traitement d’une facture sous format électronique seront obligatoires pour toutes les sociétés. Les entreprises concernées par l’émission d’e-factures seront d’abord les plus imposantes sur le marché. Les autres structures suivront progressivement selon un calendrier définit.
Pour l’accompagnement des acteurs dans cette évolution digitale, des plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) seront chargées d’apporter leurs services pour le traitement de la facturation électronique.
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, (PDP), c'est quoi ?
La plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est, comme son nom l’indique, un partenaire privé de l’Etat. Il est chargé de la gestion et du traitement des factures électroniques.
Il s’agit d’un tiers de confiance s’occupant de la numérisation des différents échanges justifiant les ventes.
Une PDP peut être un éditeur de logiciel comptable ou bien des filiales bancaire ou postales, ou encore des cabinets d’audits ou d‘expertise comptable.
À l’heure actuelle, il n’y a pas encore officiellement de PDP active. Ce n’est qu’à partir de 2023, que ces prestataires auront la possibilité d’établir les formalités nécessaires à leurs nouvelles fonctions pour une mise en service en 2024.
Rôle de la plateforme de dématérialisation
La plateforme de dématérialisation partenaire de l’Etat va s’occuper de la réception et des émissions de factures électroniques. En tant qu’intermédiaire, elle s’assurera de la bonne transmission des données entre les différents acteurs : les clients, les fournisseurs et l’administration fiscale.
La PDP sera essentiellement chargée de convertir les documents au format électronique adapté. Elle doit assurer la transmission et le contrôle des informations à l’administration fiscale pour les déclarations de TVA.
Son rôle consiste à orienter, extraire et transmettre les données de paiements pour toutes les opérations. En l’occurrence, le prestataire va procéder à l’envoi des e-factures directement aux destinataires concernés.
La plateforme doit également garantir l’intégrité des données de facturation lors des échanges, mais aussi au moment de la conservation et du stockage de ces informations.
Objectifs de la plateforme de dématérialisation
La plateforme PDP doit pouvoir communiquer les informations relatives aux émissions et à la réception de chaque transaction à l’administration fiscale.
Cette gestion va permettre de fluidifier les procédures administratives et de simplifier les déclarations de TVA qui se feront automatiquement au fur et à mesure.
Par ailleurs, la mise en place de cette gestion par une plateforme de confiance contribuera à améliorer les postes de trésorerie des entreprises grâce à des simplifications au niveau des paiements et des délais.
Le recours aux services de PDP pour la dématérialisation du système de facturation participera au renforcement de la lutte contre la fraude. Il aidera également les sociétés à l’optimisation du processus de CTC (contrôle transactionnel continu) en temps réel et facilitera la gestion comptable.
Fonctionnement de la PDP
Le système de facture électronique pourra être géré par 2 types de plateformes de dématérialisation.
- La plateforme publique gérée par l’Etat, comme c’est déjà le cas aujourd’hui avec Chorus Pro qui s’occupe des solutions de facturation pour les professionnels dont les clients sont les administrations publiques.
- Les plateformes privées partenaires qui seront certifiées par les autorités compétentes pour une durée de 3 ans. Elles proposeront aux entreprises des solutions de gestions dématérialisées pour le e-invoicing, les données d’e-reporting ainsi que les éventuelles anomalies
Rappel du calendrier des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
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Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?
La réforme de dématérialisation des factures débutera en 2024 et concernera toutes les entreprises assujetties à la TVA. Autrement dit, dès 2024, toutes les entreprises – quelle que soit leur taille, auront pour obligation de recevoir leurs factures de façon électronique.
Pour rappel, la généralisation de la facture électronique s’inscrit dans la lutte contre la fraude à la TVA. Les données des factures sont transmises à l’administration pour le contrôle de la TVA.
Progressivement, “e-invoicing” (émission et réception de factures électroniques) et “e-reporting” (transmission de données complémentaires et transmission des données de paiement) seront obligatoires sur toutes les transactions entre entreprises au niveau national.
Une mise en place progressive : le calendrier
Voici le calendrier applicable aux PDP communiqué par la DGFIP.
- Septembre 2023 : ouverture du service d'immatriculation des plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) et lancement des démarches
- Juillet 2024 : obligation généralisée de réception de facture électronique et obligation d'émission pour les grandes entreprises
- Janvier 2025 : obligation d'émission pour les ETI
- Janvier 2026 : obligation d'émission pour les TPE & PME
Même si les TPE & PME seront concernées par l’émission des factures électroniques qu’à partir de janvier 2026, elles devront dès 2024 être à même de gérer la réception de ces factures (acteurs du secteur de l’énergie, de la téléphonie, etc).
Comment ça va se passer concrètement ?
En passant à la facturation électronique, les formats de facture type Excel, PDF, ne seront plus considérés comme valides. Les factures seront adressées au client final par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation (le Portail Public de Facturation PPF ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire privée PDP).
Les entreprises pourront choisir librement leur plateforme, pourvu qu’elle respecte l’un des formats de factures suivants : format hybride Factur-X, format UBL (Universal Business Language), format CII (Cross Industry Invoice). Le format Factur-X, répondant à la norme européenne EN16931, associe des données structurées (XML) et un PDF. Il a l’avantage d’être lisible par l’humain et traité automatiquement par l’ordinateur.
Quelle Plateforme de Dématérialisation Partenaire, (PDP), choisir ?
La gestion de facture électronique des entreprises en B2B représente une étape essentielle dans le processus d’achat. En effet, pour qu’acheteurs et fournisseurs puissent basculer vers l’usage de la facture électronique, les systèmes doivent être bien implémentés et en mesure de préparer et de soumettre la facture électronique en émission, en réception et en traitement comptable.
Les solutions doivent être compatibles, simples d’utilisation et fiables.
Pour les DAF, le choix va donc se poser sur les PDP qui seront en mesure de fournir des fonctionnalités avancées de facture électronique pour l’intégration avec modules déjà existants, la communication avec les différents acteurs et les échanges de données.
Toutefois, les acteurs sont totalement libres de choisir la plateforme qui sera adaptée à leurs besoins qu’elle soit publique ou privée.
Critère #1 : La PDP immatriculée
Il s’agit de choisir la solution relevant de la capacité à résoudre les problématiques environnant la facturation sous forme digitale. Il est important que le partenaire tiers de confiance soit reconnu par les autorités comme étant certifié et immatriculé PDP pour une période de 3 ans concernant la gestion de ces données.
Régulièrement auditée, l’immatriculation des PDP constitue donc un gage de sécurité et de fiabilité.
Critère #2 : la fiabilité de la plateforme de dématérialisation
Parmi les critères les plus essentiels à prendre en compte pour le choix d’une PDP, figure la fiabilité.
Le fait que la plateforme dématérialisée offre une fiabilité technique et une sécurité des données est indispensable pour les entreprises.
Pour plus de fiabilité, la sélection d’un prestataire expérimenté, spécialisé dans la dématérialisation des données s’avérera plus appropriée.
Critère #3 : la précision des données de facturation
Ce critère entre en ligne de compte pour le choix de la meilleure plateforme de dématérialisation partenaire.
Car certaines respectent uniquement la réglementation de base et ne fournissent pas de précisions sur les données de facturation.
Le risque est de ne pas inclure toutes les données comptables dans les échanges dématérialisés. Ce qui est regrettable pour le traitement des processus comptables.
Critère #4 : le prix
Contrairement aux services gratuits du portail public de facturation (PPF) de l’Etat, les PDP seront libres de fixer leurs tarifs en fonction des services qu’elles proposeront.
Critère #5 : les services additionnels
Ils seront disponibles une fois que le système sera mis en place et que les partenaires auront assez de recul pour cibler les besoins les plus impératifs.
Toutefois, ils pourraient proposer des outils ou des modules complémentaires d’intégration, des interfaces plus pratiques et d’autres services techniques et administratifs gérés sous forme électronique.
L’alternative à la plateforme de dématérialisation Partenaire : le portail public de dématérialisation (PPF)
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Qu'est ce que le portail public de dématérialisation (PPF) ?
Plateforme publique (évolution de Chorus Pro) offrant un socle de services minimal en termes de
standards et de protocoles d’échanges.
Le PPF ne traite que des factures aux formats du socle minimal (XML UBL, XML CII et Factur-x). Le PPF concentre les données de facturation et de e-reporting à destination de l’administration fiscale. Le PPF est donc le seul en capacité à communiquer avec le SI de l’administration fiscale.
Le PPF administre l’annuaire des assujettis à la TVA. Cet annuaire rassemble les entreprises assujetties à la TVA et destinataires de factures. Il indique par quel moyen ces entreprises souhaitent recevoir leurs factures, c’est-à-dire soit via le PPF soit via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Il permet donc aux plateformes émettrices de factures (PPF ou PDP) de savoir vers quelle plateforme les factures doivent être transmises. Il conserve les factures qu’il traite en e-invoicing pour le compte des entreprises qui ont choisi le PPF comme plateforme.
À quoi servira ce portail ?
L’objectif principal du portail public de facturation est d’offrir un accès à la facturation électroniquepour toutes les entreprises françaises. Pour l’État, il s’agit d’un outil essentiel pour optimiser la généralisation des factures électroniques et ainsi accélérer la transformation digitale des entreprises. Pour vous donner un ordre d’idée, voici la liste des arguments qui poussent l’État à mettre en œuvre cette obligation :faciliter la gestion financière des entreprises au quotidien ; simplifier les déclarations de TVA ; et lutter contre la fraude fiscale.
Pour répondre de la manière la plus concrète possible à ces enjeux, voici les possibilités qu’offre le PPF :
- Permettre à toutes les entreprises de disposer d'un service d'émission et de réception de factures électroniques ;
- Faire en sorte que toutes les factures électroniques puissent être acheminées vers leur destinataire ;
- Faire remonter plus facilement les données des entreprises aux services de l'administration française.
Portail public de facturation : ce qu'il faut retenir
En prévision des futures obligations relatives à la facturation électronique, l’État français a prévu de mettre en place un portail de facturation public. Ce futur portail reprend les fonctionnalités du portail Chorus Pro déjà en place pour les transactions entre des entreprises et les donneurs d’ordre public.
Les entreprises de toutes tailles sont invitées à se préparer dès maintenant à la future réforme en se tournant vers le portail public de facturation ou une plateforme de dématérialisation de facture partenaire. Vous ne savez pas comment choisir ? Nos experts Apogea restent à votre disposition pour toutes demandes d’informations et pour un audit personnalisé en fonction des besoins de votre entreprise. La mise en place de la réforme de la facture électronique approche à grands pas !
