La facturation électronique (e-facturation) marque une rupture significative par rapport aux méthodes traditionnelles sur papier. Il s’agit de créer, d’envoyer et de recevoir des factures dans un format électronique structuré, ce qui rationalise l’ensemble du processus de facturation.
Ce changement promet non seulement une efficacité opérationnelle, mais également une réduction substantielle de l’empreinte environnementale d’une entreprise. Cette transition vers des méthodes plus durables est d’autant plus indispensable que de nombreux pays intègrent la technologie de facturation électronique dans leurs réglementations obligatoires.
Nos 10 conseils pour se préparer à l’application de la réforme de la facture électronique
Assurer la conformité à la réforme de la facture électronique est une tâche complexe, mais essentielle. En plus de la compréhension des différentes réglementations liées à la facturation électronique, éviter les pénalités financières devient impératif pour la stabilité financière de votre entreprise.
Prendre connaissance des principes de la facture électronique
La facture électronique, caractérisée par sa dématérialisation et sa structuration, requiert une émission, une transmission et une réception exclusivement électroniques.
Son contenu doit inclure des mentions obligatoires telles que le numéro, la date, la nature des biens ou services, le prix unitaire, la quantité, le montant total, les conditions de paiement, ainsi que les coordonnées du fournisseur et du client.
Les avantages de cette transition, prévue dès le 1er juillet 2024 pour les entreprises françaises, résident dans la simplification des processus de facturation, la réduction des coûts, l’amélioration de la traçabilité des factures et la promotion de la réduction des délais de paiement.
Être en accord avec le nouveau calendrier d’application de la réforme
Dans le cadre des préparatifs liés à la réforme imminente de la facturation électronique, il est essentiel de noter les ajustements récents apportés à son calendrier d’application. Initialement prévue pour le 1er juillet 2024, cette échéance a été repoussée à la suite du rejet par le Sénat, avec l’objectif de faciliter une transition plus fluide, en particulier pour les grandes entreprises, qui devront se conformer dès juillet 2025. Cette réforme impose désormais l’échange électronique des flux de facturation sous la supervision de la DGFIP et de l’AIFE.
Suite à un amendement voté en novembre 2023, il se pourrait que les grandes entreprises françaises puissent émettre des factures électroniques dès juillet 2025, avec une obligation générale de réception pour toutes les entreprises françaises à cette même date. Les étapes suivantes obligent les entreprises de taille moyenne à émettre des factures électroniques à partir de septembre 2026, tandis que les petites et moyennes entreprises, ainsi que les TPE, devront se conformer à cette réforme à partir de septembre 2027. La facturation électronique devra suivre les normes UBL 2.1, CII, et Factur-X, avec l’introduction de l’e-Reporting pour les opérations d’achat/vente non incluses dans l’e-facturation.
Cartographier votre circuit de facturation
La réforme imminente de la facturation électronique nécessite une analyse approfondie des processus actuels, cela inclut la création des factures, le flux de données, le canal de distribution, le traitement des paiements et la conservation des données.
Cette réforme obligera l’adoption de formats de facture électronique, la transmission en temps réel et la validation des données. Repensez vos procédures de facturation en évaluant la compatibilité actuelle, identifiez les lacunes et envisagez l’automatisation via des logiciels de comptabilité. Ces derniers peuvent considérablement améliorer la productivité en automatisant la création des factures, en s’intégrant aux plateformes de facturation électronique, en centralisant les données, en générant des rapports et en facilitant la gestion des paiements.
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Distinguer les différents formats de factures (UBL, CII & FacturX)
L’essor de la facturation électronique (e-invoicing) transforme les transactions commerciales et il est impératif de comprendre les différents formats disponibles. Voici une présentation d’UBL, CII et Factur-X pour vous aider à garder une longueur d’avance :
- UBL, en tant que norme mondiale en XML, offre une flexibilité adaptée à divers secteurs, bien qu'elle puisse être complexe.
- CII, une version simplifiée de l'UBL, est spécifique à certaines industries et bénéficie du soutien gouvernemental.
- Factur-X, un format hybride qui combine XML et PDF, se distingue par sa lisibilité humaine et sa conformité aux normes européennes et françaises. Le choix du format optimal dépend des exigences sectorielles, du public cible, de l'expertise technique et de la conformité réglementaire.
A mesure que Factur-X gagne en popularité en Europe, UBL demeure leader mondialement, et les formats hybrides présentent des avantages significatifs. Il devient donc impératif de rester au fait des évolutions à venir dans le domaine de la facturation électronique afin de prendre des décisions éclairées à mesure que votre entreprise progresse dans ce contexte en constante mutation.
Mettre vos factures existantes en conformité légale
Pour vous conformer à la réforme de la facture électronique, qui impose de nouvelles mentions obligatoires, il est essentiel de vérifier que vos factures existantes incluent le numéro de facture, la date, l’identification du vendeur, l’identité de l’acheteur, le numéro de commande, la TVA, le prix et la TVA légalement applicable. Vos factures existantes devraient respecter ces exigences. Si ce n’est pas le cas, vous devez les mettre à jour.
Pour ce faire, vous pouvez faire une passe sur l’ensemble des factures dans votre système comptable. Vous pouvez également utiliser un outil de vérification des factures. De plus, assurez-vous que votre logiciel comptable est conforme à la réforme, en vérifiant sa capacité à émettre et recevoir des factures numériques. En effectuant cette démarche, vous vous assurez de disposer de factures conformes à la réglementation.
Mettre à jour son fichier clients et fournisseurs
En prévision de la réforme de la facturation électronique, il est essentiel de maintenir à jour votre répertoire de clients et de fournisseurs. Convertissez toutes les anciennes factures, effectuez un nettoyage approfondi de votre base de données et profitez des avantages de l’automatisation via les plateformes de dématérialisation. Ces partenaires, qui identifient les entreprises par leur numéro de SIRET, garantissent la conformité des libellés. Assurez-vous de disposer d’un fichier tiers sécurisé qui associe les numéros de SIRET aux dénominations.
Notez que la facturation électronique entraîne un enrichissement des mentions obligatoires, consultables sur le site du Ministère de l’Économie et des Finances pour une conformité totale.
Être en phase avec les nouvelles obligations (e-invoicing & e-reporting)
Se conformer aux nouvelles obligations en matière de facturation électronique (e-invoicing) et de déclaration électronique (e-reporting) est essentiel pour les entreprises assujetties à la TVA. La facturation électronique implique l’émission et la réception de factures par voie électronique, ce qui nécessite une conformité qui va au-delà des factures papier et des PDF. Non seulement elle assure la cohérence des données, mais réduit les erreurs et améliore la transparence grâce à l’automatisation. La déclaration électronique, quant à elle, est complémentaire à la facturation électronique et se concentre sur les transactions non couvertes par cette dernière, cela inclut le B2C, les transactions étrangères et certains secteurs spécifiques. Elle exige la transmission des données de transaction et de paiement aux autorités fiscales, ce qui facilite la détection des fraudes et la perception des impôts.
Contacter son partenaire en solutions de gestion
La transition vers la facturation électronique représente non seulement un changement technique mais également une transformation stratégique qui impacte divers départements, des ventes aux achats en passant par les finances et l’informatique. De ce fait, une mise en œuvre réussie requiert une collaboration interfonctionnelle et l’engagement de toutes les parties prenantes.
Considérez la création d’une équipe de projet dédiée pour superviser la transition et assurer une adoption en douceur. Effectuez un audit approfondi de vos processus de facturation actuels, cela comprend l’évaluation du volume de facturation, des formats utilisés, et de l’intégration avec les systèmes existants. Identifiez ainsi les goulots d’étranglement potentiels et assurez-vous que vos données répondent aux normes de la facturation électronique. Vérifiez la conformité de votre logiciel comptable, celle-ci assure sa capacité à générer et recevoir des factures électroniques conformes aux nouveaux standards.
Plateforme publique de Facturation ou Plateforme de Démat’ Partenaire ?
La réforme à venir de la facturation électronique vous présente deux options principales : la Plateforme de Facturation Publique (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) . Chacun a ses propres forces et faiblesses, et le meilleur choix pour vous dépendra de vos besoins et ressources spécifiques.
- Le PPF, gratuit et simple à utiliser, est idéal pour les petits volumes ou la facturation occasionnelle, bien qu'il offre des fonctionnalités limitées.
- les PDP offrent des fonctionnalités avancées, un traitement plus rapide des factures, et un accompagnement personnalisé, mais impliquent des frais d'abonnement et peuvent être plus complexes à configurer.
Le choix doit donc avant tout se porter sur les fonctionnalités qui vous intéressent et que peuvent offrir ces plateformes (dont les OD).
Poursuivre la digitalisation de sa gestion
La transition vers le numérique permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent en automatisant les tâches manuelles et en simplifiant les processus. De plus, La digitalisation de la gestion permet également d’améliorer les relations avec les clients et les fournisseurs. Cela peut se traduire par une meilleure communication, une plus grande transparence et une collaboration plus fluide.
Elle permet également la collecte et l’analyse des données en temps réel, ce qui renforce la prise de décision et l’efficacité opérationnelle. Pour poursuivre la digitalisation de votre entreprise, la mise en place d’un Système de Gestion des Factures Électronique (SGFE) vous permettra de centraliser vos factures en un seul endroit, en toute sécurité. Vous pourrez ainsi y accéder facilement et rapidement, et éviterez les erreurs de saisie ou de transmission.