dematerialiser les factures

La dématérialisation des factures, garante de fiabilité et de traçabilité pour votre entreprise

Le système de facturation a pris un nouveau tournant au cours de ces dernières années au sein des organisations : la norme est passée de la version papier à la version dématérialisée. Quelles sont les obligations des entreprises en matière de dématérialisation des factures ? Comment cela impacte concrètement leur gestion quotidienne ?

 

Où en sommes-nous dans la dématérialisation du traitement des factures ?

 

Suite à l’adoption de la Loi de Finances pour 2020, le recours à la facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les organisations françaises assujetties à la TVA entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025. Sous l’impulsion des réformes internationales en matière de contrôle des transactions et de la directive européenne 2010/45/UE, l’article 153 prévoit de généraliser l’utilisation de la facturation électronique pour répondre notamment à un enjeu d’efficacité de la collecte de la TVA. Ce passage à un traitement dématérialisé des factures constitue un défi majeur pour les entreprises, mais surtout une opportunité de moderniser leur comptabilité à travers un projet global de transformation numérique.

 

 

Les principaux avantages de la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures permet un traitement simplifié voire automatisé et présente de nombreux avantages.

 

Une meilleure gestion et traçabilité

La dématérialisation des factures est garante d’un meilleur suivi et d’une traçabilité plus efficiente, de la création des factures jusqu’à leur règlement. La présentation des factures sous la forme de fichiers numériques permet de faciliter le travail de recherche et d’archivage, dont l’efficacité peut être décuplée grâce à des solutions de dématérialisation et des logiciels de comptabilité clés en main.

 

Des coûts réduits et un envoi plus rapide

La facturation électronique permet également aux entreprises de gagner en agilité dans leur traitement et de réduire le risque de perte de documents. Que l’envoi soit réalisé par mail ou via un portail de facturation, les délais d’acheminement et d’acquisition des factures sont réduits, permettant ainsi une réception authentifiée et un encaissement plus rapide.

 

Plus de fiabilité et moins de fraudes

Face aux obstacles extérieurs (fermetures, confinements, grèves, etc.), les factures électroniques font l’objet d’une piste d’audit fiable. Elles présentent une valeur irréfutable dans la mesure où elles contiennent des données normalisées, structurées et encadrées par une législation stricte, ce qui permet de garantir la réalité économique des opérations facturées et de minimiser les risques de fraude.

 

Une empreinte écologique limitée

La diminution de l’utilisation du papier étant un défi majeur pour la plupart des entreprises, la dématérialisation des factures leur permet d’aller vers une politique « zéro papier » et de réduire drastiquement leur empreinte écologique. L’évolution du cadre réglementaire, notamment la notion de copie numérique fiable introduite en 2016, et des technologies de reconnaissance des caractères ont permis de démocratiser l’usage de la numérisation et du traitement automatisé des factures.

 

Quelles sont les meilleures solutions pour dématérialiser le traitement de vos factures ?

 

Si plus de 2,5 milliards de factures inter-entreprises sont échangées chaque année en France, moins de 10 % le sont par voie électronique. Pour répondre à cet enjeu de dématérialisation, les solutions d’automatisation et de dématérialisation basées sur l’intelligence artificielle ne cessent de se développer. Si bien que le pourcentage d’entreprises équipées en solutions de dématérialisation est passé de 66 % à 76 % entre 2017 et 2019.

 

Sage Automatisation Comptable

Ultra-sécurisée et accessible en SaaS, Sage Automatisation Comptable est l’une des solutions de référence sur le marché. Basée sur le cloud, elle permet de traiter les factures depuis n’importe où, en favorisant la collaboration, en réduisant les coûts de traitement et en accélérant les processus à chaque étape du traitement :

  • La réception des documents numérisés multi-sociétés et multi-agences ;
  • L’intégration native avec Sage 100 Comptabilité (intégration des comptes, planification de la mise à jour comptable, génération automatisée des écritures, etc.) ;
  • La validation (personnalisation des circuits, activation des notifications automatiques, interface de suivi, accès mobile, etc.) ;
  • Le règlement final ;
  • L’archivage et la recherche instantanée full text.

Yooz

Largement utilisée par l’écosystème financier mondial, Yooz est une solution nativement connectée avec plus de 250 ERP, CRM et outils comptables. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, on retrouve :

  • L’enregistrement automatique de vos factures en temps réel, grâce à l’IA, au Machine Learning et au RPA ;
  • La création et la validation de vos demandes d’achats, commandes et réceptions via les différents flux entrants (emails, portail fournisseur, courriers, scans, EDI, mobile, etc.) ;
  • La consultation et la validation de vos documents depuis les smartphones et tablettes avec YoozMobile ;
  • Une messagerie intégrée pour faciliter la collaboration interne comme externe ;
  • La gestion électronique et l’archivage de tous vos documents (commandes, factures, devis, contrats, bons de livraison, juridique, RH, technique, etc.) ;
  • Une détection des fraudes renforcée grâce à YoozProtect qui garantit la conformité réglementaire et sécurise vos données ;
  • Un accompagnement 100% personnalisé et un support utilisateurs multi-canal dédié (paramétrage, assistance, formations dispensées par la Yooz’University, etc.).

Si ces solutions de dématérialisation réduisent les risques d’erreurs et les coûts de traitement, accélèrent les délais de traitement et améliorent la relation commerciale, elles permettent surtout aux équipes comptables de se tourner vers des missions à forte valeur ajoutée.

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