Facture électronique, quelles sont les obligations des entreprises ? 

Dans le but de répondre aux enjeux de transformation digitale actuels des directions financières des entreprises, la facture électronique va peu à peu s’imposer, en France mais aussi en Europe.

Le 28 juillet dernier, un communiqué de presse de la Direction Générale des Finances Publiques annonçait le report de la généralisation de la facturation électronique sans donner de nouveau calendrier. Maintenant c’est chose faite, les nouvelles dates sont arrêtées.

Revenons sur le cadre juridique de la généralisation de la facture électronique mais aussi sur ces implications.

Au programme dans cet article

L'obligation de la facture électronique : un enjeu majeur pour 2026

L’obligation de la facture électronique est en effet un enjeu majeur qui se profile pour 2026 et les années à venir, car de nombreux pays et régions continuent de promouvoir la transition vers la facturation électronique.

Objectifs de la dématérialisation des factures 

À travers la réforme de dématérialisation des factures, le gouvernement français poursuit un quadruple objectif. La dématérialisation des factures implique la transition des factures papier vers des factures électroniques. Cette pratique offre plusieurs avantages aux entreprises et aux administrations publiques, ce qui explique pourquoi de nombreux pays et organisations encouragent son adoption. Les principaux objectifs de la dématérialisation des factures sont les suivants :

Gain de productivité

La dématérialisation des factures a pour but de réduire les tâches administratives pour les entreprises. Ainsi, la réduction des délais de traitement des factures permettra un gain de productivité et de compétitivité. On estime aujourd’hui, l’économie liée au passage à la facture électronique à 4,5 milliards d’euros. Les processus de facturation électronique sont généralement plus rapides et plus efficaces que les processus manuels. Les factures électroniques peuvent être générées, envoyées et reçues en temps réel, ce qui accélère le cycle de facturation et de paiement.

Simplification des déclarations

Ensuite, les rapports avec l’administration doivent être facilités par la dématérialisation des factures. En effet, la plupart des formulaires fiscaux et TVA seront préremplis grâce aux outils numériques. Dans de nombreux pays, la dématérialisation des factures est encouragée voire rendue obligatoire pour se conformer à des réglementations spécifiques, telles que celles liées à la TVA ou à la comptabilité électronique.

Meilleure détection des fraudes

Ensuite, les rapports avec l’administration doivent être facilités par la dématérialisation des factures. En effet, la plupart des formulaires fiscaux et TVA seront préremplis grâce aux outils numériques. Les factures électroniques sont plus faciles à intégrer dans les systèmes informatiques et les processus d’automatisation. Cela permet d’améliorer l’efficacité des flux de travail et de réduire les erreurs humaines.

Avoir une meilleure visibilité

Enfin, la dématérialisation des factures permettra d’avoir connaissance en temps réel de l’activité économique française. Les factures électroniques permettent aux entreprises d’accéder aux données financières en temps réel, ce qui facilite la prise de décision et la gestion de la trésorerie.

Respect de l’environnement

La dématérialisation des factures réduit la consommation de papier, d’encre et d’autres ressources associées à l’impression et à l’envoi postal. Cela contribue à réduire l’empreinte environnementale des entreprises.

De nouvelles échéances : le nouveau calendrier est sortie !

Suite au report de l’application de la réforme sur la facture électronique, la DGFIP poursuit la mise en place de la facturation électronique en publiant, les nouveaux jalons pour les prochaines années. 

Un amendement du projet de loi de finance 2024 vient de définir le nouveau calendrier d’entrée en vigueur de la réforme d’ici 2026 

Initialement, la mise en place était prévue sur la période 2023-2025. Suite à l’ordonnance n°2021-1190 du 15 Septembre 2021, la période mise en place de la facture électronique est décalée au 1er septembre 2026.

Ce déploiement progressif de l’obligation de dématérialisation des factures se fera progressivement selon la taille des entreprises pour l’émission de factures :

consultante facture electronique

Donc, à partir de 2027, toutes les entreprises devront dématérialiser leurs factures et transmettre les informations afférentes à l’administration fiscale. 

En revanche, dès 2024, toutes les entreprises devront accélérer le pas vers la conformité légale. Qui dit nouvelles échéances, dit opportunité pour l’entreprise se prendre les bonnes décisions, sans précipitation. 

Le champ d'application de la réforme de la facture électronique

Le cadre réglementaire lié à l’obligation de facture électronique est très précis.

Facture électronique et les transactions concernées

On dénomme une facture électronique, une facture, crée, transmise, reçue et archivée sous format électronique. C’est l’ère du zéro papier. Une facture électronique est une facture qui est créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique, sans nécessiter de support papier.

Contrairement aux factures papier traditionnelles, les factures électroniques sont générées et échangées sous forme numérique. Elles sont de plus en plus utilisées dans le monde des affaires et de l’administration publique en raison de leurs nombreux avantages en termes d’efficacité, de coûts et de durabilité. La facture électronique sera obligatoire pour toutes les opérations réalisées entre des assujettis établis en France, dans le secteur B2B.

Il est précisé que les opérations exonérées de TVA mentionnées aux articles 261 à 261 E du CGI (secteurs du médical, de l’éducation, activités bancaires, assurances, etc.) seront toujours dispensées de facturation.

obligation facture electronique

Quels impacts dans la transmission des données à l’administration  ?

Les entreprises se trouveront dans l’obligation de transmettre aussi :

Les assujettis auront l’obligation de communiquer à l’administration des données relatives aux mentions des factures qui ont été émises.

24 mentions obligatoires devront être communiquées lors de la première vague de déploiement comme les numéros SIREN, les numéros de TVA intracommunautaire, la catégorie de l’opération livraison de biens (LB) ou prestation de services (PS) ou double (LBPS), …

Comment transmettre les données à l’administration ?

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique met en place le dispositif de déclaration à l’administration. Elle dispose que pour remplir leur obligation de déclaration, les entreprises disposent de deux solutions distinctes. 

D’une part, les entreprises peuvent se rendre sur la plateforme mise en place par l’administration. Il s’agit du portail public de facturation visé à l’article L2192-5 du code de la commande publique. Le portail Chorus Pro actuellement dédié à la facturation des personnes publiques devrait bénéficier d’une généralisation à mesure que la réforme progresse. 

D’autre part, les entreprises peuvent choisir de travailler avec une plateforme de facturation partenaire de l’administration. Ces opérateurs sont immatriculés auprès de l’administration pendant 3 années renouvelables. Ce sont seulement ces plateformes agréées qui permettront de répondre à l’obligation légale de déclaration des factures dématérialisées. 

L'application de la réforme et les potentielles sanctions

Sanctions en cas de non-respect des obligations 

Évoquer les sanctions pour non-respect des obligations de dématérialisation des factures relève de l’hypothèse. En effet, seul le texte de la réforme mettra en lumière le droit positif. Or, à l’instar des réformes précédentes, il est probable que le refus de se plier à la réforme entraîne des sanctions financières.

Le principe est souvent une amende forfaitaire à laquelle s’ajoute une pénalité par facture non déclarée. Si l’administration réagit pour la présente réforme sur le modèle des précédentes, une marge de tolérance devrait être appliquée pendant les premiers temps d’application. 

La sanction peut également être indirecte. Un comportement de mauvaise foi a pour conséquence d’attirer l’attention de l’administration fiscale. 

Une réforme déjà en place en Europe 

Force est de constater que la directive 2014/55/EU impose aux États membres de l’Union Européenne de transposer dans leur droit national l’obligation de dématérialisation des factures afin de lutter contre la fraude fiscale. En d’autres termes, la réforme amorcée par l’ordonnance de 2021 est avant tout une réaction à la directive européenne. Le Fonds de transformation de l’action publique participe au financement de la réforme. 

En conséquence, certains pays européens ont de l’avance sur l’administration française et ont déjà mis en place dans leur droit interne des obligations de dématérialisation. L’Italie est citée par le communiqué de presse gouvernemental du 16 septembre 2021. L’instauration de la réforme au-delà des Alpes a été un franc succès. Il est important de noter que les détails spécifiques de la réforme de la facture électronique peuvent varier d’un pays à l’autre en Europe.

Par conséquent, il est recommandé aux entreprises opérant dans l’UE de se familiariser avec les réglementations spécifiques de leur pays et de suivre les directives et les exigences en matière de facturation électronique qui leur sont applicables.

La mise en place des règles de la réforme sera encadrée par un contrôle de l’Union européenne. Le Conseil constitutionnel sera probablement sollicité pour vérifier la conformité de la réforme à la directive sur le fondement de l’article 88-1 de la Constitution. 

Se préparer au changement de réglementation

A compter du 1er septembre 2026, certaines entreprises devront déjà franchir le pas.

La mise en conformité avec l’obligation de facture électronique est un effort important pour toute organisation. En effet, cela implique des modifications de paramétrage dans les logiciels comptables, de gestion commerciale ou de facturation. Par ailleurs, cela peut impacter les processus métiers.

Il convient donc d’anticiper. Voici quelques conseils pour vous préparer :

Le report de 18 mois est une aubaine pour les entreprises pour mieux préparer ce changement et identifier les impacts aussi bien au niveau de la gestion de la TVA que sur les sujets de cohérence avec les liasses fiscales et de contrôle des flux.

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