La Factur-X est un nouveau format de facture dématérialisée qui permet aux entreprises de simplifier et d’accélérer le processus de facturation. Elle présente de nombreux avantages tels que la réduction des coûts et des délais de paiement. Le processus de création de ce type de facture nécessite l’utilisation de logiciels dédiés. Décryptage !
La Factur-X, c’est quoi ?
La Factur-X est un format de facturation électronique qui permet l’échange de factures structurées entre les entreprises. Elle est reconnaissable par l’extension “.factur-x.xml” et peut être utilisée par toutes les entreprises, dans le cadre de la nouvelle réforme électronique.
Qu’est que la Factur-X ?
Factur-X est un nouveau format de facture électronique. Il a été développé pour faciliter les échanges commerciaux et la dématérialisation fiscale entre les pays membres de l’Union Européenne. Conforme à la norme européenne EN 16931, cette facture électronique intelligente et autonome utilise un modèle de format mixte composé d’un fichier PDF/A3 et d’un fichier XML. Ce modèle peut être exploité par une machine ou un humain, permettant une conversion facile et une gestion plus efficace des données de facturation. En utilisant Factur-X, vous pouvez simplifier vos processus de facturation et réduire les erreurs tout en respectant les normes européennes en vigueur.
Comment reconnaître une Factur-X ?
Pour reconnaître une Factur-X, il suffit de vérifier si elle est au format PDF/A-3. Il s’agit d’un format de document Portable pour l’Archivage de 3ème génération. Ce document électronique intègre une image de la facture au format similaire à une version papier. Il englobe également toutes les informations nécessaires au traitement humain de la facture. De plus, cette dernière inclut des données structurées au format XML : ce langage informatique est utilisé pour l’échange et la lecture des données par un logiciel. En combinant ces deux formats, Factur-X offre une solution pratique et efficace pour la gestion de vos factures électroniques : celles-ci peuvent être facilement lues par un humain ou par un logiciel.
Qui peut utiliser la Factur-X ?
La Factur-X peut être utilisée par toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur secteur d’activité. Ce format de facture standard offre des profils adaptés aux différents besoins des entreprises : cela va du “Minimum” pour les TPE/PME au profil “Extended” correspondant aux enjeux spécifiques de l’industrie. Des configurations intermédiaires sont également disponibles pour chaque usage, pour répondre précisément aux exigences de chaque entreprise. De plus, la Factur-X est conforme à la norme européenne EN 16931. De ce fait, les échanges commerciaux au niveau européen sont facilités. Cela conduit à une interopérabilité fluide entre les systèmes de facturation électronique des différents pays membres de l’UE.
La Factur-X dans le cadre de la réforme électronique
La Factur-X fait partie intégrante de la réforme électronique en cours depuis 2020. Cette réforme vise à généraliser l’utilisation de la facturation électronique dans les entreprises d’ici 2026, afin d’uniformiser les formats de factures. D’ores et déjà, la loi des finances 2020 rend obligatoire la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Qui plus est, depuis le 1er janvier 2020, l’émission de factures électroniques envoyées aux organismes public doit être nécessairement numérique. Et le processus de dématérialisation se poursuit selon le calendrier suivant :
- Dès le 1er juillet 2024, chaque entreprise sera tenue d’accepter les factures au format électronique.
- À cette même date, les grandes entreprises devront émettre leurs factures dans ce format.
- Début 2025, les ETI seront également tenues de transmettre leurs factures au format électronique
- Enfin, à compter du 1er janvier 2026, les TPE et les PME devront envoyer leurs demandes de paiement sous format numérique.
Pourquoi la Factur-X ?
La solution Factur-X a été mise en place pour renforcer la sécurité des transactions commerciales. Elle permet de lutter efficacement contre la fraude, tout en facilitant les transactions commerciales grâce à la standardisation des formats. Factur-X contribue également à réduire les délais de traitement. Cet outil est donc précieux pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leurs factures.
La sécurité et la lutte anti-fraude
La sécurité et la lutte contre la fraude fiscale sont des enjeux majeurs pour les administrations. Le passage à la facturation électronique leur facilite le travail de ce point de vue également. La Factur-X est un moyen concret de lutter contre la fraude à la TVA. Ce mode de facturation est protégé et possède la même valeur juridique qu’un document papier. S’y ajoutent les avantages de l’authenticité, de l’intégrité, de la lisibilité, de l’archivage légal et de la transmission immédiate. Les données sont sécurisées et peuvent être stockées dans un coffre-fort numérique pour une protection optimale. La Factur-X garantit ainsi la sécurité et la fiabilité des échanges de factures numériques entre les entreprises et les administrations.
L’amélioration des échanges
La Factur-X est un moyen de systématiser la facturation électronique dans les relations entre les entreprises. Elle permet également de simplifier le fonctionnement des structures administratives en présentant un format standardisé et sécurisé. Toutes les entreprises, petites ou grandes, sont concernées par ce nouveau format de dématérialisation des factures. Le déploiement de ce nouveau standard permettra des communications efficaces et simplifiées entre votre expert-comptable et votre entreprise, via une transmission électronique directe. En outre, le recours à Factur-X entraîne une réduction des coûts administratifs liés au traitement et à l’archivage des factures papier. Tout autant qu’une diminution de l’empreinte carbone liée à leur transport physique. De plus, l’utilisation de l’e-facture favorise la traçabilité des transactions commerciales et facilite le processus de suivi des paiements.
Gain de temps et réduction des délais
La mise en œuvre de Factur-X dans une entreprise a un grand intérêt en termes de gain de temps et d’argent. La digitalisation de facture permet d’accélérer l’envoi et le traitement des factures, et donc d’encaisser plus rapidement. De plus, pour les TPE et PME, Factur-X est structuré, facile, et plus efficace que la facturation classique. Vous pouvez automatiser vos tâches de création, de gestion et de suivi des factures. Cela limite considérablement les erreurs et les retards de paiement. Ces derniers étant réduits, cela améliore votre trésorerie, puisque vous économisez les frais financiers liés aux retards de paiement. En outre, la possibilité d’émettre des factures à tout moment vous assure une plus grande flexibilité dans la gestion de votre trésorerie.
Comment faire une Factur-X ?
Pour mettre en place la facturation X dans votre entreprise, vous pouvez utiliser un logiciel dédié. Cet outil vous permet de générer et de transmettre vos factures de manière automatisée. Vous avez également la possibilité de faire appel à un opérateur ou à une plateforme de dématérialisation partenaire pour vous accompagner dans cette transition.
La mise en place de la Factur-X dans votre entreprise
Pour implémenter la Factur-X dans votre entreprise, vous devez choisir un éditeur de logiciel agréé et certifié. Les plateformes de dématérialisation disponibles sur le marché sont nombreuses. La sélection du logiciel de gestion des factures sera déterminante : certains outils permettent de récupérer des informations sur les factures des clients afin de les transmettre à l’administration fiscale. Les données extraites concernent par exemple l’identification du fournisseur et du client, le montant hors taxe de la transaction et celui de la TVA. Par ailleurs, dans le cadre de la mise en œuvre de la facturation numérique, veillez à accorder une attention particulière à la piste d’audit. Celle-ci rend possible la traçabilité comptable de chaque étape, de la commande à la facture, pour le compte de son émetteur.
Pourquoi avoir recours à un logiciel pour la Factur-X ?
L’utilisation d’un logiciel pour Factur-X présente plusieurs avantages pour une entreprise. Premièrement, cela permet de centraliser les données et de répondre à toutes les obligations légales et réglementaires en matière de facturation électronique. En outre, le recours à un logiciel fait gagner du temps à l’entreprise et augmente la fiabilité des informations qu’elle exploite. Enfin, le logiciel conserve toutes les modifications effectuées sur les factures et sécurise les données les plus sensibles dans sa grande capacité de stockage. Un tel logiciel offre des fonctionnalités avancées : notamment la gestion des flux de trésorerie, la personnalisation des modèles de factures et la possibilité de suivre en temps réel les encaissements. Les entreprises peuvent également bénéficier d’un support technique et d’une assistance en cas de problème liées au fonctionnement de la facturation électronique.
OD/PDP
La mise en place de la facture électronique implique l’existence de deux types d’acteurs : les Opérateurs de Dématérialisation (OD) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP). Les OD sont des éditeurs de logiciels proposant des outils de dématérialisation de factures. Ces logiciels permettent de générer, d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. Les PDP, quant à elles, sont des opérateurs privés qui proposent des services de dématérialisation de factures enrichis de fonctionnalités complémentaires. Pour être PDP, il faut impérativement s’immatriculer auprès de l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelable. Vous devez par conséquent choisir un OD ou une PDP pour la mise en place de votre Factur-X.
Quel logiciel pour la Factur-X ?
Il existe plusieurs logiciels de facturation qui permettent de créer des factures conformes à la norme Factur-X, tels que Yooz et Sage Business Cloud Accounting. Ils constituent une solution pratique pour automatiser votre processus de facturation conformément aux exigences de la facturation électronique.
Yooz
Yooz est une solution pratique et intuitive pour automatiser les processus d’achats et de fonctionnement de Factur-X. En se connectant directement à votre ERP Sage, Cegid, Microsoft Dynamics ou autre, ce logiciel permet de :
- centraliser les données ;
- respecter les obligations légales et réglementaires ;
- réduire considérablement le temps passé sur les tâches de traitement des factures.
Grâce à l’automatisation des processus de facturation, Yooz permet d’augmenter la productivité de votre service financier et de renforcer la sécurité de vos données.
Sage Business Cloud Comptabilité
Sage Business Cloud Comptabilité est plus particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises. Ce logiciel vous aide à gérer vos processus comptables de manière efficace. Il offre une solution complète pour la gestion des bons de commande, la Factur-X et la comptabilité de votre TPE/PME. Tous les documents financiers sont centralisés en un seul endroit et sont archivés numériquement de manière sécurisée. Vous pouvez également bénéficier d’un suivi précis de votre trésorerie et de la production d’indicateurs de performance personnalisables grâce à des tableaux de bord.
