Factur-X : le nouveau format de facture dématérialisée

La Factur-X est un nouveau format de facture dématérialisée qui permet aux entreprises de simplifier et d’accélérer le processus de facturation. Elle présente de nombreux avantages tels que la réduction des coûts et des délais de paiement. 

La Factur-X, c’est quoi ?

La Factur-X est un format de facturation électronique qui permet l’échange de factures structurées entre les entreprises. 

Qu’est que la Factur-X ?

Factur-X est un nouveau format de facture électronique. Il a été développé pour faciliter les échanges commerciaux et la dématérialisation fiscale entre les pays membres de l’Union Européenne. Factur-X est un standard d’émission et de réception de factures électroniques, principalement utilisé en Europe. Il vise à faciliter l’échange de factures entre les entreprises (B2B) et entre les entreprises et les entités gouvernementales (B2G). Factur-X a été développé pour répondre aux besoins de conformité aux réglementations européennes concernant la facturation électronique. Conforme à la norme européenne EN 16931, cette facture électronique intelligente et autonome utilise un modèle de format mixte composé d’un fichier PDF/A3 et d’un fichier XML. Ce modèle peut être exploité par une machine ou un humain, permettant une conversion facile et une gestion plus efficace des données de facturation.

facture electronique obligatoire

Comment reconnaître une Factur-X ?

Pour reconnaître une Factur-X, il suffit de vérifier si elle est au format PDF/A-3. Il s’agit d’un format de document Portable pour l’Archivage de 3ème génération. Ce document électronique intègre une image de la facture au format similaire à une version papier. Il englobe également toutes les informations nécessaires au traitement humain de la facture. De plus, cette dernière inclut des données structurées au format XML : ce langage informatique est utilisé pour l’échange et la lecture des données par un logiciel. En combinant ces deux formats, Factur-X offre une solution pratique et efficace pour la gestion de vos factures électroniques : celles-ci peuvent être facilement lues par un humain ou par un logiciel. Pour reconnaître une Factur-X, vous pouvez examiner certains éléments clés qui caractérisent ce format de facturation électronique hybride (combinant un format lisible par les humains et un format machine). Voici quelques points à prendre en compte pour identifier une Factur-X :

Qui peut utiliser la Factur-X ?

La Factur-X peut être utilisée par toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur secteur d’activité. Ce format de facture standard offre des profils adaptés aux différents besoins des entreprises : cela va du “Minimum” pour les TPE/PME au profil “Extended” correspondant aux enjeux spécifiques de l’industrie. Des configurations intermédiaires sont également disponibles pour chaque usage, pour répondre précisément aux exigences de chaque entreprise. De plus, la Factur-X est conforme à la norme européenne EN 16931. De ce fait, les échanges commerciaux au niveau européen sont facilités. Cela conduit à une interopérabilité fluide entre les systèmes de facturation électronique des différents pays membres de l’UE. La Factur-X est principalement utilisée par les entreprises et les entités gouvernementales en Europe pour faciliter l’échange de factures électroniques. Plus précisément, voici qui utilise Factur-X : 

La Factur-X dans le cadre de la réforme électronique

La Factur-X fait partie intégrante de la réforme électronique en cours depuis 2020. Cette réforme vise à généraliser l’utilisation de la facturation électronique dans les entreprises d’ici 2026, afin d’uniformiser les formats de factures. D’ores et déjà, la loi des finances 2020 rend obligatoire la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Un amendement du projet de loi de finance 2024 vient de définir le nouveau calendrier d’entrée en vigueur de la réforme. Voilà les nouvelles dates à retenir :

Pourquoi la Factur-X ?

La solution Factur-X a été mise en place pour renforcer la sécurité des transactions commerciales. Elle permet de lutter efficacement contre la fraude, tout en facilitant les transactions commerciales grâce à la standardisation des formats. Factur-X contribue également à réduire les délais de traitement. Cet outil est donc précieux pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leurs factures.

La sécurité et la lutte anti-fraude

La sécurité et la lutte anti-fraude sont des préoccupations essentielles dans le contexte de la facturation électronique, y compris dans le cadre de Factur-X. La sécurité et la lutte contre la fraude fiscale sont des enjeux majeurs pour les administrations. Le passage à la facturation électronique leur facilite le travail de ce point de vue également. La Factur-X est un moyen concret de lutter contre la fraude à la TVA. Ce mode de facturation est protégé et possède la même valeur juridique qu’un document papier. S’y ajoutent les avantages de l’authenticité, de l’intégrité, de la lisibilité, de l’archivage légal et de la transmission immédiate. Les données sont sécurisées et peuvent être stockées dans un coffre-fort numérique pour une protection optimale. La Factur-X garantit ainsi la sécurité et la fiabilité des échanges de factures numériques entre les entreprises et les administrations. En résumé, la sécurité et la lutte anti-fraude sont des aspects cruciaux de la facturation électronique, et Factur-X intègre des mesures de sécurité pour garantir l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des factures électroniques.

comptabilité

L’amélioration des échanges

La Factur-X est un moyen de systématiser la facturation électronique dans les relations entre les entreprises. Elle permet également de simplifier le fonctionnement des structures administratives en présentant un format standardisé et sécurisé. Toutes les entreprises, petites ou grandes, sont concernées par ce nouveau format de dématérialisation des factures. Le déploiement de ce nouveau standard permettra des communications efficaces et simplifiées entre votre expert-comptable et votre entreprise, via une transmission électronique directe. L’amélioration des échanges est un processus continu qui nécessite une attention constante à la communication, à la collaboration et à la gestion des relations. En adoptant des pratiques efficaces et en tirant parti des technologies appropriées, vous pouvez renforcer la qualité et la productivité de vos échanges dans divers domaines de votre vie professionnelle et personnelle. En outre, le recours à Factur-X entraîne une réduction des coûts administratifs liés au traitement et à l’archivage des factures papier. Tout autant qu’une diminution de l’empreinte carbone liée à leur transport physique. De plus, l’utilisation de l’e-facture favorise la traçabilité des transactions commerciales et facilite le processus de suivi des paiements.

Gain de temps et réduction des délais

La mise en œuvre de Factur-X dans une entreprise a un grand intérêt en termes de gain de temps et d’argent. La digitalisation de facture permet d’accélérer l’envoi et le traitement des factures, et donc d’encaisser plus rapidement. De plus, pour les TPE et PME, Factur-X est structuré, facile, et plus efficace que la facturation classique. Vous pouvez automatiser vos tâches de création, de gestion et de suivi des factures. Cela limite considérablement les erreurs et les retards de paiement. Ces derniers étant réduits, cela améliore votre trésorerie, puisque vous économisez les frais financiers liés aux retards de paiement. En outre, la possibilité d’émettre des factures à tout moment vous assure une plus grande flexibilité dans la gestion de votre trésorerie. Factur-X offre des avantages significatifs en termes de gain de temps et de réduction des délais dans le processus de facturation. L’automatisation, l’élimination du papier, la rapidité de livraison et la conformité aux réglementations contribuent tous à rendre le processus de facturation plus efficace et plus rapide, ce qui peut avoir un impact positif sur la productivité et la rentabilité des entreprises.

Comment faire une Factur-X ?

Pour mettre en place la facturation X dans votre entreprise, vous pouvez utiliser un logiciel dédié. Cet outil vous permet de générer et de transmettre vos factures de manière automatisée. Vous avez également la possibilité de faire appel à un opérateur ou à une plateforme de dématérialisation partenaire pour vous accompagner dans cette transition.

La mise en place de la Factur-X dans votre entreprise

Pour implémenter la Factur-X dans votre entreprise, vous devez choisir un éditeur de logiciel agréé et certifié. Les plateformes de dématérialisation disponibles sur le marché sont nombreuses. La sélection du logiciel de gestion des factures sera déterminante : certains outils permettent de récupérer des informations sur les factures des clients afin de les transmettre à l’administration fiscale. Les données extraites concernent par exemple l’identification du fournisseur et du client, le montant hors taxe de la transaction et celui de la TVA. Par ailleurs, dans le cadre de la mise en œuvre de la facturation numérique, veillez à accorder une attention particulière à la piste d’audit. Celle-ci rend possible la traçabilité comptable de chaque étape, de la commande à la facture, pour le compte de son émetteur. La mise en place de Factur-X dans votre entreprise peut apporter de nombreux avantages en termes d’efficacité, de réduction des coûts et de conformité réglementaire. 

Pourquoi avoir recours à un logiciel pour la Factur-X ?

L’utilisation d’un logiciel pour Factur-X présente plusieurs avantages pour une entreprise. Premièrement, cela permet de centraliser les données et de répondre à toutes les obligations légales et réglementaires en matière de facturation électronique. En outre, le recours à un logiciel fait gagner du temps à l’entreprise et augmente la fiabilité des informations qu’elle exploite. Enfin, le logiciel conserve toutes les modifications effectuées sur les factures et sécurise les données les plus sensibles dans sa grande capacité de stockage. Un tel logiciel offre des fonctionnalités avancées : notamment la gestion des flux de trésorerie, la personnalisation des modèles de factures et la possibilité de suivre en temps réel les encaissements. Les entreprises peuvent également bénéficier d’un support technique et d’une assistance en cas de problème liées au fonctionnement de la facturation électronique. En résumé, l’utilisation d’un logiciel dédié à Factur-X simplifie le processus de facturation électronique, améliore la conformité aux normes, réduit les erreurs et favorise l’efficacité. Cela permet aux entreprises de tirer pleinement parti des avantages de la facturation électronique tout en se conformant aux réglementations en vigueur.

OD/PDP

La mise en place de la facture électronique implique l’existence de deux types d’acteurs : les Opérateurs de Dématérialisation (OD) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP). Les OD sont des éditeurs de logiciels proposant des outils de dématérialisation de factures. Ces logiciels permettent de générer, d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. Les PDP, quant à elles, sont des opérateurs privés qui proposent des services de dématérialisation de factures enrichis de fonctionnalités complémentaires. Pour être PDP, il faut impérativement s’immatriculer auprès de l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelable. Vous devez par conséquent choisir un OD ou une PDP pour la mise en place de votre Factur-X. Les termes “opérateur de dématérialisation” et “plateforme de dématérialisation partenaire” sont souvent utilisés dans le contexte de la facturation électronique et de la gestion électronique des documents (GED). Ils désignent des acteurs qui fournissent des services liés à la numérisation, à la dématérialisation et à la gestion électronique de documents pour les entreprises et les organisations. En résumé, les opérateurs de dématérialisation se concentrent sur la conversion des documents physiques en format électronique, tandis que les plateformes de dématérialisation partenaires offrent des solutions logicielles pour la gestion électronique des documents et la dématérialisation des processus métier. Les deux acteurs jouent un rôle essentiel dans la transition vers des processus sans papier et la mise en conformité avec les réglementations sur la facturation électronique et la gestion de documents. Les entreprises peuvent choisir de travailler avec des opérateurs de dématérialisation ou d’intégrer des plateformes de dématérialisation dans leurs opérations en fonction de leurs besoins spécifiques.

Quel logiciel pour la Factur-X ?

Il existe plusieurs logiciels de facturation qui permettent de créer des factures conformes à la norme Factur-X, tels que Yooz et Sage Business Cloud Accounting. Ils constituent une solution pratique pour automatiser votre processus de facturation conformément aux exigences de la facturation électronique.

Yooz

Yooz est une solution pratique et intuitive pour automatiser les processus d’achats et de fonctionnement de Factur-X. En se connectant directement à votre ERP Sage, Cegid, Microsoft Dynamics ou autre, ce logiciel permet de :

Grâce à l’automatisation des processus de facturation, Yooz permet d’augmenter la productivité de votre service financier et de renforcer la sécurité de vos données.

Sage Business Cloud Comptabilité

Sage Business Cloud Comptabilité est plus particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises. Ce logiciel vous aide à gérer vos processus comptables de manière efficace. Il offre une solution complète pour la gestion des bons de commande, la Factur-X et la comptabilité de votre TPE/PME. Tous les documents financiers sont centralisés en un seul endroit et sont archivés numériquement de manière sécurisée. Vous pouvez également bénéficier d’un suivi précis de votre trésorerie et de la production d’indicateurs de performance personnalisables grâce à des tableaux de bord.

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