La transition vers la facturation électronique offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment des gains d’efficacité, des économies de coûts et une réduction de l’empreinte carbone. Cependant, cette évolution n’est pas sans risques, et les entreprises doivent être conscientes des pièges potentiels pour assurer une mise en œuvre réussie. Dans cette optique, cet article explorera les principaux pièges à éviter en lien avec la réforme de la facture électronique.
Piège n°1 : Attendre 2026 pour commencer à se préparer à la réforme
Si 2026 parait être loin figurez-vous que la date d’application de la réforme de la facture électronique approche à grands pas. N’attendez pas fin 2025 pour vous préparer à cette transition, vous risquerez de rencontrer quelques difficultés. Profitez de ce report pour vous préparer dés aujourd’hui et aborder sereinement la réforme.
Il convient de ne pas attendre le dernier moment pour commencer à se préparer à la réforme. Vous pourrez rentrer de nombreuses problématiques dont vous n’arriverez pas à vous confronter seul. Fin 2025, les éditeurs et intégrateur de logiciels seront débordé, le temps d’attente sera alors rallongé.
La réalisation de votre transformation numérique, c’est aussi changer la façon de collecter des pièces, de communiquer avec ses clients, de leur restituer de l’information.
Tout cela prend du temps, car il faut définir une stratégie et un discours, segmenter son portefeuille en fonction des besoins, sélectionner le bon canal de communication… les étapes sont nombreuses !
De plus, il ne faut pas oublier facture électronique, c’est gagner du temps et répondre aux attentes des clients, attirer et conserver les talents et rester compétitif dans un environnement toujours plus concurrentiel. Il est toutefois possible d’anticiper ces avantages en basculant dès aujourd’hui dans des processus zéro papier et zéro saisie.
Piège n°2 : Choisir une solution de dématérialisation des factures qui sera obsolète en 2026
Pour rappel, à partir du 1er septembre 2026 : la loi des finances obligera toutes les entreprises à accepter la facture électronique
De nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui des outils de Lecture Automatique de Documents (LAD) pour dématérialiser leur facturation. Le problème, c’est que les documents générés par ces solutions ne sont pas considérés comme des “factures électroniques”. Donc ils ne sont pas conformes à la lois. Et même si vous utilisez la LAD pour scanner des factures PDF, ce mode de fonctionnement ne sera bientôt plus accepté. Alors, ne vous précipiter pas dans le choix de votre solution de dématérialisation, car des problèmes de non-conformité peuvent apparaitre.
Nous vous recommandons de suivre les actualités de la réforme publiées par la DGFIP ainsi que la première liste des candidats “PDP” qui sont en accords avec les normes réglementaires définies par l’état.
Choisissez des éditeurs ou intégration de logiciels connus sur le marché pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé tout le long de cette transition. Nous pouvons citer Sage ou encore Yooz qui sont candidats “PDP”.
Piège n°3 : Opter pour une solution faussement autonome
Adopter une solution de dématérialisation demande un effort d’analyse de vos besoins en interne mais également faire un audit de ce qui existe actuellement sur le marché. Pour vous aider, la DGFIP a publié le mois dernier une première liste des candidats “PDP”.
Il faut savoir, que adopter une solution qui demande un effort supplémentaire au personnel responsable de la comptabilité. Il va falloir prévoir des formations collaborateurs en interne pour que l’ensemble de l’équipe ne soit pas perdue, et que chacun puisse utiliser le logiciel de façon autonome.
De plus, il faire attention à vos choix, car rien n’est plus frustrant que de choisir une solution qui alourdit la liste des tâches collaborateurs C’est le cas notamment des outils de lecture Automatique de Documents (LAD) = cette solution nécessite un contrôle humain pour la vérification des données. Les risques d’opter pour une solution « faussement » autonome sont multiples :
- Faire perdre du temps à vos collaborateurs
- Augmenter le risque d’erreur en cas de re-saisie
- L’allongement des délais de traitement (non-respect des délais de paiements des factures)
Piège n°4 : Faire l’impasse sur le SaaS
Le mode SaaS consiste à rendre accessible, à distance, le logiciel à ses clients par le biais d’une connexion Internet et moyennant, la plupart du temps, un abonnement mensuel. Mais le mode Saas est un indispensable dans votre choix de futur logiciel de dématérialisation.
Même si le fait d’héberger vos propres données et outils vous rassurent, se passer d’une solution Saas pour la dématérialisation de vos factures peut vous faire perdre de nombreux avantages.
En outre, un logiciel de dématérialisation en mode Saas, va vous offrir de nombreux avantages :
- Mettre rapidement à disposition les services au sein de votre structure,
- Décharger le service informatique sur la gestion de l’outil,
- De nouvelles fonctionnalités et des mises à jour déployées par le fournisseur,
- Supprimer les coûts d’infrastructure et de maintenance,
- Gérer votre processus de facturation en distanciel
Bien prendre le temps de se poser les bonnes questions, et surtout ne pas se précipiter. Prenez donc le temps de réfléchir à cet aspect qui peut avoir un impact essentiel en termes de coût et de productivité.
Vous l’aurez compris, que ce soit pour anticiper les évolutions législatives à venir, décharger vos collaborateurs ou assurer une meilleure intégration à vos outils actuels, le choix d’un outil de dématérialisation des factures est essentiel !
Piège n°5 : Ne pas se précipiter dans le choix de sa future plateforme de dématérialisation
Au-delà de vous mettre en conformité avec les exigences réglementaires, la facturation électronique obligatoire est une opportunité d’aller plus loin en digitalisant et en automatisant vos processus de comptabilité clients et fournisseurs.
Il convient donc de s’assurer que votre partenaire est en mesure de répondre aux exigences de cette réforme mais aussi à vos besoins à court et moyen termes.
Parmi les critères de choix pour obtenir le meilleur retour sur investissement, nous vous proposons une liste des principaux points de vigilance à prendre en compte :
- La solution peut-elle traiter 100% de vos factures ? Y compris, jusqu’en 2026, les factures papier et les factures PDF ne contenant pas de données structurées
- Est-elle compatible avec d'autres logiciels ? ERP ?
- Vous permettra-t-elle de disposer d’une visibilité à 100% sur vos dépenses pour mieux pouvoir piloter vos flux de trésorerie ?
- Quel degré d’automatisation intègre-t-elle pour identifier les risques de fraude ?
- Traite-t-elle correctement les factures lorsque les bons de commande sont créés dans un système de gestion des achats tiers ?
Piège n°6 : Ne (surtout) pas négliger les aspects humains…
Ce type de projet implique de nombreux services (comptabilité/finance, informatique, service commercial, juridique…) et s’étale sur plusieurs mois.
Vos équipes ont-elles les compétences, les connaissances et le temps nécessaires pour mener à bien cette transformation qui concernera l’ensemble de votre organisation à partir de 2024 ? Il est indispensable d’anticiper les besoins en matière de formation, et d’accompagnement au changement par des cabinets de conseil ou en technologie.
Aujourd’hui, de nombreuses formations existent pour aider vos collaborateurs à comprendre la complexité de la réforme de la facture électronique. Pour vous aider, voici un listing (non-exhaustif) des types de formations qui pourront intéresser vos collaborateurs :
- Comprendre le cadre général de la réforme (facturation électronique)
- Mettre en place la facture électronique : modalités
- Les parties prenantes de la facture électronique
- Sécuriser la facture électronique
- L’impact de la facture électronique sur les processus de l’entreprise
Cette transition vers la facturation électronique vise non seulement à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, mais aussi à optimiser la gestion comptable et fiscale des entreprises, tout en favorisant une meilleure traçabilité des transactions. Vous souhaitez échanger avec nos experts pour échanger sur vos besoins et notre accompagnement pour se préparer à la facture électronique obligatoire ?
