Apogea

apogea
facture electronique 2026

Facture électronique, les changements pour les PME

La facturation électronique, qui consiste à envoyer et à recevoir des factures sous forme dématérialisée, va devenir obligatoire pour toutes les PME assujetties à la TVA dans les prochaines années. La réforme vise à simplifier les exigences de déclaration, à lutter contre la fraude fiscale et à renforcer la compétitivité des entreprises. Dans les portails publics, OD ou PDP, la soumission des factures se fait via une plateforme dédiée. Les PME doivent pouvoir émettre et recevoir des factures électroniques et soumettre des factures dématérialisées (e-invoicing) et des données (e-reporting).

 

Alors, quelles sont les dernières actualités de la facture électronique ? À quelle échéance les PME doivent-elles être opérationnelles ? Quels sont les changements à prévoir ? Tour d’horizon de la mise en place de la réforme sur la facture électronique.

Le point sur les dernières actualités sur la facture électronique

À la suite d’un communiqué du 28 juillet 2023, la loi de finances 2024 reporte l’entrée en vigueur de la réforme sur la facturation électronique, qui sera imposée aux entreprises à partir du 1er septembre 2026. Pour les PME et TPE, l’émission des factures électroniques entrera en vigueur le 1er septembre 2027.

Report de la réforme à 2026

Initialement prévue le 1er juillet 2024, la généralisation de la facturation électronique pour les entreprises françaises a été repoussée pour plusieurs raisons. Le problème ne réside pas seulement dans le manque d’attentes en matière de structure, mais aussi dans le désir de transitions organisationnelles fluides. Trop peu d’organisations mettent encore en place les mesures appropriées.

 

Néanmoins, la complexité de la mise en œuvre de la réforme a été sous-estimée, puisqu’un quart des grandes entreprises déclarent ne pas être encore prêtes. Étant donné qu’il faut en moyenne 12 à 18 mois pour qu’une organisation se conforme, la date de mise en œuvre initiale était en réalité trop tôt pour la plupart des organisations. 

facture electronique

Nouvelles échéances, nouveau calendrier

Les dates d’application de la réforme de la facture électronique peuvent varier en fonction des pays et des réglementations locales. Les autorités fiscales de chaque pays peuvent mettre en place des changements dans les délais d’application de ces réformes. Par conséquent, il est essentiel de se tenir informé des mises à jour spécifiques à votre juridiction.

 

La date exacte du report et le nouveau calendrier ont été annoncés le 17 octobre 2023, dans un avenant qui officialise la date d’entrée en vigueur de 2026. Le nouveau planning prévu sera décliné sur plusieurs dates.

Pour obtenir des informations actualisées sur les dates d’application de la réforme de la facture électronique dans votre pays ou votre région, je vous recommande de consulter les autorités fiscales locales, les organismes de réglementation et les associations professionnelles, ou de faire appel à un expert en fiscalité ou à un conseiller juridique spécialisé dans ce domaine.

Quelles sont les obligations de la facture électronique ?

La e-facturation est obligatoire pour les factures du secteur public depuis le 1er janvier 2021, et couvrira à terme toutes les transactions entre entreprises françaises soumises à la TVA. Les entreprises doivent donc répondre à deux exigences :

Il est important de noter que les obligations liées à la facture électronique peuvent être complexes et varier considérablement d’un pays à l’autre. Il est essentiel pour les entreprises de se conformer aux réglementations fiscales locales et de consulter des experts en fiscalité ou des professionnels de la comptabilité pour s’assurer de respecter ces obligations de manière appropriée.

Facturation électronique : des changements très spécifiques

La mise en place de la réforme sur la facturation électronique va engendrer plusieurs changements au sein des PME. Outre le devoir de mise en conformité, c’est une excellente opportunité pour toutes les entreprises.

 

La facturation électronique facilite la création, l’envoi et le suivi des factures. Via une plateforme de dématérialisation, cela réduit la saisie manuelle des données, sécurise les communications entre votre entreprise et vos clients, évite les retards associés au traitement OCR des documents papier ou PDF et offre une visibilité en temps réel des paiements et des factures impayées.

Réception des factures électronique : quels changements pour les PME ?

Des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) seront progressivement enregistrées auprès des autorités fiscales pour envoyer des factures aux destinataires et transférer les factures ou les données de transaction aux autorités fiscales.

Un portail de facturation public mis en œuvre directement par un administrateur offre des fonctionnalités similaires avec une logique de service minimal. Pour les entreprises qui génèrent un grand nombre de factures, il peut être judicieux d’utiliser les services suivants :

facture electronique

Les plateformes privées (PDP ou OD) peuvent également apporter des fonctionnalités supplémentaires aux clients :

Il est important de noter que la transition vers la facturation électronique peut nécessiter une période d’adaptation et des investissements initiaux en matière de logiciels et de formation. Cependant, de nombreuses PME constatent que les avantages à long terme l’emportent largement sur les coûts et les efforts initiaux. Il est conseillé aux PME d’évaluer leur situation spécifique et de mettre en place un plan de transition approprié pour bénéficier des avantages de la facturation électronique.

Dépasser l’exigence de conformité permet d’évacuer les risques

Si les petites et moyennes entreprises cherchent simplement à remplir leurs obligations, elles vont avoir tendance à émettre des factures électroniques par étapes, avec des réceptions en 2026 et des émissions en 2027. Cependant, il est primordial d’avoir une vision globale des factures entrantes et sortantes. La mesure du volume est le critère de base pour envisager ou non une PDP. Le traitement de toutes les factures permet d’identifier tous les cas d’utilisation et de définir les processus métiers et les exigences des clients, ce qui oriente le choix d’une PDP. En effet, le report des réformes peut aussi entraîner les entreprises dans un report des travaux préparatoires.

 

Mais le plan de préparation ne se met pas en place rapidement, et les entreprises peuvent prendre des risques, aussi bien en termes de paiement que de livraisons de la part de leurs fournisseurs. Il faut noter que, même pour les entreprises ayant une structure simple, il faut environ quatre mois entre le début des opérations et l’utilisation d’une PDP. La facture électronique peut effectivement contribuer à réduire certains risques pour les entreprises par rapport à la facturation papier traditionnelle. Voici comment la facture électronique peut aider à atténuer ces risques :

Ne sous-estimez pas les efforts requis pour atteindre la conformité. Il ne faut pas non plus sous-estimer les énormes opportunités que cette réforme présente pour les entreprises. Il ne s’agit pas simplement d’une limitation, mais d’une opportunité de refondre et de numériser entièrement les processus clients (order-to-cash) et fournisseurs (procure-to-pay). En fin de compte, ce n’est qu’en abordant l’innovation au niveau des processus, et pas seulement au niveau de la facture, comme la réduction des coûts, la gestion des délais de paiement et la gestion des performances, que vous pourrez pleinement récolter les bénéfices escomptés.

Anticiper pour un vrai ROI

Le fait de limiter l’approche de la facturation électronique à la conformité consiste également à ignorer le fait que la mise en œuvre de la réforme permet un meilleur contrôle, un meilleur flux et un archivage optimisé.

 

Le coût du traitement est ainsi réduit. Les coûts cachés dans les factures reçues ne sont que très rarement calculés et sont peu connus. Selon la maturité du processus souhaité, le recours à une PDP peut conduire à une économie de 50 – 90 %. En effet, il est important de faire la distinction entre les flux d’entrée et de sortie. Il faut savoir que le montant total de la facture est une pièce comptable qui prouve l’existence d’un achat ou d’une vente.

 

La version papier coûte environ 7 euros. Pour un même type de document entrant, le prix est doublé. Pour réduire les coûts globaux, les entreprises captent les flux, automatisent le tri et extraient les données à la base. Ceci a pour but d’envoyer des documents et d’utiliser autant de données que possible.

 

La facturation dématérialisée est un procédé qui permet de remplacer un support matériel d’information, généralement sous forme papier, par une forme numérique. Le retour sur investissement est alors particulièrement avantageux. Le recours à la facture électronique agira sur le plusieurs aspects du ROI qui comprend, les aspects financiers, les aspects humains et l’importance de l’image de marque de votre entreprise. 

Préparer votre entreprise à la facturation électronique : nos conseils

Comme évoqué précédemment, la réforme de la facturation électronique apportera des changements majeurs dans la vie quotidienne des entreprises. Il est donc, fortement recommandé de vous préparer dès maintenant pour assurer une transition en douceur. Pour cela, certaines étapes ne sont pas à négliger et doivent être réalisées bien en amont de la mise en place effective de la réforme.

Cartographiez vos clients, fournisseurs, factures, processus et flux

Pour se préparer à la facturation électronique, vous devez d’abord revoir vos processus de facturation actuels. Les facteurs à analyser sont :

Faites un état des lieux de vos outils existants et à venir

Pour se préparer, vous devez procéder à une analyse de la situation actuelle. Cette étape vise à répondre à deux questions principales :

Des données de haute qualité, complètes et centralisées sont essentielles, car les informations doivent être communiquées rapidement aux autorités fiscales. Vous devez commencer à enrichir vos données de référence le plus tôt possible ou réfléchir de manière plus globale à la gestion des données. Sur la base de cette évaluation, la deuxième étape consiste à définir vos objectifs de transformation.

Choisir une plateforme pour recevoir des factures électroniques

La plateforme PDP doit pouvoir communiquer les informations relatives aux émissions et à la réception de chaque transaction à l’administration fiscale. Les entreprises disposent de plusieurs solutions pour envoyer et recevoir des factures électroniques.

Si vous avez un grand nombre de factures à traiter, la saisie manuelle des factures peut atteindre ses limites. Il est donc recommandé de s’orienter vers une PDP ou un OD.

Préparer votre entreprise à cette transition d’ici 2026

Quel que soit votre niveau de maturité numérique, la clé ici est de vous demander comment vous pouvez automatiser vos processus. Il est donc judicieux de commencer la digitalisation avant l’entrée en vigueur des réformes. Si vous ne l’avez pas déjà fait, donnez immédiatement la priorité des premiers processus fournisseurs concernés. Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour préparer votre entreprise à cette transition :

C’est l’approche la plus simple et la plus judicieuse. Ainsi, malgré les réformes, les entreprises se préparent toujours à recevoir et à traiter les factures électroniques, bénéficiant d’une productivité accrue dans des tâches telles que la vérification, l’achèvement et le rapprochement, qui relèvent de toute façon de la responsabilité des entreprises. La préparation à la transition vers la facture électronique est essentielle pour éviter les retards et les erreurs. En suivant ces étapes, vous pouvez préparer votre entreprise à adopter la facturation électronique d’ici 2026 en toute confiance. Vous pouvez bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités qui s’offrent à vous et bénéficier tout en bénéficiant des mêmes avantages que votre système actuel. La réforme vous aide également à respecter une réglementation plus stricte en matière de traitement des données financières (article 62 de la loi de finances 2023).

Nos solutions pour anticiper votre conformité d’ici 2026

Avec l’arrivée de la nouvelle réforme exigeant des factures électroniques, de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions de facturation électronique. Si vous êtes à la recherche d’un logiciel de dématérialisation conforme et certifié, voici nos solutions pour passer à la facturation électronique avec des outils performants et fiables.

Le logiciel Sage Business cloud Comptabilité

Sage Business cloud Comptabilité est un outil spécialement adapté aux auto-entrepreneurs, aux TPE et aux PME. Avec ce type de logiciel, vous pouvez facilement gérer les commandes, préparer les factures et gérer l’ensemble de votre comptabilité dans un seul outil.

 

Cette solution vous fait gagner en efficacité. Vous gagnez également un gain de temps très important. En choisissant la solution Sage Business cloud Comptabilité, vous centralisez vos informations comptables en un seul endroit et vous profitez des avantages de l’archivage électronique.

 

De plus, au sein de l’outil, vous pouvez gérer votre trésorerie et suivre les indicateurs de performance grâce à des tableaux de bord personnalisables.

e invoicing e reporting
sage automatisation comptable

Sage Automatisation comptable

Sage Automatisation comptable est un logiciel intégré à la comptabilité qui simplifie le traitement des factures entrantes, des reçus à la numérisation et à l’archivage, y compris l’intégration automatique dans la comptabilité, la validation et les reçus de paiement. Ses avantages : capture et saisie automatiques des factures grâce à la gestion de l’information, suppression la nouvelle saisie des données comptables, processus de vérification des factures non numérisées et 100 % personnalisable grâce à la mise en œuvre de circuits de vérification personnalisés. 

 

De plus, Sage Automatisation comptable est compatible avec votre logiciel de facturation Sage. L’outil vous permet de respecter les mentions légales obligatoires et de dématérialiser votre facture d’une manière rapide et intuitive.

Le logiciel de dématérialisation Yooz

Le logiciel Yooz, conçu pour les entreprises et les cabinets comptables, présente des fonctionnalités qui permettent non seulement la dématérialisation des factures, mais également l’optimisation du processus d’achat. Tout ceci grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle et des technologies de Deep Learning.

 

Cet outil pour les factures électroniques, vous garantit une parfaite traçabilité, le respect des normes en vigueur, la sécurité et la protection des informations, tout en visant le statut de plateforme dématérialisée partenaire dans la perspective de la réforme de la facture électronique.

 

La conception de Yooz permet également de fonctionner de manière native avec plus de 250 logiciels comptables et ERP (notamment Sage, Cegid, Oracle, etc.).

logiciel yooz

Avec l’imminence de la réforme sur la facture électronique, et malgré le report de cette dernière, les changements opérés sont bien réels et vont entraîner certaines conséquences sur l’organisation des PME et des entreprises en général. Cette réforme apporte cependant de nombreux avantages. Malgré tout, et même si le démarrage n’est prévu qu’en 2026 pour les grandes entreprises et 2027 pour les TPE et les PME, la phase de préparation ne doit en aucun cas subir de retard. En effet, les PME qui ne seraient pas prêtes risquent de rencontrer de graves problèmes de facturation. Pour cela, des étapes essentielles qui demandent plusieurs mois doivent être mise en œuvre. Parmi celles-ci, le choix d’une solution de facture dématérialisée est primordial. De nombreux outils sont disponibles, mais tous ne présentent pas les atouts nécessaires pour passer la réforme dans les meilleures conditions. Il peut être difficile de s’y retrouver. C’est pourquoi, les conseils, l’accompagnement et l’aide pour choisir la meilleure solution est un choix judicieux. Il faut savoir que ce changement concerne des centaines de milliers d’entreprises et que seulement 11 % d’entre elles sont déjà prêtes. La sollicitation auprès des plateformes de dématérialisation partenaires va donc être très importante. Pour vous éviter de rester dans une file d’attente, s’y prendre au plus tôt est primordial.

 

Le jour J, il vous faudra être en conformité au regard de l’administration fiscale concernant les factures électroniques. Un bouleversement de la sorte doit être pensé, étudié et méticuleusement préparé.