Jusqu’à récemment, les factures électroniques n’existaient pas légalement. Ceci est désormais obligatoire pour toutes les transactions du secteur public via Chorus Pro et le deviendra au fil du temps une fois que cette réforme entrera en vigueur pour toutes les transactions interentreprises dans le pays. Les autorités françaises sont à la fois inspiratrices et bénéficiaires de cette évolution, convaincues que la facturation électronique est un outil efficace de modernisation et de lutte contre la fraude. Cependant, malgré ses avantages, la facturation électronique reste un obstacle majeur. Le gouvernement français avait élaboré un plan de mise en œuvre progressive pour l’introduction des factures électroniques.
La date limite initiale était le 1er juillet 2024. Toutefois, étant donné que de nombreuses entreprises sont soucieuses de préparer cette transition, le gouvernement a décidé de s’accorder un délai supplémentaire pour préparer cette révolution numérique.
Défi 1 - Cartographier votre circuit de facturation
Un des premiers défi pour les entreprises est de cartographie son propre circuit de facturation. Cela peut apparaitre évident, mais pour certaines entreprises faire un audit de leur circuit de facturation existant est une réelle corvée… Mais, ce travail vous permettra de définir comment améliorer votre processus de facturation mais également de déterminer les besoins pour rentrer en conformité légale avec la réforme de la facture électronique d’ici 2026
Faire un audit de l’existant
Pour commencer, il faut faire un état des lieux : comment se passe le traitement des factures dans votre entreprise ? Pour cela, nous vous conseillons d’analyser les élements suivants :
- La volumétrie de factures entrantes et sortantes ;
- Les formats de vos fichiers (facture papier, EDI, PDF…) ;
- Les typologies de clients et de fournisseurs (B2B, B2C, B2G, international) ;
- Les niveaux de criticité des fournisseurs ;
- L’estimation des flux domestiques et internationaux ;
- La part des factures non assujetties à la TVA…
Cet état des lieux va vous permettre d’estimer le volume de factures concernées par la réforme de la facture électronique. Se préparer aux changements dès aujourd’hui c’est s’assurer d’être en conformité d’ici 2026 en toute sérénité et sans stress.
La prochaine étape consiste à réaliser une cartographie du processus de facturation : elle vous donnera une vue d’ensemble sur les différents acteurs qui interviennent lors de la réception et de l’envoi de factures dans votre entreprise. Grâce à cela, vous allez pouvoir identifier les canaux d’acquisition et d’envoi, mais aussi les étapes de traitement telles que le rapprochement entre les commandes et les factures, le circuit d’approbation, ou encore les validations de paiement.
Les objectifs de la cartographie du processus de facturation
La cartographie des processus fait en sorte que l’ensemble de l’entreprise ou que toutes les parties prenantes à un projet se comprennent, parlent la même langue et disposent d’un référentiel commun. Elle permet d’éviter les doublons, de connaître précisément le ou les responsables de chaque tâche et à quel moment ils interviennent.
Elle optimise l’efficacité des organisations grâce à une méthode et à des modèles : elle doit être simple, claire et compréhensible facilement par tous. Enfin, cartographier les processus permet d’avoir du recul et d’analyser les processus en place pour identifier les éventuels points bloquants et les revoir. La cartographie du processus de facturation répond à des objectifs bien précis :
- de rationaliser les processus de facturation de votre entreprise
- d’optimiser la gestion des tâches qui forment un processus donné ;
- de mieux comprendre les processus de facturation en interne ;
- de dérouler les tâches plus rapidement, pour un meilleur rendement des projets ;
- d’améliorer les processus en place en prenant du recul ;
- de faciliter la communication entre les parties prenantes d’un même processus ;
Pour vous aider dans la construction de votre future cartographie du processus de facturation, voici quelques étapes à privilégier pour en réussir sa construction : en premier lieu, vous devez identifier les macro-processus réalisation, pilotage et support) de facturation, puis lister les activités à cartographie, ici il s’agit essentiellement du service comptabilité/facturation. Enfin la dernière étape consiste à décrire et à modéliser les processus pour ensuite les faire tester et valider par tous.
La résistance au changement
Un autre défi majeur pour les entreprises à l’application de de la facture électronique est la résistance au changement de la part des entreprises et des clients. De nombreuses entreprises, encore aujourd’hui, sont attachées à des processus traditionnels de facturation et peuvent être réticentes à abandonner les factures papier. Il est donc primordiale de les sensibiliser et de former les employés sur les avantages et les implications de la facture électronique pour s’assurer une transition tout en douceur et sans frustration de la part des clients et personnels de l’entreprise. De l’autre côté, certains clients peuvent préférer recevoir des factures papier et peuvent être réticents à accepter des factures électroniques.
Les entreprises doivent communiquer efficacement avec leurs clients pour les informer des avantages de la facture électronique et les rassurer quant à la sécurité et à l’authenticité des factures électroniques. Il faut prendre les bonnes décisions en douceur pour ne frustrer aucune des parties prenantes lors de l’application de la facture électronique. Afin de vous aider dans cette transition, nos équipes Apogea sont à votre écoute et prêt à vous accompagner sereinement à ce nouveau changement.
Défi 2 - Nettoyer les bases de données
Garantir un certain niveau de qualité des données passe par une mise à jour et un nettoyage réguliers du référentiel. Cette étape vous fera gagner du temps lors de la mise en place de lafacturation électronique !
Trier et centraliser l’ensemble de vos données
Le tri et la centralisation des données de facturation sont essentiels pour gérer efficacement les finances de votre entreprise et garantir une visibilité claire sur vos transactions financières. Voici un processus général pour trier et centraliser vos données de facturation :
- Etape 1 - La collecte des factures : rassemblez toutes les factures entrantes, qu'elles soient sous forme électronique (e-mails, fichiers PDF, etc.) ou sous forme papier.
- Etape 2 - Numérisation des factures papier (le cas échéant) : si vous avez des factures papier, numérisez-les pour les convertir en format électronique.
- Etape 3 : Tri des factures : utilisez des dossiers électroniques ou des classeurs physiques pour organiser les factures.
- Etape 4 - Stockage sécurisé : sauvegardez toutes les données de facturation de manière sécurisée, que ce soit sur un serveur local ou dans le cloud.
- Etape 5 - Formation du personnel : assurez-vous que votre personnel est formé à l'utilisation du système de gestion des factures et aux procédures de tri et de centralisation des données.
En centralisant et en organisant efficacement vos données de facturation, vous pouvez rationaliser vos opérations financières, réduire les erreurs et prendre des décisions financières plus éclairées pour votre entreprise.
Quelles données sont impactées par la facture électronique ?
La facture électronique peut avoir un impact sur diverses données et processus liés aux transactions commerciales. Voici les principales données et domaines qui sont impactés par l’utilisation de la facture électronique :
- Informations de base de la facture : numéro de facture, date d'émission, identité du fournisseurs et du clients,
- Détails de la transaction : description des biens ou des services fournis, quantité et unité de mesure, prix unitaire et prix total et le montant de la facture
- Taxes et impôts : montant des taxes applicables, taux de taxation et le numéro de TVA du clients et du fournisseurs
- Données de suivi et de validation : marques de temps pour suivre la réception, l'acceptation et la révision de la facture électronique.
- Stockage et archivage : méthode de stockage électronique ou archivage à long terme des factures électroniques conformément aux réglementations fiscales et légales locales.
L’utilisation de la facture électronique peut rationaliser et automatiser la gestion de ces données, améliorant ainsi l’efficacité des processus de facturation et de comptabilité tout en réduisant les risques d’erreurs. Elle permet également de faciliter la conformité aux réglementations fiscales en fournissant des données structurées et traçables pour les autorités fiscales.
Rappel des objectifs de mettre en place des factures électroniques pour les entreprises ?
Les ambitions de la mise en œuvre de la facturation électronique sont vastes et bénéfiques à la fois pour l’administration fiscale, mais également pour toutes les entreprises. Voici un récapitulatif des différents objectifs par Apogea :
- Lutte contre la fraude : L’une des raisons principales est de combattre de manière plus efficiente la fraude à la TVA.
- Augmentation de la compétitivité : la dématérialisation des factures va permettre, pour les entreprises, de réduire les délais de paiement, et par la même occasion, la charge administrative.
- Simplification des démarches fiscales : avec le pré-remplir les déclarations de TVA, simplifiant ainsi les obligations déclaratives pour les entreprises.
- Meilleure connaissance des activités : une initiative qui permettra à l’administration fiscale d’avoir un aperçu en temps réel de l’activité des entreprises.
Au final, la réforme de la facturation électronique n’est pas seulement un outil anti-fraude. Elle constitue une avancée significative vers la modernisation des processus d’entreprise, favorisant une gestion plus agile, transparente et en conformité avec les exigences légales actuelles.
Défi 3 - Mettre les facture en conformité
Avec l’avènement de la facturation électronique, il est essentiel de prendre en compte certaines modifications concernant les mentions qui doivent figurer sur les factures. Pour cela, voici un récapitulatif des éléments à prendre en compte pour être en total conformité avec la réforme de la facture électronique.
Nouvelles mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques
Ces changements visent à garantir la transparence et la traçabilité des transactions. La réglementation porte au nombre de 26 les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques. De nouvelles mentions ont ainsi été ajoutées parmi lesquelles :
- Le numéro SIREN : c'est numéro unique d’identification de l’entreprise, essentiel pour garantir l’authenticité de la facture.
- L’adresse de livraison des biens : cette information doit être précisée si elle diffère de l’adresse du client. Cela permet d’assurer la clarté quant au lieu d’expédition ou de livraison des biens.
- Nature des opérations : la facture doit clairement indiquer si les transactions concernent exclusivement des livraisons de biens, des prestations de services ou les deux. Cette précision est cruciale pour éviter toute ambiguïté.
- Modalité de paiement de la taxe : si le prestataire a opté pour le paiement de la taxe sur les débits, cela doit être clairement mentionné sur la facture, garantissant ainsi une meilleure compréhension des modalités fiscales associées à la transaction.
Il est donc impératif pour les entreprises de veiller à intégrer ces diverses mentions pour garantir la conformité de leurs factures électroniques. Se préparer à la conduite du changement dès aujourd’hui, c’est se préparer sereinement à l’application de la réforme d’ici 2026, en douceur et sans stress.
Obligation de conserver les factures électroniques pendant une durée minimale
Les entreprises ont l’obligation de conserver leurs factures électroniques pour une durée minimale de 10 ans. Ces données peuvent être stockées, par exemple, dans le cloud, avec une sauvegarde pour éviter les pertes.
Des logiciels de facturation proposent un archivage automatique des factures. Certaines Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) pourront s’assurer de la vérification technique des données et de la génération de signatures électroniques, tout en garantissant le stockage sécurisé des factures pour la durée imposée. Mais pour l’instant, aucune liste sur les futures plateforme de dématérialisation Partenaires (PDP) n’a été publié. Les entreprises sont donc dans l’attente pour ensuite faire le bon choix, en fonction des besoins de leurs entreprises.
Il est important de noter que les réglementations en matière de conservation des factures électroniques peuvent évoluer, et il est essentiel de se conformer aux exigences spécifiques de votre juridiction et de consulter les autorités fiscales locales pour obtenir des conseils actualisés. Les sanctions pour non-conformité aux règles de conservation des factures électroniques peuvent varier d’une juridiction à l’autre et peuvent inclure des amendes et des sanctions fiscales.
Enregistrement et transmission des données obligatoire via le e-reporting
La digitalisation des données financières (détails des transactions, montants de TVA, informations de paiement) est désormais une exigence réglementaire. Cette mesure vise deux objectifs principaux : simplifier les déclarations de TVA et contrer la fraude. Ces obligations varient d’un pays à l’autre et d’une juridiction à l’autre, mais voici les principaux concepts associés à l’enregistrement et à la transmission de données obligatoires via le e-reporting. Les données devront être transmises de manière numérique à l’administration fiscale :
- Les factures électroniques émises pour les échanges B2B internationaux (hors imports),
- Les transactions B2C,
- Les paiements pour les factures avec perception de TVA.
Il est important de noter que les obligations de déclaration électronique varient selon la juridiction, le secteur d’activité et le type d’activité de l’entreprise. Les entreprises doivent se conformer aux exigences spécifiques de leur région et rechercher des conseils professionnels si nécessaire pour garantir la conformité et éviter les sanctions éventuelles en cas de non-respect des obligations de déclaration.
Défi 4 – Bien choisir son partenaire de dématérialisation
Le choix du bon partenaire de dématérialisation est essentiel pour le succès de votre projet de dématérialisation, qu’il s’agisse de la gestion des factures, des documents, ou d’autres processus commerciaux. Dans cette partie, nous parlons de l’éligibilité des futures plateforme de dématérialsiation, dont nous ne connaissons toujours pas la liste définitive, mais également de votre choix PDP ou PPF.
L’éligibilité des plateformes de dématérialisation
L’entrée en vigueur des obligations relatives à la facturation électronique se déploie à partir du 1er juillet 2024. Elle sera précédée d’une phase d’expérimentation au premier semestre 2024. Dans ce cadre, les utilisateurs pourront faire appel au portail public de facturation (PPF) ou à des opérateurs de dématérialisation pour saisir, déposer ou transmettre leurs factures électroniques (e-invoicing) et les données obligatoires (e-reporting).
Les opérateurs de dématérialisation souhaitant intégrer le dispositif de la facturation électronique devront avoir obtenu préalablement la qualité de PDP auprès du service d’immatriculation de Lille, service compétent à la DGFiP pour délivrer cette immatriculation. La liste des plateformes immatriculées sera publiée très prochainement dans le site du gouvernement. Ne rater pas votre prochain rendez-vous, il sera décisif dans le choix de votre future plateforme de dématérialisation.
Choix d’une Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou Portail Public de Facturation (PPF)
Une fois que vous aurez réalisé votre audit et nettoyé vos bases de données, choisissez le partenaire de dématérialisation le plus adapté à vos besoins opérationnels. Ce dernier doit proposer les canaux de réception et d’émission qui correspondent le mieux à chacune de vos typologies de factures, mais aussi savoir adapter les processus de gestion selon le circuit et les intervenants. Les plateformes de dématérialisation partenaires vont permettre de :
- Transmettre automatiquement les factures électroniques au portail public de facturation dans l’un des trois formats conformes (UCB, CII ou Factur-X) ;
- Recevoir et envoyer les factures à vos clients et fournisseurs au format convenu ;
- Gérer tous les flux de factures, même à l’international ;
- Générer automatiquement des e-reporting à l’attention du PPF ;
- Sécuriser l’archivage des factures (10 ans réglementaires) ;
- Mettre à jour les données des entreprises réceptrices dans l’annuaire centralisé du PPF ;
La facturation peut être gérée de deux manières différentes : internaliser la transmission vers le PPF, ou faire appel à un OD ou une PDP. La PDP, ou plateforme de dématérialisation partenaire, est un service privé immatriculé par l’administration fiscale. Elle assure la transmission des factures et du e-reporting au PPF, que ce soit de votre côté ou de celui de vos fournisseurs.
📢 BON À SAVOIR !
La Direction Générale des Finances Publiques vient de publier le 18 janvier une première liste d’opérateurs candidats au statut de plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Bonne nouvelle pour nos clients, notre partenaire Sage fait parti des futurs candidats PDP.
📆 Le report de l’entrée en vigueur, annoncé le 28 juillet 2023, vise à donner à tous les acteurs le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie. Pour ce faire, l’application de la réforme de la facture électronique se fera de façon progressive, prenez note dans vos agendas :
📌 le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ; toutes les entreprises seront tenues de pouvoir réceptionner des factures dématérialisées à cette date ;
📌 le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.
Vous avez encore du temps devant vous pour vous préparer sereinement à votre mise en conformité d’ici 2026 !
Prêt à conformer votre entreprise à l’obligation de la facture électronique ?
D’ici peu, les sociétés françaises s’orienteront vers l’adoption généralisée de la facturation électronique. Si cette évolution englobe toutes les transactions entre entreprises, les interactions B2C demeurent, pour l’instant, exemptées de l’obligation d’e-invoicing ( mais bien concernées en revanche par l’obligation d’e-reporting). Opter pour la facturation numérique optimisera la qualité des transactions commerciales et allégera les contraintes administratives. Ainsi, cela facilitera et sécurisera davantage les échanges entre professionnels.
Pour bon nombre d’entreprises, cette transition coïncide avec une tendance déjà amorcée vers l’automatisation de leurs opérations. Loin d’être une simple option, ces évolutions deviennent essentielles à leur développement. Grâce à ces innovations, les entreprises peuvent renforcer leur agilité, leur résilience et assurer une meilleure continuité de service.
D'autres défis à prendre en compte pour les entreprises
La facture électronique impose progressivement des changements significatifs sur la gestion des factures dans les entreprises. D’autres défis s’ajoute au précédant, il s’agit des défis juridiques et réglementaires qui ne faut pas négliger. Dans cette dernière partie, nous analysons les différents obstacles associés à l’adoption de la facture électronique et discuterons des solutions possibles pour surmonter ces défis.
Les défis techniques
L’un des principaux défis de l’application de la facture électronique réside dans la mise en place des infrastructures techniques nécessaires. Les entreprises doivent s’assurer qu’elles disposent des systèmes informatiques appropriés pour générer et traiter les factures électroniques. Si ce n’est pas le cas, cela peut engendrer des investissements importants dans les logiciels et les équipements. De plus, les entreprises doivent s’assurer de la sécurisation des données lors de l’échange de factures électroniques.
Les problèmes de compatibilité peuvent également représenter un défi, car les différentes entreprises peuvent utiliser des systèmes différents pour gérer leurs facturations. Il est crucial d’opter pour acquisition d’un logiciel de gestion des factures pour faciliter l’échange de factures électroniques entre les entreprises.
Les défis juridiques et réglementaires
Il existe également des défis juridiques et réglementaires associés à la réforme de la facturation électronique. Les entreprises doivent s’assurer de se conformer aux réglementations fiscales et légales. Cela peut impliquer des changements dans les processus internes de l’entreprise (traitement et envoi des factures vers les clients et fournisseurs) et nécessiter une collaboration étroite avec les autorités fiscales pour garantir la conformité.
Un autre aspect juridique important, la signature électronique. Les factures électroniques doivent être signées électroniquement pour garantir leur authenticité et leur intégrité. Les entreprises doivent s’assurer d’utiliser des méthodes de signature électronique conformes aux normes légales et reconnues par les autorités compétentes. Pour ce faire, n’hésitez pas à rentrer en contact avec nos équipes d’expert afin de déterminer les actions à mener pour vous permettre de rentrer en conformité légale d’ici 2026 en toute sérénité.
Autres défis lié à la facture électronique pour les entreprises
L’adoption de la facture électronique dans la nouvelle réforme apporte de nombreux défis. Les entreprises doivent faire face à des différents obstacles pour réussir au mieux cette nouvelle transition. Voici encore quelques défis à prendre en compte, ne soyez pas effrayer par les nombreux défis, chaque entreprises doit s’organiser pour aborder de la meilleure manière l’application de la réforme de la facture électronique d’ici 2026. Ci-dessous la liste d’autres objectifs à ne pas négliger :
- Coût initial : La mise en place de systèmes de facturation électronique peut nécessiter des investissements initiaux en matière de logiciels et de formation du personnel.
- Conformité et sécurité : Assurer la conformité aux réglementations de sécurité des données est essentiel pour éviter les risques liés à la confidentialité des informations.
- Formation du personnel : La transition vers la facturation électronique implique une courbe d'apprentissage pour le personnel, ce qui peut appeler une formation supplémentaire.
- Les limites posées par l’absence de normes et outils internationaux
- Un palier supplémentaire en termes de gouvernance de la donnée
Cependant, en surmontant ces défis avec une planification adéquate et une sensibilisation efficace, les entreprises peuvent profiter des nombreux avantages de la facture électronique. Il est essentiel pour les entreprises de reconnaître l’importance de cette évolution technologique et de s’adapter aux nouvelles exigences pour rester compétitives sur le marché.
