Organisation interne : L’importance d’un planning de congés !

Le planning de congés est un document indiquant les périodes de repos et de congés des collaborateurs d’une entreprise. Cet outil est accessible aux salariés via un agenda électronique, un tableau interactif dans l’intranet de l’entreprise et parfois un tableau en version papier affiché dans les services… Il est administré par les responsables du service Ressources Humaines.

A quoi sert un planning de congés ?

Document essentiel pour organiser les absences des salariés, le planning des congés est piloté par le service RH, et alimenté par les managers. Il permet d’informer l’ensemble des collaborateurs des périodes de congés de leurs collègues.

Une bonne visibilité de prise de congés

Le planning de congés informatisé simplifie l’organisation des absences des équipes, et répond à un enjeu réglementaire pour l’employeur : respecter les délais d’informations des salariés concernant la prise de congés et l’ordre des départs.

L’article D3141-5 du Code du travail oblige l’employeur à notifier à ses salariés l’ouverture de la période prise de congés deux mois avant.

D’après l’article D3141-6 du Code du travail, l’employeur informe les salariés au minimum un mois avant de l’ordre des départs en congés.

Le planning des congés digitalisé est un outil particulièrement efficient pour obtenir une vision globale des congés et absences des salariés dans une période donnée.

Une organisation des équipes présentes en palliant aux absences

Grâce à ce planning de congés informatisé, le manager peut anticiper la répartition des tâches du personnel absent aux équipes présents afin d‘assurer la continuité de l’activité.
voici 5 astuces pour avoir une meilleure organisation des équipes de travail en cas d’absence : anticiper les demandes de congés, instaurer les règles les plus justes, organiser les départs en congés, objectiver les prises de décisions. 
Grâce à toutes les astuces ci-dessus, vous allez avoir une meilleure organisation au sein de votre équipe de travail même en cas d’absence d’un ou plusieurs membre de l’équipe. 

dematerialisation fiche de paie

Les objectifs d’un planning de congés

Cet outil répond à un enjeu principal pour l’entreprise : piloter et optimiser la gestion des absences des salariés. Le planning de congés est un outil nécessaire aux managers et aux responsables de la gestion du personnel, notamment dans l’anticipation d’éventuels remplacements. Il simplifie également la transmission des informations entre les salariés et l’employeur.

Un tableau à titre informatif pour l’entreprise

Véritable outil de pilotage automatisé, le planning des congés permet à l’employeur de :

Ce planning de congés est un support de communication idéal pour transmettre à tous les salariés en même temps le même niveau d’informations : date d’ouverture de la pose des congés par exemple, ou changement des procédures de validation par les managers… Inscrites dans un tableau, les informations liées au suivi des absences et des congés sont synthétiques et visibles par tous les services de l’entreprise.

Le planning des congés : une responsabilité de tous !

Complété par les salariés eux-mêmes, validé par les managers et supervisé par les responsables de la gestion du personnel, le planning des congés doit être lisible, simple et intuitif. De plus, pour une meilleure organisation les salariés doivent fixer leurs dates de congés au moins un mois voir plus en avance afin que son manager puisse organiser les congés de chaque personne dans l’équipe. 

Souvent accessible via l’intranet de l’entreprise, chaque personne doit consulter régulièrement ce planning de congés dès sa diffusion et/ou sa mise à jour. Pour garantir un suivi personnalisé des droits aux congés, il est nécessaire que ce planning soit mis à jour régulièrement par les collaborateurs eux-mêmes et par le service RH.

Comment faire un planning de congés ?

Après avoir établi une liste précise des salariés présents dans l’entreprise, le planning de congés calcule le nombre de jours de congé disponibles pour chaque collaborateur, et par services.

L’acquisition de congés

Dans ce planning de congés, est accessible un état des lieux précis de l’état des absences individuelles pour chaque collaborateur dans une entreprise. Cet outil notifie les droits acquis et les prévisions, individuellement et collectivement.
Dans l’élaboration du planning de congés, il est nécessaire d’intégrer les règles communes de l’entreprise pour le dépôt d’une absence (selon un motif précis) et son processus de de validation par les managers.

Le planning de congés rassemble surtout des informations destinées aux salariés concernant l’acquisition de leurs congés dans l’entreprise (selon leur temps de travail, l’ancienneté…).  Le manager et les responsables paie du service RH reçoivent enfin des synthèses de situation des absences de leurs équipes : droits acquis et consommés par exemple. 

La politique de vacances de l’entreprise

La planification et le suivi des congés dans une entreprise varient selon son activité et sa taille. L’employeur incite ses collaborateurs à poser leurs congés lorsque l’activité de l’entreprise le permet : baisse de la production, fermeture annuelle ou exceptionnelle…
Une validation de l’absence du salarié par le responsable du service est obligatoire, via le planning de congés (tableau Excel en ligne ou logiciel de gestion SIRH). Le demandeur reçoit une notification sur son espace salarié ou par mail. Pour une harmonie durable dans l’entreprise, il est nécessaire que les managers respectent les délais de validation.
Nos experts Apogea sont à votre disposition si vous souhaitez obtenir des conseils ou de l’aide sur la construction de votre planning de congés. 

Comment gérer son planning de congés ?

L’essor de la digitalisation des outils de gestion dans une entreprise concerne également le suivi des absences des collaborateurs.

Un tableau Excel complet (planning de travail et d’absences)

Votre planning de congés, sous la forme d’un tableau Excel rassemble, à la fois, les périodes travaillées et les périodes chômées des salariés, individuellement ou par équipe.

Ce tableau permet de visualiser les périodes où les collaborateurs sont présents dans l’entreprise, à la semaine, au mois ou au trimestre. Grâce à cet aperçu général, le manager peut organiser les conclusions d’un projet en considérant les absences planifiées de ses collaborateurs.

Un tableau Excel de gestion de congés

Les fonctionnalités Excel permettent de vastes possibilités pour organiser votre planning de congés par menus déroulants :

Ce planning de congés peut être diffusé sur l’intranet de l’entreprise ou via la messagerie sécurisée. Cette large diffusion permet aux autres services d’être informés des absences des salariés.

Gagner du temps en utilisant Lucca pour gérer vos congés

Personnalisé, votre planning de congés avec le logiciel de gestion des congés/absences Lucca présente une fiche par collaborateur. Il livre un récapitulatif des congés et RTT acquis et consommés sur une période donnée. Depuis Lucca, chaque collaborateur peut déposer une demande d’absence. Une notification est envoyée systématiquement au manager, pour validation.

Les 3 avantages si vous choisissez Lucca pour la gestion de votre planning de congés :

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