Toutes les entreprises doivent tenir une comptabilité. Mais toutes les sociétés ne disposent pas d’un système de gestion de trésorerie efficace. Certaines font l’intégralité de leur comptabilité sur Excel, ce qui est pratique mais ne les protège pas des erreurs de frappe. D’autres ne disposent pas d’informations financières à jour qui soient valides et fiables. Et d’autres encore consacrent trop de temps à l’élaboration du bilan.
Ces problématiques concernent toutes les entreprises de toute taille, des TPE, aux PME et aux grandes entreprises. Découvrez les meilleurs conseils de nos experts pour optimiser votre gestion de trésorerie ! Des logiciels de comptabilité aux logiciels de Business Intelligence financière, voici les nouveaux alliés incontournables des chefs comptables et directeurs financiers.
Table des matières
Qu’est-ce que la gestion de trésorerie en entreprise ?
La gestion de trésorerie permet notamment de lever des fonds de la bonne manière. Elle permet de planifier les revenus et les dépenses, tout en ayant une vision de l’évolution du solde de trésorerie.
Définition de la gestion de trésorerie
La gestion de la trésorerie regroupe toutes les méthodes et stratégies de gestion des ressources financières d’une entreprise. Le périmètre d’action de la gestion de trésorerie peut regrouper de nombreuses actions :
- le pilotage et le suivi de la trésorerie au quotidien
- l'établissement de budgets et de prévisions de trésorerie
- l'élaboration de reportings et le suivi des écarts entre les flux anticipés et les flux avérés
- la gestion des relations bancaires
- la gestion des différents risques qui peuvent menacer la trésorerie
- le placement des excédents de trésorerie
Les objectifs de la gestion de trésorerie
La gestion de la trésorerie doit permettre à l’entreprise d’éviter la cessation des paiements. Elle doit également s’assurer de l’utilisation optimale des excédents de trésorerie et de recherche l’ensemble des moyens de financement à court terme et à moindre coût. L’organisation de la trésorerie s’intégre autour d’une procédure budgétaire incluant plusieurs budgets dont celui de la trésorerie qui comprend : le récapitulatif des encaissements et des décaissements prévus sur une période précise. L’objectif final est de parvenir à une trésorerie proche de 0 pour éviter ainsi les excédents et les découverts bancaires couteux, en terme d’agios. Mais avant d’atteindre ce point d’équilibre, l’entreprise devra passer par deux situations moins facile :
- l'insuffisance ou déficit de trésorerie
- l'excédent de trésorerie
A quoi sert la gestion de trésorerie ?
La gestion de trésorerie permet de gérer les liquidités dans une entreprise, qu’elles soient présentes en caisse ou en banque. La gestion de la trésorerie c’est aussi :
- Réduire les risques de cessation des paiements : c'est ce cas lorsqu'une entreprise n'arrive plus à surmonter ses dettes, elle est donc dans une situation de cessation de paiement. Mais, la gestion de votre trésorerie peut vous éviter de vous retrouvez dans ce genre de situation. Il faut pour cela mettre en place une meilleure visibilité sur vos flux de trésorerie actuels et également sur vos prévisions. Cette méthode vous permettra d'identifier les décalages de trésorerie qui pourraient porter préjudice à la finance de votre entreprise.
- Faire des économies (d'agios, de commissions d'intervention...) : Sachez qu'une bonne gestion de la trésorerie permet d'économiser de l'argent sur vos frais bancaires (commissions d'intervention, agios... En cas de dépassement de découvert, l'entreprise devra alors payer des agios et également des commissions d'intervention plu tard.
- Gagner de l'argent en plaçant intelligemment son excédent de trésorerie : les banques peuvent vous proposer une large sélection d'offres si vous souhaitez placer une excédent de trésorerie, le tout pour : tirer un bon profit, financer un investissement ou encore avoir une réserve de sécurité en cas d'urgence.
Pourquoi est-il important de bien gérer la trésorerie ?
Lors de la création d’une entreprise, les perspectives de croissance sont primordiale. Elle constitue le moteur de l’activité, et permet aussi un suivi de trésorerie régulier. Si votre gestion de la trésorerie est bien faite, votre entreprise pourra maintenir une situation professionnelle saine.
1. Pour planifier, transformer, évoluer
Si votre stratégie de communication n’est pas bonne, il faut donc rebondir le plus rapidement possible. De plus, avoir des liquidités peut vous aider à opérer un changement rapide afin de trouver le bon équilibre. Optimiser la gestion de la trésorerie peut avoir de nombreux avantages :
- Rassurer certains partenaires et/ou fournisseurs
- Faciliter les prêts bancaires auprès des banques
- Etre plus crédible face aux organismes publics
2. Pour faire quelques économies
Si votre société se trouve dans une mauvaise situation, vous allez perdre de l’argent. Qu’elle soit en manque de trésorerie et donc devra payer des agios, ou encore si votre entreprise à besoin de liquidité rapidement, et contractez un crédit vous allez payer des intérêts. Pour remédier à cela, nous vous conseillons de faire régulièrement un suivi de trésorerie, pour ne plus payer de frais supplémentaires et de financer au mieux votre activité. Mieux encore : en cas d’excédent de trésorerie, vous pouvez placer cet argent à court terme moyen ou long terme via des investissements.
Nos conseils pour maitriser l’art de la gestion de la trésorerie
Pour une bonne gestion de trésorerie, il est nécessaire de ne brûler aucune étape et de procéder à un processus bien défini.
1. Anticipez pour mieux régner
L’anticipation et le suivi sont les deux éléments importants dans la gestion d’une trésorerie optimisée. Ainsi, pour maitriser l’art de la gestion de trésorerie, vous devez anticiper :
- La conception d'un tableau de trésorerie sur une année civile ou fiscale (attention il est important de le mettre à jour régulièrement)
- L'utilisation d'un logiciel de Business Intelligence (BI) afin de suivre votre trésorerie grâce à des tableaux de bord dédiés et d'automatiser vos tâches récurrentes. Cette solution BI vous permettra de suivre efficacement votre trésorerie en quelques clics et de gagner du temps grâce à l'automatisation.
- Réalisation d'un prévisionnel et suivi budgétaire pour analyser les coûts et éviter les éventuelles erreurs.
2. Analysez votre clientèle
Il ne faut pas négliger la relation que vous entretenez avec vos clients, n’oubliez pas qu’ils alimentent une grande partie de votre trésorerie. Notre conseil : pour qualifier vos clients, nous vous conseillons de vous renseigner au préalable sur leur situation : grande entité, une PME/TPE ou particulier ou entrepreneur, le niveau de risque de défaut de paiement… Par ailleurs, il faut dés le départ identifier les retards habituels de paiements clients pour ne pas laisser la situation se détériorer.
Nous vous conseillons de capitaliser sur les données dont vous disposez dans votre logiciel CRM (Customer Relationship Management). Analysez-les pour mieux comprendre votre clientèle, ses besoins et ses différents comportements.
3. Gérez vos « petites » dépenses
En tant que DAF ou autre dirigeant, vous ne devez pas perdre de vue les petites dépenses de votre entreprise. Il faut donc mettre en place un suivi des petites dépenses pour une meilleure gestion des dépenses de trésorerie. Même les dépenses en électricité, en matériel, ou en organisation de séminaires qui pèsent sur la balance de la trésorerie. Nous pensons qu’une trésorerie optimisée passe aussi par une meilleure gestion des petites dépenses au quotidien.
4. Restez attentifs aux stocks
Dans toute activité, vous allez devoir gérer votre stock de biens. N’oubliez pas : le BFR (Besoin en Fonds de Roulement), indicateur clé dans la gestion de la trésorerie, prend en compte le stock moyen dans la formule de calcul. Voici les règles d’or d’une gestion optimale des stocks :
- Maintenir un rythme aux stocks : plus la rotation est important, plus votre entreprise sera performante, et mieux se portera votre trésorerie.
- Evaluez la valeur de votre stock et adapter votre stratégie de vente sur les articles qui ont de la valeur
- Identifiez les articles qui ne se vendent plus ou plus comme avant : il faudra donc les écouler rapidement via des promotions ou la création de vente groupée sous forme de kits.
Comment simplifier la gestion de trésorerie ?
Pilier essentiel du développement de votre entreprise, la gestion de la trésorerie est une tâche qui demande un suivi et de l’anticipation. Vous cherchez un outil intuitif pour gérer vos flux de trésorerie sans vous prendre la tête ? Nous vous expliquons en détail en quoi un logiciel de trésorerie et un logiciel de Business Intelligence vous aideront dans votre quotidien.
1. Pourquoi choisir un logiciel de Business Intelligence ?
Comme nous le disions plus haut, un logiciel de Business Intelligence, aussi appelé une solution de reporting, peut considérablement faciliter votre gestion de trésorerie. En effet, il vous permet de :
- Collecter, nettoyer et analyser facilement vos données financières liées à votre trésorerie ;
- Créer des tableaux de bord de trésorerie, aussi appelés des dashboards, pour suivre facilement son évolution en temps réel ;
- Produire et partager rapidement des rapports financiers ;
- Automatiser la mise à jour de vos données de trésorerie dans l’ensemble de vos dashboards en direct ;
- Centraliser vos données d’activité et permettre aux collaborateurs de la fonction finance de lancer eux-mêmes les analyses dont ils ont besoin au quotidien ;
- Disposer d’indicateurs fiables pour faciliter la prise de décisions liées à la trésorerie.
De quelles fonctionnalités un logiciel BI dispose-t-il ?
Le logiciel BI, aussi appelé un logiciel décisionnel, dispose d’une variété de fonctionnalités :
- Des connecteurs de données pour faciliter la collecte de données de sources internes et externes (fichiers Excel, CRM, ERP, logiciel comptable, bases de données, Google Analytics, etc.) ;
- Des outils avancés d’analyse de données pour mesurer vos indicateurs de performance (ou KPI) et identifier des tendances de fond ;
- Et un système de sécurisation des données et de data governance pour assez la sécurité et une bonne utilisation de vos données d’entreprise par vos collaborateurs ;
- Des outils de création de rapports et de tableaux de bord dynamiques et personnalisés ;
- Ainsi que des outils de data visualisation pour illustrer vos données sur vos reports et tableaux de bord à travers des graphiques, couleurs, titres et textes parlants. C’est tout l’objectif de la dataviz, rendre les données plus faciles à absorber et à partager ;
- Nombre de logiciels BI disposent aujourd’hui également de fonctionnalités d’Intelligence Artificielle pour faciliter l’exploration de données.
Découvrez nos logiciels BI
Forts de nos 20 ans d’expérience comme intégrateur BI, nous proposons aujourd’hui 3 logiciels BI à nos clients : Power BI de Microsoft, MyReport de Report One et Sage BI Reporting. Ils sont reconnus pour leurs fonctionnalités avancées et leur capacité à aider les entreprises à tirer des informations précieuses de leurs données.
Power BI, développé par Microsoft, est un des outils BI les plus populaires auprès des entreprises aujourd’hui. Il permet aux utilisateurs de se connecter à diverses sources de données, de les visualiser sous forme de tableaux de bord interactifs et de créer des rapports personnalisés.
Power BI offre également des fonctionnalités avancées telles que l’analyse prédictive et la modélisation de données. Il est particulièrement apprécié pour son intégration étroite avec d’autres produits Microsoft et pour ses outils de dataviz de pointe.
MyReport BE de Report One est un logiciel de BI français qui se distingue par sa convivialité et sa simplicité d’utilisation. Il permet aux utilisateurs de collecter, consolider et analyser leurs données à partir de différentes sources.
MyReport offre une large gamme de fonctionnalités, dont la création de rapports automatisés, la visualisation des données sous forme de graphiques et de tableaux de bord interactifs, et la planification budgétaire. Il est particulièrement apprécié des PME pour sa facilité de déploiement et son rapport qualité-prix attractif.
Sage BI Reporting de Sage est une solution de BI conçue spécifiquement pour les utilisateurs du logiciel de gestion d’entreprise Sage. Il permet d’extraire et de consolider les données de différentes sources, offrant ainsi une vue d’ensemble complète des performances de l’entreprise.
Sage BI Reporting propose des fonctionnalités telles que la création de rapports personnalisés, l’analyse des ventes, des stocks et des finances, ainsi que des tableaux de bord interactifs. Il facilite la prise de décisions stratégiques en fournissant des informations précises et actualisées en temps réel.
Ces logiciels performants offrent des fonctionnalités avancées pour aider les entreprises à analyser leurs données, à prendre des décisions éclairées et à optimiser leurs performances. Besoin d’aide pour choisir le vôtre ? Contactez-nous ci-dessous pour bénéficier des recommandations personnalisées d’un de nos consultants BI.
2. Pourquoi choisir un logiciel de gestion trésorerie ?
Le choix de votre logiciel de gestion de trésorerie est une étape très important dans le pilotage de votre activité. Vous vous demandez sûrement pourquoi opter pour un logiciel de gestion de trésorerie alors que Microsoft Excel pourrait potentiellement faire l’affaire. Il est vrai qu’Excel est un très bon outil pour faire un business plan et des prévisions de coûts et revenus avant le lancement de votre activité.
Mais, une fois l’entreprise créée, Excel possède quelques limites. Il faut savoir que l’utilisation du tableur peut être source d’erreurs récurrentes dues à la complexité de sa construction chronophage et source de stress. Ainsi, il est souvent difficile de rendre ses tableaux lisibles et d’atteindre une vision consolidée de votre activité tout en étant très précis sur les données de pilotage de votre entreprise. Le logiciel de gestion de trésorerie vous permettra :
- une information plus fiable et en temps réels
- un gain de temps considérable grâce à l'automatisation des saisies
- une meilleure visibilité sur le futur proche grâce à la visualisation de l'impact des différents scénarios sur votre trésorerie
Quelles sont les fonctionnalités dans un logiciel de trésorerie ?
Les logiciels de gestion de trésorerie participent grandement à améliorer le suivi financier des entreprises. Face à un large choix de logiciels et à la variété de telles propositions, il est indispensable de savoir s’organiser pour ne travailler qu’avec des logiciels de qualité et qui contiennent des fonctionnalités incontournables.
- L’importation des données bancaires : une notion indispensable pour suivre la trésorerie en temps réel et les tableaux de bord qui en découlent.
- La présence d’un tableau de bord personnalisable : une fonctionnalité qui permet de synthétiser l’activité avec des indicateurs clairs et lisibles.
- L’automatisation des suivis financiers : un outil qui apporte une grande valeur ajoutée sur des tâches administratives, habituellement chronophages.
- L’anticipation de la trésorerie : un intérêt primordial pour précéder les besoins grâce un prévisionnel de trésorerie.
Vous avez besoin d’en savoir plus ?
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Découvrez nos logiciels de gestion de trésorerie
Sur le marché des logiciels de trésorerie, il existe de nombreuses offres. Voici 4 des logiciels les plus utilisés par les entreprises pour gérer leur trésorerie : Sage FRP 1000, Agicap, Fygr et Sage 100 Cloud.
1. Sage FRP 1000 :
- Sage FRP 1000 est un outil complet, modulable et personnalisable, qui fournit un ensemble de fonctionnalités de grande qualité, spécifiques à la Direction Financière. Les fonctionnalités permettent d’automatiser les tâches clés et d’aider à la décision par des choix éclairés, dans le but de l’atteinte des objectifs.
- Avec Sage FRP 1000, vous choisissez une suite financière modulable ultra-performante et qui vous aidera à résoudre l’ensemble de vos problématique comptables et fiscales. Vous allez pouvoir également réaliser des reporting financiers ce qui vous permettra de gagner du temps et de suivre la situation financière de votre entreprise. Ce logiciel vous assure une automatisation et fiabilisations de l’ensemble de vos processus financiers.
2. Agicap : Agicap est un logiciel de gestion de trésorerie spécifiquement conçu pour les entreprises de de 5 salariés ou plus. Cette solution est donc adaptée à toutes les entreprises. Il est même annoncé qu’il peut convenir à des entreprises de plus 10 000 salariés. Cette annonce met en avant le gain de temps et l’efficacité dans le suivi de trésorerie de l’outil dans des entreprises de grande taille.
3. Fygr : Fygr est un logiciel intuitif et vise à proscrire les tâches manuelles chronophages en les automatisant. Si cet outil s’adresse en priorité aux TPE et PME, il est adaptable à tous les secteurs d’activité.
4. Sage 100 Cloud :
- Sage 100 cloud est un logiciel de gestion puissante et modulaire pour les petites et moyennes entreprises qui cherchent à gérer et à développer leur activité. Sage 100 cloud associe la puissance d’une application bureautique avec une connectivité au cloud. Il convient à tout type de secteur d’activité ou taille d’entreprise. La simplicité de sa mise en œuvre est l’un des nombreux avantages de ce logiciel très complet.
- Avec Sage 100, vous allez pouvoir piloter votre activité pour ainsi accroitre votre performance. Choisissez un logiciel qui possède une interface accessible partout depuis un navigateur web pour rendre votre bureau entièrement nomade. Sachez également que Sage 100 est innovants avec l’intégration de fonctionnalité de Business Intelligence et d’intelligence artificielle.
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