Power BI, vous connaissez, mais connaissez-vous son outil Power BI Desktop ? À ne pas confondre avec le service Power BI, c’est un outil fondamental pour la collecte, la modélisation et l’analyse de données dans Power BI. Pour une bonne utilisation de Power BI, il est tout bonnement incontournable.
Dans ce didacticiel, vous verrez plus en détail ce qu’est Power BI Desktop, ses outils, ses différences avec le service Power BI et son processus d’installation et de création d’un rapport.
C’est quoi Power BI Desktop ?
Pour commencer, Power BI est bien sûr le logiciel de Business Intelligence (BI) et de reporting de Microsoft. C’est un logiciel d’analyse de données et de création de rapports et de tableaux de bord basé sur le cloud. Cette solution BI fournit des informations permettant aux collaborateurs en entreprise de prendre des décisions plus rapides et éclairées.
Microsoft Power BI inclut 3 outils :
- Power BI Desktop, son application de bureau ;
- Le service Power BI (ou Power BI Service en anglais), son service cloud ;
- Et Power BI Mobile, son application mobile.
Un rapport sur Power BI Desktop
Qu’est-ce qui les différencie ? Ce sont des outils complémentaires.
- D’un côté, Power BI Desktop est un outil puissant de collecte et d’analyse de données. Il s’agit d’une application gratuite qui doit être installée sur un ordinateur en local.
- De l’autre, le service Power BI sert surtout à partager du contenu Power BI et à créer des tableaux de bord. Il est pensé avant tout comme un espace de collaboration au sein de Power BI.
- Enfin, l’application Power BI Mobile permet de visualiser des rapports et tableaux de bord sur mobile. Elle est disponible sur iOS et sur Android.
Quelles sont les fonctionnalités de Power BI Desktop ?
Cette application Desktop inclut une quantité importante de fonctionnalités, dont les principales sont les suivantes :
- Connection de sources de données brutes ;
- Nettoyage et préparation des données ;
- Construction de rapports personnalisés ;
- Création de visualisations et utilisation de filtres
- Exportations vers les applications Microsoft (CVS, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, PDF…) ;
- Prise en charge de Python ;
- Stockage de données jusqu’à 10 Go par utilisateur.
Ces fonctionnalités sont accessibles à chaque utilisateur Power BI, qu’il soit équipé d’une licence gratuite ou payante. Une partie de ces fonctionnalités sont aussi proposées dans le service Power BI, mais ce n’est pas le cas de toutes. Ce service accepte par exemple moins de sources de données et il ne prend pas en charge Python non plus. Il propose cependant aussi des fonctionnalités complémentaires à celles de l’application Desktop, comme la création de tableau de bord Power BI.
Quel est le prix de Power BI Desktop ?
Figurez-vous que Power BI Desktop est gratuit ! L’accès à cette application est gratuit pour tous les utilisateurs de Power BI, qu’ils aient une licence gratuite ou une licence payante. Cependant, cette gratuité a des limites.
Si vous souhaitez partager vos rapports et analyses de données créées dans Power BI Desktop, vous devrez vous équiper d’une des licences Power BI payantes. Elles sont au nombre de 3 : Power BI Pro, Power BI Premium et Power BI Premium Per User.
Autrement dit, avec la licence Power BI gratuite, vous pouvez travailler de votre côté mais pas collaborer dans Power BI Desktop. La règle est d’ailleurs la même pour le service Power BI. Un utilisateur gratuit peut y analyser des données ainsi qu’y créer des rapports et tableaux de bord. Mais ils ne peuvent partager de contenu avec d’autres personnes ni publier de contenu dans d’autres espaces de travail.
Comment prendre en main Power BI Desktop ?
Envie de voir de quoi Power BI Desktop est capable ? Suivez-vous les étapes ci-dessous pour l’installer, connecter vos données d’activité et créer votre premier rapport. Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à nous contacter pour poser vos questions à un de nos experts Power BI.
1. Installer Power BI Desktop
Vous avez 2 possibilités pour le télécharger et l’installer : depuis le Microsoft Store ou à partir du centre de téléchargement Microsoft Power BI. Nous vous recommandons de le télécharger et l’installer depuis le Microsoft Store car cette méthode présente des avantages.
- Windows met automatiquement à jour les dernières versions de Power BI Desktop. Étant donné que Microsoft publie des mises à jour mensuelles de Power BI, cela peut représenter un gain de temps intéressant.
- De plus, au lieu d’exiger un téléchargement complet de l’intégralité de l’application à chaque mise à jour, Windows ne télécharge que les éléments qui ont été modifiés. Cela permet des mises à jour plus efficaces et est extrêmement utile si vous essayez de réduire au minimum l’utilisation des données.
Pour continuer avec cette méthode, ouvrez Microsoft Store sur votre ordinateur et tapez “Power BI Desktop” dans la barre de recherche en haut de l’écran. Sélectionnez l’application et cliquez sur “Obtenir” pour la télécharger et l’installer. Une fois l’application téléchargée avec succès, Microsoft Store l’installera automatiquement.
2. Importer des données
Pour commencer, il vous faut importer les données sur lesquelles vous voulez travailler. Power BI peut se connecter à toute une grande variété de sources de données. Les sources les plus communes sont des fichiers Microsoft Excel, des datasets Power BI, des dataflows Power BI, des serveurs SQL, des fichiers CSV, un dossier SharePoint ou encore la Microsoft Power Platform.
Power BI Desktop comporte un bouton “Obtenir des données” dans le ruban de l’onglet Accueil. Sélectionnez la source de données qu’il vous faut pour établir une connexion. Selon votre sélection, il vous sera demandé de trouver la source sur votre ordinateur ou votre réseau. Autrement, vous serez invité(e) à vous connecter à un service pour authentifier votre demande. Le connecteur data sera alors en mesure de collecter les données brutes contenues dans la source choisie.
Par exemple pour créer un rapport à partir d’une source de données Excel, vous devez ouvrir Power BI puis cliquer sur “Get Data” dans le ruban et sélectionner l’option “Excel”. Une fois que vous aurez cliqué sur celle-ci, une page “Navigator” apparaitra où vous devrez sélectionner le nom du tableau que vous avez créé avant d’utiliser la feuille Excel. Cliquez ensuite sur “Load”.
3. Créer un rapport Power BI
Maintenant que vous avez vos données, il ne vous reste plus qu’à les analyser et ensuite de vous lancer dans la création de votre premier rapport Power BI. Power BI propose de nombreux tableaux, graphiques et cartes personnalisables dans le volet de data visualisation. Sélectionnez les visuels dont vous aurez besoin pour le rapport, puis les champs que vous souhaitez illustrer. Ajoutez des segments Power BI pour explorer les données afin de rendre votre rapport plus flexible.
Voilà les différentes étapes qui vous permettront d’élaborer votre rapport :
- Créez des graphiques pour illustrer vos analyses ;
- Ajouter des titres et des légendes à vos graphiques ;
- Structurez votre rapport en créant différentes pages spécialisées où présenter vos représentations graphiques ;
- Donnez un titre à chacune de vos pages et au rapport dans son ensemble.
Les rapports Power BI doivent être lisibles et pensés pour répondre aux besoins des utilisateurs finaux. Les visuels contribuent à la démocratisation des données, à la compréhension de l’information et facilitent le processus de prise de décision basé sur les données.
Ces rapports se différencient des tableaux de bord en cela qu’ils vont beaucoup plus en détail sur une problématique. Les tableaux de bord, aussi appelés des dashboards, ont pour but d’être synthétiques et très rapides à lire. Tous deux peuvent être partagés avec d’autres personnes de votre organisation à l’aide de Power BI Desktop ou du service Power BI.
4. Partager et collaborer avec d’autres utilisateurs
Après avoir terminé votre rapport, cliquez sur le bouton “Publier” pour que le rapport arrive sur votre compte Power BI, où vous pouvez le partager par e-mail ou via une connexion. Power BI permet une collaboration beaucoup plus rapide, plus facile et plus sécurisée en simplifiant la distribution cloud sécurisée du code, des visualisations, etc. entre les membres de l’équipe.
Il est courant pour les entreprises de partager leurs rapports d’entreprise avec des partenaires et des clients. De plus, si l’outil BI est utilisé à bon escient, des employés de différents services et ayant des besoins différents travailleront ou consulteront le même rapport. En ce sens, l’ajout de mesures de sécurité aux données, l’attribution de différents rôles aux utilisateurs et le partage sécurisé des rapports sont primordiaux.
Dans ce didacticiel, nous avons découvert Power BI Desktop, son fonctionnement et comment créer votre premier rapport. Cet outil BI est assez facile à utiliser par rapport à ceux des autres logiciels de BI. En plus de créer des visuels, vous pouvez également les filtrer en fonction de critères spécifiques et estimer les performances de votre entreprise de manière plus simple et plus efficace.
Pour plus d’informations sur Power BI Desktop ou une démo, contactez-nous ci-dessous !
