La dématérialisation des factures désigne le processus de passage des factures papiers aux factures électroniques, accompagné du traitement automatisé remplaçant les échanges de documents. La dématérialisation consiste ainsi à la numérisation des documents dans le but d’extraire les données et de les convertir en texte éditable. Le processus pourra se faire grâce à un scanner ou à d’autres dispositifs de capture d’image, accompagné d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères.
Il ne s’agit pas d’une simple numérisation de facture, mais d’un ensemble de processus destiné à respecter les nouvelles obligations qui vont bientôt entrer en vigueur. Le fait de s’intéresser à la dématérialisation des factures avec les logiciels qui y seront utilisés, prévoit une anticipation sur les changements obligatoires qui auront lieux à l’entrée en vigueur des nouvelles législations régissant la dématérialisation. Vous pouvez tout découvrir à ces sujets en suivant cette page.
En quoi consiste la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures est le processus de transformation des factures papiers en facture électronique, conformément aux nouvelles réglementations fiscales et aux exigences légales. Plusieurs articles de loi régissent la dématérialisation des factures :
Le report de la réforme à 2026
Suite au report de l’application de la réforme de la facture électronique, les entreprises auront plus de temps pour se préparer sereinement à ce grand changement d’ici 2026. Les raisons du report pointent un manque d’information et de préparation des entreprises. Les nouvelles échéances sont désormais publiées par la DGFIP. Il stipule que la facturation électronique devra progressivement devenir la norme, et le calendrier ainsi que les modalités d’application seront fixés par décret en fonction de la taille et de la nature de l’activité de l’entreprise.
Cette nouvelle règle invite donc toutes les entreprises à adopter l’utilisation des factures électroniques ou des e-factures, et à respecter leur calendrier de mise en application respective ! Pour répondre à cette exigence, la création, l’envoi et la réception des factures devront donc se faire par voie électronique, et il en va de même pour leur archivage.
Les entreprises devront également respecter les trois critères essentiels de ce document électronique qui sont les suivants :
- L’authenticité : il s'agit de la garantie de l'identité de l'émetteur, qui doit être obligatoirement mentionné sur le document électronique.
- L’intégrité : la conservation des informations contenues dans la facture ainsi que la facture en soit doit être assurée (aucune modification et aucune suppression).
- La lisibilité : le document doit être clair et compréhensible.
Le texte prévoit également le déploiement des moyens nécessaires à l’accompagnement des entreprises dans la dématérialisation, mais peu d’entreprises prennent le temps de les mettre en place à cause des divers changements à réaliser.
Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures n’est pas totalement une nouvelle mesure, car de nombreuses règles juridiques ont été instaurées depuis quelques années ! En effet, les entreprises fournissant des services aux établissements publics ou à l’État sont déjà soumises à la facturation électronique.
Néanmoins, ces règles s’élargissent progressivement, et la loi imposera à partir de 2026 la facturation électronique pour toutes les transactions commerciales réalisées à titre habituel sur le territoire français. Cette règle s’appliquera ainsi à toutes les entreprises, y compris les micros-entreprises. C’est notamment l’article 26 de la loi de finances rectificative de 2022 qui a élargi cette obligation au secteur privé et précise que l’obligation de facturation électronique concerne toutes les opérations de vente et d’achat de biens et services réalisées entre les entreprises établies en France et qui sont assujetties à la TVA.
Néanmoins, les transactions suivantes sont exclues de l’obligation de facturation électronique :
- Les opérations sectorielles : il s'agit par exemple des prestations dans le domaine de l'enseignement ou de la santé, des opérations bancaires, des opérations d'assurance ou encore des opérations immobilières, etc
- Les transactions réalisées avec les particuliers BtoC.
Il faut cependant préciser, que ces cas exonérés sont soumis à l’obligation de l’e-reporting pour l’administration fiscale.
Les nouvelles dates clés de la dématérialisation des factures
La mise en application des lois régissant la dématérialisation des factures du secteur privé se fera progressivement comme susmentionnée, et sera ainsi mise en place en 3 phases conformément aux dispositions de l’article 3 de l’ordonnance N°2021-1190 :
- À partir du 1er septembre 2026 : toutes les entreprises seront obligées d’accepter les factures sous forme électronique, et les grandes entreprises (employant 5 000 salariés et plus) et ETI seront dans l'obligation d'émettre uniquement des factures électroniques.
- À partir du 1er septembre 2027 : l'obligation sera au tour des petites et moyennes entreprises, ainsi que des microentreprises.
Comme susvisé, il existe des opérations et des transactions échappant à cette obligation de facturation (de nature non-assujetties), mais elles sont soumises à l’e-reporting, et la date de ce dernier se conformera au calendrier des obligations de facturation électronique.
Les objectifs
Le premier objectif de la dématérialisation des factures est la lutte contre les fraudes à la TVA ! La mesure permet en effet de vérifier l’identité de l’émetteur et de connaître les activités de l’entreprise en temps réel (délais de paiement, conjoncture, etc ), mais également de centraliser les factures. La fraude à la TVA représente en effet un important manque à gagner dans les caisses de l’État français qui est estimé à 135 milliards d’euros avec l’ensemble de l’Union Européenne, et elle interfère dans la compétitivité des entreprises.
Ensuite, la dématérialisation des factures est issue de la volonté de l’État pour l’e-invoicing et l’e-reporting. Elle facilite les obligations de déclarations de TVA grâce au système de pré-remplissage, et elle simplifie la collecte. Aussi, la dématérialisation réduit les coûts administratifs inhérents à la gestion des factures et améliore la sécurisation des relations commerciales. Enfin, l’arrivée de la facturation électronique permettra de modifier et d’optimiser la collaboration entre les entreprises ! Les cabinets d’expertise comptable auront notamment la possibilité de s’appuyer sur l’automatisation renforcée des flux pour proposer des services à plus forte valeur ajoutée.
Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?
Pour mettre en place la dématérialisation des factures, il est indispensable de se référer aux règles de conformité légale :
Les formats de factures éligibles
- Le PDF simple ou PDF/A3 : ce premier format est le standard de référence pour créer des factures faciles à traiter, du moment où elles sont exploitables à l'OCR. Le PDF simple n'est notamment pas modifiable et permet donc d'empêcher l'altération du contenu des documents. Le PDF est le format le plus utilisé et le plus populaire de la France, car il est réputé être une alternative économique et efficace pour les entreprises.
- Factur-X : ce format de facture est du type mixte ou hybride. Il est sous format PDF associé à un format XML qui comporte les informations sous forme structurée, et permet ainsi le traitement automatisé. La Factur-X est un modèle franco-allemand qui s'appuie sur la norme européenne EN 16931, et ne change aucune habitude de traitement des factures. Il sera notamment considéré comme une facture PDF facilement lisible. Sa partie XML décrivant l'ensemble des éléments structurés permet notamment d'extraire facilement les données sans avoir à recourir à des solutions complexes pour utiliser les données. Aussi, grâce à son format hybride, la Factur-X vous permet l'automatisation de la saisie comptable et offre ainsi de grands gains de productivité.
- Le format EDI (Echange de Données Informatisées) : il s'agit de l'un des formats couramment utilisé en France pour les factures électroniques. Le système permet le traitement automatique des données, qui offre à deux entités distinctes la possibilité de banaliser les échanges avec des logiciels utilisant le même langage informatique. L'EDI est utilisé principalement dans le secteur de l'industrie automobile en France, mais il prévoit un format spécifique appelé EDIFACT pour les documents de type commercial.
Néanmoins, le format ne répond pas aux normes européennes de facturation électronique 2014/55/EU, mais il est accepté par Chorus Pro.
Le rôle des OD
L’OD est un opérateur chargé de la récupération des données de facturation dans le format tel que défini par le client. Il dispose de services efficaces et à forte valeur ajoutée qui vous guident dans la gestion de votre facturation électronique.
Les principaux OD permettent aux entreprises de dématérialiser les factures en les transformant aux normes de facturation électronique, c’est-à-dire au bon format (Factur-X, UBL, CII), et ils se chargent de les transmettre aux plateformes PPF ou PDP. Cependant, il faut retenir que les opérateurs ne sont pas compétents pour transmettre des factures électroniques directement aux destinataires. Seules ces dernières (PDP ou les PPF) seront habilités à le faire. Ainsi, dans un circuit de plateforme privée PDP entre un client et son fournisseur, l’opérateur servira d’intermédiaire entre le fournisseur et la PDP, ensuite entre la PDP et le client. Pour un schéma mixte, l’opérateur aura pour rôle d’acheminer les factures fournisseurs vers la PDP, et ensuite récupérer les factures du côté client.
Enfin, pour un circuit PPF, l’OD interviendra sur deux niveaux : d’abord, entre le fournisseur et le PPF. Ensuite, entre le client et le PPF pour la récupération de la facture et la mise à jour des statuts au fil du cycle de vie.
Le rôle des Plateformes de dématérialisation Partenaires (PDP) & Portail Public de Facturation (PPF)
Le PPF est un opérateur public chargé de centraliser, de contrôler et de transmettre les données de facturation ainsi que de transaction utile au pré-remplissage de la déclaration de la TVA à l’administration fiscale. La plateforme permettra ainsi de remplacer Chorus pro.
Quant au PDP, il dispose des mêmes obligations que le PPF, c’est-à-dire, extraire, contrôler, transmettre et recevoir les données de facturation avec les transactions pour les opérations entre entreprises. Néanmoins, Le PDP bénéficie d’une immatriculation officielle délivrée par la DGFiP et il est seul habilité à transmettre directement des factures au bon destinataire.
En jouant son rôle d’intermédiaire, le PDP pourra également convertir la facture établie par le fournisseur dans le format qui répondra aux attentes du client. Au cours de ces opérations cependant, le maintien de l’intégrité, de la lisibilité et de l’exhaustivité des données devrait être assuré par la plateforme, et elle sera soumis à des règles de conformité et de sécurité strictes.
Les conditions de validité légale d’une facture dématérialisée
Pour qu’une facture électronique soit reconnue conforme par la Loi, l’authenticité de l’émetteur, la bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu doivent être garanties. Pour ce faire, 3 solutions :
- La signature électronique ;
- La piste d’audit fiable ;
- L’EDI, échange de données informatisé.
Il faut savoir que les factures électroniques doivent être conservées 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial. Il est donc impératif de les conserver sur la durée la plus longue : 10 ans. Depuis 2017, la facture électronique est obligatoire pour le B2G, et uniquement pour ce type de marché. Dans le cadre d’une relation commerciale entre une entreprise privée et une entité publique, la facturation électronique est donc devenue peu à peu obligatoire.
Pourquoi opter pour la dématérialisation des factures ?
La première raison d’opter pour la dématérialisation des factures est la conformité aux nouvelles exigences de l’Administration fiscale ! Mais en dehors des obligations, la facture électronique présente également un grand nombre d’avantages pour les entreprises.
Optimisation des coûts liés à la dématérialisation des factures
La dématérialisation permet avant tout de supprimer les frais liés à la papeterie, l’impression et l’expédition. Elle permet ainsi à l’entreprise de réaliser de précieuses économies.
L’optimisation des coûts est notamment primordiale, et selon Vie publique, la facture électronique revient nettement moins cher que la facture papier, avec un coût de moins de 1 € contre 10 € et plus pour chaque facture.
Cette analyse se révèle plus qu’évidente lorsqu’on détaille les dépenses liées au traitement de la facture en papier (le papier, l’encre, le coût de stockage, l’enveloppe, le timbre, le transport, etc.). Grâce à la facture électronique : plus de papier, plus d’impressions, plus de courriers, plus d’archivage. Le coût de gestion des factures est ainsi divisé par 3 !
Dématérialisation des factures : gain de temps
La gestion des factures clients et fournisseurs est un processus de type chronographe ! La dématérialisation permet en effet de générer et d’envoyer les documents en quelques minutes seulement, et le destinataire n’aura plus besoin d’attendre des jours (temps d’expédition) pour la réception de ses factures.
Par rapport au traitement d’une facture en papier en effet, vous n’aurez plus besoin de créer, d’envoyer, de suivre et d’archiver ces dernières., et ce gain de temps vous permettra de vous concentrer sur les stratégies de développement de l’entreprise.
Toujours en lien avec le gain de temps, l’automatisation assure également un meilleur suivi sur les factures impayées, puisque les vérifications se feront via des logiciels. Cela permet notamment de limiter les éventuels litiges, et vous offre par la même occasion la possibilité de gagner en productivité.
Classement et archivage simplifié avec la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures vous offre un avantage d’archivage pratique et non-encombrant ! En effet, vous n’aurez plus à conserver des documents papier dans de gros classeurs et dans des étagères avec des documents qui datent de 10 ans, mais juste dans des bases de données qui facilitent vos recherches. Ce moyen d’archivage vous donne également l’assurance de la conservation de la confidentialité des informations, et il n’y aura plus de problème de perte de facture. La dématérialisation est ainsi le garant d’une meilleure organisation et d’une meilleure gestion pour les processus RH en interne.
Aussi, cette solution de dématérialisation peut vous servir dans la numérisation des justificatifs et des notes de frais !
La dématérialisation des factures est une solution écologique
La facturation électronique est une alternative écologique ! L’envoi d’un courriel et le téléchargement d’un document provoquent bien sûr l’émission de CO2, mais ces derniers sont plus favorables lorsque l’on sait que la transformation d’un papier au format A4 nécessite 10 litres d’eau à peu près, et que l’industrie papier se place actuellement à la 5e place de l’énergie la plus énergivore.
Ainsi, la dématérialisation de la facture réduit l’empreinte de carbone ainsi que l’empreinte écologique, et permet à votre entreprise d’investir pour le développement durable pour d’autres motifs ! En dehors des motifs susvisés, le passage en facturation électronique permet également de réduire votre consommation d’électricité, d’encre, de papier, etc., et il n’a pas besoin de recours aux transports terrestres.
Amélioration des relations clients-fournisseurs
Autre avantage de la dématérialisation des factures : la facture électronique permet d’améliorer la relation entre clients et fournisseurs. 70% des Directeurs financiers constatent en effet une réduction des délais de traitement. Et cela s’explique par :
- La facture électronique est transmise instantanément, plus de délai d’envoi et plus de perte dans le courrier
- Certaines étapes de traitement sont supprimées (tri du courrier, saisie, contrôle…)
- La traçabilité des factures électroniques permet le suivi de l’état de traitement des factures
Grâce à ces avantages, les sources de litige entre clients et fournisseurs sont minimisées et les délais de paiements sont raccourcis. Tout le monde est satisfait !
Nos logiciels de dématérialisation des factures
Aujourd’hui il existe sur le marché de nombreux logiciels qui permettent de dématérialiser vos factures. Mais le tout est de choisir le meilleur. Pour vous aider, Apogea vous présente les deux meilleurs logiciels de dématérialisation des factures.
Logiciel de dématérialisation : Yooz
Yooz est un outil de dématérialisation des factures efficace qui prévoit une gestion électronique des demandes d’achat. Il permet à l’entreprise de faire des économies de coût de gestion et d’augmenter la productivité du service comptable, grâce au traitement simplifié des factures.
L’un des plus grands avantages de Yooz est son paramétrage en tout juste quelques minutes juste après votre inscription, et chaque utilisateur pourra l’adopter sans formation grâce à une ergonomie intuitive. Voici quelques avantages du logiciel de dématérialisation Yooz :
- Réduction des erreurs : En automatisant le processus de traitement des factures, Yooz contribue à réduire les erreurs humaines, garantissant ainsi l'exactitude des données financières.
- Mobilité accrue : Yooz offre la possibilité d'accéder aux documents financiers et de les traiter à tout moment et en tout lieu, grâce à son interface mobile conviviale, ce qui améliore la flexibilité et la réactivité des entreprises.
Sage Automatisation Comptable
Sage Automatisation Comptable est une solution 100% SaaS qui permet d’automatiser et de simplifier les étapes de traitement comptable de vos factures fournisseurs ! Il possède de nombreuses fonctionnalités, telles que l’intégration comptable, les circuits de validation des factures, l’archivage électronique, etc.
Avec le logiciel, vous avez la possibilité de diviser votre coût de traitement des factures en deux, et vous pouvez également accélérer les processus de validation de factures. La fiabilité de ces processus est notamment renforcé grâce à un contrôle effectué sur chaque facture (doublons, dates, IBAN).
Sage Automatisation Comptable est ainsi un logiciel de référence en termes de réduction de coûts de traitement, de fiabilité, et de productivité grâce à son efficacité.
- Gestion centralisée : Sage Automatisation Comptable permet une gestion centralisée de l'ensemble des opérations financières, offrant une vue d'ensemble cohérente et précise de la situation financière de l'entreprise.
- Sécurité renforcée : Avec des fonctionnalités de sécurité avancées, y compris la protection des données et la confidentialité des informations financières, Sage Automatisation Comptable garantit la sécurité et l'intégrité des données sensibles de l'entreprise.
Dématérialisation de factures : bénéficiez d’un accompagnement adapté avec Apogea
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En effet, grâce à la dématérialisation des factures électroniques, les relations avec les fournisseurs s’améliorent, le temps de traitement global des factures diminue significativement et les économies réalisées sont estimées à 65 % du coût global habituel. N’hésitez plus, essayez nos solutions de facturation numérique qu’il vous faut.
