automatisation facture

Comment automatiser le traitement des factures ?

Les défis du traitement des factures

À cette ère du numérique dans laquelle nous vivons, le comptable est confronté à divers défis en matière d’automatiser le traitement des factures. Ces défis se concentrent sur quatre axes qui sont :

  • Le cycle de traitement des factures
  • L’absence de validation automatique
  • L’absence de visibilité sur le processus
  • Et les coûts de traitement des factures

 

Le cycle de traitement des factures

Étant au départ des documents électroniques, les factures se transforment en documents papier sur le bureau du comptable. Traiter ces documents papier va donc prendre plus de temps que traiter ces mêmes documents au format électronique. Le comptable doit alors éviter les retards liés au traitement des factures. Au cas contraire, il expose son entreprise à :

  • Des retards d’imputation des coûts
  • Des inéligibilités en matière d’obtention de remises fournisseurs pour paiement rapide
  • Des pénalités pour paiement en retard
  • Une détérioration des relations avec les fournisseurs

 

L’absence de validation automatique

Le risque d’erreur est permanent dans toute activité qui implique l’utilisation du papier et la saisie manuelle de données. Par conséquent, le comptable doit redoubler d’attention dans la gestion des factures. En clair, le comptable doit éviter les erreurs d’enregistrement de facture. Comme exemple, une facture qui ne correspond pas à un bon de commande peut causer des erreurs d’états financiers. Elle peut même causer des allégations de fraude.

En général, les erreurs d’enregistrement de facture peuvent causer :

  • Des paiements excessifs
  • Des doublons de paiement
  • Des erreurs de taxation

 

push traitement facture

 

 

L’absence de visibilité sur le processus

Le comptable doit avoir une grande visibilité sur les données destinées à l’automatisation du traitement des factures. Comme exemple, la réponse à une requête d’un fournisseur peut exiger plus de renseignements sur le statut de traitement d’une facture. Un accès rapide aux informations qui renseignent sur la réception, le traitement et le paiement d’une facture est du coup indispensable. Aussi, un accès rapide aux informations relatives à un employé ayant traité une facture est indispensable. Ces informations peuvent impacter le délai de traitement des requêtes des fournisseurs.

Généralement, un manque de visibilité sur le processus peut causer :

  • Des difficultés à fournir des réponses aux demandes des fournisseurs sur le statut de leurs factures
  • Des problèmes de clôture exacte dans les délais
  • Des problèmes de budgétisation, planification et de prévision

 

Les coûts de traitement des factures

Le traitement des factures est en général très coûteux. Ce traitement est encore plus coûteux pour les factures à faibles montants. Pour cause, le prix à payer pour résoudre un problème lié à une facture peut dépasser le montant de la facture. Le comptable doit alors privilégier un traitement électronique des factures. Parce que les études du Groupe Aberdeen, situent le coût du traitement manuel d’une facture à entre 13 et 15,60 dollars. Et par contre selon ces mêmes études le coût du traitement électronique d’une facture se situe entre 8,60 à 9 dollars.

 

Les problèmes rencontrés dans la gestion des factures fournisseurs

 

Le traitement manuel des factures fournisseurs pose d’énormes problèmes aux entreprises. Plus en détail, ces problèmes sont entre autres :

  • Recevoir et classer des factures qui proviennent de différents fournisseurs et qui sont éditées dans différents formats (e-mail, courrier, fax, EDI…)
  • La saisie des données et les erreurs relatives à la saisie manuelle des données dans les systèmes de comptabilité et processus
  • Les prolongements des délais d’approbation dus à l’acheminement manuel des documents devant être signés et aux procédures de signature qui impliquent des personnes de différents départements et sites
  • L’accusation des retards de paiement qui conduit à une impossibilité de bénéficier des avantages financiers liés aux échéances (par exemple les remises pour paiement rapide)
  • Le reporting et l’audit des factures et paiements traités avec un alignement sur les documents du système comptable
  • Les risques de perte ou d’endommagement des documents pouvant résulter d’un mauvais acheminement ou classement des factures

 

L’automatisation de la gestion des factures comme solution

 

L’automatisation consiste à mettre en place un logiciel de comptabilité pour le traitement des factures fournisseurs. En clair, le logiciel s’occupera d’automatiser le traitement des factures fournisseurs dans l’ensemble de votre entreprise.

L’automatisation est un traitement électronique des factures. Elle est nettement plus avantageuse que le traitement manuel traditionnel qui est coûteux et inefficace. L’automatisation est une solution qui peut être rapidement mise en place au meilleur coût. Elle garantit notamment un retour sur investissement en moins de six mois.

L’automatisation va favoriser :

  • La résolution des problèmes liés aux délais de traitement des factures en réduisant ces délais
  • La résolution des problèmes d’erreurs et de retards qui affectent la fiabilité des états financiers
  • Un apport de visibilité conséquent qui va permettre de déterminer en amont ce qui se produira avec les documents de comptabilité fournisseurs
  • Un meilleur contrôle et une excellente prévision des dépenses
  • Un traitement des factures sécurisé et conforme aux réglementations
  • L’édition de tout ce qui est facture électronique

 

Avantages d’automatiser le traitement de vos factures

L’automatisation du traitement des factures permet entre autres de :

  • Saisir les factures avec rapidité et précision
  • Prioriser les meilleurs fournisseurs
  • Traiter les factures selon les fournisseurs ou selon les montants
  • Déterminer à quel niveau les factures se situent dans le processus d’approbation
  • S’offrir un accès immédiat aux documents importants
  • Payer les fournisseurs dans les délais
  • Procéder à l’identification et à la résolution des litiges
  • Répondre instantanément aux requêtes des fournisseurs

 

Quelles solutions choisir ?

Pour automatiser le traitement de vos factures, des solutions en mode cloud (Sage 100 cloud, Sage Automatisation Comptable et Yooz ) s’offrent à vous.

Sage Automatisation Comptable introduira automatisation et simplification dans l’ensemble des phases de traitement de toutes vos factures. Ceci, à partir de l’étape de réception et numérisation (OCR) de ces factures fournisseurs jusqu’à l’étape d’archivage.

Pour sa part, Yooz est une solution de dématérialisation qui va résoudre tous vos problèmes relatifs à la facturation. Elle va entre autres réduire les délais de traitement de vos factures. Elle va automatiser vos procédures de facturation…

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