Le processus d’automatisation du traitement des factures devient essentiel pour les entreprises aujourd’hui. Peu à peu de nombreux services tendent à se dématérialiser : c’est le cas de la comptabilité.
Qu’il s’agisse des processus de transfert, d’approbation ou encore de paiement des factures fournisseurs, le service comptable possède aujourd’hui de nombreuses solutions fiables : telle que la dématérialisation des factures. Cette technologie permet de faciliter le traitement de la facturation et de minimiser les interventions manuelles ! Fini le format papier passons à l’électronique.
Voici comment automatiser efficacement le traitement de vos factures.
Quelles sont les étapes de la facturation lors du traitement des factures ?
Le traitement des factures débute dès la réception de celle-ci et se termine lorsque la somme correspondante a été versée. Ce processus est indispensable pour maintenir les flux de trésorerie et les différents comptes équilibrés dans l’entreprise. Il existe, pour cela, différentes étapes lors du traitement des factures à respecter :
Recevoir la facture
Dès réception d’une facture (papier ou numérique), elle doit comprendre les éléments suivants :
- Date d'envoi de la facture
- Coordonnées du fournisseur et de l'acheteur
- Détails de l'achat (produits, services & prix)
- Détail du paiement
Enregistrer les données de la facture
L’ensemble des données sont vérifiées et saisies dans un système d’information automatiquement ou manuellement. De plus, il ne faut pas oublier de faire une copie numérique de la facture pour garantir une sauvegarde sécurisée des données. Enfin, la mise en place d’un système de classement permettra de favoriser la localisation rapide de la facture.
Envoyer la facture pour approbation
Après la vérification de la facture, le service des comptes fournisseurs va envoyer la facture pour l’approbation finale avant de pouvoir soumettre le paiement. Petit conseil, pour accélérer au maximum le processus d’approbation éviter les factures papier (qui peuvent être perdues) et passer à l’ère du numérique par l’envoi de factures en version PDF par courriel. D’autres part, il existe des logiciels de facturation qui envoient des notifications pour avertir les dirigeants des nouvelles factures en attente d’approbation.
Quelle que soit le processus d’approbation choisi, il faut réduire le temps d’attente pour minimiser les délais d’exécution des paiements.
Rayer la facture
La dernière étape du traitement des factures consiste à soumettre le règlement. Selon le destinataire, le processus de paiement peut prendre des jours, voire des semaines.
Les défis du traitement des factures
À cette ère du numérique dans laquelle nous vivons, le comptable est confronté à divers défis en matière d’automatiser le traitement des factures. Ces défis se concentrent sur quatre axes qui sont :
- Le cycle de traitement des factures
- L’absence de validation automatique
- L’absence de visibilité sur le processus
- Et les coûts de traitement des factures
Le cycle de traitement des factures
Étant au départ des documents électroniques, les factures se transforment en documents papier sur le bureau du comptable. Traiter ces documents papier va donc prendre plus de temps que traiter ces mêmes documents au format électronique. Le comptable doit alors éviter les retards liés au traitement des factures. Au cas contraire, il expose son entreprise à :
- Des retards d’imputation des coûts
- Des inéligibilités en matière d’obtention de remises fournisseurs pour paiement rapide
- Des pénalités pour paiement en retard
- Une détérioration des relations avec les fournisseurs
- ...
L’absence de validation automatique
Le risque d’erreur est permanent dans toute activité qui implique l’utilisation du papier et la saisie manuelle de données. Par conséquent, le comptable doit redoubler d’attention dans la gestion des factures. En clair, le comptable doit éviter les erreurs d’enregistrement de facture. Comme exemple, une facture qui ne correspond pas à un bon de commande peut causer des erreurs d’états financiers. Elle peut même causer des allégations de fraude.
En général, les erreurs d’enregistrement de facture peuvent causer :
- Des paiements excessifs
- Des doublons de paiement
- Des erreurs de taxation
- ...
L’absence de visibilité sur le processus
Automatiser et simplifier l’ensemble des étapes de traitement comptable de vos factures fournisseurs !
Le comptable doit avoir une grande visibilité sur les données destinées à l’automatisation du traitement des factures. Comme exemple, la réponse à une requête d’un fournisseur peut exiger plus de renseignements sur le statut de traitement d’une facture. Un accès rapide aux informations qui renseignent sur la réception, le traitement et le paiement d’une facture est du coup indispensable. Aussi, un accès rapide aux informations relatives à un employé ayant traité une facture est indispensable. Ces informations peuvent impacter le délai de traitement des requêtes des fournisseurs.
Généralement, un manque de visibilité sur le processus peut causer :
- Des difficultés à fournir des réponses aux demandes des fournisseurs sur le statut de leurs factures
- Des problèmes de clôture exacte dans les délais
- Des problèmes de budgétisation, planification et de prévision
- ...
Les coûts de traitement des factures
Le traitement des factures est en général très coûteux. Ce traitement est encore plus coûteux pour les factures à faibles montants. Pour cause, le prix à payer pour résoudre un problème lié à une facture peut dépasser le montant de la facture. Le comptable doit alors privilégier un traitement électronique des factures. Parce que les études du Groupe Aberdeen, situent le coût du traitement manuel d’une facture à entre 13 et 15,60 dollars. Et par contre selon ces mêmes études le coût du traitement électronique d’une facture se situe entre 8,60 à 9 dollars.
Les problèmes rencontrés dans la gestion des factures fournisseurs
Le traitement manuel des factures fournisseurs pose d’énormes problèmes aux entreprises. Plus en détail, ces problèmes sont entre autres :
- Recevoir et classer des factures qui proviennent de différents fournisseurs et qui sont éditées dans différents formats (e-mail, courrier, fax, EDI…)
- La saisie des données et les erreurs relatives à la saisie manuelle des données dans les systèmes de comptabilité et processus
- Les prolongements des délais d’approbation dus à l’acheminement manuel des documents devant être signés et aux procédures de signature qui impliquent des personnes de différents départements et sites
- L’accusation des retards de paiement qui conduit à une impossibilité de bénéficier des avantages financiers liés aux échéances (par exemple les remises pour paiement rapide)
- Le reporting et l’audit des factures et paiements traités avec un alignement sur les documents du système comptable
- Les risques de perte ou d’endommagement des documents pouvant résulter d’un mauvais acheminement ou classement des factures
L’automatisation de la gestion des factures comme solution
L’automatisation consiste à mettre en place un logiciel de comptabilité pour le traitement des factures fournisseurs. En clair, le logiciel s’occupera d’automatiser le traitement des factures fournisseurs dans l’ensemble de votre entreprise.
L’automatisation est un traitement électronique des factures. Elle est nettement plus avantageuse que le traitement manuel traditionnel qui est coûteux et inefficace. L’automatisation est une solution qui peut être rapidement mise en place au meilleur coût. Elle garantit notamment un retour sur investissement en moins de six mois.
L’automatisation va favoriser :
- La résolution des problèmes liés aux délais de traitement des factures en réduisant ces délais
- La résolution des problèmes d’erreurs et de retards qui affectent la fiabilité des états financiers
- Un apport de visibilité conséquent qui va permettre de déterminer en amont ce qui se produira avec les documents de comptabilité fournisseurs
- Un meilleur contrôle et une excellente prévision des dépenses
- Un traitement des factures sécurisé et conforme aux réglementations
- L’édition de tout ce qui est facture électronique
- …
Avantages d’automatiser le traitement de vos factures
L’automatisation du traitement des factures permet entre autres de :
- Saisir les factures avec rapidité et précision
- Prioriser les meilleurs fournisseurs
- Traiter les factures selon les fournisseurs ou selon les montants
- Déterminer à quel niveau les factures se situent dans le processus d’approbation
- S’offrir un accès immédiat aux documents importants
- Payer les fournisseurs dans les délais
- Procéder à l’identification et à la résolution des litiges
- Répondre instantanément aux requêtes des fournisseurs
- …
Quelles solutions choisir ?
Pour automatiser le traitement de vos factures, des solutions en mode cloud (Sage 100 cloud, Sage Automatisation Comptable et Yooz) s’offrent à vous.
Sage Automatisation Comptable introduira automatisation et simplification dans l’ensemble des phases de traitement de toutes vos factures. Ceci, à partir de l’étape de réception et numérisation (OCR) de ces factures fournisseurs jusqu’à l’étape d’archivage.
Pour sa part, Yooz est une solution de dématérialisation qui va résoudre tous vos problèmes relatifs à la facturation. Elle va entre autres réduire les délais de traitement de vos factures. Elle va automatiser vos procédures de facturation…
Le traitement des factures sous format électronique : une future obligation légale
Il faut savoir que le traitement des factures en format papier augmentent les risques de fraudes, notamment celle de la TVA. Pour cela, le gouvernement prévoit de rendre obligatoire le passage du traitement des factures sous format électronique entre 2024 – 2026 pour le secteur du BtoB. Cela va également permettre à l’Etat d’avoir un contrôle plus large et ainsi automatiser certains contrôles sur les données de facturation.
Il faut dès à présent que les entreprises s’orientent vers les solutions de digitalisation pour la réception et le traitement des factures car 2024 approche à grands pas.
Cette obligation possède plusieurs objectifs bien défini par l'Etat
- Renforcer la compétitivité en allégeant la charge administrative du service comptable et gains de productivité résultant de la dématérialisation.
- Simplification des obligations déclaratives principalement en matière de TVA
- Améliorer la détection des fraudes
- Améliorer la connaissance en temps réel de l'activité de votre entreprise
Ce qui va changer pour recevoir et émettre une facture
Dès le 1er juillet 2024, pour recevoir une facture toutes les entreprises devront :
- Accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs
- Être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale.
Il ne sera donc plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple.
Dès le 1er juillet 2024 pour les plus grandes et progressivement jusqu’en janvier 2026 pour les autres, pour émettre une facture toutes les entreprises devront :
- Disposer de la capacité d’émettre des factures électroniques dans les formats conformes
- Pouvoir les transmettre automatiquement vers leurs clients à travers une plateforme qu’elles auront librement choisie.
