Votre entreprise est équipée d’un logiciel d’Enterprise Resource Planning depuis plusieurs années et vous vous demandez s’il est temps de le changer ? Nos experts vous détaillent différents signes qui peuvent indiquer que votre ERP actuel n’est plus à la hauteur de vos besoins. Le changement d’ERP, c’est peut-être maintenant !
Un changement d’ERP s’impose si…
1. Les mises à jour de votre logiciel ERP sont inexistantes
Aucun logiciel n’est éternel, c’est bien connu. Votre logiciel ERP pourrait devenir obsolète après 5 ans s’il n’est pas régulièrement mis à jour. Les mises à jour sont indispensables, car elles vont maintenir votre ERP à jour et améliorer son fonctionnement.
Il se peut que l’éditeur de votre logiciel ERP cesse de proposer des mises-à-jour pour un de ses ERP. C’est un choix qu’un éditeur fait généralement pour mettre à la retraite une solution trop ancienne. Dans cette situation, nous vous recommandons d’arrêter d’utiliser votre ERP et de vous lancer dans une migration ERP.
Se lancer dans un changement d’ERP, c’est donc préserver son entreprise des dysfonctionnements qui peuvent nuire au bon déroulement de ses activités. Pertes de données, ralentissement du logiciel, absence de certains connecteurs de données, entre autres, ont toutes les chances de compliquer votre vie d’entreprise.
Pour exemple, Navision, l’ancien ERP Microsoft n’est plus maintenu. Deux nouvelles versions ont vu le jour : Microsoft Dynamics Nav et Microsoft Dynamics 365 Business Central.
2. Les coûts de maintenance de votre ERP sont importants
Les anciens ERP sont susceptibles de devenir de plus en plus onéreux au fur et à mesure qu’ils vieillissent. Parce que les éditeurs ne peuvent assurer la maintenance de ces PGI qu’à un niveau minimal. Ou parce que les hardwares de ces logiciels ERP plutôt anciens ont aussi vieilli et deviennent donc de moins en moins fiables. Ils touchent à la fin de leur cycle de vie.
Il peut être l’heure de vous lancer dans un changement d’ERP :
- Si les coûts de maintenance de votre ERP augmentent continuellement
- Et s’ils sont beaucoup plus élevés que ceux de vos autres logiciels.
Faites le point sur vos coûts de maintenance et déterminez s’il est possible de l’adapter pour réduire son poids financier. Peut-être en ajoutant de nouvelles fonctionnalités à votre ERP PME ? Ou en externalisant cette maintenance ? Il peut être plus simple de changer d’ERP en passant à la version supérieure ou complètement à une nouvelle solution.
Dans tous les cas, si votre ERP est avant tout un centre de coûts plutôt qu’un centre de profit, il est sûrement temps de changer d’ERP.
3. Votre logiciel ERP est peu ergonomique
L’ergonomie est un critère important qui influence l’utilisation d’un logiciel ERP. Cependant, il est habituellement négligé. En effet, un ERP qui se veut performant doit garantir une excellente expérience utilisateur (UX) à ses utilisateurs pour être bien utilisé. Il doit être confortable à manipuler.
L’exécution des tâches sera ainsi simplifiée, ce qui poussera vos équipes métier à l’utiliser fréquemment. Si l’ERP Industrie de votre PMI date des années 80, il est probable que son ergonomie ne soit pas des plus modernes et intuitives.
4. Votre ERP n’intègre pas les nouvelles technologies
Les solutions ERP ne cessent d’évoluer et l’intégration de nouvelles technologies est bien souvent source de performance et de productivité.
Sur le marché des ERP, on observe cinq grandes tendances.
- L'ERP cloud s'impose peu à peu pour répondre à un besoin de mobilité, de simplicité et d'économie.
- Les ERP continuent de s'ouvrir de plus en plus vers l'extérieur et s'interconnecte facilement à d'autres applications et solutions expertes : GED, WMS, e-commerce, ... L'ERP Sage X3 a ainsi un fort degré d'interopérabilité.
- Les solutions ERP ont vocation à casser les silos et à s'adosser aisément à un CRM. C'est par exemple le cas de Microsoft Dynamics Business Central directement adossé au CRM de Microsoft.
- Les logiciels ERP proposent des fonctionnalités de collaboration.
- Un ERP doit pouvoir désormais proposer des fonctionnalités de Business Intelligence pour un meilleur pilotage d'activité.
Et cela n’est pas prêt de s’arrêter. On parle d’objets connectés (Iot), de big data ou encore d’intelligence artificielle (IA) et de machine learning.
5. Les frais de gestion sont trop élevés
L’utilisation d’un ERP est un investissement stratégique de haut niveau pour votre entreprise. Votre progiciel ERP doit alors vous garantir un retour sur investissement, autrement il n’est d’aucune utilité pour vous. L’objectif est qu’il vous aide à automatiser vos tâches chronophages et à centraliser vos données d’activité
- pour faciliter la gestion des ressources de l’entreprise
- pour faire gagner du temps aux équipes métier
- pour aider la direction à piloter efficacement l’entreprise
- pour aider les collaborateurs à prendre des décisions éclairées
- et pour augmenter les profits.
Par contre, si votre ERP fonctionne lentement et engendre beaucoup de frais de gestion, c’est qu’il y a un problème. En clair, votre ERP n’est pas celui qu’il vous faut et il est temps de vous lancer dans un changement d’ERP.
Les signes sont là ? Il est l’heure de changer de version ou de solution d’ERP
Ne laissez pas votre ERP devenir obsolète ! Changer de version ou de solution d’ERP implique de changer les habitudes des utilisateurs mais un ERP dépassé peut être contreproductif.
Car qui dit obsolescence, dit vulnérabilité et perte d’efficacité. Alors si votre œil de lynx a constaté des signes d’obsolescence, nous vous recommandons de le mettre à niveau dès que possible.
Changer d'ERP, le déploiement se passe comme pour un premier ERP ?
Que ce soit votre premier ERP ou un nouveau déploiement ERP, la méthodologie pour déployer votre progiciel de gestion reste la même.
En effet, de l’audit à la migration des données, en passant par le choix de l’ERP, l’intégrateur ERP jusqu’à la mise en production, le schéma ne change.
En revanche, vous disposez d’un avantage considérable, vous avez déjà déployé un ERP et connaissez ainsi les bonnes pratiques. POC, démo, vous saurez ce qui est le plus pertinent pour votre changement d’ERP.
L’expérience gagnée lors de votre premier déploiement et utilisation d’un logiciel ERP sera aussi précieux pour déterminer les critères de votre futur PGI.
Vous aurez aussi une meilleure idée des coûts d’un projet ERP mais aussi des facteurs de rentabilité.
Les erreurs à éviter lors de votre changement d'ERP
Si vous êtes convaincus qu’il est temps de changer d’ERP, nous vous conseillons tout de même d’accorder une importance particulière aux points suivants :
- Pensez à ne pas dénaturer et à vous éloigner de vos systèmes d'information au fil du temps.
- Anticipez et ne subissez pas votre changement d'ERP en urgence.
- Réalisez impérativement, même en cas de changement d'ERP, une analyse structurelle et organisationnelle et critique des processus..
- Pensez toujours à avoir un regard externe.
- Gardez en tête de ne pas reproduire les mêmes erreurs ou points bloquants de votre ancien système.
- Impliquez les utilisateurs métiers, c'est les clés pour des processus métiers rationnalisés.
Quel ERP choisir ?
Besoin de recommandations de solutions ERP ? Sur le marché des ERP, nos consultants vous conseillent les solutions de gestion suivantes :
- Si vous êtes une TPE : C’est Exact ERP qu’il vous faut ! Un ERP cloud pensé pour la mobilité, agilité et la flexibilité.
- Pour une PME : Nous vous recommandons Microsoft Dynamics 365 Business Central, l’ERP cloud de référence proposé par Microsoft.
- Si vous êtes une MGE/ ETI : Nous vous conseillons Sage X3, un ERP aussi complet que facile à prendre en main.
Besoin d’accompagnement pour vous lancer dans votre changement d’ERP ? S’il vous faut plus de conseils pour changer efficacement de version ou de solution ERP, faites appel à un intégrateur ERP comme Apogea. Un intégrateur saura vous conseiller au mieux sur tout ce qui a trait à un Progiciel de Gestion Intégré.
