Votre entreprise est équipée d’un logiciel d’Enterprise Resource Planning depuis plusieurs années et vous vous demandez s’il est temps de le changer ? Nos experts vous détaillent différents signes qui peuvent indiquer que votre ERP actuel n’est plus à la hauteur de vos besoins. Le changement ERP, c’est peut-être maintenant !
Un changement ERP s’impose si…
1. Les mises à jour de votre logiciel ERP sont inexistantes
Aucun logiciel n’est éternel, c’est bien connu. Votre logiciel ERP pourrait devenir obsolète après 5 ans s’il n’est pas régulièrement mis à jour. Les mises à jour sont indispensables, car elles vont maintenir votre progiciel à jour et améliorer son fonctionnement.
Il se peut que l’éditeur de votre logiciel ERP (aussi appelé un Progiciel de Gestion Intégré ou PGI) cesse de proposer des mises-à-jour pour une de ses solutions. C’est un choix qu’un éditeur fait généralement pour mettre à la retraite une solution trop ancienne. Dans cette situation, nous vous recommandons d’arrêter d’utiliser le vôtre et de vous lancer dans une migration ERP.
Se lancer dans un changement ERP, c’est donc préserver son entreprise des dysfonctionnements qui peuvent nuire au bon déroulement de ses activités. Pertes de données, ralentissement du logiciel, absence de certains connecteurs de données, entre autres, ont toutes les chances de compliquer votre vie d’entreprise.
Pour exemple, Navision, l’ancien ERP Microsoft n’est plus maintenu. Deux nouvelles versions ont vu le jour : Microsoft Dynamics Nav, suivi de Microsoft Dynamics 365 Business Central.
2. Les coûts de maintenance de votre ERP sont importants
Les anciens ERP sont susceptibles de devenir de plus en plus onéreux au fur et à mesure qu’ils vieillissent. Parce que les éditeurs ne peuvent assurer la maintenance de ces PGI qu’à un niveau minimal. Ou parce que les hardwares de ces logiciels ERP plutôt anciens ont aussi vieilli et deviennent donc de moins en moins fiables. Ils touchent à la fin de leur cycle de vie.
Il peut être l’heure de vous lancer dans un changement d’ERP :
- Si les coûts de maintenance de votre PGI augmentent continuellement
- Et s’ils sont beaucoup plus élevés que ceux de vos autres logiciels.
Faites le point sur vos coûts de maintenance et déterminez s’il est possible de l’adapter pour réduire son poids financier. Peut-être en ajoutant de nouvelles fonctionnalités à votre ERP PME ? Ou en externalisant cette maintenance ? Il peut être plus simple de changer d’ERP en passant à la version supérieure ou complètement à une nouvelle solution.
Dans tous les cas, si votre PGI est avant tout un centre de coûts plutôt qu’un centre de profit, il est sûrement temps d’en changer.
3. Votre logiciel ERP est peu ergonomique
L’ergonomie est un critère important qui influence l’utilisation d’un logiciel ERP. Cependant, il est habituellement négligé. En effet, un PGI qui se veut performant doit garantir une excellente expérience utilisateur (UX) à ses utilisateurs pour être bien utilisé. Il doit être confortable à manipuler.
L’exécution des tâches sera ainsi simplifiée, ce qui poussera vos équipes métier à l’utiliser fréquemment. Si l’ERP Industrie de votre PMI date des années 80, il est probable que son ergonomie ne soit pas des plus modernes et intuitives.
4. Votre ERP n’intègre pas les nouvelles technologies
Les solutions ERP ne cessent d’évoluer et l’intégration de nouvelles technologies est bien souvent source de performance et de productivité.
Sur le marché des ERP, on observe cinq grandes tendances.
- L'ERP cloud s'impose peu à peu pour répondre à un besoin de mobilité, de simplicité et d'économie.
- Les PGI continuent de s'ouvrir de plus en plus vers l'extérieur et s'interconnecte facilement à d'autres applications et solutions expertes : GED, WMS, e-commerce, ... L'ERP Sage X3 a ainsi un fort degré d'interopérabilité.
- Les solutions ERP ont vocation à casser les silos et à s'adosser aisément à un CRM. C'est par exemple le cas de Microsoft Dynamics Business Central directement adossé au CRM de Microsoft.
- Les logiciels ERP proposent des fonctionnalités de collaboration.
- Un PGI doit pouvoir désormais proposer des fonctionnalités de Business Intelligence pour un meilleur pilotage d'activité.
Et cela n’est pas prêt de s’arrêter. On parle d’objets connectés (Iot), de big data ou encore d’intelligence artificielle (IA) et de machine learning.
5. Les frais de gestion sont trop élevés
L’utilisation d’un PGI est un investissement stratégique de haut niveau pour votre entreprise. Votre progiciel ERP doit alors vous garantir un retour sur investissement, autrement il n’est d’aucune utilité pour vous. L’objectif est qu’il vous aide à automatiser vos tâches chronophages et à centraliser vos données d’activité
- pour faciliter la gestion des ressources de l’entreprise
- pour faire gagner du temps aux équipes métier
- pour aider la direction à piloter efficacement l’entreprise
- pour aider les collaborateurs à prendre des décisions éclairées
- et pour augmenter les profits.
Par contre, si votre PGI fonctionne lentement et engendre beaucoup de frais de gestion, c’est qu’il y a un problème. En clair, votre progiciel n’est pas celui qu’il vous faut et il est temps de vous lancer dans un changement d’ERP.
Les signes sont là ? L’heure d’un changement ERP a sonné
Ne laissez pas votre ERP devenir obsolète ! Changer de version ou de solution d’ERP implique de changer les habitudes des utilisateurs mais un ERP dépassé peut être contreproductif.
Car qui dit obsolescence, dit vulnérabilité et perte d’efficacité. Alors si votre œil de lynx a constaté des signes d’obsolescence, nous vous recommandons de le mettre à niveau dès que possible.
Pour un changement ERP, le déploiement se passe-t-il comme pour un 1er ERP ?
Que ce soit votre premier ERP ou un nouveau déploiement ERP, la méthodologie pour déployer votre progiciel de gestion reste la même.
En effet, de l’audit à la migration des données, en passant par le choix du PGI, l’intégrateur ERP jusqu’à la mise en production, le schéma ne change.
En revanche, vous disposez d’un avantage considérable, vous avez déjà déployé un PGI et connaissez ainsi les bonnes pratiques. POC, démo, vous saurez ce qui est le plus pertinent pour votre changement d’ERP.
L’expérience gagnée lors de votre premier déploiement et utilisation d’un logiciel ERP sera aussi précieux pour déterminer les critères de votre futur PGI.
Vous aurez aussi une meilleure idée des coûts d’un projet ERP mais aussi des facteurs de rentabilité.
Les erreurs à éviter lors de votre changement ERP
Si vous êtes convaincus qu’il est temps de changer d’ERP, nous vous conseillons d’accorder une importance particulière aux points suivants :
- Pensez à ne pas dénaturer et à vous éloigner de vos systèmes d'information au fil du temps.
- Anticipez et ne subissez pas votre changement de PGI en urgence.
- Réalisez impérativement, même en cas de changement d'ERP, une analyse structurelle et organisationnelle et critique des processus..
- Pensez toujours à avoir un regard externe.
- Gardez en tête de ne pas reproduire les mêmes erreurs ou points bloquants de votre ancien système.
- Impliquez les utilisateurs métiers, c'est les clés pour des processus métiers rationnalisés.
Quel ERP choisir pour un changement ERP ?
Besoin de recommandations de solutions de gestion ? Sur le marché des PGI, nos consultants vous conseillent les solutions logicielles suivantes :
- Si vous êtes une TPE : C’est Exact ERP qu’il vous faut ! Un ERP cloud pensé pour la mobilité, agilité et la flexibilité.
- Pour une PME : Nous vous recommandons Microsoft Dynamics 365 Business Central, l’ERP SaaS de référence proposé par Microsoft.
- Si vous êtes une MGE/ ETI : Nous vous conseillons Sage X3, un PGI aussi complet que facile à prendre en main.
Besoin d’accompagnement pour vous lancer dans votre changement ERP ? S’il vous faut plus de conseils pour changer efficacement de version ou de solution ERP, faites appel à un intégrateur ERP comme Apogea. Un intégrateur saura vous conseiller au mieux sur tout ce qui a trait aux Progiciels de Gestion Intégrés. Nous pouvons vous accompagner pour la rédaction de votre cahier des charges ainsi que dans votre choix entre différents PGI et à chaque étape de votre projet. Forts de notre expérience de plus de 20 ans dans ce domaine, nous nous assurerons que votre projet ERP sera une réussite.
Changement ERP : vos questions les plus fréquentes
1. Quand changer d’ERP ?
Changer d’ERP, aussi appelé un PGI, est une étape importante pour toute entreprise. Plusieurs signes peuvent indiquer qu’il est temps de faire ce changement, afin d’assurer une gestion plus efficace et adaptée à la croissance de votre entreprise.
- L’un des signes clés pour envisager un changement d’ERP est lorsque votre système actuel ne répond plus aux besoins spécifiques de votre entreprise. Si vos collaborateurs se trouvent frustrés par des fonctionnalités manquantes ou des processus inefficaces, c’est peut-être le moment de considérer un nouveau système.
- Une autre situation où un changement de PGI peut être envisagé est lorsque votre entreprise se développe rapidement. Votre système actuel peut ne pas être capable de gérer une augmentation des données et des transactions. Un nouveau progiciel peut fournir des outils plus puissants pour suivre et gérer cette croissance.
- Des problèmes de sécurité ou de fiabilité sont également des signaux d’alarme. Si votre système actuel expose votre entreprise à des risques de sécurité ou à des interruptions fréquentes, il est temps d’explorer des progiciels plus sûrs et fiables.
- Lorsque vos collaborateurs rencontrent des difficultés pour utiliser le PGI actuel malgré une formation adéquate, cela peut indiquer que le système n’est pas convivial. Un nouvel ERP avec une meilleure interface utilisateur et des fonctionnalités intuitives peut améliorer la productivité de l’équipe.
- La communication entre les différents services de votre entreprise est essentielle. Si votre PGI actuel entrave cette communication et génère des silos d’information, envisagez un nouveau système qui favorise la collaboration et la transparence.
- L’évolution de votre stratégie commerciale peut également nécessiter un changement d’ERP. Si vous diversifiez vos services, ajoutez de nouveaux clients ou modifiez vos processus, un nouvel ERP peut mieux soutenir ces changements.
2. Pourquoi changer un ERP ?
C’est une décision stratégique qui peut apporter de nombreux avantages à une entreprise. Plusieurs raisons peuvent justifier cette démarche, visant à améliorer l’efficacité et la productivité de l’ensemble de l’organisation.
- Un des principaux motifs de changement d’ERP (aussi appelé un PGI) est l’obsolescence. Si votre système actuel ne répond plus aux besoins actuels de votre entreprise en raison d’une technologie dépassée ou de fonctionnalités limitées, il est temps de considérer un nouveau système plus moderne et adapté.
- Lorsque votre organisation évolue, votre PGI doit évoluer avec elle. Si vous ajoutez de nouveaux services, développez vos activités à l’international ou modifiez vos processus internes, un nouveau progiciel peut mieux soutenir ces changements et vous aider à rester compétitif sur le marché.
- Des problèmes de performance et de stabilité peuvent également inciter au changement. Si votre logiciel actuel génère des ralentissements, des erreurs fréquentes ou des temps d’arrêt, cela peut impacter la productivité et le service client. Un nouveau PGI plus fiable et performant peut éviter ces désagréments.
- Si vos collaborateurs ont des difficultés à utiliser le logiciel actuel bien qu’ils y aient été formés, cela peut indiquer qu’il n’est pas assez ergonomique. Un nouveau progiciel avec une interface intuitive et des fonctionnalités ergonomiques peut améliorer la productivité des employés et réduire les temps d’apprentissage.
- La prise en compte des besoins futurs est essentielle. Si votre système actuel n’est pas évolutif et ne peut pas s’adapter aux futurs développements de votre entreprise, il peut être judicieux de choisir un nouveau PGI qui soutiendra votre croissance à long terme.
En résumé, changer un PGI est une étape majeure qui nécessite une réflexion approfondie. Il est important d’impliquer les différentes parties prenantes de votre entreprise, de définir un cahier des charges précis et de suivre un plan de mise en place rigoureux.
3. Comment réussir le changement d’ERP ?
Réussir le changement d’ERP (ou PGI) est un projet crucial et délicat pour une entreprise. Voici quelques étapes essentielles pour garantir une transition en douceur et efficace.
- Préparez bien le terrain : Identifiez clairement les raisons du changement et définissez vos objectifs. Impliquez les différentes parties prenantes de l’entreprise, de la direction aux employés opérationnels, pour garantir un soutien et une compréhension globale.
- Rédigez un cahier des charges détaillé : Listez les fonctionnalités et les besoins spécifiques de votre entreprise. Cela servira de guide pour choisir le PGI le mieux adapté à vos besoins.
- Choisissez un PGI adapté : Pour le choisir, tenez compte de votre stratégie globale et de la compatibilité avec vos processus existants. Un bon alignement entre le progiciel et vos besoins est la clé du succès.
- Établissez un plan de mise en place détaillé : Définissez les étapes à suivre, les responsabilités de chaque équipe et les délais à respecter. Une bonne planification réduit les risques et garantit une transition en douceur.
- Communiquez tout au long du projet : Informez régulièrement vos employés sur les avancées, les changements à venir et les avantages de l’ERP. Impliquez-les dans le processus et écoutez leurs retours.
- Testez le PGI : Ce test doit être fait dans un environnement contrôlé avant son déploiement complet. Identifiez et résolvez les problèmes potentiels avant qu’ils n’affectent vos opérations.
- Prenez le temps de bien former vos employés : Offrez une formation adaptée à chaque équipe pour assurer une utilisation efficace de l’outil dès le départ.
- Restez aux aguets une fois la mise en place terminée : Une fois le progiciel en place, continuez à surveiller et à évaluer son fonctionnement. Ajustez si nécessaire pour optimiser son efficacité.
En impliquant toutes les parties prenantes, en définissant une stratégie solide, en formant correctement les employés et en planifiant chaque étape avec soin, vous pouvez réussir le changement ERP. Cela permettra d’améliorer vos opérations, d’offrir de meilleurs services à vos clients et de renforcer votre compétitivité sur le marché.
