Si les logiciels ERP équipaient essentiellement les grandes structures auparavant, ils se sont désormais généralisés dans les entreprises plus petites. Ces progiciels de gestion sont connus pour augmenter la productivité et améliorer la rentabilité. Vous souhaitez aussi bénéficier de ces avantages ? Il est nécessaire de réussir la mise en place du logiciel ERP.
Quand mettre en place un ERP ?
Pour rappel, l’ERP (Enterprise Resource Planning), ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français, est un outil qui centralise les données d’une entreprise, simplifiant de cette manière la gestion de l’ensemble de ses processus opérationnels. Unifiant le système d’information, synchronisant les différents services et standardisant les processus, il augmente considérablement la performance de la structure qui l’adopte.
Certaines entreprises choisissent de déployer une telle solution dès leur création, tandis que d’autres lancent un projet ERP après quelques années d’existence. Il n’y a en réalité pas de moment idéal pour implémenter ce logiciel. Tout dépend de votre situation.
- Votre entreprise rencontre des problèmes qui impactent son fonctionnement comme les erreurs, le retraitement ou la double saisie de données ;
- Vos données sont éclatées entre différents logiciels ;
- La modélisation de vos processus opérationnels devient difficile ;
- Vous disposez d’une faible visibilité sur vos coûts internes.
Il ne faut toutefois pas attendre de faire face à d’importantes difficultés pour envisager la mise en place d’un ERP. Ce type de projet requiert en effet du temps. Il se peut donc que votre situation soit inextricable au moment de son aboutissement.
Les étapes indispensables à la mise en place d’un ERP
Les avantages d’un ERP sont indéniables. Cependant, les entreprises qui mettent en place ce logiciel n’en profitent pas forcément. Les statistiques à ce sujet sont d’ailleurs inquiétantes. Elles révèlent qu’au moins un projet ERP sur deux échoue. Ce phénomène peut notamment être lié à une mauvaise analyse des besoins. Une équipe projet inadéquate est aussi susceptible d’en être à l’origine. Il faut savoir qu’une équipe projet ERP doit être constituée d’un chef de projet et d’utilisateurs clés issus des principaux services d’une entreprise pour une bonne gestion du projet ERP.
Le manque de communication figure également parmi les causes d’échec de la mise en place d’un ERP. Quel que soit le projet, la communication et le partage d’informations entre toutes les parties prenantes dans une entreprise jouent un rôle non négligeable dans sa réussite. En outre, l’absence d’une stratégie de conduite du changement risque fortement de compromettre le déploiement d’un PGI. S’il est tout à fait normal que les collaborateurs soient réticents à l’idée d’utiliser tout nouvel outil, les impacts de cette situation ne doivent néanmoins pas être sous-estimés.
Pour mettre toutes les chances de votre côté lors de l’intégration d’un logiciel ERP, suivez scrupuleusement les étapes détaillées ci-après.
1. Réalisez un audit de l’existant
L’audit de l’existant est déterminant pour la réussite de la mise en place d’un ERP. Il consiste à faire un état des lieux des pratiques et des usages, des flux de travail, des processus, des méthodes de gestion ainsi que des outils déjà déployés dans votre entreprise. Cette étape vous permettra de recenser l’ensemble des problématiques de votre structure et d’identifier les freins que le PGI devra lever.
Autrement dit, vous saurez exactement les raisons pour lesquelles vous souhaitez implémenter un ERP grâce à un audit de l’existant. Il est de ce fait conseillé de bien prendre votre temps pour le réaliser.
2. Impliquez les futurs utilisateurs de l’ERP
La réussite d’un projet ERP dépend aussi grandement de l’implication des futurs utilisateurs. Vos collaborateurs se braqueront certainement à l’idée de voir leurs habitudes de travail être modifiées par un nouveau logiciel. En faisant en sorte de les engager dès le début du projet, vous favoriserez leur adhésion. Leur faire remplir un questionnaire pour recueillir leurs attentes par rapport au futur outil constitue par exemple une excellente idée.
Faites également choisir par vos collaborateurs dans chaque service une personne qui intégrera l’équipe dédiée au projet et qui les représenteront tout au long de celui-ci. De cette manière, aucune demande ou crainte ne sera laissée de côté pour la mise en place de l’ERP.
3. Réalisez un cahier des charges ERP
La première tâche de votre équipe projet ERP sera de définir les besoins de votre entreprise ainsi que de circonscrire le périmètre technique et fonctionnel du logiciel à déployer. Pour ce faire, elle devra prendre en compte les résultats de l’audit. Il est préférable que votre direction d’entreprise participe à ce travail.
La vision à long terme dont elle dispose lui permettra de s’assurer que les enjeux de la mise en place d’un ERP concordent avec la politique de croissance de votre structure.
La rédaction d’un cahier des charges constitue l’aboutissement de cette étape. Ce document permet de cadrer votre projet et sert de support de communication avec les prestataires ERP que vous contacterez.
4. Choisissez votre intégrateur ERP
L’intégrateur est le prestataire qui a pour mission de mettre en place et de paramétrer votre logiciel ERP. Son choix ne doit pas se faire à la légère. Un intégrateur ERP est souvent le partenaire d’un éditeur. Dans ce cas, il dispose d’une connaissance pointue des solutions de ce dernier et maîtrise parfaitement leur implémentation. Parfois, l’intégrateur est lui-même l’éditeur ERP.
- La notoriété ;
- Le nombre d’années d’expérience ;
- La typologie de clients ;
- La capacité à comprendre vos besoins métier ;
- La proximité géographique.
5. Choisissez votre logiciel ERP
Le choix du logiciel est une étape majeure dans la mise en place de votre ERP. La solution sélectionnée doit correspondre parfaitement à votre cahier des charges. Comme pour l’intégrateur, il est nécessaire de s’appuyer sur plusieurs critères pour ne pas se tromper :
- Sa facilité d’utilisation ;
- Ses fonctionnalités ;
- Son évolutivité ;
- Le délai de mise en place estimé ;
- Sa sécurité ;
- Son prix ;
Le mode de déploiement (on-premise ou cloud) est un autre détail sur lequel vous devrez vous pencher au moment de choisir votre ERP. Prenez une décision en fonction des enjeux de votre projet. En guise d’illustration, une solution cloud vous conviendra davantage si vous voulez améliorer la mobilité de vos collaborateurs.
Les principaux leaders du marché ERP sont : Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage X3 ou encore SAP Business One.
6. Testez la solution ERP
Le paramétrage est incontournable après la mise en place d’un ERP. Il consiste à personnaliser les différents modules ERP pour vous permettre de disposer d’un logiciel parfaitement adapté à vos procédures internes. Une phase de tests suivra cette étape. Elle vise à s’assurer du bon fonctionnement de l’outil et à déceler d’éventuels problèmes.
Chargez votre équipe projet ERP de récolter les avis des participants aux tests. Les retours d’expérience vous permettront de déterminer si des corrections ou des modifications doivent être apportées au logiciel. L’ajout et la personnalisation de modules restent envisageables à ce stade au cas où cela s’avérerait nécessaire.
7. Formez les utilisateurs de votre ERP
La formation des utilisateurs est de rigueur une fois votre ERP mis en place. Tout d’abord, elle contribue à amoindrir la résistance au changement en aidant vos collaborateurs à s’approprier le logiciel. Par ailleurs, la formation leur permettra d’apprendre à exploiter pleinement ses capacités. Elle peut être dispensée par l’intégrateur auquel vous avez fait appel pour implémenter votre ERP.
Certains prestataires proposent des formations par groupe données directement aux utilisateurs finaux. D’autres ne forment que quelques référents qui seront chargés par la suite de former eux-mêmes leurs équipes. Dans tous les cas, la formation sera assortie d’une base de connaissances que les utilisateurs du logiciel pourront consulter à souhait.
8. Calculez le ROI de votre projet ERP
Pensez à évaluer les bénéfices générés par la mise en place d’un ERP. Augmentation de la productivité, baisse des coûts, amélioration de la visibilité, hausse du chiffre d’affaires… ceux-ci peuvent être de toutes sortes. Une fois les bénéfices déterminés, rapportez-les aux coûts induits par le logiciel pour obtenir le ROI (Return On Investment ou retour sur investissement).
Le calcul de cet indicateur vous permettra de mesurer l’efficacité de votre projet ERP. Il vous suffira de comparer les résultats obtenus avec les résultats initialement escomptés. D’autre part, vous pourrez mettre en avant les résultats observés pour encourager vos collaborateurs à continuer d’utiliser le logiciel.
