L’année dernière, le niveau de maturité digitale de la fonction finance des société européennes n’était que de 4.9/20 selon une étude de BearingPoint, et qui met en avant le retard des sociétés françaises dans le domaine. Et vous, avez-vous fait le choix de digitaliser quelques processus dans le service finance de votre entreprise ?
Pourquoi digitaliser la fonction finance ?
La fonction finance ce digitalise de plus en plus dans les entreprises, si vous n’avez pas encore penser à la digitaliser, découvrez les nombreux avantages. Vous allez changer d’avis !
Accélérer les traitements et baisser les coûts
La digitalisation de la fonction finance offre une opportunité unique d’accélérer les traitements et de réduire les coûts associés aux opérations financières. En remplaçant les processus manuels et chronophages par des solutions numériques automatisées, les entreprises peuvent rationaliser leurs flux de travail, réduire les erreurs humaines et accélérer le temps nécessaire pour effectuer des tâches telles que la comptabilité, la gestion des factures et le reporting financier.
De plus, en adoptant des outils de gestion financière basés sur le cloud, les entreprises peuvent réduire les coûts liés à l’infrastructure matérielle et logicielle, ainsi qu’à la maintenance, tout en bénéficiant d’une plus grande flexibilité et d’une évolutivité accrue pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise. En conséquence, la digitalisation permet non seulement d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais également de réaliser des économies substantielles à long terme, renforçant ainsi la position financière de l’entreprise et sa capacité à investir dans d’autres initiatives stratégiques.
Il s’agit notamment de l’automatisation de la gestion comptable, les différentes relances clients, du processus d’archivage et pour finir la gestion des contrats… Nous pouvons dire que la fonction finance a déjà bien entamée sa transformation digitale. La digitalisation permet un gain en efficacité qui se traduit sur le plan économique : elle permettrait de réduire jusqu’à 71% le coût de traitement des factures fournisseurs.
Renforcer la valeur ajoutée de la fonction finance
La dématérialisation et l’automatisation permettent de décharger les équipes finance d’un grand nombre de tâches assez chronophage qui leur fait perdre un temps considérable.
Ainsi la fonction finance peut ainsi occuper son rôle de pilotage de la performance de l’entreprise. Ce process nécessite de consacrer un grand nombre d’heure de l’analyse des données, aux études budgétaires, à l’accompagnement des métiers et des projets.
Le service finance pourra ainsi se consacrer à des missions bien précises qui lui sont dédiées :
- Assurer la pérennité de l'entreprise : la fonction finance va permettre d'avoir les fonds nécessaires à son développement. Elle intervient dans les prises de décision via des recommandations.
- La gestion du risque : la fonction finance fait le point sur les capacités de financement de l'entreprise et met en place les stratégies de développement.
De plus, la digitalisation de la fonction finance permet de renforcer la collaboration et la communication entre les différents départements de l’entreprise en facilitant l’accès aux informations financières et en permettant une meilleure coordination des activités.
En renforçant la valeur ajoutée de la fonction finance, la digitalisation positionne cette dernière comme un véritable partenaire stratégique au sein de l’organisation, contribuant ainsi de manière significative à la réalisation des objectifs commerciaux et à la création de valeur pour l’ensemble de l’entreprise.
Fluidifier les relations entre toutes les parties prenantes
La digitalisation de la fonction finance joue un rôle crucial dans la fluidification des relations entre toutes les parties prenantes de l’entreprise. En intégrant des systèmes de gestion financière numériques, les entreprises peuvent créer des plateformes collaboratives qui permettent une communication transparente et efficace entre les départements financiers, les équipes opérationnelles, les fournisseurs, les clients et autres parties prenantes externes. Ces plateformes facilitent le partage sécurisé et en temps réel des données financières, des rapports et des informations pertinentes, ce qui renforce la confiance et la transparence dans les relations d’affaires.
Comprendre la donnée dès sa arrivée et s’assurer de la collecter correctement, voilà l’un des principaux défis quotidiens de ces fonctions.
De plus, on observe qu’il existe un manque de communication entre les services qui nuit souvent à la fiabilité de ces données. Sachant que la plupart des échanges sont encore très souvent par mail cela ralenti le process et rend l’échange chronophage et source d’erreur. Il faut dés à présent changer cela !
On constate que, le rôle de la digitalisation de la fonction finance est très important en matière de pilotage de la performance car elle implique une grande collaboration avec les différentes parties prenantes, aussi bien en interne qu’en externe : collaborateurs et clients, partenaires et fournisseurs ou encore franchisés. Là encore, la mise en place d’outils digitaux permet de fluidifier les échange et de traiter les demandes à distance plus rapidement et simplement.
Gestion des risques et sécurité juridique
La gestion des risques est devenue, l’un des principales préoccupations des fonctions finances. Aujourd’hui, on constate l’apparition de nouveaux risques sont venus s’ajouter aux risques financiers traditionnels tels que les impayés clients ou les problème lié à la gestion de la trésorerie.
Le DAF joue un rôle centrale dans la gouvernance des risques d’une entreprise. Il doit être en mesure d’évaluer la probabilité de chaque risque et l’ampleur des dommages qu’il pourrait entrainer pour l’entreprise et les salariés.
Enfin, l’utilisation de logiciels permet de réduire les risques, et donc leur prévention, mais aussi d’améliorer la conformité et de lutter contre la fraude.
De plus, la digitalisation facilite la conformité réglementaire en automatisant les processus de reporting et en assurant une traçabilité complète des transactions financières. Les entreprises peuvent ainsi répondre plus efficacement aux exigences légales et réglementaires en matière de transparence et de gouvernance, réduisant ainsi les risques de sanctions et de litiges. De même, la sécurité des données est renforcée grâce à des mesures de protection avancées telles que le chiffrement des données, l’authentification multi-facteurs et la surveillance continue des activités suspectes.
Comment digitaliser la fonction finance ?
Dans un monde en constante évolution où les avancées technologiques redéfinissent les normes et les pratiques professionnelles, la fonction finance n’est pas épargnée par cette révolution numérique. De nos jours, la digitalisation de la finance est devenue une nécessité pour les entreprises désireuses de rester compétitives et agiles sur le marché mondial. Pour vous aider, voici quelques conseils pour digitaliser la fonction finance de façon rapide, simple et efficace.
Former vos collaborateur sur la digitalisation de la fonction finance
Dans un premier temps, avant de former les collaborateurs sur la prise en main de nouveaux outils, il est impératif de mener une réflexion sur leur impact métier et les bon réflexes à adopter. Afin de les former au mieux, voici trois conseils pratiques :
- Redonner du sens au digital via des formations en contexte ou en situation de travail
- Encourager le mentorat inversé
- S'orienter vers des dispositif innovants : la réalité virtulle (VR) ou encore de réalité augmentée (AR)
Pour assurer une transition réussie vers la digitalisation de la fonction finance, la formation des collaborateurs revêt une importance cruciale. Il est essentiel de leur fournir les compétences et les connaissances nécessaires pour naviguer efficacement dans cet environnement numérique en constante évolution.
Mettre en place des solutions agiles et interconnectées permettant d’accéder aux données en temps réel
L’objectif pour les directeurs financiers consiste à automatiser les tâches répétitives et chronophages (comme la saisie des données, les tâches administratives, comptables) pour se concentrer sur l’analyse prédictive et l’accompagnement des autres services. Tout ceci est désormais possible grâce aux nouvelles technologies : intelligence artificielle, business intelligence, intégrateur ERP (Progiciel de Gestion Intégrée), chatbot…
Afin de s’adapter au mieux aux besoins de l’entreprise , il est essentiel que toutes les nouvelles solutions choisies soient interconnectées et évolutives. De plus, l’accès aux données en temps réel permet une analyse approfondie et en temps réel de la performance financière de l’entreprise, fournissant ainsi des insights précieux pour l’optimisation des processus, l’identification des tendances et la prise de décision stratégique. Cela permet à l’entreprise de rester en avance sur la concurrence et de saisir les opportunités de croissance avec confiance et assurance.
Dématérialiser les processus de la fonction finance
La digitalisation des processus permet de simplifier les échanges, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité opérationnelle vis-à-vis du client. Il existe différents outils qui peuvent solutionnés la bonne intégration des outils digitaux :
- Outils de transmission électronique des informations ;
- Archivage des documents ;
- Digitalisation des procédures de contrôle ;
- Dématérialisation du paiement : de la facture au rapprochement bancaire pour éviter les retard de paiements et d'en simplifier sa gestion ;
- Relances clients automatiques ;
- Automatisation de la saisie comptable ;
- Gestion des devis & contrats ;
- Gestion de la fiscalité ;
La dématérialisation des processus de la fonction finance offre des avantages significatifs en termes d’efficacité, de sécurité et de collaboration. C’est une étape essentielle pour les entreprises cherchant à tirer pleinement parti des opportunités offertes par la transformation numérique dans le domaine financier.
Quels outils pour digitaliser la fonction finance ?
Notre sélection des meilleurs logiciels pour vous accompagner dans la digitalisation de la fonction finance dans votre entreprise. Dans cette perspective, il est crucial d’explorer les différents types d’outils disponibles pour digitaliser la fonction finance et d’examiner comment ils peuvent être mis en œuvre pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises dans ce domaine en constante évolution.
Logiciel de trésorerie
Un logiciel de trésorerie sert à optimiser la gestion financière et comptable d’une entreprise de façon simple et rapide. De manière générale, ce type de solution garantir la gestion transparente de la trésorerie de l’entreprise.
Il ne faut pas oublier que le bon pilotage de l’activité d’une entreprise repose sur l’utilisation d’un bon logiciel de trésorerie. De plus, un logiciel de trésorerie possède différentes fonctionnalités telles que :
- Le suivi de trésorerie : c'est l'une des principales fonctionnalités (sui des encaissements et des décaissements)
- La synchronisation bancaire et le reporting : ce qui favorise le suivi automatique des flux de trésorerie réels et facilite la communication entre la banque et les négociations partenaires.
- Les prévision de trésorerie : qui permet de prévoir son activité sur plusieurs années. Vous aureez la possibilité également de faire des simulation de scénarios pour les futures dépenses.
Logiciel de gestion de la comptabilité
Les logiciels de comptabilité sont des progiciels qui traitent toutes les tâches comptables d’une entreprise : plan comptable, comptabilité générale, saisie des données, déclaration de TVA, déclarations fiscales, devis et factures…
Les TPE et PME utilisent fréquemment des logiciels Sass tels que les logiciels Sage qui facilitent la gestion automatisée comptable. De plus, un logiciel de gestion comptable possède plusieurs fonctionnalités :
- La gestion comptable : un paramétrage permet de rapprocher et de traduire en écritures comptables les opérations de vente et d'achat.
- La gestion de la trésorerie : suivi des entrées et sorties d'argent, vous accéder à un prévisionnel de trésorerie et vos tableaux de bord pour un suivi commercial, comptable en temps réels.
- Création de rapports : possibilité de créer un tableau de bord. Ces reporting offrent une vue globale sur la tenue de la comptabilité de votre entreprise.
Solution Business Intelligence
Aujourd’hui, de nombreuses PME se lancent dans l’aventure de la BI (Business Intelligence) d’autant plus que la data ne cesse de croitre. La Business Intelligence est un processus d’analyse des données pour aider les dirigeants, managers de l’entreprise à prendre les bonnes décisions.
Les solutions de Business Intelligence peuvent apporter de nombreux bénéfices à une entreprise :
- Augmenter la productivité : création de rapports en un seul clic.
- Améliorer la visibilité : permet l'identification des domaines qui nécessitent une attention particulière
- Avoir une vue d'ensemble : permet d'avoir une vue d'ensemble (via des tableaux de bord)
- Analyse des données rapidement : les logiciels de Business Intelligence ont démocratisé leur utilisation, permettant même aux utilisateurs non formés de collecter et traiter les données rapidement.
La facture électronique participe à la digitalisation de la fonction finance
L’un des enjeux de la fonction finance est de se mettre, le plus tôt possible, en conformité avec la nouvelle réglementation de la facture électronique.
Selon une étude Markess, dès l’annonce de la réforme sur la facture électronique obligatoire dans la loi de finance 2020, 53 % des entreprises considéraient que leur mise en conformité était un enjeu majeur. En effet, la bascule vers la facturation électronique nécessite une analyse plus globale des systèmes d’information et des process, (liés à la passation ou à la prise de commande, à la réception et au contrôle des factures ou encore à la déclaration de TVA…) des systèmes et des organisations à la fois précis et complexes.
Il faut savoir que la facture électronique pour les entreprises va permettre de nombreux avantages positifs et surtout en productivité :
- Rapide : délai de réception et de paiement plus courts, suppression de quelques tâches administratives
- Rentable : envoi gratuit, économie d'encre et de papier. Pas besoin d'un espace physique pour l'archivage !
- Efficace : pas d'erreur de saisie
- Durable : pas de papier, pas de transport
Cette nouvelle obligation sera mise en place progressivement entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025 afin de lutter contre la fraude de la TVA.
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