La facturation électronique est désormais une réalité incontournable pour de nombreuses entreprises. Cette évolution majeure, impulsée par un cadre réglementaire strict, est au cœur de nombreux débats et soulève de nombreuses questions quant à ses implications et ses modalités de mise en œuvre. Dans cet article, nous explorerons en détail l’obligation de la facture électronique, en commençant par examiner le cadre réglementaire qui la régit. Nous clarifierons ce qu’est exactement une facture électronique et rappellerons les réglementations en vigueur qui imposent cette pratique.
Le cadre réglementaire lié à l'obligation de facture électronique
Le cadre réglementaire relatif à l’obligation de facturation électronique constitue un pilier fondamental dans la transformation digitale des entreprises
Qu'est qu'une facture électronique
Une facture électronique est une forme dématérialisée de facture, créée, envoyée et conservée sans recours au support papier traditionnel ou au format PDF ordinaire.
Ce type de facture se distingue par sa structure contenant un ensemble minimal de données structurées, ce qui la différencie des factures papier ou des documents PDF classiques.
Pour être considérées comme valides, les factures électroniques doivent répondre à plusieurs critères essentiels.
Tout d’abord, elles doivent garantir l’authenticité de leur origine, ce qui signifie que l’émetteur de la facture doit être clairement identifié. De plus, l’intégrité du contenu de la facture doit être préservée, ce qui signifie qu’elle ne peut pas être modifiée une fois émise. Enfin, la facture électronique doit rester lisible et accessible pour toutes les parties concernées, assurant ainsi sa validité et sa conformité aux normes réglementaires.
Le calendrier de la facture électronique
Un amendement au projet de loi de finances pour l’année 2024 a modifié le calendrier d’entrée en vigueur de la facturation électronique. Les nouvelles dates d’obligation d’émission des factures sous forme électronique et de transmission des données de transaction et de paiement dépendent de la taille de l’entreprise :
- À partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises ;
- À partir du 1er septembre 2027 pour les entreprises de taille intermédiaire, les petites et moyennes entreprises, ainsi que pour les micro-entrepreneurs
Il est à noter que les PME et les micro-entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026. En plus de définir un nouveau calendrier pour l’adoption de la facturation électronique, les autorités ont mis en place un ensemble de mesures d’accompagnement visant à soutenir les entreprises tout au long de cette transition.
Ces mesures comprennent des programmes de formation et de sensibilisation spécifiquement conçus pour aider les PME et les micro-entreprises à comprendre les avantages de la facturation électronique et à maîtriser les nouveaux processus.
Qui est concerné ?
La transition vers la facturation électronique concerne toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France. Cette évolution sera mise en œuvre progressivement en fonction de la taille des entreprises.
Cette obligation concerne également les assujettis non redevables de la TVA, tels que les micro-entrepreneurs et les personnes morales bénéficiant de la franchise en base de TVA. Elle vise notamment à surveiller les dépassements de seuils et à garantir une application uniforme de la réforme à l’ensemble du secteur économique.
Certaines opérations spécifiques dans des secteurs particuliers, comprenant les prestations de santé, d’enseignement et de formation, les transactions immobilières, les opérations réalisées par des associations à but non lucratif, les transactions bancaires et financières, ainsi que les opérations d’assurance et de réassurance.
Les obligations liées à la facture électronique
Le modèle de facturation électronique instauré en France, alliant « e-reporting » et « e-invoicing », présente une complexité sous-jacente, d’autant plus que ces deux aspects ne sont pas nécessairement des alternatives l’un à l’autre. Si votre activité implique à la fois des opérations B2B et B2C, vous êtes tenu de respecter toutes les nouvelles obligations de la facture électronique.
- Le e-invoicing peut être traduit par e-facturation ou facturation électronique en français. La procédure consiste à numériser la création, l’émission et le stockage des factures via une plateforme numérique dédiée. L’e-invoicing devrait donc avoir pour effet d’accélérer le traitement des données commerciales en digitalisant l’ensemble des processus. Les échanges de documents invoicing commerciaux seront regroupés sur une seule plateforme, en simplifiant le partage des données.
- Le e-reporting désigne la transmission de données de transaction à l’administration fiscale. Le but du e-reporting est de permettre aux entreprises de transmettre des données et des rapports à une organisation ou à un régulateur financier.
Il est donc primordial (voire indispensable) de consulter votre conseiller habituel, qui vous assistera dans l’analyse de la nature de vos activités (types d’opérations, profil des clients, etc.), vous orientera dans le choix entre une plateforme comme Chorus Pro ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), et vous aidera à estimer précisément les coûts liés à cette réforme. Ces frais peuvent inclure la mise à jour de votre système de gestion des factures, voire l’acquisition d’un nouveau logiciel, la formation du personnel chargé de traiter ce sujet, etc.
Les sanctions en cas de non respect de l'obligation de facture électronique
En cas de non-respect des obligations relatives à la facturation et à la transmission des données de facturation, des amendes seront appliquées comme suit : une amende de 15 € par facture pour défaut d’émission d’une facture au format électronique, avec un plafond annuel de 15 000 €, et une amende de 250 € en cas de non-respect de l’obligation de e-reporting, également plafonnée à 15 000 € par année civile.
De plus, les plateformes de dématérialisation qui omettent de transmettre les informations requises à l’administration fiscale seront sanctionnées par une amende de 15 € par facture et de 750 € par transmission manquante, avec un plafond annuel de 45 000 € pour les deux infractions combinées. Ces amendes sont conçues pour dissuader les acteurs économiques de ne pas respecter les obligations légales relatives à la facturation électronique et pour garantir l’intégrité du système fiscal dans son ensemble.
En somme, outre les amendes financières, le non-respect des obligations de facturation électronique peut avoir des répercussions significatives sur la réputation, les relations commerciales et la conformité fiscale globale de l’entreprise.
Les objectifs de la réforme
À travers cette réforme, les autorités gouvernementales cherchent à atteindre plusieurs objectifs ambitieux, notamment la réduction du coût de traitement pour les entreprises, l’amélioration de la conformité fiscale et la lutte contre la fraude.
Renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA
L’objectif est clair et quantifié : le gouvernement vise à réduire l’écart de TVA en utilisant des croisements de données automatisés. Les chiffres en jeu sont significatifs : selon la Cour des comptes et l’INSEE, le manque à gagner est estimé entre 10 et 20 milliards d’euros par an, tandis que la Commission européenne le situe à environ 7,1 % des revenus théoriques, soit environ 12,8 milliards d’euros.
La généralisation de la facturation électronique représente ainsi une nouvelle stratégie efficace dans l’arsenal administratif.
Mais les montages complexes ou internationaux ne sont pas les seuls visés. Tout au long de son rapport, l’administration fiscale égrène la liste des contrôles qu’elle envisage. Toutes les entreprises sont concernées :
- automatisation des recoupements entre TVA collectée chez les fournisseurs et TVA déduite chez les clients
- rapprochement du taux de TVA de l'entreprise et du montant de la dette fiscale figurant au passif du bilan
- lutte contre les demandes de remboursements de crédits de TVA frauduleuses
- détection des fraudes avant le dépôt de la liasse fiscale, actuellement nécessaire pour effectuer certains recoupements
À terme, la DGFiP vise également à réaliser le pré-remplissage de la déclaration de TVA pour la plupart des entreprises. Cette initiative est perçue comme un moyen d’économiser du temps pour ces entités, qui n’auront plus qu’à examiner les informations déjà fournies par l’administration et à apporter des ajustements si nécessaire.
Réduire le coût de traitement pour les entreprises
La réduction du coût de traitement pour les entreprises constitue un argument crucial en faveur de la transition vers la facturation électronique. Selon l’administration fiscale, la plupart des entreprises ont du mal à évaluer ou ne connaissent pas du tout le coût associé aux processus de facturation traditionnels.
En se basant sur un rapport de l’Inspection générale des finances, la DGFiP estime que le coût total d’émission d’une facture électronique est inférieur à 1 euro, tandis qu’il dépasse les 10 euros pour une facture papier.
Cet avantage financier est largement reconnu par les entreprises interrogées par la DGFiP, qui le mentionnent régulièrement parmi les principaux bénéfices de la facturation électronique. En outre, elles soulignent également la réduction des litiges liés au recouvrement et la diminution des délais de paiement comme des aspects positifs de cette transition.
Améliorer la connaissance de la conjoncture économique
Un autre objectif affirmé de la généralisation de la facturation électronique est d’accroître la connaissance en temps réel de l’activité économique. Cette initiative vise à créer une nouvelle source d’informations précieuses pour les autorités, notamment en période de crises telles que la crise sanitaire du printemps 2020. Dans les pays où la facturation électronique est déjà mise en œuvre, les gouvernements ont témoigné de son utilité en permettant une observation fine et détaillée du niveau d’activité économique, sectorielle et par taille d’entreprise, en temps réel.
Cet objectif revêt une importance capitale pour plusieurs raisons :
- Réactivité face aux crises : En disposant d'une source de données en temps réel sur l'activité économique, les autorités peuvent réagir plus rapidement et de manière plus précise aux crises et aux fluctuations économiques.
- Anticipation des tendances : La capacité à suivre l'évolution de l'activité économique au jour le jour permet aux décideurs politiques et aux analystes d'anticiper les tendances économiques et d'identifier les signes avant-coureurs de problèmes potentiels, facilitant ainsi la prise de décision proactive.
- Amélioration de la planification économique : En disposant de données précises et actualisées sur l'activité économique à différents niveaux (secteurs, tailles d'entreprise), les gouvernements peuvent mieux planifier leurs politiques économiques à long terme et mettre en place des mesures visant à favoriser la croissance et la résilience économique.
En somme, l’accroissement de la connaissance “au fil de l’eau” de l’activité économique grâce à la généralisation de la facturation électronique représente un outil puissant pour les autorités publiques, offrant une meilleure compréhension de l’économie en temps réel et renforçant leur capacité à prendre des décisions éclairées pour stimuler la croissance et gérer les crises.
Comment mettre en place la réforme ?
L’implémentation de toute réforme, y compris celle concernant l’obligation de facturation électronique, requiert une planification minutieuse et une compréhension approfondie des exigences réglementaires.
PDP, PPF OD : le schéma en Y
Le modèle “Clearance” ou schéma en Y repose sur la transmission en temps réel des informations relatives aux factures électroniques à l’administration fiscale.
Ce modèle tire son nom de la forme d’un “Y” dans lequel les factures sont transmises et échangées entre les parties prenantes via un point central (ici le PPF). Dans cette configuration, il existe différentes interactions entre les acteurs impliqués dans le processus de facturation.
Dans le schéma en “Y”, les factures circulent entre les fournisseurs et les acheteurs via un point central désigné comme le Portail Public de Facturation (PPF). Ce portail facilite l’échange et le suivi des factures tout au long de leur cycle de vie, depuis leur émission jusqu’à leur paiement, en passant par leur réception et leur traitement.
En outre, le PPF est chargé de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale, renforçant ainsi la traçabilité et le contrôle des transactions. Ce modèle favorise une interaction harmonieuse entre les différentes parties tout en assurant la centralisation, la vérification et la validation des données par l’administration fiscale française.
Notre proposition d'accompagnement
La facture électronique sera bientôt obligatoire. Anticipez et engagez votre digitalisation avec l’appui d’un expert. Dans le cadre de la réforme de la facture électronique, Apogea offre à ses clients la possibilité de bénéficier d’un accompagnement personnalisé. Afin d’assister les entreprises dans leur transition vers la facturation électronique, Apogea propose un service d’audit sur mesure.
Cet audit permet d’évaluer les besoins spécifiques de chaque entreprise et d’identifier les meilleures solutions de dématérialisation adaptées à leur activité et à leurs processus existants. Cela permet à l’équipe d’experts en dématérialisation d’Apogea de recommander les solutions les mieux adaptées à chaque cas particulier, offrant ainsi à chaque client une approche sur mesure.
De plus, Apogea met à disposition de ses clients la possibilité de prendre rendez-vous avec un expert en dématérialisation. Ces rendez-vous individuels permettent aux entreprises d’obtenir des conseils personnalisés et d’échanger directement avec un spécialiste pour répondre à leurs interrogations et les guider dans leur transition vers la facturation électronique.
Les avantages pour votre entreprise avec l'obligation de facture électronique
L’obligation de facturation électronique représente bien plus qu’une simple contrainte réglementaire pour les entreprises. En effet, cette réforme offre une multitude d’avantages et d’opportunités pour les entreprises qui décident de l’adopter.
Au-delà de la simple conformité aux réglementations en vigueur, la facturation électronique peut apporter des bénéfices significatifs en termes d’efficacité opérationnelle, de réduction des coûts et d’amélioration de la productivité.
- Garantir la sécurité du process de bout en bout : la facture électronique apporte une meilleure traçabilité. En effet, les systèmes de validation et les contrôles automatisés garantissent la fiabilité et l’authenticité de la facture électronique
- Réduire les coûts : en effet, si le coût de traitement d’une facture papier oscille entre 10 et 20 euros, celui d’une facture électronique s’élève seulement à 5 euros
- Gagner en rapidité et en productivité : la facturation électronique augmente la productivité de 30% du fait de l’automatisation de la saisie et du contrôle, et du système d’approbation plus fluide.
- Renforcer les relations entre clients et fournisseurs : la fluidification des échanges entre clients et fournisseurs. Il n’y a pas plus de problème de délai d’envoi ou de perte de document.
En conclusion, l’obligation de facture électronique représente une opportunité majeure pour les entreprises d’améliorer leur efficacité opérationnelle et leur compétitivité sur le marché. En adoptant la facturation électronique, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux réglementations en vigueur, mais également bénéficier d’une gestion plus efficace des flux de trésorerie, d’une réduction des coûts administratifs et d’une meilleure visibilité sur leurs transactions.
En conclusion, l’obligation de la facture électronique représente un changement significatif dans le paysage économique et administratif, avec des implications importantes pour les entreprises de tous secteurs.
