La gestion des ressources humaines (GRH) est une fonction clé dans l’organisation d’une entreprise. Lorsqu’elle est efficace, elle permet d’accroître la productivité de cette dernière grâce à l’amélioration des capacités de ses employés. Il existe différentes solutions pour optimiser la gestion des ressources humaines. Le module ERP RH en fait partie. De quoi s’agit-il exactement ? Et pourquoi l’utiliser pour faciliter votre gestion d’entreprise ? Réponses ci-après !
ERP RH : la définition
Il existe trois grandes catégories de ressources dans une entreprise : matérielles, financières et humaines. La gestion de ces dernières est aussi complexe que primordiale. Cette fonction englobe les techniques, les méthodes et les pratiques utilisées pour administrer, mobiliser et développer le potentiel humain dans une entreprise. Elle a notamment pour objectif de s’assurer que la structure dispose du personnel nécessaire à son fonctionnement et que chaque employé participe efficacement à son développement.
La GRH s’articule autour de trois grands axes :
- La gestion administrative du personnel (recrutement, paie, congés, contrats de travail, etc.) ;
- La communication interne (diffusion des informations au sein de l’entreprise) ;
- Le système d’information (fonction purement informatique qui permet d’accélérer certaines tâches et d’assurer la cohérence des informations diffusées au sein de l’entreprise).
Pour atteindre ses objectifs, croître et être pérenne, une entreprise doit maîtriser ses ressources humaines. Les modules ERP RH ont justement été pensés pour permettre à toute structure de gérer son capital humain de manière optimale.
Quelle est la différence entre l’ERP et le SIRH ?
Avant d’aborder la définition d’un module ERP RH, il convient de revenir sur celle d’un ERP tout court. L’ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré), est un logiciel qui permet à une entreprise de gérer l’ensemble de ses processus opérationnels grâce à un groupe de modules ERP. Il a pour mission d’aider les structures de toutes tailles à piloter simplement et efficacement leur activité. Les principales fonctionnalités d’un progiciel ERP portent sur :
- La gestion financière et comptable (avec le module ERP Finance) ;
- La gestion des ressources humaines ;
- La gestion de la relation client ;
- La gestion de la production ;
- La gestion de projets ;
- La gestion de la chaîne logistique (avec l’outil ERP Supply Chain).
Il ne faut pas confondre l’ERP avec le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) ou HCM (Human Capital Management) en anglais. Ce dernier désigne un logiciel qui permet de mieux gérer les tâches liées à la GRH grâce à l’automatisation d’une grande partie d’entre elles. Voici quelques-unes des fonctionnalités d’un SIRH :
- Le recrutement et le management des talents ;
- La gestion de la paie ;
- La gestion des congés ;
- La gestion des absences ;
- La gestion des temps de travail ;
- La gestion des prestations sociales ;
- La formation.
La différence entre les deux ? Le SIRH est dédié exclusivement à la GRH alors que l’ERP a vocation à gérer l’entreprise dans son ensemble, y compris les RH.
Alors qu’est-ce que le module ERP RH ?
Quand on parle d’ERP RH ou de PGI RH, on fait référence au module RH au sein d’un logiciel ERP qui prend en charge la gestion RH de l’entreprise de bout en bout. Ses fonctionnalités tournent principalement autour de :
- La gestion de la paie : Il rassemble toutes les informations relatives à la fonction paie et automatise la création de bulletins de salaire ;
- Le recrutement : Il facilite le recrutement grâce à la gestion des campagnes y afférentes, la collecte et le tri automatique des candidatures, la planification des entretiens d’embauche, l’analyse des actions réalisées, etc. ;
- L’onboarding : Il simplifie la gestion de l’arrivée et de l’intégration d’un nouvel employé ainsi que celle de son parcours dans une entreprise ;
- Le stockage des documents RH : Les comptes-rendus des entretiens annuels, les fiches de paie, les contrats de travail et tout autre document RH sont stockés dans un même endroit, ce qui les rend facilement accessibles ;
- La centralisation des données des employés : Le module RH d’un ERP regroupe l’ensemble des données relatives aux collaborateurs d’une entreprise (temps de travail, congés payés et congés maladie pris, formations faites, etc.) ;
- Le reporting RH : Permettant entre autres de créer des tableaux de bord RH et d’automatiser la gestion de la BDESE, il fournit des indicateurs RH pertinents qui aident à identifier les lacunes d’une entreprise et améliorent la prise de décision.
Quels sont les bénéfices de l’ERP RH ?
Sa conception modulaire permet à l’ERP de s’adapter parfaitement aux besoins des entreprises. Une structure n’a qu’à choisir les modules qui correspondent à son fonctionnement et grâce auxquels elle pourra réaliser ses objectifs. Lorsque ses besoins évoluent, il lui suffit d’ajouter des nouveaux. Autrement dit, une entreprise n’est pas obligée de changer de logiciel ERP du moment qu’elle a opté pour une solution qui propose un grand nombre de modules.
Le module ERP RH est sans conteste l’une des briques fonctionnelles d’un PGI les plus importantes et les plus populaires. Il présente un certain nombre d’avantages pour les entreprises. Le gain de temps et la réduction de vos coûts en font partie. Par ailleurs, il vous aidera à prendre des décisions stratégiques. En effet, il améliore la circulation des informations entre les différents services de votre entreprise, entre les postes à l’intérieur d’un même service ainsi qu’entre les services et la direction. En parallèle, les informations sont centralisées si bien qu’il devient très simple de les consulter. Dans un cas comme dans l’autre, l’ERP RH a un impact positif sur la prise de décision.
Automatisez vos tâches administratives pour vous décharger
Si le module ERP RH permet de gagner du temps et de réduire les coûts, c’est en grande partie grâce à l’automatisation des tâches administratives telles que :
- La génération des documents de travail ;
- La gestion et la mise à jour des dossiers des collaborateurs ;
- La gestion de la paie ;
- La gestion des congés et des absences ;
- Le suivi des temps de travail.
L’automatisation permet d’éviter les erreurs et les oublis, des problèmes fréquents lorsqu’il y a une intervention humaine. D’autre part, elle vous décharge des tâches récurrentes, chronophages et à faible valeur ajoutée. De cette manière, vous pourrez vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier.
Soyez sûrs de respecter la législation
Votre entreprise est tenue de respecter le droit du travail comme les conventions collectives de son secteur. Or, la législation évolue sans cesse de telle sorte qu’il est compliqué de rester au fait des nouveautés en la matière. Se mettant à jour avec l’apparition de changements au niveau des obligations légales, l’ERP RH vous assure de vous conformer constamment à ces dernières.
Vous n’êtes pas sans savoir que le non-respect de la législation en vigueur expose à des sanctions pouvant parfois être très lourdes. L’ERP RH vous en prémunira en jouant le rôle de garde-fou. Grâce à ce module, vous n’aurez aucun mal à identifier les dispositifs légaux que vous devez appliquer.
Facilitez votre suivi RH
Grâce à l’outil PGI RH, vous pourrez suivre le parcours de tous vos employés depuis qu’ils ont intégré votre entreprise. En effet, chaque évènement de leur vie professionnelle est historisé dans cette solution. Cette dernière peut donc vous aider à :
- Accompagner vos collaborateurs dans leur évolution de carrière ;
- Planifier des formations et suivre celles qui ont été réalisées ou celles dont vos employés souhaitent bénéficier ;
- Améliorer votre GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences) ;
- Optimiser les relations sociales dans votre entreprise.
En somme, cet outil vous permettra de valoriser votre capital humain. Il participe de ce fait à l’amélioration de l’image de votre entreprise.
Améliorez la qualité et la rapidité de votre reporting RH
Le reporting RH regroupe toutes sortes d’indicateurs qui se rapportent à la gestion des ressources humaines. Il permet à une entreprise d’analyser ses performances RH en lui offrant une vision à 360° sur ces dernières. Autrement dit, il met en lumière les forces et les points sur lesquels il convient de faire un travail d’amélioration.
Avec l’ERP RH, vous améliorerez la qualité et la rapidité de votre reporting RH. Cet outil vous permettra notamment d’identifier les atouts et les lacunes de votre entreprise, ce qui vous sera grandement utile dans vos futures prises de décision. Fournissant par ailleurs des reportings réguliers ainsi que des tableaux de bord RH, il vous aidera à mettre en place une stratégie RH efficace.
Renforcez la productivité de vos collaborateurs
La brique ERP RH boostera la productivité de vos collaborateurs grâce à l’optimisation de leur emploi du temps. Concrètement, cet outil vous permettra de créer un planning qui sera accessible à tous sur une interface unique. Chaque changement qui y est apporté sera immédiatement notifié à l’ensemble de vos employés. Par conséquent, ces derniers seront en mesure d’assurer une continuité de travail en toutes circonstances.
Participant également à l’amélioration de la qualité de vie au travail, cette brique favorisera l’engagement de vos collaborateurs. Or, un salarié engagé est généralement moins enclin à l’absentéisme et plus fidèle. Aussi plus proactif, il n’hésitera pas à avancer des idées susceptibles d’améliorer la performance de votre entreprise.
Envie d’en savoir plus sur le module ERP RH ? Ou de le voir en démo pour voir de quoi il est capable ? Contactez-nous pour échanger avec l’un de nos experts ERP et bénéficier de notre expérience d’intégrateur ERP.
